220923 sessieverzoek werkgroep Vergadermodel.docx

Format aanvragen sessie met de raad Onderwerp: Presentatie stand van zaken werkzaamheden Werkgroep Vergadermodel tot nu toe. Aanvrager: Griffier namens Werkgroep Vergadermodel Wil een: Informerende Sessie van ±1 uur Aanleiding en bedoeling: In het raadsakkoord is over het vergadermodel het volgende als aanleiding opgeschreven: “In Lelystad wordt vergaderd volgens een variant van het BOB-model. Indertijd is hiervoor gekozen om efficiënter te vergaderen en belanghebbenden een betere plek te geven in het besluitvormingsproces. Inmiddels is veel ervaring opgedaan met dit vergadermodel dat behalve voordelen natuurlijk ook nadelen heeft. Daarom zal de raad onderzoeken of, en zo ja hoe, het vergadermodel en alle afspraken die daaromheen zijn gemaakt, kunnen bijdragen aan de gewenste nieuwe werkwijze of dat wijzigingen nodig zijn.” Wat moet de sessie opleveren De werkgroep die is ingesteld om het vergadermodel tegen het licht te houden is in juli 2022 gestart en heeft behoefte om de stand van zaken van de werkzaamheden van de Werkgroep Vergadermodel tot nu toe te presenteren. De werkgroep Vergadermodel heeft – om te kunnen toetsen – in hoeverre het nieuwe vergadermodel voldoet een vijftal criteria (oftewel succesfactoren) bepaald.

Daarnaast dient het vergadermodel rekening te houden met de volgende 10 randvoorwaarden (welke mede een uitwerking van de punten zoals opgenomen in het Raadsakkoord): Deze door de werkgroep geformuleerde criteria en randvoorwaarden worden gepresenteerd en toegelicht. Tevens wordt het vervolgproces geschetst. Dit is van belang voor (planning): Eerder was uitgegaan van bespreking van een raadsvoorstel van de werkgroep in een sessie op 27 september 2022 en in de raad op 11 oktober 2022. Het raadsvoorstel zal nu later dan eerder gepland voor agendering worden aangeboden. Om de raad adequaat te informeren wordt voorgesteld om een tussenstap toe te voegen, een presentatie. Bespreking van een raadsvoorstel van de werkgroep wordt nu voorzien voor een sessie op 11 oktober 2022. Na vaststelling van dit raadsvoorstel zal een aangepast Reglement van Orde worden opgesteld, alsmede een Verordening op de raadscommissie. Tegelijkertijd zullen andere regelingen en verordeningen worden geactualiseerd. Dat sluit ook aan bij wat daarover is opgenomen in het Raadsakkoord, over die volgende fase. De planning van die tweede fase bestrijkt globaal het vierde kwartaal van 2022. Gewenste datum: In het uur dat was gereserveerd voor bespreking van een raadsvoorstel van de werkgroep in een sessie op 27 september

Gewenste setting: Een informele sessie waarin de raad bijgepraat wordt. Eerst wordt korte presentatie/inleiding gegeven. Daarna kunnen vragen worden gesteld welke vervolgens worden beantwoord. Doel is informeren. De raadzaal is prima locatie. Wie zijn er uitgenodigd Leden van de raad, College (voorzitter van de raad) en relevante ambtelijke medewerkers (DT). Wat is het beoogde programma, inclusief werkvorm Mondelinge presentatie door griffier, aangevuld door leden werkgroep Vergadermodel, over de verschillende thema’s aangaande het Vergadermodel. Bijlagen: 1

Bijlage 1

Het vergadermodel van de raad van Lelystad wordt zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de volgende 5 criteria: 1. Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad. 2. Vergadermodel dat in zich heeft dat een ieder goed zijn rol pakken (en die kan per functie en situatie verschillen). 3. Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces. 4. Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vergadermodel is daarop toegerust. 5. Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (Dialoog, Discussie, Debat, Besluit). Daarnaast dient het vergadermodel rekening te houden met de volgende 10 randvoorwaarden (welke mede een uitwerking van de punten zoals opgenomen in het Raadsakkoord): 1. Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden met in ieder geval een deadline voor de indiening van vergaderstukken, moties en amendementen. 2. Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details. 3. Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is. 4. Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten. 5. Goede invulling van een Lange Termijn Agenda voor bewuste agendering en communicatie naar inwoners toe. 6. Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen. 7. Aantal vergaderavonden beperken/niet teveel versnipperen. 8.

Aantal vergaderuren niet laten toenemen. 9. Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie. 10. De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein).