227. informatienota Beëindigen samenwerkingsovereenkomst ECL.

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD

Nummer: 227 Portefeuille: Programma: Taakveld:

: Burgemeester : Veiligheid : Openbare orde en veiligheid

Datum:

: 29 juni 2021

Onderwerp: Het opzeggen van de samenwerkingsovereenkomst met ECL DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: Het door de gemeente Lelystad opzeggen van de in 2016 met de Stichting Evenementencoördinatie Lelystad (ECL) aangegane Service Level Agreement. INLEIDING Sinds 2006 fungeert ECL (Stichting Evenementencoördinatie Lelystad) als voorportaal voor de evenementenaanvragen. ECL verzorgt o.a. de intake van evenementenaanvragen en het aanleveren van de daarbij benodigde bescheiden. Het was een bestuurlijke keus om deze taken bij ECL onder te brengen. De samenwerking en het dagelijkse contact is goed te noemen. ECL ontvangt voor het uitvoeren van deze taken via verschillende bronnen een financiële vergoeding. In maart 2021 is gestart met een onderzoek op grond van artikel 213a van de Gemeentewet met betrekking tot de doelmatigheid van de financiering van ECL en daarmee raakt dit onderzoek ook de rechtmatigheid van de met ECL aangegane Service Level Agreement (SLA). Gebleken is dat de financiering van ECL zoals dit is geregeld in de SLA in strijd is met de aanbestedings- en subsidieregels. De huidige SLA, die aangegaan is in 2016 en die normaliter automatisch met een jaar wordt verlengd, kan niet langer worden gecontinueerd en moet tijdig worden opgezegd.

Aan ECL is in het gesprek op 17 december 2020 aangegeven dat er naar aanleiding van het doelmatigheids- en rechtmatigheidsonderzoek een algehele overweging gaat plaatsvinden betreffende de samenwerking met ECL. Het is van belang om ECL in een vroegtijdig stadium zekerheid te geven over het beëindigen van de SLA per 1 januari 2022 zodat zij zich hierop kunnen voorbereiden. De aanvragen voor evenementen in 2021 worden conform huidige afspraken afgehandeld. KERNBOODSCHAP ECL is een stichting middels een contract (SLA) wordt betaald voor het uitvoeren van taken. Dit is op grond van de aanbestedingsregels die hierop van toepassing zijn niet mogelijk. In de SLA met ECL staan subsidies voor Koningsdag, 4 en 5 mei en de Intocht van Sinterklaas. De gelden worden op deze manier niet rechtmatig verstrekt en behoren volgens de subsidieregels te worden aangevraagd.

Het gunnen van de kermis (schaarse vergunning) door ECL en het innen van kermisgeld is eveneens onrechtmatig. Het opzeggen van de SLA vindt dan ook geen grondslag vindt in ontevredenheid over de door ECL geleverde diensten maar is gelegen in de de onrechtmatigheid van de overeenkomst. De SLA is in 2016 aangegaan voor de duur van drie kalenderjaren. Daarna wordt de overeenkomst stilzwijgend voor een jaar verlengd. Het is van belang om ECL in een vroegtijdig stadium zekerheid te geven over het beëindigen van de SLA per 1 januari 2022 zodat zij zich hierop kunnen voorbereiden. VERVOLG Het beëindigen van de SLA is een procedurele stap. De volgende stap is om aan de hand van de uitkomsten van het artikel 213a onderzoek te beraden over de toekomstige uitvoering van de werkzaamheden die nu door ECL worden uitgevoerd. Dit kan resulteren in het uitvoeren door de gemeente maar ook in een gewijzigde vorm van samenwerking met ECL. Indien dit laatste aan de orde is zal er een nieuwe overeenkomst worden aangegaan en een gewijzigde vorm van financiering.