168. Stand van zaken afhandeling motie Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD Nummer: 168

Portefeuillehouder: Portefeuille: Programma: Taakveld:

: A.E.H. Baltus : Openbare Orde en Veiligheid : 1 Veiligheid : 1.2 Openbare orde en veiligheid

Datum

: 25 april 2022

Onderwerp: Stand van zaken afhandeling motie Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL) DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: De stand van zaken van de afhandeling van de motie Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL) voor de onderdelen: - Het inrichten van een overgangsperiode voor ECL tot uiterlijk 31 december 2022. - Het vormgeven van de samenwerking met ECL met ingang van 1 januari 2023.

INLEIDING Met de motie Toekomst Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL) heeft u het college verzocht om: - de samenwerking met ECL, in ieder geval, tot 31 december 2022 voort te zetten; - het jaar 2022 te gebruiken als overgangsjaar en daarmee voldoende tijd te nemen om, samen met ECL, de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport na te lopen en zo keuzes te maken over de inrichting van het vergunningverleningsproces en evenementenondersteuning; - tevens, samen met ECL, een onderzoek te doen naar een samenwerkingsovereenkomst waarbij een zelfstandig laagdrempelig voorportaal met baliefunctie voor vergunningaanvragen voor evenementen en ondersteuning van evenementen kan worden gerealiseerd; - de resultaten van het onderzoek naar een samenwerkingsovereenkomst uiterlijk 31 maart 2022 voor te leggen aan de Raad van Lelystad. In de raadsinformatiebrief van 21 december 2021 hebben wij u geïnformeerd over het besluit van het college over de voortzetting van de samenwerking met ECL in 2022 en de opmaat naar het formuleren van scenario’s voor de periode na 2022. Ten aanzien van de deadline van 31 maart zoals genoemd in het dictum van de motie hebben wij u eind maart aangegeven deze met een paar weken te overschrijden omdat het overleg met ECL nog niet afdoende was afgerond.

Inmiddels zijn de gesprekken zover gevorderd dat het college de raad mee wil nemen in de voortgang van de uitvoering van de motie.

KERNBOODSCHAP Overgangsperiode Op basis van het collegebesluit van 21 december 2021 heeft ECL haar werkzaamheden kunnen voortzetten maar was er nog wel een samenwerkingsovereenkomst van ECL en de gemeente Lelystad voor het kalenderjaar 2022 nodig om de afspraken te formaliseren. Die overeenkomst is opgesteld, door beide partijen besproken en akkoord bevonden en is gereed voor definitieve ondertekening. Toekomstscenario's Conform de motie is er voor de periode na 2022 gewerkt aan het uitwerken van toekomstscenario’s voor de evenementenbegeleiding. In de informatienota van 21 december werd gesproken van twee scenario’s, namelijk ‘Voorzetten ECL’ en ‘Werkzaamheden uitvoeren door gemeente’. In de uitwerking daarvan is de eerste nog gesplitst in ‘Voortzetten samenwerking ECL in de huidige vorm’ en Voortzetten samenwerking ECL in een aangepaste vorm’. Dat proces is inhoudelijk ondersteund door het Bureau Horeca Bijzondere Wetten. Zij hebben op basis van de beschikbare documentatie, landelijke ontwikkelingen en gesprekken met de betrokkenen deze scenario’s tegen het licht gehouden. Daaruit komen twee overall bevindingen naar voren: - ECL is een belangrijke schakel in het organiseren en ondersteunen van evenementen in de stad. Belangrijk daarin is dat ECL een grote groep vrijwilligers bindt in de stad die onmisbaar zijn in het (bestaande) evenementen palet.

Dit element is onderbelicht gebleven in het 213a onderzoek maar wel van wezenlijk belang bij het nadenken over het organiseren en inrichten van de evenementenondersteuning en het vergunningverleningsproces. De ervaring, positie en het netwerk die/dat ECL daarin heeft opgebouwd mag niet verloren gaan als gevolg van een te eenzijdige alleen juridische benadering van dit vraagstuk. - De eerdere conclusies uit het 213a onderzoek over de rechtmatigheidsproblemen ten aanzien van de huidige constructie worden bevestigd. De bevindingen zijn vervolgens geconfronteerd met de drie scenario’s. Op basis van onderstaande argumenten zijn de scenario’s ‘Voortzetten samenwerking ECL in huidige vorm’ en Werkzaamheden uitvoeren door de gemeente’ verworpen en het scenario ‘Voortzetten samenwerking ECL in een aangepaste vorm’ verder verkend. -

-

-

De samenwerking met ECL volledig beëindigen en alle werkzaamheden onderbrengen bij de gemeente is niet verstandig. Daarbij zou de gemeente voorbijgaan aan de sociaalmaatschappelijke waarde van ECL, nl.: • Laagdrempelig loket. • Verbinding vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers. • Kantoorruimte, ook gebruik door vrijwilligers. • Flexibele beschikbaarheid, ook buiten kantooruren. • Ondersteuning door ECL bij de voorbereiding en uitvoering van een evenement. • Commissies maatschappelijke evenementen. De kracht van ECL kan heel goed samen gaan met kennis en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het formele vergunningenproces door de gemeente Lelystad. Het voorportaal voor vergunningverlening volledig extern inrichten is niet realistisch i.v.m.: • complexe en veranderende wet- en regelgeving; • er een directe relatie is met andere beleidsvelden binnen de gemeente; • niet wordt voldaan aan eisen AVG. Huidige opzet SLA is niet op een rechtmatige wijze te vertalen naar een meerjarige overeenkomst per 2023.

Met behulp van het Bureau Horeca Bijzondere Wetten is vervolgens gekeken hoe dit scenario er in de praktijk uit zou kunnen zien. In de eerste uitwerking van dat scenario wordt recht gedaan aan de positie en rol van ECL zoals hierboven beschreven maar kan ook de gemeente haar verantwoordelijkheid nemen voor het formele vergunningsverleningsproces en wordt de rechtmatigheid geborgd. Deze eerste uitwerking is door ECL en het college besproken op 14 april jl en beide partijen hebben aangegeven zich hierin te kunnen vinden. Voor het daadwerkelijk kunnen opstellen van een samenwerkingsovereenkomst moet eea nog wel meer in detail worden uitgewerkt. Hiervoor is in gezamenlijkheid de intentie afgesproken dit voor 1 juli aanstaande afgerond te hebben. Waarna vervolgens de formele samenwerkingsovereenkomst vanaf 2023 kan worden opgesteld. VERVOLG - In samenwerking met ECL verder uitwerken van het scenario en opstellen samenwerkingsovereenkomst 2023 en verder. Bijlagen geen