204. Informatienota 213a Flexibele arbeid

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD

Nummer: 204 Portefeuille Programma

: Wmo, duurzaamheid, sport en bewegen, vitaliteit en gezondheid, ruimtelijk stedelijke ontwikkeling en omgevingswet en p&o :

Datum

: 8 juni 2021

Onderwerp: intern onderzoek naar doeltreffendheid van het inhuurproces van externe krachten. DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: De notitie Onderzoek flexibele arbeid en relevante bijlages, waarin verslag is gedaan van het onderzoek ex artikel 213a Gemeentewet naar de efficiëntie van het inhuurproces van flexibele arbeid binnen de gemeente Lelystad. Het gaat hier expliciet om het inhuurproces als proces en niet de omvang of financiële impact van inhuurkrachten. Uit de bevindingen komt naar voren dat er behoefte is aan de uitbreiding van de centrale inhuurdesk die de kennis draagt over rechtmatige inhuur en dit ook uitvoert. De inhuurdesk doet dit proces al t/m schaal 8 maar de behoefte is om dit ook vanaf schaal 9 door hen te laten uitvoeren in samenwerking met de teamleider die de vraag naar een externe kracht heeft. Uit het onderzoek volgen enkele aanbevelingen. Een plan van aanpak geeft weer hoe gevolg zal worden gegeven aan deze aanbevelingen. INLEIDING Aan flexibele arbeidsinzet zal altijd behoefte blijven om specialistische kennis te verkrijgen en capaciteit aan te vullen. Zeker in het huidige milieu is flexibiliteit essentieel binnen organisaties. De aanleiding tot een onderzoek naar het inhuurproces van flexibele arbeid van het huidige beleid en aanbevelingen voor verbeteringen hiervan is dan ook zeker nu relevant.

Er is door een onafhankelijke partij, Yacht, een eerder onderzoek gedaan naar het inhuurproces. Zij hebben een inhuurscan uitgevoerd om een objectief beeld te geven van de efficientie van het inhuurproces van flexibile arbeid binnen de gemeente Lelystad. Op basis hiervan is het 213a onderzoek verder gegaan. Uit het Yacht onderzoek en het 213a onderzoek is gebleken dat er behoefte is aan procesverbetering. De aanbevelingen die worden gedaan zullen deze procesverbetering helpen realiseren.

KERNBOODSCHAP Het inhuren van externe krachten wordt door de inhurende teamleiders ervaren als een lastig proces door de vele juridische kaders. Bij het inzetten van flexibele arbeid moeten de geldende wet- en regelgeving worden gevolgd die juridische grenzen vormen. De juridische kaders zijn veelal onbekend of niet duidelijk genoeg bij de inhurende teamleiders wat tot rechtmatigheidsrisico’s kan leiden. Ook zijn teamleiders op dit moment betrokken bij elke stap van het gehele inhuurproces en dit blijkt arbeidsintensief. Dit bleek uit het onafhankelijke onderzoek en het 213a onderzoek. De inhurende teamleiders worden al ontzorgd voor externe inhuur t/m schaal 8 functies door middel van een inhuurdesk binnen de gemeente Lelystad. Hier kunnen de teamleiders naartoe met hun wens waarna de medewerkers van Switch op zoek gaan. Diezelfde inhuurdesk kan worden gebruikt voor de meer specialistische functies die boven schaal 8 liggen met dezelfde Switch medewerkers. Wel is hier de dekking van een extern gespecialiseerd bureau voor nodig die assisteert bij het de extra kennis en capaciteit die gemeente Lelystad ontbreekt. Het onderzoeksrapport kent de volgende concrete aanbevelingen: I. Er is naar voren gekomen dat één centraal punt als inhuurdesk met medewerkers van gemeente Lelystad wenselijk is.

Hier kunnen alle vragen worden belegd en worden financiële en juridische rechtmatigheidsrisico’s geëlimineerd. Deze verbeterslag creëert overzicht en controle. II. Op deze manier worden inhurende teamleiders ontzorgd; zij hoeven zich niet meer binnen de soms onbekende juridische kaders te bewegen maar kunnen hun wens leggen bij de inhuurdesk. III. Betrokkenheid vanuit de organisatie bij het Werving en Selectie proces wordt belangrijk gevonden. Het is wenselijk dat de HR adviseur en de betrokken directeur worden meegenomen bij de werving en selectie beslispunten, zonder deze het hele inhuurproces te laten doorlopen. IV. Het contract met Flevolandhuurtin niet verlengen wanneer deze afloopt in september 2021. In de plaats van Flevolandhuurtin kan een andere aanbesteding worden gedaan van een gespecialiseerd bureau om de kennis en capaciteit aan te vullen bij de centrale inhuurdesk.1 Hier zullen duidelijke afspraken over worden gemaakt in de aanbesteding nadat er zorgvuldig wordt gekeken naar de extra kennis en capaciteit die nodig is.

VERVOLG Middels het plan van aanpak wordt aan de aanbevelingen gevolg gegeven. Een afschrift zenden aan de Rekenkamer en de documenten publiceren op de internetsite van de gemeente Lelystad. BIJLAGEN Notitie Onderzoek flexibele arbeid Bijlage I, Inhuurscan Gemeente Lelystad door Yacht

1 Hierbij kunnen via lokale ondernemersvertegenwoordigingen en -partijen lokale ondernemers

worden ondersteunt bij het aanbestedingsproces indien dit nodig is. Op deze manier worden lokale ondernemers beter gepositioneerd bij het aanbestedingsproces en is het toegankelijker.