Raadsvoorstel aandachtspunten controle jaarrekening 2021 (2545).docx

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 19 oktober 2021 Nummer 2545 Onderwerp Raadsvoorstel aandachtspunten controle op de jaarrekening 2021 Portefeuillehouder Raad Behandeld door De heer E.Ph. de Bruin

1. Gevraagd raadsbesluit De raad besluit: Vast te stellen de volgende uitgangspunten van de controle op de jaarrekening 2021: a. Voor het bepalen van de materialiteit de toewijzing van de Enecogelden aan b.

verschillende bestemmingsreserves niet mee te rekenen; Voor de goedkeuringstoleranties uit te gaan van de volgende percentages in het overzicht: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurende Beperking

Oordeelonthouding

verklaring

Fouten in de

Afkeurende verklaring

tot 1%

1% - 3%

-

Vanaf 3%

tot 3%

3% - 10%

vanaf 10%

-

jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) c. d. e. f.

Naleving van de interne inkoop- en aanbestedingsregels, Rechtmatigheidsverantwoording, Verantwoording van de subsidies en de bestemmingsreserves, De waardering van het wagenparkbeheer.

2. Waarom wordt de raad dit besluit voorgelegd? De raad is het bevoegd bestuursorgaan om de uitgangspunten voor de controle op de jaarrekening vast te stellen. Met dit voorstel stelt de raad de uitgangspunten vast. 3. Aan welk doel (van de doelenboom in de begroting) draagt het voorstel bij? Een effectief en efficiënt werkende organisatie. 4. Welke argumenten zijn er voor de raad om het besluit te nemen? Ieder jaar stelt de raad de uitgangspunten voor de controle op de jaarrekening vast voordat de accountant start met de controlewerkzaamheden. De accountant controleert namelijk niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt gekregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid. Daarbij accepteert hij bepaalde toleranties.

Datum 19 oktober 2021 Nummer 2545 Pagina 2/4

5. Goedkeuringstolerantie In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en in het programma van eisen zijn de minimumeisen voor deze toleranties voorgeschreven. De toleranties hebben betrekking op: 1. Fouten in de jaarrekening; 2. Onzekerheden in de controle. De goedkeuringstolerantie houdt in dat fouten in de jaarrekening tot 1 % (van de totale lasten) geen gevolgen hebben voor een goedkeurende verklaring, fouten tussen 1% en 3% leiden tot een beperking in de accountantsverklaring, terwijl bij fouten vanaf 3% geen goedkeurende verklaring wordt gegeven. Daarnaast geldt dat onzekerheden in de controle tot 3% (van de totale lasten) nog geen gevolgen hebben voor een goedkeurende verklaring, terwijl bij onzekerheden vanaf 10% de accountant zich van een oordeel onthoudt. De commissie stelt voor de volgende toleranties toe te passen: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurende Beperking

Oordeelonthouding Afkeurende

verklaring

Fouten in de

verklaring

tot 1%

1% - 3%

-

Vanaf 3%

tot 3%

3% - 10%

vanaf 10%

-

jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) In overleg met de accountant stelt de commissie voor om de Enecogelden - in dit jaar de bestemming hiervan - net als bij de controle op de jaarrekening 2020 buiten beschouwing te laten als het gaat om het bepalen van de materialiteit. De materialiteit (maatstaf die bepaalt of een bedrag veelbetekenend is) is relevant voor het bepalen van de foutenmarges bij de toleranties. De bestemmingen van de Enecogelden zorgen er echter voor dat de materialiteit veel hoger komt te liggen, waardoor de foutenmarge te hoog zou komen te liggen. De accountant hanteert een aantal grenswaarden om tot zijn oordeel te komen. Deze normen zijn benoemd in percentages. In overleg met de accountant stelt de commissie voor om de normen gelijk te houden, maar in de berekening de bestemmingen van de Enecogelden niet mee te tellen. Als de bestemmingen van de Enecogelden wel worden meegeteld, dan zouden de grenswaarden in Euro’s veel hoger komen te liggen. Omdat de boeking van de bestemmingen van de Enecogelden echter maar om enkele boeking gaat, worden de grenswaarden in Euro’s gezien als onevenredig hoog. Door een correctie aan te brengen voor de bestemmingen van de Enecogelden wordt de accountantscontrole bovendien beter vergelijkbaar met voorgaande jaren. De commissie stelt de raad voor het advies van de accountant over te nemen.

Datum 19 oktober 2021 Nummer 2545 Pagina 3/4

Daarnaast bestaat een zogenaamde rapporteringstolerantie. Dit is het bedrag, dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen, welke voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Bij overschrijding rapporteert de accountant daarover in zijn verslag van bevindingen. De commissie Rekening & Audit stelt voor deze rapporteringstolerantie te bepalen op 10% van de goedkeuringstolerantie. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Concreet: de raad wordt geïnformeerd over geconstateerde fouten vanaf circa € 250.000 (10 % van € 2,50 miljoen). 6. Rechtmatigheidscontrole Het is afwachten of de wet per 1 januari 2022 in werking treedt, waarbij gemeenten per verslagjaar 2022 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Het college gaat in ieder geval door met de voorbereidingen. De accountant checkt de rechtmatigheid en doet daarover aanbevelingen voor de inrichting van de rechtmatigheidscontrole door het college. Het college komt nog met een raadsbrief Normen- en toetsingskader 2021 om de raad te informeren. 7. Bijzondere aandachtspunten controle De meerwaarde van de accountant is, dat hij met een onafhankelijke en deskundige blik naar de organisatie kijkt.

Jaarlijks bespreekt de commissie Rekening en Audit met de accountant welke posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en organisatieonderdelen bij de controle specifiek aandacht moeten krijgen. 7a. Naleving van de interne inkoop- en aanbestedingsregels De commissie stelt voor om het intern beleid op social return en duurzaam inkopen onder de loep te nemen. Daarbij is afgesproken dat het team voor de Verbijzonderde Interne Controle bij 30 waarnemingen vaststelt in welke mate is voldaan aan het interne inkoopbeleid, inclusief social return en duurzaam inkopen. De accountant zal de uitkomsten beoordelen en daarover rapporteren in het accountantsverslag. 7b. Wagenparkbeheer De gemeente maakt een transitie van diesel naar elektrische voertuigen. De commissie stelt voor om de controleren of het college daarbij de juiste waardering toepast volgens de externe en interne regels. De accountant controleert in welke mate de gemeente dit ook doet. Bij het controleren van de investeringen in het wagenpark zal de accountant vaststellen op welke wijze het college daarin heeft gehandeld en daarover rapporteert hij in het accountantsverslag.

Datum 19 oktober 2021 Nummer 2545 Pagina 4/4

7c. Verantwoording van de subsidies Voor de raad is van belang of subsidieontvangers de afgesproken acties/werkzaamheden hebben uitgevoerd volgens de voorschriften uit de Algemene subsidieverordening. De accountant controleert niet op de doelmatigheid en effectiviteit van het subsidiëren, maar stelt wel vast dat het college conform de bepalingen in de subsidieverordening de subsidie rechtmatig heeft vastgesteld. De accountant zal voor drie grote subsidieontvangers nagaan in welke mate aandacht is besteed aan de vraag of de activiteiten zijn uitgevoerd en zal de bevindingen in dat kader in het accountantsverslag opnemen. 7d. Verantwoording op de bestemmingsreserves Het college moet in de jaarrekening het bestedingsplan opnemen en/of daarnaar verwijzen. Bij de controle van de bestedingen ten laste van de reserves toetst de accountant aan besluitvorming door de raad (al dan niet met een bestedingsplan). 8. Financiële consequenties Binnen de meerjarenbegroting is een jaarlijks budget geraamd voor de accountantscontrole. In overleg met de accountant zal nog worden bekeken of het extra werk dat gepaard gaat met de aandachtspunten ook binnen het beschikbare budget past.

De commissie Rekening & Audit van Leidschendam-Voorburg,

E.Ph. de Bruin commissiegriffier

Bijlage bestemd voor de raad: Nummer Onderwerp

H.I. Aris-van Neuren voorzitter