Raadsvoorstel Beschikbaar stellen investeringskrediet Audiovisueel Systeem Raadszaal

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 14 november 2024 Nummer 4068 Onderwerp Beschikbaar stellen investeringskrediet voor de vervanging van audiovisuele apparatuur

in de Raadzaal Portefeuillehouder Raad

1. Voorgesteld raadsbesluit De raad besluit een investeringskrediet van € 60.000 beschikbaar te stellen voor de vervanging van audiovisuele apparatuur in de Raadzaal.

2. Aanleiding Het huidige audiovisuele systeem in de raadszaal is verouderd en voldoet niet langer aan de basale technische eisen voor continuïteit. De AV-installatie, inclusief systeemcontrollers, decoders en netwerk switches heeft zijn technische levensduur bereikt. Dit leidt tot risico op uitval, operationele beperkingen en inefficiëntie tijdens vergaderingen. Om de raadsvergaderingen in de toekomst te kunnen blijven ondersteunen en de benodigde functionaliteit te waarborgen, is het noodzakelijk het systeem deels te vervangen.

3. Afwegingen

-

Bij de afwegingen voor dit voorstel is gekeken naar de volgende factoren: De bestaande audiovisuele apparatuur is niet meer in staat om de raadsvergaderingen voldoende te ondersteunen. Vervanging van een deel van deze apparatuur is noodzakelijk om het systeem operationeel te houden. Het voorgestelde vergadermanagementsysteem (MVI-software) maakt het mogelijk om vergaderingen efficiënt te beheren. Functionaliteiten zoals elektronisch stemmen, spreektijdbeheer, en het integreren van camera’s en presentaties functioneren dan weer.

4. De financiële gevolgen van het besluit De kosten voor de uitvoering van de voorgestelde werkzaamheden bestaan uit de aanschaf van nieuwe apparatuur, softwarelicenties, installatiekosten, en de kosten voor technische ondersteuning en training. De totale kosten bedragen € 70.000. Een deel van de uitgaven dient geactiveerd te worden door middel van een investeringskrediet. Via dit voorstel wordt aan de raad gevraagd om hiervoor het benodigd investeringsbedrag van € 60.000 beschikbaar te stellen. De jaarlijkse dekking komt uit het reguliere budget voor de gemeenteraad.

Software Hardware

2024 10 12

2025

2026

2027

2028

12

12

12

12

Datum 17 november 2024, nummer 4068 Pagina 2/2

Het effect op de kapitaallasten zal via de actualisatie van het investeringsplan in 2025 in de begroting verwerkt worden.

5. Hoe zijn inwoners / belanghebbenden betrokken Dit project heeft primair betrekking op de interne werking van de gemeenteraad en de raads- en commissievergaderingen. Er zal geen directe participatie van inwoners in de uitvoering van het project plaatsvinden. Fractievoorzittersoverleg van Leidschendam-Voorburg

R.G.R. Jeene Griffier

M.W. Vroom voorzitter