147. Uitvoering motie 11 programmabegroting Controle en Verantwoording subsidies

INFORMATIENOTA VOOR DE RAAD Nummer: 147

Portefeuillehouder: Portefeuille: Programma: Taakveld:

A. Elzakalai Financiën 0 Bestuur en ondersteuning 0.1 Bestuur

Datum: Onderwerp: Uitvoering Motie 11 programmabegroting Controle & Verantwoording subsidies DE RAAD NEEMT KENNIS VAN: De afdoening van de motie ‘controle en verantwoording subsidies’. De inrichting van het wettelijk kader en de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de controle op verstrekte subsidies onder de € 5.000. INLEIDING Subsidies tot € 5.000 kunnen direct worden vastgesteld om de administratieve lasten voor de organisatie te beperken. Dit is geen verplichting, maar wel een advies vanuit de VNG. De raad heeft bij de behandeling van de programmabegroting 2022 – 2025 motie 11 aangenomen, waarin het college wordt opgedragen de controle van subsidieverstrekkingen tot € 5.000 te intensiveren. Het college heeft aangegeven positief tegenover de strekking van deze motie te staan en heeft de toezegging gedaan voortaan ieder jaar minimaal 20% van de subsidies tot € 5.000 nader te controleren en hierover te rapporteren in de jaarrekening. Het beeld in de raad was dat de algemene subsidieverordening gemeente Lelystad (ASVL) zou moeten worden aangepast om deze controles op de bestedingen mogelijk te maken, maar dit is in de praktijk niet nodig. In deze informatienota wordt uiteengezet op welke wijze het college invulling geeft aan de opdracht vanuit de raad.

KERNBOODSCHAP De ASVL en de nadere regels in specifieke subsidieregelingen zijn instrumenten waarmee wettelijke kaders worden vastgesteld. Bij het subsidierecht is daarnaast ook altijd de Algemene Wet Bestuursrecht (AwB) van toepassing. De ASVL biedt op dit moment reeds de mogelijkheid om het controleproces te intensiveren. In artikel 18, lid 1 staat opgenomen dat de aanvrager kan worden verplicht om op de daarbij aangegeven wijze aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens is in artikel 5 opgenomen dat de subsidient medewerking dient te verlenen aan onderzoeken die nodig worden geacht. Hij verleent daartoe inzage in de ter zake doende administratie en verstrekt de informatie die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de besteding van de subsidie, dan wel anderszins van belang kunnen zijn.

In afstemming met de accountant wordt jaarlijks een steekproef gedaan op de subsidiedossiers tot €5.000. Hiervoor is ook een waarschuwing opgenomen in de subsidiebeschikking. Om te kunnen beoordelen of subsidie terecht is verstrekt kijken wij o.a. naar de volgende stukken: • aanvraag; • verleningsbeschikking; • overzicht van de gerealiseerde kosten en baten gespecificeerd naar activiteiten zoals genoemd in de aanvraag; • per gerealiseerde kostenpost de bijbehorende facturen en betaalbewijzen. Indien de controle hier aanleiding voor geeft wordt op grond van de AwB (artikel 4:49) de vaststellingsbeschikking herzien en de eventueel niet, of onjuist bestede subsidiemiddelen worden teruggevorderd. Naast bovengenoemde in de ASVL, worden ook in de diverse subsidieregelingen wettelijke kaders opgenomen omtrent de verantwoording van de subsidies. Er zijn diverse subsidieregelingen waarbij voor subsidies < € 5.000 altijd een formele eindverantwoording nodig is. Voorbeelden hiervan zijn: • Subsidieregeling deskundige technische leiding sport; • Subsidieregeling vrijetijdseconomie Lelystad; • Subsidieregeling basisnetwerk AED; • Subsidieregeling Lelystad warm en asbestvrij. In de afgelopen periode is er in verband met de coronamaatregelen bij kleinere subsidieverstrekkingen veelal om een formele vaststelling aan het einde van de subsidieperiode gevraagd.

Dit omdat er een zekere mate van onzekerheid is of uitvoering plaats heeft gevonden. Ook is besloten om een voorschot van de subsidie pas over te maken op het moment dat er zekerheid is omtrent definitieve doorgang van de activiteit (conform het vastgestelde werkproces “subsidie in coronatijd”). Het college heeft aangegeven positief tegenover de strekking van deze motie te staan en heeft de toezegging gedaan voortaan ieder jaar minimaal 20% van de subsidies tot € 5.000 nader te controleren en hierover te rapporteren in de jaarrekening. VERVOLG Door de huidige motie zullen de controles worden geïntensiveerd. De bevindingen van de controles, inclusief de subsidies waarvoor een eindverantwoordingsverplichting is opgenomen in de subsidiebeschikking, worden opgenomen in de jaarrekening (vanaf de jaarrekening 2022). Het totaal van de gecontroleerde dossiers zal een minimale omvang van 20% hebben. Aanpassing van enig wettelijk kader is niet nodig aangezien deze al voldoende voorzien in de vigerende verantwoordingsverplichtingen. De opdracht tot intensivering van de controles zal waarschijnlijk gevolgen hebben voor de personele bezetting van het subsidiebureau. De capaciteit hiervoor is niet begroot. De komende periode zal de extra inzet worden gemonitord.

Door de intensieve controles die de afgelopen jaren worden uitgevoerd op subsidiedossiers, zijn subsidieontvangers zich er (meer) van bewust een adequate en volledige administratie bij te houden en bij afwijkingen tijdig in overleg te treden met de gemeente. Bijlagen nvt