Raadsvoorstel wijzigingen vergadermodel (2356).docx

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 22 april 2021 Nummer 2356 Onderwerp Raadsvoorstel wijzigingen vergadermodel gemeenteraad Portefeuillehouder Presidium Behandeld door F.H.A. Lommen

1. Gevraagd raadsbesluit De raad besluit: De door het Presidium voorgestelde wijzigingen in het vergadermodel vast te -

stellen; Het Reglement van Orde gemeenteraad d.d. 11 mei 2021 vast te stellen; De Verordening op de raadscommissies d.d. 11 mei 2021 vast te stellen. De Organisatieverordening d.d. 11 mei 2021 vast te stellen.

2. Waarom wordt de raad dit besluit voorgelegd? Achtergrond. De gemeenteraad heeft op 10 september 2019 het huidige vergadermodel vastgesteld en ingevoerd. Bij invoering van dit nieuwe vergadermodel is het besluit genomen dat de raad het vergadermodel na een half jaar zou evalueren. Het Presidium heeft begin 2020 besloten dat zou kunnen volstaan met een minder omvangrijke evaluatie dan het jaar daarvoor (destijds met begeleiding van Bureau Necker van Naem). Er was begin 2020 namelijk geen enkele aanleiding of aanwijzing dat grootschalige veranderingen binnen dit vergadermodel nodig zouden zijn. Om die reden heeft het Presidium begin 2020 dan ook besloten de evaluatie zelf uit te voeren (ondersteund door de griffie) hiermee in april te starten en in juni 2020 het proces af te ronden. De evaluatie van het model zou zich met name richten op de volgende aspecten: 1. De duur van de vergaderingen (19.30-23.00 uur); 2. De verdeling van onderwerpen binnen de twee commissies; 3. De spreektijden voor fracties en portefeuillehouders; 4. De 10-minutendebatten; 5. Het indienen en agenderen van moties; 6. De beeldvorming; 7. De rol van de inwoners; 8. Werkgroepen en werksessies.

1

Datum 22 april 2021 Nummer 2356 Pagina 2/5

Vanwege de uitbraak van de pandemie in februari 2020 kwam deze evaluatie echter tot stilstand. Na het zomerreces werd door het Presidium besloten de evaluatie alsnog uit te voeren volgens de eerder gemaakte afspraken, met als enige verschil dat dit vanwege de COVID-19 gerelateerde maatregelen online zou plaatsvinden. In november, december 2020 en januari 2021 hebben de griffier en de plaatsvervangend griffier daartoe alle zeven fracties in een digitale vergadering bezocht en het vergadermodel als zodanig en de hierboven genoemde punten aan de orde gesteld. In de tussenliggende periode is één aspect van het vergadermodel gewijzigd. Het Presidium nam op 29 oktober 2020 het besluit de interrupties voortaan niet meer te laten meetellen bij de spreektijden. Tevens werd het besluit genomen na een paar maanden te bespreken of deze aanpassing naar tevredenheid verloopt. Deze aanpassing in de systematiek van de spreektijden is vervolgens als onderdeel aan deze evaluatie toegevoegd. Uitkomsten van de evaluatie en gevolgd proces. In de zeven fracties hebben alle individuele raads- en commissieleden hun inbreng kunnen hebben. Sommige opmerkingen die gemaakt zijn, werden niet door andere leden van de fractie gedeeld. Voor andere opmerkingen en suggesties gold dat uiteraard wel.

Fractieleden hebben niet alleen gereageerd op de vooraf aangeleverde punten ter bespreking, maar ook andere punten ingebracht over het model. Vandaar dat in de uiteindelijke evaluatie meer onderwerpen aan de orde komen dan vooraf was afgesproken. Samengevat kan worden geconcludeerd dat het overgrote deel van de raads- en commissieleden tevreden is over dit vergadermodel. Kritische opmerkingen en suggesties ter verbetering hadden betrekking op specifieke aspecten van het vergadermodel, waardoor majeure veranderingen niet nodig bleken. Alle uitkomsten en de adviezen hierover van de griffie zijn door de Presidium uitgebreid besproken in een tweetal vergaderingen in de maand februari 2021. De wijzigingen die worden voorgesteld door het Presidium zijn verwerkt in het Reglement van Orde van de raad, de Verordening op de raadscommissies en de Organisatieverordening. In de maand maart 2021 zijn alle wijzigingen en bijbehorende concept-reglement en verordeningen aan alle fracties ter bespreking voorgelegd. De input van de fracties is vervolgens weer besproken in het Presidium waarna nog enkele aanpassingen zijn doorgevoerd.

Datum 22 april 2021 Nummer 2356 Pagina 3/5

Wijzigingen. De volgende wijzigingen worden door het Presidium voorgesteld, met daarbij de vermelding in welk artikel en welk document de betreffende wijziging is verwerkt. Alle genoemde wijzigingen zijn verwerkt in de bijgevoegde verordeningen en reglement. Voorgesteld wordt het bestaande reglement en de verordeningen in te trekken. 

De beeldvorming start voortaan ook om 19.30 uur. Verwerkt in art. 2, lid 8, Organisatieverordening.



23.00 uur wordt voortaan als de ‘streef-eindtijd’ geformuleerd, niet als ‘eindtijd’ van vergaderingen. Verwerkt in art. 2, lid 8, Organisatieverordening.



Als bij een 10-minutendebat in de raadsvergadering in de dagen voorafgaand aan die vergadering of op de avond zelf meerdere moties en amendementen worden ingediend, wordt bij vaststelling van de voorlopige agenda in de raadsvergadering het besluit genomen van dit agendapunt een bespreekpunt te maken. Let wel: in dat geval wijzigen de spreektijden. Verwerkt in art. 11 RvO.



Het aantal werkgroepen wordt beperkt gehouden. Bij oprichting van een werkgroep wordt de opdracht zo geformuleerd dat de werkgroep kan stoppen zodra de opdracht is voltooid. De werkgroep kiest een voorzitter uit zijn midden. Verwerkt in art. 7, lid 2b Organisatieverordening.



Bij verzending van de concept-voorlopige agenda van de commissies naar de fracties (de dag na de Presidium-vergadering) wordt de totaallijst meegestuurd van alle ingekomen stukken raad van de maand daaraan voorafgaand en de LIS van de maand daaraan voorafgaand. Deze lijsten worden tevens in de Presidium-vergadering op de avond voor verzending naar de fracties geagendeerd als de concept-voorlopige agenda’s worden besproken en vastgesteld. Verwerkt in de tekstuele toelichting bij art. 7 Verordening op de raadscommissies.



De ruimtelijke plannen m.b.t. onderwijs, sport, kinderopvang, zorg en cultuur en het thema economie worden van de Commissie Omgeving overgeheveld naar de Commissie Samenleving. Verwerkt in art. 2 Verordening op de raadscommissies.

Datum 22 april 2021 Nummer 2356 Pagina 4/5



Voortaan wordt een gelijke hoeveelheid interruptietijd aan iedere fractie toebedeeld. Deze tijden worden opgeteld bij de reguliere spreektijden waarbij duidelijk wordt gecommuniceerd wat de hoeveelheid interruptietijd is en wat de spreektijd per fractie is. Bij het interrumperen loopt de teller, bij de beantwoording van de interruptie wordt de teller stopgezet. De verdeling van de spreektijd tussen raad en college blijft 75% versus 25%. Interrumperen tijdens een interpellatiedebat is mogelijk in de tweede termijn. Interpellant voert niet vaker dan twee keer het woord, ieder ander raadslid of collegelid niet vaker dan eenmaal. Verwerkt in art. 12, lid 6 RvO en art. 13, lid 5 Verordening op de raadscommissies.



Moties en amendementen worden ter vergadering ingediend. Zij worden bij voorkeur op de dag voorafgaand aan de vergadering, vóór 12 uur, bij de griffie aangeleverd. Verwerkt in art. 27, lid 4 en 28, lid 5 RvO en tekstuele toelichting



Het onderscheid tussen Beeldvorming Inwoners en Beeldvorming Raad en College wordt opgeheven. Hierbij is van belang dat inwoners wel voldoende gelegenheid krijgen voor het agenderen van hun onderwerpen. De bewaking van de balans ligt bij het Presidium. Verwerkt in art. 2, lid 1, 2 en 4, Organisatieverordening.



De termijn voor het aanvragen van een debat met een spoedeisend karakter is nu minstens 11 dagen. Dat wordt teruggebracht naar 5 werkdagen, met de opmerking erbij dat de voorzitter van de raad in een spoedgeval de raad altijd bijeen kan roepen. Verwerkt in art. 7, lid 5 en lid 6 RvO.



De agenda van een debat met een spoedeisend karakter bevat alleen het onderwerp van het debat, plus eventueel het spreekrecht voor inwoners en stukken ter bekrachtiging van de geheimhouding (dit laatste is een wettelijke verplichting, vastgelegd in art. 25 Gemeentewet). Verwerkt in art. 7, lid 7 RvO.



Als raadsvoorstellen niet in de commissie zijn geagendeerd, maar rechtstreeks in de raad worden besproken, wordt inwoners de gelegenheid geboden in deze raadsvergadering op deze agendapunten in te spreken, uitgezonderd raadsvoorstellen m.b.t de LIS, de afgedane toezeggingen, afgedane moties en benoemingen. Verwerkt in een nieuw art. 35 RvO en de tekstuele toelichting daarbij.

Datum 22 april 2021 Nummer 2356 Pagina 5/5



In art. 21 RvO staat dat stukken ter inzage worden gelegd. Aan deze passage wordt toegevoegd dat stukken digitaal ter inzage worden gelegd. Verwerkt in art. 21, lid 1 RvO.



Volgens art. 2 lid 8 RvO stelt het Presidium de voorlopige agenda’s vast van de commissies en de raad. Daar wordt aan toegevoegd dat het Presidium ook aanvullende voorlopige agenda’s van commissies en raad vaststelt. Verwerkt in art. 2, lid 8a RvO.



De afspraak die er nu is m.b.t. het indienen en de afwikkeling van een initiatiefvoorstel, inhoudende dat het voorstel en de reactie daarop wordt geagendeerd in een commissievergadering, wordt opgenomen in het RvO. Verwerkt in art. 29, lid 3 RvO.

3. Aan welk doel (van de doelenboom in de begroting) draagt het voorstel bij? Bestuur en gemeentelijke organisaties zijn er voor de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Bijlagen: - Tabel met de wijzigingen per artikel; - Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de -

raad Leidschendam-Voorburg 2021; Verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2021; Verordening op de organisatie van de gemeenteraad LeidschendamVoorburg 2021.

De griffie van Leidschendam-Voorburg,

mr. C.J. de Vries

K. Tigelaar

griffier

burgemeester