205. rv Vaststellen Jaarstukken 2020 en bestemming Rekening resultaat

Voorstel aan de raad Nummer: 205

Portefeuille: Programma: Taakveld:

Financiën, gemeentelijke dienstverlening , participatie (W&I) , armoede en schuldhulpverlening ,handhaving 0 Bestuur en ondersteuning 0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

Onderwerp: Vaststelling jaarstukken 2020 en bestemming Rekening Resultaat 2020

Voorgesteld besluit 1. De jaarstukken 2020 inclusief nagestuurde accountantsverklaring vast te stellen op 6 juli 2021. 2. De definitieve doorschuifbudgetten 2020 op basis van de decembernotitie 2020 te bekrachtigen. 3. Het rekeningresultaat 2020 Algemene dienst en Grondexploitaties van respectievelijk €6.068.000 en €4.515.000 als volgt te bestemmen: 3.1 Een deel van de vrijgevallen vergoeding voor personele inzet van het Rijk voor TOZO 2020 ad.€465.000 beschikbaar te stellen in 2021. 3.2 Het rekeningresultaat Algemene Dienst €5.603.000 en het resultaat Grondexploitaties €4.515.000 volgens de watervalsystematiek in de Reserve Ontwikkeling Stad (ROS) te storten.

Urgentie Raad De vastgestelde jaarstukken dienen uiterlijk 15 juli 2021 bij de toezichthouder te worden aangeleverd.

Samenvatting Met het vaststellen van de jaarstukken 2020 en het aanbieden van deze jaarstukken aan de raad, legt het college verantwoording af over het 2020 gevoerde beleid en besteding van middelen. De accountant is op dit moment nog in de afrondingsfase van de rechtmatigheidscontrole en heeft de controle op juistheid en volledigheid bijna afgerond. De accountantscontrole heeft als gevolg van capaciteitsproblemen enige vertraging opgelopen, maar omdat er weinig ruimte is in de raadsplanning en de einddatum voor aanlevering aan de toezichthouder vaststaat, worden de jaarstukken nu aangeleverd. De accountantsverklaring en het verslag van de accountant betreffende de controle, inclusief de reactie van het college, wordt op 22 juni 2021 nagestuurd.

Pagina 1

Voorgaande besluitvorming Begroting 2020.

Inleiding Ieder jaar stelt de gemeenteraad haar beleidsvoornemens en de bijbehorende kosten en baten, vast in de programmabegroting. In de jaarstukken wordt aan het eind van het jaar verantwoord in hoeverre de beleidsvoornemens uit de programmabegroting ook daadwerkelijk zijn gerealiseerd en wat de financiële resultaten over het afgelopen jaar zijn. De accountant controleert in opdracht van de raad de, door het college aangeboden jaarrekening op juistheid, getrouwheid en rechtmatige besteding van middelen. De raad stelt de jaarstukken vast en bestemt vervolgens het rekeningresultaat.

Doel Het college legt in de jaarstukken verantwoording af aan de raad over het gevoerde beleid en de bijbehorende financiën. De accountant controleert of de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld geeft van de samenstelling van zowel de baten en lasten als de balans per 31-12-2020 en toetst of die in overeenstemming is met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincie en Gemeenten (BBV). Met de vaststelling van de jaarstukken legt de gemeente Lelystad verantwoording af aan de toezichthouder ten aanzien van haar financieel beleid. Na vaststelling van de jaarstukken wordt deze inclusief de accountantsverklaring naar de toezichthouder -de provincie- en het ministerie van Binnenlandse Zaken verstuurd.

Argumenten Ad 1: De jaarstukken 2020 inclusief nagestuurde accountantsverklaring vast te stellen op 6 juli 2021. Het proces: De accountant is op dit moment nog in de afrondingsfase van de rechtmatigheidscontrole en heeft de controle op juistheid en volledigheid afgerond. De rechtmatigheidscontrole is enigszins vertraagd, vooral door de extra controlewerkzaamheden door het grote aantal TOZO uitkeringen en dossiervorming. Deze controle vraagt zowel intern als bij de accountant extra capaciteit. Tegelijkertijd zijn de controlestandaarden van de NBA (Koninklijke Nederlandse beroepsorganisatie voor accountants) voor deze specifieke uitkering vrij laat beschikbaar gekomen waardoor de controle later is opgestart. Door de vroege zomervakantie in 2021 is er weinig ruimte om te schuiven in de raadsplanning maar het is tevens van belang om de wettelijke einddatum voor aanlevering aan de toezichthouder te halen. Daarom worden de jaarstukken nu aangeleverd en wordt het verslag van de accountant betreffende de controle op 22 juni nagestuurd. De accountant heeft op 7 juni de voorlopige bevindingen met de Commissie van de rekening besproken Hierna stelt het college middels een informatiebrief een reactie op naar de raad en geeft daarin aan hoe vervolg wordt gegeven aan de bevindingen en aanbevelingen van de accountant.

Door de jaarstukken volgens planning naar de raad toe te zenden is de raad in de gelegenheid zich voor te bereiden op de oordeelsvorming en kan technische vragen stellen voor besluitvorming op 6 juli 2021. De 1e BOB sessie is gepland op 22 juni. Tevens wordt dan de accountantsverklaring inclusief het definitieve verslag van bevindingen verwacht en geeft de accountant een toelichting in de raad ten Pagina 2

aanzien van de controlebevindingen. De raad heeft bij de BOB-sessie de gelegenheid om rechtstreeks aan de accountant, technische vragen te stellen. Het MPG 2021 De uitkomsten van de accountantscontrole op de Grondexploitaties bij de jaarrekening zijn tevens input voor het MPG 2021. Omdat deze op dit moment nog niet beschikbaar zijn wordt het MPG later aan de raad aangeboden maar vóór het vaststellen van de jaarrekening. Het MPG is nadrukkelijk onderdeel van het Jaarrekeningproces. Het betreft hier immers een rapportage over wat tot nog toe is gerealiseerd en het toekomstperspectief met actuele inzichten zoals afzettempo, rentekosten, kosten en opbrengst indexering. Het BBV schrijft voor dat de bouwgrondexploitaties jaarlijks worden herzien. Indien er sprake is van beperkte wijzigingen, kunnen de grondexploitaties via een geactualiseerde Meerjaren Prognose worden vastgesteld. Bij majeure wijzigingen wordt de herziene grondexploitatie separaat aan de raad aangeboden. Vaststelling Jaarstukken: In de jaarstukken wordt aan het eind van het jaar verantwoord in hoeverre de beleidsvoornemens uit de programmabegroting ook daadwerkelijk zijn gerealiseerd en wat de financiële resultaten over het afgelopen jaar zijn. De accountant controleert in opdracht van de raad de door het college aangeboden jaarrekening op juistheid, getrouwheid en rechtmatige besteding van middelen.

De raad stelt de jaarstukken vast en bestemt vervolgens het rekeningresultaat. Met het vaststellen van de jaarstukken kan de gemeente verantwoording afleggen aan de toezichthouder die vóór 15 juli de vastgestelde jaarstukken inclusief de accountantsverklaring en het accountantsverslag moet hebben ontvangen. Ad. 2. De definitieve doorschuifbudgetten 2020 op basis van de december notitie 2020 te bekrachtigen. De raad heeft in december 2020 de doorschuifbudgetten op basis van prognoses vastgesteld. De werkelijke uitgaven zijn pas bij het financieel afsluiten van het boekjaar bekend. Er wordt zoals gebruikelijk is, een overzicht met een definitieve lijst doorschuifbedragen in de bijlage van het jaarverslag toegevoegd. Door het bekrachtigen van de definitieve doorschuifbudgetten bij de jaarrekening kunnen de budgetten 2020 meteen geactualiseerd worden en wordt eventueel te weinig of te veel doorgeschoven budget gecorrigeerd in de begroting 2021. Deze correctie heeft geen resultaat effect in 2020 noch in 2021. Ad. 3. Het rekeningresultaat 2020 Algemene dienst en Grondexploitaties van respectievelijk €6.068.000 en €4.515.000 als volgt te bestemmen. 3.1 Een deel van de vrijgevallen vergoeding voor personele inzet van het Rijk voor TOZO 2020 ad.€465.000 beschikbaar te stellen in 2021. In 2020 is in totaal € 7.328.700 vanuit het Rijk ontvangen voor de uitvoering van de TOZO.

Hiervan is € 1.144.132 vergoed aan de diverse teams welke inzet hebben gepleegd voor de TOZO in 2020 (interne uren). Deze interne vergoeding is grotendeels niet uitgegeven bij de diverse teams maar binnen bestaande formatie opgevangen en is daarmee in het resultaat over 2020 beland(€780.000). Deze vergoeding was bedoeld om de werkzaamheden die door de TOZO zijn blijven liggen op een later moment via een inhaalslag uit te voeren. In het team belast met uitvoering TOZO is totaal meer dan 6.000 uur in 2020 gerealiseerd. Een deel van het team wordt ook in 2021 nog steeds voor de TOZO ingezet. Voor een ander gedeelte van de medewerkers van dit team is op dit moment de situatie “redelijk genormaliseerd”, met dien verstande dat geplande werkzaamheden zijn doorgeschoven en op dit moment deadlines naderen om die werkzaamheden alsnog uit te voeren. Via bestemming van het rekeningresultaat 2020 wordt voorgesteld om een deel van deze middelen ad. €465.000 beschikbaar te stellen in 2021 voor de benodigde inhaalslag.

Pagina 3

3.2 Het rekeningresultaat Algemene Dienst €5.603.000 en het resultaat Grondexploitaties € 4.515.000 volgens de watervalsystematiek in de ROS te storten. Omdat de Algemene Reserve al boven de maximale ratio van 1,8 is, gaat het gerealiseerde rekeningresultaat inclusief de gerealiseerde opbrengsten van grondverkopen over naar de Reserve Ontwikkeling Stad (ROS). Dit is conform besluitvorming van de Kadernota 2022. De bestemming van het resultaat Algemene Dienst, na aftrek van resultaat bestemming bij 3.1, (€6.068.000- €465.000 = €5.603.000) en het resultaat Grondexploitaties ad €4.515.000 vindt plaats aan de hand van een waterval via twee afzonderlijke stappen: Stap 1 – Aanzuiveren Algemene Reserve tot maximaal de ratio 1,8 (=verhouding tussen beschikbare weerstandscapaciteit en benodigde weerstandscapaciteit op basis van de geïnventariseerde risico’s). Stap 2 – Aanzuiveren Reserve Ontwikkeling Stad, indien de Algemene Reserve het maximum heeft bereikt.

Kanttekeningen De accountant heeft de definitieve jaarstukken nog onder review wat kan betekenen dat er nog kleine wijzigingen kunnen volgen in de presentatie. Gezien beperkte tijd is het niet mogelijk te wachten op de eindversie van de accountant voor dit besluit, omdat dan de afgesproken planning met de raad niet wordt gehaald.

Financiën Rekeningresultaat Algemene Dienst bestemming TOZO inhaalslag

6.068.000 465.000

restant Rekening resultaat AD Resultaat Grondexploitaties

5.603.000 4.515.000

Saldo te storten in de ROS

10.118.000

Resultaat bestemming (€ 0,465)

Resultaat Algemene Dienst (€5,6)en Resultaat Grondexploitaties (€4,5)

•€10,12 mln.

Weerstandsvermogen (Norm 1.8)

•maximum bereikt

ROS

•€ €10,12 mln.

Het gerealiseerd resultaat wordt eerst ten gunste gebracht aan de Algemene Reserve en het resultaat grondexploitaties is conform de beheers-verordening Grondexploitaties al gestort in de reserve Grondexploitaties. Vervolgens wordt het vanuit het weerstandsvermogen gestort in de ROS omdat deze de maximale norm al heeft gehaald. Pagina 4

Vervolg De planning ziet er als volgt uit. -

7 juni Bespreking controle Commissie van de Rekening 8 Juni Vaststelling Jaarstukken College 9 Juni Persmoment 16 juni Deadline schriftelijk indienden technische vragen raad Op 22 juni is de 1e B/O sessie waar ook de accountant een toelichting zal geven op de accountantsverklaring en de bevindingen van de controle. 6 Juli Besluitvorming 7 Juli Verzending jaarstukken naar toezichthouder

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief jaarstukken 2020. 2. Jaarstukken 2020 ( jaarverslag en jaarrekening) 3. Bijlage geactualiseerde budgetten Decembernotitie

Lelystad, 8 juni 2021 Het college van de gemeente Lelystad, de secretaris,

A. Schepers

de burgemeester,

mr. H.M. Meijdam

Pagina 5