Raadsvoorstel Organisatieverordening RvO Raad Verordening Raadscommissies en Rechtspositie

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 24 oktober 2024 Nummer 4074 Onderwerp Nieuwe verordening op de organisatie van de gemeenteraad Leidschendam-Voorburg

2024, het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Leidschendam-Voorburg 2024, de verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024 en de verordening rechtspositie raads- en commissieleden Leidschendam-Voorburg 2024. Portefeuillehouder De Raad Behandeld door De Griffie

Voorgesteld raadsbesluit 1. De verordening op de organisatie van de gemeenteraad Leidschendam-

2.

Voorburg 2024 vast te stellen en de verordening op de organisatie van de gemeenteraad Leidschendam-Voorburg 2021 in te trekken; Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de

3.

raad Leidschendam-Voorburg 2024 vast te stellen en het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad LeidschendamVoorburg 2021 in te trekken; De verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024 vast te

4.

stellen en de verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2021 in te trekken; De verordening rechtspositie raads- en commissieleden Leidschendam-

5.

Voorburg 2024 vast te stellen en de verordening rechtspositie raads- en commissieleden Leidschendam-Voorburg 2019 in te trekken; Het gewijzigde ‘protocol geheimhouding in het verkeer tussen college en raad gemeente Leidschendam-Voorburg’ in te trekken.

Aanleiding De raad heeft op 16 januari 2024 besloten tot het instellen van de Werkgroep Verordeningen om te kijken naar verordeningen die de werkzaamheden van de raad betreffen. Het karakter van de raadswerkgroep was ‘onderzoekend en voorbereidend’ van aard. Politieke besluitvorming is voorbehouden aan de raad. Bij het beoordeling van de verordeningen is gekeken naar: - technische onvolkomenheden / inconsistenties; - de verordeningen van de VNG; - passen ze bij de werkwijze in de praktijk en gezamenlijke wensen Afwegingen

Datum 24 oktober 2024 Nummer Pagina 2/4

In de Werkgroep Verordeningen is conform de opdracht een knip gemaakt in wat op korte termijn mogelijk is en waarvoor meer tijd en onderzoek noodzakelijk is. Voor de korte termijn wordt middels dit raadsvoorstel een voorstel gedaan om vier verordeningen aan te passen welke betrekking hebben op de in de opdracht expliciet genoemde aandachtspunten, te weten: A. Het vergadersysteem en de wijze van agendering; B. Taakverdeling presidium/agendacommissie en fractievoorzittersoverleg; C. participatie, burgerinitiatieven, beeldvorming door inwoners, inspreken in commissie / raad; D. positie commissieleden; en E. lange termijn agenda college. A. Het vergadersysteem en de wijze van agendering De werkgroep heeft voorgesteld het commissiestelsel te handhaven en bij de vaststelling van het vergaderschema uit te gaan van 8 vergadercycli per jaar. In de raad van 8 oktober 2024 is het vergaderschema voor 2025 inmiddels vastgesteld op basis van dit uitgangspunt. Daarnaast heeft de werkgroep voorgesteld flexibele ruimte in te plannen op de agenda voor de raadscommissies zoals: a) politieke vragen m.b.t. een niet geagendeerd onderwerp; b) mededelingen van de portefeuillehouder; en c) de stand van zaken ten aanzien van moties en toezeggingen die over de datum zijn. De vorm voor a, b en c wordt gevonden in een extra vast agendapunt bij de commissievergaderingen ‘vragen en mededelingen’.

Raadsvoorstellen die zonder commissiebehandeling worden geagendeerd voor de raadsvergadering worden standaard geagendeerd als bespreekpunt. De 10minutendatten komen te vervallen. De spreektijden voor raadscommissie- en raadsvergaderingen worden gehandhaafd waarbij één bundel spreektijd per fractie (en college) wordt toegekend voor de hele vergadering (in plaats van ook een aparte spreektijd voor interrupties). B. De taakverdeling presidium/agendacommissie en fractievoorzittersoverleg De werkgroep stelt voor de taken van het presidium te beleggen bij een agendacommissie waarin alle fracties vertegenwoordigd kunnen zijn en die zich bezighoudt met de agenda’s voor de beeldvormende bijeenkomsten en de raadscommissies. De concept-agenda’s voor de raadscommissies t.b.v. input vanuit de fracties gaan voortaan uit vanuit de griffier (ipv presidium/agendacommissie). De agendacommissie stelt vervolgens, op basis van de ontvangen input, de agenda’s vast voor de raadscommissies welke worden gepubliceerd. De agenda voor de raad, op basis van de uitkomst van de commissievergaderingen, wordt vastgesteld door de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de raad en wordt daarna gepubliceerd.

Datum 24 oktober 2024 Nummer Pagina 3/4

C. Participatie, burgerinitiatieven, beeldvorming door inwoners, inspreken in commissie / raad De werkgroep stelt voor om inwoners meer ruimte te geven om actuele onderwerpen onder de aandacht te brengen van de raad (naast de mogelijkheid van spreekrecht in de raadscommissies en het toesturen van schriftelijke informatie (brieven) door tijdens de beeldvormende bijeenkomsten (naast de parallelle presentaties) een inloopmoment te plannen voor niet-geagendeerde onderwerpen. De voorwaarde hiervoor is dat een onderwerp wordt aangemeld 48 uur voorafgaand aan de beeldvormende bijeenkomsten en dat het geen onderwerp betreft waar bezwaar/beroep is ingesteld of onder de rechter is. Daarnaast stelt de werkgroep voor het spreekrecht van inwoners te verbeteren en te concentreren in de raadscommissies voordat het voor besluitvorming wordt geagendeerd in de raad. Voor planning & control stukken (zoals kadernota, begroting, jaarrekening en 1e en 2e tussentijdse rapportage) blijft de mogelijkheid bestaan om tijdens de raadsvergadering in te spreken indien de stukken niet in commissieverband zijn besproken. Het spreekrecht in de raad wordt ook uitgebreid met de mogelijkheid om in te spreken bij moties vreemd aan de orde (mits geen bezwaar/beroep of onder de rechter). D.

De positie van commissieleden (niet zijnde raadslid) De werkgroep stelt voor de positie van commissieleden (niet zijnde raadslid) te versterken door commissieleden (niet zijnde raadslid) de mogelijkheid te bieden naast feitelijke vragen ook schriftelijke vragen te stellen aan het college. E. De lange termijn agenda college Het college stuurt periodiek een Lange Termijn Agenda naar de raad. Intrekking van het gewijzigde ‘protocol geheimhouding in het verkeer tussen college en raad gemeente Leidschendam-Voorburg’ In het voorjaar van 2016 heeft de gemeenteraad het ‘protocol geheimhouding in het verkeer tussen college en raad gemeente Leidschendam-Voorburg’ vastgesteld. (1519241) en op 23 januari 2028 is het protocol gewijzigd (2017414). Met de aanpassing van de gemeentewet is de bekrachtiging van geheimhouding door de raad m.b.t. stukken waar het college geheimhouding heeft opgelegd komen te vervallen. Hiermee is het gewijzigde ‘protocol geheimhouding in het verkeer tussen college en de raad gemeente Leidschendam-Voorburg’ overbodig. Financiële gevolgen Het besluit heeft geen financiële gevolgen. Hoe zijn de inwoners / belanghebbenden betrokken

Datum 24 oktober 2024 Nummer Pagina 4/4

Bij de totstandkoming van de wijzigingen heeft geen directe burgerparticipatie plaatsgevonden. Het betreft interne regelingen van werkzaamheden door de gemeenteraad. De Werkgroep Verordeningen De griffier

De voorzitter

R.G.R. Jeene

J. Brokke

Documenten behorende bij dit raadsvoorstel 1a

De verordening op de organisatie van de gemeenteraad Leidschendam-

1b

Voorburg 2024 Was-wordt lijst verordening op de organisatie van de gemeenteraad

2a

Leidschendam-Voorburg 2021 Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de

2b

raad Leidschendam-Voorburg 2024 Was-wordt lijst reglement van orde voor vergaderingen en andere

3a 3b

werkzaamheden van de raad Leidschendam-Voorburg 2021 De verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2024 Was-wordt lijst verordening op de raadscommissies Leidschendam-Voorburg

4a

2021 De verordening rechtspositie raads- en commissieleden Leidschendam-

4b

Voorburg 2024 Was-wordt lijst verordening rechtspositie raads- en commissieleden Leidschendam-Voorburg 2019