200 RV wijziging verordening ambtelijke bijstand c.a. 2023

Voorstel aan de raad

Steller: Raadsgriffie T.W.M. Loosman-van den Akker

Onderwerp Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2023 Voorgesteld besluit 1. De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2023 vast te stellen. Samenvatting De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022 is herzien. De belangrijkste wijzigingen zijn: 1. Door de toevoeging van artikel 12: reserveren en afrekenen, wordt het mogelijk om niet uitgegeven fractievergoeding en teveel uitgegeven fractievergoeding in een bepaald jaar, met andere jaren binnen de raadsperiode te verrekenen. 2. De eindafrekening en eventuele terugbetaling van teveel ontvangen financiële bijdrage vindt plaats aan het einde van de raadsperiode of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan. 3. In de toelichting wordt aangeven hoe verantwoording middels de YouForce-app uitgevoerd wordt. 4. Er is vastgelegd dat voorschotten van de financiële bijdrage niet op privérekeningen worden uitbetaald. Inleiding Naar aanleiding van de besluitvorming omtrent het vaststellen van de definitieve fractievergoeding 2022 (25 april 2023,raadsbesluit 86) is er geconstateerd dat de “verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022” afwijkt van de wenselijke manier van verrekenen en afrekenen van de fractievergoeding.

Om dit in juridische zin te herstellenmoet de verordening aangepast worden. Doel Actualisatie en aanpassing van de betreffende verordening zodat fracties restant fractievergoeding (zowel positief als negatief) kunnen verrekenen met andere jaren binnen de raadsperiode. De afrekening pas plaats te laten vinden na het einde van de raadsperiode of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan.. Argumenten De belangrijkste wijzigingen worden hieronder toegelicht. In de bijlagen is zowel de huidige verordening als de nieuw vast te stellen verordening opgenomen. Om de verschillen tussen beide inzichtelijk te maken is een zogenaamde was-wordt-lijst bijgevoegd. 1. Jaarlijkse vaststelling door de raad van de financiële bijdrage, de goedgekeurde, gedeclareerde kosten van de fractie en het restant fractiebudget. Op basis van het aantal zetels dat een fractie heeft wordt de maximaal mogelijke bijdrage van een betreffend jaar bepaald. Verantwoording van de fractiebudget uitgaven vindt vanaf 2023 plaats met behulp van de YouForceapp, wanneer de penningmeester van de fractie deze app goed gebruikt, kunnen gemaakte kosten direct aangeboden worden ter controle. Worden declaraties goedgekeurd dan zijn de bonnen geregistreerd bij de griffie. De griffie draagt zorg voor een totaal overzicht aan het einde van de periode.

Wanneer op deze wijze verantwoording plaatsvindt, raken bonnen niet verloren en is het los opstellen van een financieel verslag door de penningmeester niet meer noodzakelijk, omdat dit dan via het totaal overzicht bij de griffie inzichtelijk is gemaakt. Overigens sluit de verordening niet uit dat er in de toekomst van een andere app op wijze van verantwoording gebruik kan worden gemaakt.

2. Reserveren van niet uitgegeven fractiebudget en eindafrekening aan het einde van de raadsperiode Met het wijzigen van de verordening wordt er jaarlijks vastgesteld wat het restant is van de financiële bijdrage van de betreffende periode. Na vaststelling door de raad wordt dit niet meer gewijzigd. Dit restant (zowel positief als negatief) mag verrekend worden met andere jaren binnen de raadsperiode. Aan het einde van de raadsperiode (of zoveel eerder als de fractie ophoudt te bestaan) wordt de eindafrekening opgemaakt en vastgesteld door de raad. Daarna vindt verrekening plaats, te veel ontvangen financiële bijdrage moet dan terug worden betaald aan de gemeente. Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen bij dit voorstel. Financiën Er zijn geen financiële effecten. De hoogte van de uit te betalen voorschotten is vastgelegd in de begroting van raad en griffie. Vervolg De verordening wordt bekend gemaakt, waarna deze inwerking treedt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023, zodat deze van toepassing is op de door fracties af te leggen verantwoordingen vanaf die datum Bijlagen • • •

Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2023 Was/wordt lijst Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2022

Lelystad, De gemeenteraad van Lelystad, de griffier,

L.A. Wieringa

Raadsbesluit Nummer: De raad van de gemeente Lelystad, op voorstel van de agendacommiussievan de gemeente Lelystad d.d.17 juli 2023; B E S L U I T: 1. De Verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractieassistentschap 2023 vast te stellen. Lelystad, De raad van de gemeente Lelystad, de griffier,