Rapportage Raadzaal Leidschendam-Voorburg Akro consult mei 2017

RAPPORT Raadsfuncties Gemeente Leidschendam-Voorburg

Den Haag, 2 mei 2017 Auteurs: Walter Stam, Alicia Dessens Status: definitief Kenmerk: WS/AD/60-170502 rapportage raadsfuncties gemeente Leidschendam-Voorburg Benoordenhoutseweg 43 // 2596 BC Den Haag // Postbus 97662 // 2509 GB Den Haag // Telefoon 070 – 326 26 23 // Fax 070 – 328 27 08 // info@akroconsult.nl //www.akroconsult.nl // Rabobank 16.01.27.645 // KvK Haaglanden nr 27 31 19 26 // BTW nr NL 8190.08.710.B.01 //

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1. Werkgroep bijeenkomsten 1.2. Leeswijzer

1 1 2

2. Scenario’s 2.1 Scenario 1 – Herenstraat 72 (huidige positie) 2.2 Scenario 2 - Herenstraat 42/44 2.3 Scenario 3 – Raadhuisplein 1

3 3 3 4

3. Beschrijving functionele eisen 3.1 Openheid/dichtheid van het gebouw 3.2 Wijze van vergaderen raad 3.3 Mate van flexibiliteit en multifunctioneel gebruik 3.4 Principes fractiekamers/vergadercentrum 3.5 Mate van beveiliging en toegankelijkheid 3.6 Aanvullende functies

5 5 5 6 6 6 6

4. Programma van eisen en vlekkenplan 4.1 Programma van Eisen 4.2 Schetsontwerp één- en tweelaags gebouw 4.3 Referenties

7 7 8 9

5. Ruimtelijke en financiële toets 5.1 Inpassing in Herenstraat 42/44 5.2 Stichtingskosten Herenstraat 42/44 5.3 Inpassing in Herenstraat 72 5.4 Stichtingskosten Herenstraat 72 5.5 Inpassing in Raadhuisplein 1 5.6 Stichtingskosten Raadhuisplein 1 5.7 Conclusie

11 11 12 12 13 13 15 16

Bijlage 1. Presentatie werkgroep bijeenkomst 1

17

Bijlage 2: Presentatie definitieve keuzes werkgroep bijeenkomst 2

18

Bijlage 3: Presentatie werkgroep bijeenkomst 3

19

Bijlage 4: Financiële toets 1 laagse variant

20

Bijlage 5: Financiële toets 2 laagse variant

26

60-170502 Rapportage Raadzaal Leidschendam-Voorburg

1. Inleiding In vervolg op het door ons uitgevoerde haalbaarheidsonderzoek Huygenskwartier heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg het “Plan van aanpak gebouwenschuif Huygenskwartier Voorburg” (13 december 2016) laten opstellen. Binnen dit plan van aanpak is het opstellen van een globaal programma van eisen (PvE) voor de raadsfuncties (raad en griffie) één van de deelprojecten. In dit rapport zijn de Herenstraat 42 en 72 in Voorburg alsmede Raadhuisplein 1 in Leidschendam, welke op verzoek van de werkgroep is toegevoegd, meegenomen als mogelijke locaties voor de raadsfuncties.

1.1.

Werkgroep bijeenkomsten

Om tot een globaal PvE te komen, zijn drie werkgroepbijeenkomsten georganiseerd met een aantal raadsleden. 1. Werkgroep bijeenkomst 1 - Formuleren eisen en wensen op basis van menukaart De eerste werkgroepbijeenkomst stond in het teken van het formuleren van eisen en wensen op basis van een menukaart. De menukaart gaat in op een aantal essentiële keuzes en basisprincipes ten aanzien van een raadzaal. Het heeft de keuzes die gemaakt moesten worden in het proces naar een eerste vlekkenplan ‘getrechterd’. Ten aanzien van de menukaart zijn de volgende onderwerpen aan de orde gekomen: - wijze van vergaderen raad en wijze van toepassing duale stelsel in wijze van vergaderen; - mate van flexibiliteit; - mate van multifunctioneel gebruik; - openheid/dichtheid gebouw; - mate van beveiliging; - toegankelijkheid / 24 uurs gebruik; - principes fractiekamers/vergadercentrum; - aanvullende functies. De PowerPointpresentatie van de eerste werkgroep bijeenkomst is te vinden in bijlage 1. 2. Werkgroep bijeenkomst 2 - Feedback globaal PvE (vlekkenplan) Op basis van de uitkomsten van de eerste werkgroep is een eerste concept globaal PvE opgesteld wat visueel is gemaakt via een vlekkenplan. Aan de hand van de (voorlopige) keuzes in de menukaart is het vlekkenplan doorgelopen, bekritiseerd en zijn er suggesties gedaan voor aanpassing.

Er is vervolgens een aangepaste presentatie rondgemaild waarin de keuzes die tijdens deze bijeenkomst zijn gemaakt, vastgelegd zijn. Deze presentatie is toegevoegd in bijlage 2.

3. Werkgroep bijeenkomst 3 - Toetsing globaal PvE op Herenstraat 42&72 De uitkomsten van de tweede bijeenkomst zijn verwerkt tot een globaal PvE, inclusief vlekkenplan. Op basis van dit PvE en vlekkenplan is een ruimtelijke en financiële toets uitgevoerd voor de locaties Herenstraat 42 en 72. Deze uitkomsten zijn tijdens de derde

1

bijeenkomst besproken en komen terug in deze rapportage. In bijlage 3 is tevens de presentatie van de derde werkgroepbijeenkomst te vinden.

1.2.

Leeswijzer

Ten eerste worden in hoofdstuk 2 de verschillende scenario’s gedefinieerd die meegenomen zijn in deze studie. In hoofdstuk 3 worden de functionele eisen omschreven. In hoofdstuk 4 wordt een toelichting gegeven van de in het vlekkenplan opgenomen ruimten en de daaraan gestelde eisen. In hoofdstuk 5 wordt de inpasbaarheid van het vlekkenplan op de 3 locaties, Herenstraat 42 en 72 in Voorburg en Raadhuisplein 1 in Leidschendam, zichtbaar gemaakt. Daarnaast is er een globale opzet voor de stichtingskosten met een toelichting op de verschillende onderdelen zichtbaar.

2

2. Scenario’s In dit hoofdstuk worden de drie scenario’s die de basis zijn voor de zoektocht naar de juiste locatie voor de raadzaal beschreven.

2.1 Scenario 1 – Herenstraat 72 (huidige positie) In dit scenario blijft de raadzaal en de griffie in huize Swaensteyn (Herenstraat 72). Er is daarbij dan sprake van een aanpassing/verbouwing van de huidige locatie.

Afbeelding 1 foto Herenstraat 72

Afbeelding 2 bovenaanzicht Herenstraat 72

2.2 Scenario 2 - Herenstraat 42/44 In dit scenario verhuist de raadzaal en griffie naar de locatie van het oude gemeentehuis. Behalve naar de inpassing van de raadzaal op deze locatie wordt tevens bezien wat dat betekent voor de demarcatie met het plan Waaijer.

Afbeelding 1 foto Herenstraat 42

Afbeelding 2 bovenaanzicht Herenstraat 42

3

2.3 Scenario 3 – Raadhuisplein 1 In dit scenario wordt de raadzaal en griffie gehuisvest in het gemeentehuis van Leidschendam-Voorburg aan het Raadhuisplein 1. Dit scenario is op verzoek van de werkgroep toegevoegd.

Afbeelding 1 foto Raadhuisplein 1

Afbeelding 2 bovenaanzicht Raadhuisplein 1

4

3. Beschrijving functionele eisen De eerste werkgroepbijeenkomst stond in het teken van het formuleren van eisen en wensen op basis van een menukaart. In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op keuzes die zijn gemaakt bij de onderwerpen uit de menukaart.

3.1 Openheid/dichtheid van het gebouw Met betrekking tot de openheid en dichtheid van het gebouw is besloten dat de herkenbaarheid van de raadzaalfunctie en laagdrempeligheid van het gebouw de belangrijkste uitgangspunten zijn. De raad wil toegankelijkheid en herkenbaarheid voor de inwoners van Leidschendam-Voorburg uitstralen. Daarnaast zijn onderstaande keuzes gemaakt met betrekking tot toegankelijkheid versus geslotenheid functies en veiligheid. Toegankelijkheid versus geslotenheid functies - Goed zicht op publiek. Het publiek maakt onderdeel uit van het geheel en zit op veilige afstand van de raadsleden; - Goed zicht op raadsleden en gesprekspartners. Het model dat iedereen elkaar goed kan zien, is in de praktijk moeilijk realiseerbaar. Echter, uitgangspunt is dat in de ontwerpuitwerking hier zoveel mogelijk rekening mee gehouden moet worden; - De raadzaal moet de mogelijkheid bieden om in beslotenheid te kunnen vergaderen. Veiligheid - Er dient een voorruimte en/of receptie gerealiseerd te worden. De entreeruimte heeft een belangrijke ontvangstfunctie. Tevens ontstaat daarmee de mogelijkheid om een beveiligde toegang tot het gebouw te organiseren. - In uitzonderlijke gevallen dient er een goede beveiliging van de raadzaal plaats te kunnen vinden. Dit dient de openheid en open uitstraling van het gebouw echter niet te beïnvloeden.

3.2 Wijze van vergaderen raad Nadat er tijdens de eerste werkgroepbijeenkomst diverse vergaderopstellingen en praktijkvoorbeelden zijn gepresenteerd (zie bijlage 1) is er een werkbezoek ingepland om 2 verschillende raadzalen te bekijken. In Zwijndrecht hebben de raadsleden een raadzaal met rechthoekige opstelling gezien. Tijdens het bezoek aan de raadzaal van de gemeente Waalwijk hebben de raadsleden een raadzaal met ovale opstelling gezien. De werkgroep heeft aangegeven de voorkeur te hebben voor een cirkel/hoefijzervorm als vergadersetting, waarbij alle raadsleden de sprekers goed kunnen zien en de publieksstoelen zich niet achter de rug van raadsleden bevinden. Tevens is aangegeven dat de setting van de raadzaal geschikt dient te zijn om ook voor commissievergaderingen en andere vergaderingen te kunnen gebruiken. De volgende keuzes met betrekking tot de indeling van de raadzaal zijn meegenomen in het PvE en vlekkenplan: - College van B&W zit bij elkaar; - Naast de voorzitter moet ruimte zijn voor 4 personen ter ondersteuning.

5

-

Voor een afzonderlijk persgedeelte is een omvang van 4-6 persplekken afdoende; Het is wenselijk de ambtelijke ondersteuning van het college van B&W te scheiden van het publiek; Het spreekgestoelte moet goed zichtbaar zijn voor raadsleden, publiek en pers en toegankelijk zijn voor mindervaliden; De voorzitter moet alle deelnemers aan de vergadering goed kunnen zien; Een opstelling met één interruptiemicrofoon is gewenst voor derden.

3.3 Mate van flexibiliteit en multifunctioneel gebruik De volgende keuzes met betrekking tot flexibiliteit en multifunctioneel gebruik van de raadzaal zijn meegenomen in het PvE en vlekkenplan: - In het ontwerp van de raadzaal dient rekening te worden gehouden met een groei in aantal raadsleden Er worden minimaal 35 plekken voor raadsleden gereserveerd. Het meubilair moet gemakkelijk uitbreidbaar zijn naar 39 plekken voor raadsleden. - De griffie en Raad worden gezamenlijk gehuisvest. - Er wordt rekening gehouden met 3-4 vergaderkamers naast de raadzaal die flexibel indeelbaar zijn; - Het meubilair is bij voorkeur flexibel in te delen c.q. schakelbaar.

3.4 Principes fractiekamers/vergadercentrum -

-

Er dienen multifunctionele vergaderkamers gerealiseerd te worden die tevens dienst kunnen doen als fractiekamers. Er dienen vergaderkamers c.q. ruimtes beschikbaar te zijn gedurende commissie- en raadsvergaderingen voor fractieberaad tijdens bijvoorbeeld schorsingen; In c.q. bij de vergaderkamers dienen afsluitbare kasten te zijn voor materiaal van fracties. De huidige mogelijkheid om 24 uur per dag, 7 dagen in de week toegang te hebben tot een vergaderplek wordt als wenselijk ervaren. De vergaderkamers kunnen eveneens multifunctioneel worden ingezet door gebruik door derden.

3.5 Mate van beveiliging en toegankelijkheid Sommige raadsleden ervaren soms een gevoel van onveiligheid in de huidige raadzaal. Het geheel beveiligen van de raadzaal is niet wenselijk wegens de wens om laagdrempelig te blijven en een open karakter te geven aan de raadzaal. Wel is aangegeven dat: - de raadzaal in uitzonderlijke gevallen goed te beveiligen moet zijn - de mogelijkheid te onderzoeken van een voorruimte waar raadsleden eventuele insprekers of publiek kunnen ontvangen of spreken.

3.6 Aanvullende functies Naast bovengenoemde functies zijn de aanvullende functies aan bod gekomen: Bij een eventuele verhuizing rekening houden met een ontvangstruimte voor gasten; Een scherm in/bij het spreekgestoelte; Een goede regieruimte voor de bediening van AV-apparatuur.

6

4. Programma van eisen en vlekkenplan Naar aanleiding van de derde werkgroepbijeenkomst waarin het vlekkenplan en PvE is gepresenteerd (zie bijlage 3) heeft er een optimalisatie plaatsgevonden. In deze optimalisatie is een opslagruimte voor de griffie meegenomen alsmede een uitbreiding van het aantal stoelen. In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de in het vlekkenplan opgenomen ruimte met de daaraan gestelde eisen. Tevens is de schematische uitwerking in een één- en tweelaagse variant visueel zichtbaar gemaakt.

4.1 Programma van Eisen Onderstaand is per programmaonderdeel zichtbaar hoe het ruimtebeslag van de verschillende onderdelen is opgebouwd.

De raadzaal Kijkend naar de toekomst zal de raadzaal mogelijk plaats moeten bieden aan 50 plaatsen voor raadsleden, de voorzitter, de griffie, de bode, het college en de gemeentesecretaris. In het PvE is derhalve rekening gehouden met een mogelijke uitbreiding van het aantal raadsleden. Op basis van referenties en schetsmatige opstelling is onderzocht welk ruimtebeslag dit vraagt binnen de gewenste opstelling. Het aantal stoelen voor pers en publiek is mede bepaald aan de hand van een vergelijking van raadzaalopstellingen binnen diverse gemeentes. In het PvE van de raadzaal is rekening gehouden met voldoende opslag voor stoelen en tafels. Tevens wordt er een aparte regieruimte gerealiseerd. Werkplek griffie De ruimten voor de griffie bieden plaats aan werkplekken voor de griffier en vijf griffiemedewerkers. In de foyer is tevens een werkplek voor twee mogelijke stagiaires gesitueerd. De griffie krijgt een eigen opslagruimte voor kantoormateriaal, archief, de kluis en twee printers.

7

Vergaderruimten De fracties komen bijeen in vergaderruimten. Er zijn vier vergaderruimten opgenomen die te koppelen zijn tot grotere vergaderruimten. Kleine(re) fracties kunnen overleggen op diverse plekken in de foyer. Elke fractie krijgt eigen, afsluitbare berg-/kastruimte. Het vergadercentrum en de raadzaal worden aan elkaar gekoppeld door een ruime foyer, die multifunctioneel ingezet kan worden. Te denken valt aan nabesprekingen, stiltewerkplekken maar ook een locatie voor borrels en ontvangst- en wachtruimte voor publiek. Aan de foyer zijn de garderobe, toiletten en de keuken gekoppeld. Onderstaand is een visuele weergave van het programma van eisen zichtbaar.

4.2 Schetsontwerp één- en tweelaags gebouw Het programma van eisen is vertaald in een één- en tweelaags gebouw:

Omtrek Hoogte Geveloppervlakte BVO M3 Inhoud

éénlaags gebouw 121 m1 4.5m1 542m2 905 m2 4.072 m3

tweelaags gebouw 184m1 8.1m1 745m2 1000 m2 4.050m3

8

4.3 Referenties Tijdens de derde werkgroepbijeenkomst is gevraagd om een aantal referentiebeelden op te nemen in deze rapportage van locaties waar een vergelijkbare setting is gekozen voor de raadzaal. Per referentiebeeld wordt omschreven welke gelijkenissen er zijn met de raadzaalopstelling zoals deze is opgesteld in het concept PvE. Op de foto’s van de raadzaal van de gemeente Den Haag en de gemeente Houten is een hoefijzervorm zichtbaar. In de Gemeente Den Haag wordt gewerkt met een dubbele hoefijzervorm. In de gemeente Houten is de kromming van de hoefijzervorm zoals deze nu voor de gemeente Leidschendam-Voorburg is bedacht goed zichtbaar.

Den Haag (dubbele hoefijzer)

Houten (hoefijzeropzet)

9

In de gemeente Ridderkerk is te zien dat de posities van de raadsleden, voorzitter griffier vergelijkbaar zijn met de situatie zoals genoemd in het concept PvE voor de gemeente Leidschendam-Voorburg. Hier is echter voor een rechte opstelling gekozen.

Ridderkerk (posities vergelijkbaar, rechte rijen)

Op de foto van de raadzaal van de gemeente Lansingerland zijn de dubbele rijen in een kromming zichtbaar zoals verwerkt in het concept PvE van de gemeente Leidschendam-Voorburg.

Lansingerland (dubbel gekromde rijen) Op de foto van de raadzaal van de gemeente Zeist en de gemeente Utrecht is de vergadertafel, net zoals verwerkt in het concept PvE in het midden van de raadzaal gesitueerd. Beide gemeenten hebben echter een meer compacte opstelling van de raadzaal dan nu in het concept PvE is opgenomen. Zeist (compacter)

Utrecht (compact)

10

5. Ruimtelijke en financiële toets In dit hoofdstuk wordt de ruimtelijke inpassing en de daaraan gekoppelde financiële toets besproken. Voor de ruimtelijke inpassing zijn de bestaande plattegronden van de Herenstraat 42 en 72 en Raadhuisplein 1 als onderlegger gebruikt. Naast de raadzaal zijn tevens de overige functies ingetekend.

5.1 Herenstraat 42/44 Inpassing Herenstraat 42/44 Indien de raadzaal wordt verplaatst naar Herenstraat 42/44, dan is de tweelaagse variant passend. De éénlaagse variant is qua ruimtebeslag niet mogelijk uitgaande van de demarcatie met het plan Waaijer. Onderstaand is de omvang van een tweelaagse variant zichtbaar ten opzichte van de huidige bebouwing aan de Herenstraat 42. Er wordt voorzien in een programma voor de raadzaal dat twee verdiepingen beslaat, waarbij de raadzaal op verdieping is gepositioneerd en de functies als foyer, vergaderruimtes, garderobe, toiletten, keuken en kantoorruimten op begane grond geplaatst is. Uiteraard is in een verdere uitwerking de indeling hiervan nader te bepalen (wat komt op welke verdieping). Ook een derde verdieping is daarbij programmatisch invulbaar.

11

Stichtingskosten Herenstraat 42/44 Er is een eerste globale bouwkostenraming gemaakt, uitgaande van de nieuwbouwsituatie. Bij zowel een één- als tweelaagse variant is circa € 840.000,- geraamd aan bouwkosten, uitgaande van een casco situatie zonder installaties. In de haalbaarheidsstudie is een raming gemaakt van in totaal € 1,55 miljoen stichtingskosten. Deze stichtingskosten zijn opgebouwd uit: 1. € 725.000 aan bouwkosten (casco zonder installatie) 2. € 425.000 aan installaties 3. € 90.000 aan vaste inrichting 4. € 310.000 aan bijkomende kosten. Deze raming was gebaseerd op kengetallen. De eerste raming in de haalbaarheidsstudie en de raming zoals in het kader van voorliggende rapportage gemaakt, sluiten op hoofdlijnen op elkaar aan, waarbij een bouwkostenniveau (excl. Installaties) van circa € 840.000-850.000 en een stichtingskostenniveau van circa € 1,6 miljoen op basis van de huidige gegevens en raming een goed financieel uitgangspunt biedt voor verdere uitwerking.

5.2 Herenstraat 72 Inpassing in Herenstraat 72 Het globaal programma van eisen, zoals nu is vertaald in een principeschets in twee verdiepingen, is niet één-op-één inpasbaar.

12

De grootste en tevens meest complexe opgave in dit scenario is, een goede inpassing van de raadzaal te creëren conform het programma van eisen. Om alle onderdelen van het programma op een goede manier te ontsluiten, zal de binnenplaats geheel of gedeeltelijk overkapt moeten worden. De overige functies zullen zo goed mogelijk in het bestaande gebouw ingepast moeten worden. Er is voldoende ruimte voor fractiekamers en werkruimten. Kijkend naar de toegankelijkheid van het pand voor mindervaliden of mensen die slecht ter been zijn is dit pand niet ideaal. Stichtingskosten Herenstraat 72 Voor aanpassing/verbouwing van de Herenstraat 72 conform het programma van eisen is er op basis van een eerste analyse vanuit gegaan dat de bouwkosten tenminste gelijk zijn aan de geraamde nieuwbouwvariant bij Herenstraat 42 en dus minimaal ca. € 840.000,- bedraagt (uitgaande van een casco situatie zonder installaties). Zoals aangegeven in de vorige paragraaf zijn veel aspecten ten aanzien van aanpassingen aan het bestaande gebouw in dit stadium nog niet in beeld gebracht. Een nadere, meer technische verkenning, kan meer inzicht bieden in de financiële consequenties van specifieke ingrepen. Gegeven de ouderdom en monumentale status van het pand zit hier een grote onzekerheid in. In de haalbaarheidsstudie is € 1,58 miljoen aan stichtingskosten geraamd voor de raadzaal op deze locatie.

Deze stichtingskosten waren opgebouwd uit: 1. € 653.000 aan bouwkosten (casco zonder installatie) 2. € 463.000 aan installaties 3. € 114.000 aan vaste inrichting 4. € 350.000 aan bijkomende kosten. Deze raming is deels gebaseerd op kengetallen en daarnaast op de renovatie/verbouwkosten uit een eerdere kostenraming van IG (zoals ook genoemd in de haalbaarheidsstudie). De bouwkosten zoals thans op hoofdlijnen geraamd, vallen ten opzichte van de bouwkostenraming in de haalbaarheidsstudie hoger uit wegens overkapping c.q. bebouwing van de binnenplaats. Daarnaast is in deze fase een hogere post onvoorziene kosten gerekend wegens het feit dat de Herenstraat 72 een monumentaal pand betreft alsmede er een overkapping gemaakt dient te worden. Het behoeft een nadere uitwerking van de scenario’s om daar meer financieel gedegen uitspraken over te kunnen doen.

5.3 Raadhuisplein 1 Inpassing in Raadhuisplein 1 Ervan uitgaande dat de aanvullende ruimten, zoals de griffie, de fractiekamers/vergaderkamers, kunnen worden gesitueerd in reeds bestaande ruimten in Raadhuisplein 1, is dit scenario qua ruimtebeslag vergelijkbaar met de tweede verdieping van een tweelaagse variant zoals genoemd in paragraaf 4.2 van deze rapportage.

13

In dit scenario is het uitgangspunt dat de raadzaal in de binnentuin van het bestaande raadhuis aan het Raadhuisplein 1 in Leidschendam wordt gerealiseerd. Er zal nader onderzocht moeten worden welke raadzaalopstelling hier het beste past. Een U-vormig principe met dubbele rijen voor raadsleden zou qua ruimtebeslag in de alsdan te bebouwen binnentuin kunnen passen. De tribune, de pers en aanvullende plekken voor ambtenaren, de bode en de gemeentesecretaris zouden dan in een rondloop (achter de coulissen) een plek moeten krijgen. Er kan gebruik gemaakt worden van de bestaande hallen en ruimten rond de binnentuin voor de foyer, garderobe, bespreekplekken en informele nazit of borrel. Een nadere studie wat dat betekent voor het huidige gebruik van die ruimten is daarbij nodig. Voor formele besprekingen of eigen fractievergaderingen kan wellicht gebruik worden gemaakt van één van de al aanwezige vergaderkamers of ruimten in het gebouw. De werkplekken voor de griffie kunnen afhankelijk van de capaciteit/bezetting van de werkplekken onderdeel zijn van de bestaande werkplekken of specifiek worden toegewezen in het kantoordomein. Dit behoeft verdere studie en uitwerking.

Net als voor de Herenstraat 72 geldt dat een uitgebreidere verkenning moet aantonen in hoeverre het Programma van Eisen is te modelleren naar deze locatie en in hoeverre omliggende ruimtes bij het ontwerp betrokken kunnen c.q. moeten worden.

14

Stichtingskosten Raadhuisplein 1 Kijkend naar de bouwkosten voor de realisatie van de raadsfuncties in het pand aan de Raadhuisplein 1 schatten wij de bouwkosten in op circa € 700.000. In deze raming zijn wij uitgegaan van inpassing van de raadsfuncties waaronder natte cellen in de bestaande bebouwing. In deze berekening zijn aannames gedaan over de bestaande bouw en de benodigde ingrepen hieraan, namelijk:  fundatie met stalen buispalen  materieel wat geschikt is om over de bestaande bebouwing te kunnen hijsen  geen aanpassingen aan bestaande bouw, anders dan waar de nieuwbouw de bestaande bouw direct raakt  exclusief eventuele (nieuwe/extra) aansluitkosten, exclusief aanpassingen bestaande installatie-invoeren.  exclusief aanpassen bestaande vluchtroutes, vluchtvoorzieningen, brandweervoorzieningen. Afhankelijk van de keuzes die worden gemaakt met betrekking tot de exacte inpassing van de diverse ruimtes in de bestaande situatie, kan er een nadere inschatting worden gemaakt van de hiermee samenhangende bouwkosten. Bovenop het bovengenoemde bedrag aan bouwkosten dient dan ook een ruime marge gerekend te worden. In de studie ‘Advies kosten verplaatsing raadzaal naar Raadhuisplein 1’ d.d. 19-8-2011 is de realisatie van een raadzaal in de binnenplaats geraamd op circa € 1.000.000 bouwkosten (inclusief installaties). Dit sluit redelijk aan bij deze eerste globale raming.

In de haalbaarheidsstudie is deze variant niet meegenomen, er zijn dan ook geen stichtingskosten voor deze variant berekend. Om in deze variant te komen tot stichtingskosten nemen we de gemiddelde kosten aan vaste inrichting en bijkomende kosten mee uit de andere twee varianten (€ 100.000 aan vaste inrichting en € 330.000 aan bijkomende kosten). Dit resulteert in een totaal van ca. € 1,4 mln. aan stichtingskosten.

15

5.4 Conclusie Tijdens de werkgroepbijeenkomsten is een eerste aanzet van een programma van eisen gemaakt voor de raadzaalfuncties van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Vervolgens is er een schematische uitwerking van het programma van eisen opgesteld in een één- en tweelaagse variant. De éénlaagse variant is op geen van de in deze rapportages genoemde locaties één op één ruimtelijk inpasbaar. De tweelaagse variant is inpasbaar op de locatie Raadhuisplein 42. Voor de locatie aan de Herenstraat 72 geldt dat een tweelaagse variant enkel inpasbaar is met aanpassingen op het programma van eisen en na modellering van de beschikbare ruimte. Om alle onderdelen van het programma op een goede manier te ontsluiten, zal de binnenplaats geheel of gedeeltelijk overkapt moeten worden. Een nadere, meer technische en bouwkundige verkenning is zeer wenselijk om meer gedetailleerd uitspraken te kunnen over de haalbaarheid en consequenties van specifieke ingrepen in het gebouw en de daarmee gepaard gaande kosten. Voor de locatie aan het Raadhuisplein 1 geldt dat een verdere verkenning moet aantonen in hoeverre het programma van eisen is te modelleren naar deze locatie en in hoeverre er aanpassingen aan het gebouw noodzakelijk zijn. Op basis van de huidige eerste verkenning lijkt de raadzaal in de binnentuin te passen.

De tribune, de persruimte en aanvullende plekken voor ambtenaren, de bode en de gemeentesecretaris dienen daarbij dan in een rondloop gesitueerd te worden. De inpasbaarheid en wenselijkheid hiervan dient uit een nadere analyse te blijken. Kijkend naar het risicoprofiel van de drie locaties kan gesteld worden dat realisatie van de raadsfuncties op de locatie Raadhuisplein 42 het kleinste risico kent. Hier is immers sprake van nieuwbouw waarbij op een daartoe beschikbare hoeveelheid ruimte het gewenste programma kan worden gerealiseerd. Het realiseren van een nieuwe functie in bestaande bebouwing kent altijd meer risico’s dan nieuwbouw. Zo is er meer kans op onvoorziene kosten als gevolg van zaken die aangetroffen kunnen worden in de bestaande bebouwing. Een deel van deze risico’s is niet vooraf geheel uit te sluiten, maar zal pas in het werk zelf moeten blijken (bijvoorbeeld werkelijke bouwkundige staat van bouwdelen etc.). Vooralsnog lijkt het risicoprofiel voor Herenstraat 72 het grootst. Dit heeft te maken met het overkappen van het binnenterrein (hoe bouwkundig aan te sluiten op de bestaande bebouwing) en de monumentale status van het pand. In deze fase van een verkenning op hoofdlijnen van de inpasbaarheid van het programma van eisen op de locaties geldt uiteraard dat er nog veel zaken niet uitgezocht zijn en er derhalve nog veel risico’s zijn.

Het behoeft nadrukkelijk een nadere uitwerking van de scenario’s om daar meer financieel gedegen uitspraken over te kunnen doen. Het advies tot slot is derhalve om in een nadere studie per locatie de inpasbaarheid, benodigde aanpassingen en bouwkundige en financiële consequenties daarvan in beeld te brengen. Op basis daarvan kan een goede vergelijking worden gemaakt en ontstaat daarmee een goed afwegingskader voor de gewenste locatie voor de raadzaalfuncties.

16

Bijlage 1. Presentatie werkgroep bijeenkomst 1

17

Werkgroep raadsfuncties

Leidschendam-Voorburg 7 februari 2017

Programma 1. Inleiding 2. Insteek werkgroep bijeenkomsten 3. Voorbereiding Menukaart 4. Financieel

1

1. Inleiding  Voorstelronde projectteam  Stand van zaken – Haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd – Plan van aanpak gebouwenschuif Huygenskwartier Voorburg” (13 december 2016) door gemeente opgesteld.  Vervolgacties n.a.v. plan van aanpak – Globaal PVE voor de Raad en Griffie (het raadshuis) – PVE biedt inzicht in keuze renovatie huidige raadszaal of verplaatsen raadszaal. – Vandaag eerste bijeenkomst werkgroep om tot globaal PvE te komen 2

2. Insteek bijeenkomsten werkgroep  1e bijeenkomst werkgroep – Bekijken varianten mogelijke raadzalen – Vormgeven menukaart  2e bijeenkomst werkgroep – Bespreken vlekkenplan welke o.b.v. bijeenkomst 1 wordt opgesteld  3e bijeenkomst werkgroep – Bespreken Globaal PvE welke o.b.v. bijeenkomst 2 wordt opgesteld – Bespreken ruimtelijke en financiële toets globaal PvE voor Herenstraat 42 en 72 3

3. Voorbereiding menukaart  Doel menukaart: – Op gestructureerde wijze keuzes maken – Basis leggen voor ruimtelijke vertaling  1e bijeenkomst: formulering van deze keuzemogelijkheden Menukaart bestaande uit: 1: openheid/dichtheid gebouw 2: wijze van vergaderen raad 2: mate van flexibiliteit 3: mate van multifunctioneel gebruik 4: principes fractiekamers/vergadercentrum 6: aanvullende voorzieningen 7: Suggesties 4

3.1 openheid/dichtheid gebouw 1. Herkenbaarheid Gebouw en functies binnen het gebouw a. Zichtbaarheid b. Transparantie

2. Toegankelijkheid versus geslotenheid functies a. met betrekking tot veiligheid

5

3.2 wijze van vergaderen raad 1. Welke mogelijke inrichting/opstellingen van de raadzaal zijn mogelijk op basis van het duale stelsel? 2. In hoeverre is de mogelijkheid om gelijktijdig te vergaderen van belang? 3.

6

Positie publieke tribune en ondersteuning t.o.v. raadzaalopstelling

3.3 mate van flexibiliteit 1. Welke mogelijkheden zijn er voor aanpassingen in de omvang van de raadzaal? 2. Welke mogelijkheden zijn er voor meervoudig gebruik raadzaal? 3. In welke mate dient de raadzaal flexibel in te delen/inzetbaar te zijn?

7

3.4 mate van multifunctioneel gebruik 1. Is het wenselijk/mogelijk de ruimtes te verhuren of gebruiken door andere partijen? a. Gemeente ambtelijk b. Regionale publieke samenwerkingen gemeente bijeenkomsten? c.

Commerciële partijen

d. Trouwlocatie e. Anders?

8

3.5. principes fractiekamers/vergadercentrum/griffie 1. Inzet fractiekamers/vergadercentrum/griffie a.

Eigen ruimtes of multifunctioneel inzetbare ruimtes?

b.

Welke mate van flexibiliteit in grootte is wenselijk/mogelijk?

c.

Wijze van toegankelijk van de ruimtes

d.

Zijn er mogelijkheden voor nevenfuncties binnen de ruimtes (kantoorfunctie?)

e.

Welke onderlinge functionele en ruimtelijke relaties zijn van belang?

Flexibele inrichting Zeist 9

Flexibele inrichting Tilburg (rechts)

3.6 aanvullende voorzieningen 1. Techniek raadzaal/fractiekamers/vergaderzalen a. Welke voorzieningen op het gebied van ICT (Internet/ WI-FI/ klimaat) zijn wenselijk in per kamer/ruimte? b. Welke Audio Visuele (beeld/geluid) voorzieningen zijn mogelijk/wenselijk? 2.

Facilitaire voorzieningen a. Welke facilitaire voorzieningen zijn gewenst en mogelijk

Rucphen 10

Den Haag

3.7 Suggesties Zijn er nog overige suggesties?

11

4. Financieel De uiteindelijke inrichting van de raadzaal hangt samen met: a) De wijze van multifunctionaliteit b) Flexibiliteit c) Wijze van vergaderen (duale stelsel) d) Techniek e) Eventueel te behouden meubels en techniek

Bijlagen

13

Voorbeelden raadzaalopstellingen 1) Democratische opstelling  De gemeenteraadsleden zijn rondom de voorzitter geplaatst.  Voor de voorzitters zijn de tafels van de klerken gesitueerd  Het publiek is gesitueerd op de balkons achter de leden

Referenties democratische opstelling

Meppel Den Haag

Etten-Leur

Dordrecht

2) Ronde opstelling  Door de ronde opstelling worden gemeenteraadsleden als gelijke neergezet

Diverse referenties ronde opstelling

Almelo

Assen

Bronckhorst

Dalfsen

3) Ronde opstelling bij parlementsvergaderingen  Leden zitten rondom de voorzitter (burgemeester)

4) Deels flexibele opstelling

Zeist

Tilburg

Houten

Diverse referenties

Lisse

Ridderkerk

Meppel

Rotterdam

Oudenbosch

Ervaring Bestuurlijk Knooppunt Zwijndrecht

Bestuurlijk Knooppunt Zwijndrecht

Gemeentehuis Leiderdorp

Stadhuis Waalwijk

Stadhuis Waalwijk

Gemeentehuis Westland

Stadhuis Zeist

Stadhuis en stadskantoor Hengelo

Bijlage 2: Presentatie definitieve keuzes werkgroep bijeenkomst 2

18

Werkgroep Raadsfuncties Leidschendam-Voorburg keuzes 2e werkgroepbijeenkomst 21 februari 2017

Programma 1. Programma werkgroepbijeenkomsten 2. Terugkoppeling werkbezoek Zwijndrecht en Waalwijk 3. Voorlopige keuzes menukaart

4. Vlekkenplan

1

1. Programma 2e werkgroepbijeenkomst  2e bijeenkomst werkgroep (vandaag)

– Doornemen en concretiseren voorlopige keuzes menukaart. – Doorspreken onderwerpen (flexibiliteit en av-middelen). – Bespreken vlekkenplan o.b.v. voorlopige keuzes menukaart.

 3e bijeenkomst werkgroep – Bespreken Globaal PvE op basis van output 2e werkgroep bijeenkomst. – Budgetraming op basis van output 2e werkgroep bijeenkomst. – Bespreken ruimtelijke en financiële toets globaal PvE voor Herenstraat 42 en 72. – De scope wordt desgewenst uitgebreid wanneer daar overeenstemming in het presidium wordt bereikt. 2

2. Terugkoppeling werkbezoek Overwegingen na bezoek raadzaal Zwijndrecht en Waalwijk  Flexibiliteit i.r.t. aanpasbaarheid multifunctionaliteit zaal.  Toegankelijkheid gebouw 24/7 of bepaalde tijdstippen.  Logistiek van- en naar de raadzaal  AV middelen afgestemd op toekomstige ontwikkelingen.  Facilitaire voorzieningen (keuken) nabij of voor de raadzaal.

3

2. Terugkoppeling werkbezoek Bevindingen raadsleden  De wijze van functioneren van de gemeenteraad (type vergaderingen en betrokkenheid inwoners) hangt samen met de uiteindelijke schaal en inrichting.  De raadzaal moet primair ingericht worden t.b.v. raadsvergaderingen.  De wijze van overleg verandert (meer betrokkenheid inwoners) – dit resulteert in nieuwe wensen t.a.v. de indeling.  De positie van de publiekstribune is in Zwijndrecht beter vorm gegeven dan in Waalwijk (dichterbij en logistiek naar tribune).  Het is van belang om goed na te denken over de positionering van de schermen.  Een ovale ronde vorm maakt de onderlinge afstand erg groot.  Een katheder is wenselijk naast de mogelijkheid om te spreken vanuit de eigen stoel.  De raadzaal moet aanpasbaar zijn bij verandering werkwijze.

4

3. concept menukaart De menukaart is per onderdeel doorlopen op basis van de voorlopig gemaakte keuzes. Deze keuzes zijn tijdens de 2e werkgroep bijeenkomst aangescherpt. Menukaart bestaande uit: 1: openheid/dichtheid gebouw 2: wijze van vergaderen raad 2: mate van flexibiliteit 3: mate van multifunctioneel gebruik 4: principes fractiekamers/vergadercentrum 6: aanvullende voorzieningen 7: Suggesties

5

3.1 openheid/dichtheid gebouw 1. Keuzes openheid/dichtheid gebouw a. Herkenbaarheid raadzaalfunctie b. Laagdrempelig gebouw 2. Keuzes toegankelijkheid versus geslotenheid functies a. Goed zicht op publiek, publiek maakt onderdeel uit van het geheel en zit op veilige afstand van de raadsleden b. Goed zicht op raadsleden en gesprekspartners c.

6

Raadzaal bij minder transparante meetings af kunnen sluiten. Denk hierbij aan schermen die omhoog en omlaag kunnen.

3.1 openheid/dichtheid gebouw 3. Keuzes veiligheid a. In uitzonderlijke gevallen goede beveiliging raadzaal door controle van mensen bij de entree van het gebouw.

b. Behoefte aan een voorruimte en/of receptie. De entreeruimte heeft een belangrijke ontvangstfunctie en kan tevens voor veiligheidscontroles worden ingezet.

7

3.2 wijze van vergaderen raad 1. Keuzes inrichting/opstellingen

a. Voorkeur cirkel/hoefijzer waarbij het publiek goed zichtbaar is. •

Voorkeur voor opstelling Zwijndrecht echter dan met kromming in plaats van rechte opstelling.

b. College van B&W zit bij elkaar en nabij de sprekersstoel c.

2 stoelen naast de voorzitter en 4-5 stoelen voor pers (aantal stoelen moet uitbreid baar zijn).

d. Goede zichtbaarheid sprekersstoel.

e. Interruptie microfoon is wenselijk. 2. Keuzes gelijktijdig vergaderen a) 2-3 multifunctionele kamers naast de raadzaal die te vergrootten of verkleinen zijn. 8

3.3 flexibiliteit/multifunctionaliteit 1. Keuzes aanpassingen capaciteit raadzaal a. Rekening houden met groei aantal raadsleden •

Mogelijk uitbreiding raadzaal op termijn naar 39 raadsleden

2. De raadzaal zelf is niet flexibel opdeelbaar, de vergaderzaal nabij de raadzaal wel. 3. Gebruik andere functies wenselijk

9

3.4 Principes fractiekamers/ vergadercentrum / griffie 1. Keuzes fractiekamers/vergadercentrum

2.

a.

Multifunctioneel inzetbare vergaderruimtes/fractiekamers.

b.

Ten alle tijden ruimtes beschikbaar stellen voor o.a. bespreking na schorsing.

c.

Lockers in de ruimtes om documentatie veilig in op te slaan.

d.

Ontvangstruimte bij multifunctionele inzetbaarheid wenselijk.

Keuzes inzet griffie a. Griffie en raad bij gezamenlijk huisvesten. b. Tijdens de raadsvergadering moet er een ruimte beschikbaar zijn voor de griffie.

10

3.5 aanvullende voorzieningen Tijdens de 3e werkgroep bijeenkomst zullen de AV middelen worden besproken. 1.

2.

Mogelijkheden techniek raadzaal/fractiekamers/vergaderzalen a.

Welke voorzieningen op het gebied van ICT (Internet/ WI-FI/ klimaat) zijn wenselijk in per kamer/ruimte?

b.

Welke Audio Visuele (beeld/geluid) voorzieningen zijn mogelijk/wenselijk?

Mogelijkheden facilitaire voorzieningen a.

Welke facilitaire voorzieningen per kamer zijn gewenst

Rucphen 11

Den Haag

4. Vlekkenplan Er zijn een 6 tal indelingsmogelijkheden besproken met de daarbij behorende m2 en onderlinge afstand tussen raadsleden. Tijdens de volgende bijeenkomst wordt een verdiepingsslag gemaakt met als uitganspunt variant 4. Optie 1 ronde opstelling

Zwijndrecht Waalwijk 12

4. Vlekkenplan Optie 2 ovale opstelling Waalwijk

13

Zwijndrecht

4. Vlekkenplan Optie 3 rechthoekige opstelling Waalwijk

14

Zwijndrecht

4. Vlekkenplan Optie 4 losse opstelling recht Waalwijk

15

Zwijndrecht

4. Vlekkenplan Optie 5 losse opstelling half rond Waalwijk

16

Zwijndrecht

4. Vlekkenplan Optie 6 losse opstelling rond Waalwijk

17

Zwijndrecht

4. Vlekkenplan

18

12 19

5. Keuzes (vergader)ruimtes naast Raadzaal a) Minimaal 2-3 multifunctionele (vergader)ruimtes naast de raadzaal die te vergroten of verkleinen zijn. b) Opslagruimte meubels. c) Lockers/opslagruimte documentatie voor fracties. d) Werkplek griffie en medewerkers griffie

e) Ruimte voor de raadsleden bij schorsing. f)

Ontvangstruimte met receptie.

g) Ruimte met facilitaire voorzieningen nabij de raadzaal. 20

Bijlage 3: Presentatie werkgroep bijeenkomst 3

19

Werkgroep Raadsfuncties Leidschendam-Voorburg 3e werkgroepbijeenkomst 13 maart 2017

Programma 1. Programma en vervolg 2. Globaal PVE en vlekkenplan 3. Ruimtelijke en financiële toets

– Herenstraat 42 Voorburg – Herenstraat 72 Voorburg – Raadhuisplein 1 Leidschendam

1

1. Programma en vervolg 3e bijeenkomst werkgroep

– PvE en Vlekkenplan n.a.v. output 2e werkgroep bijeenkomst. – Ruimtelijke en financiële toets globaal PvE voor Herenstraat 42 en 72. – Uitbreiding van de scope met optie 3, Raadhuisplein 1 Leidschendam

Vervolgtraject – Opstellen definitieve rapportage – Na besluitvorming: • vanuit PvE/vlekkenplan uitwerking Design& Build of • traditionele vorm planuitwerking (voorlopig ontwerp, definitief ontwerp / technisch ontwerp/bestek) 2

2. Globaal PvE en Vlekkenplan Excelsheet ruimtes

2. Globaal PvE en Vlekkenplan Visueel programma van eisen

2. Globaal PvE en Vlekkenplan

2. Globaal PvE en Vlekkenplan Relatieschema ‒ 125 m1 omtrek ‒ 894 m2 BVO

2. Globaal PvE en Vlekkenplan Structuurontwerp 1 laags gebouw ‒ 118m1 omtrek/h=4,5 m1/529 m2 gevel ‒ 855 m2 bvo/3847,5m3

2. Globaal PvE en Vlekkenplan Structuurontwerp 2 laags gebouw ‒ 2x89 = 178 m1 omtrek/h=8,1 m1/720 m2 gevel ‒ 2x 473= 946m2 bvo/3831,2 m3

2. Globaal PvE en Vlekkenplan Schetsontwerp gebouw 2 lagen

3. Ruimtelijke en financiële toets Ruimtelijke toets/ontwerp Herenstraat 42 ‒ Globaal PvE met uitgangspunt twee verdiepingen goed inpasbaar

Bouwkostenraming uitgaande van een nieuwbouwsituatie ‒ één bouwlaag: ca. € 840.000 (casco) ‒ twee bouwlagen: ca. € 840.000 (casco) Kosten op basis van aanneemsom casco, zonder installaties. Haalbaarheidsstudie: € 1,55 mio stichtingskosten

Aanneemsom van vergelijkbaar niveau Haalbaarheidsstudie

3. Ruimtelijke en financiële toets Ruimtelijke toets/ontwerp Herenstraat 72 (Huize Swaensteyn) ‒ Globaal PvE (tweelaagse variant) niet direct inpasbaar ‒ Uitgangspunt: aanvullende ruimten (griffie/vergaderkamers) worden in Swaensteyn ingepast

‒ PvE tweelaagse variant alleen mogelijk met forse aanpassing aan gebouw ‒ Noodzakelijk om te modelleren naar beschikbare ruimte

Bouwkostenraming ‒ Variant twee bouwlagen tenminste gelijk aan nieuwbouwvariant ‒ Kostenniveau zeer afhankelijk van nadere

indeling en consequenties voor ingrepen bestaande bouw ‒ Haalbaarheidsstudie: € 1,58 mio stichtingskosten Aanneemsom van vergelijkbaar niveau Haalbaarheidsstudie

3. Ruimtelijke en financiële toets Ruimtelijke toets/ontwerp Raadhuisplein 1 Leidschendam - Globaal PvE (tweelaagse variant) niet direct inpasbaar - PvE tweelaagse variant alleen mogelijk met aanpassingen aan gebouw en inpassing van functies in bestaande bouw - Aanpassingen en inpassingen op basis van huidige gegevens pand nog niet bekend. Vergt nader studie en uitwerking Bouwkostenraming ‒ Variant twee bouwlagen tenminste gelijk aan nieuwbouwvariant ‒ Kostenniveau zeer afhankelijk van nadere

indeling en consequenties voor ingrepen bestaande bouw

Bijlage 4: Financiële toets 1 laagse variant

20

21

22

23

24

25

Bijlage 5: Financiële toets 2 laagse variant

26

27

28

29

30

31