Raadsbrief informeren over de vervolgonderzoeken huisvesting raad.docx

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 29 april 2022 Nummer 2836 Onderwerp Raadsbrief “informeren over rapport vervolgonderzoeken huisvesting raad” Portefeuillehouder Raad Behandeld door De heer E.Ph. de Bruin

1. Waarom wordt de raad geïnformeerd? De werkgroep Huisvesting raad biedt de raad het rapport met de vervolgonderzoeken voor de huisvesting van de raad aan (bijlage 1). Naast het rapport ontvangt de raad een notitie scenariostudies (bijlage 2) en een overzicht met indicaties voor de kosten (bijlage 3). De raad kan op basis van het rapport en de bijlagen het college de opdracht geven om een scenario verder uit te werken en voor besluitvorming aan de raad voor te leggen. 2. Inhoudelijke toelichting De raad heeft in zijn vergadering van 10 november 2021 de raadswerkgroep ‘Huisvesting raad’ de opdracht verleend om de vervolgonderzoeken met betrekking tot de huisvesting van de raad te begeleiden (zie bijlage 4a en 4b). Het bureau JHK Architecten heeft de vervolgonderzoeken uitgevoerd. 3. Eerste haalbaarheidsonderzoek De werkgroep heeft op 22 juli 2021 de raadsbrief informeren over rapport haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad naar de raad gestuurd. De werkgroep heeft zich in haar werkzaamheden uitsluitend gericht op de begeleiding van de haalbaarheidsstudie van de 4 scenario’s zoals door de Raad geschetst. Deze zijn: 1. Huisvesting Raad en griffie, 2. Huisvesting Raad en griffie in een pandemie, 3. Huisvesting Raad, griffie en museum en 4. Huisvesting Raad, griffie en museum in een pandemie.

Overige opties, zoals niets doen of verhuizen naar een andere locatie maakten geen deel uit van de werkzaamheden. De werkgroep heeft op basis van de studies geconstateerd dat zowel huisvesting van de Raad en griffie, alsmede huisvesting van Raad, griffie en museum conform de programma’s van eisen technisch haalbaar is. Voor meer informatie over het eerste haalbaarheidsonderzoek verwijst de werkgroep naar bijlage 5a t/m 5g.

Datum 29 april 2022 Nummer 2836 Pagina 2/4

De raadsbrief met het rapport haalbaarheidsonderzoeken is besproken in de commissie Samenleving van 20 september 2021 (bijlage 4c). In dat debat is gebleken dat behoefte bestond aan uitbreiding van het onderzoek naar andere locaties, onder andere nabij het Raadhuis in Leidschendam. Op basis van het debat heeft de werkgroep een raadsvoorstel (2536) opgesteld met de opdracht aan de werkgroep om het vervolgonderzoek te begeleiden. 4. Vervolgonderzoek Het vervolgonderzoek bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Herenstraat 72 (Huize Swaensteyn), Voorburg Het opstellen van een investerings- en exploitatiekostenraming op hoofdlijnen voor huisvesting van raad en griffie in huize Swaensteyn, conform de eerder opgestelde scenario’s uit het eerste haalbaarheidsonderzoek: A. uitbreiding raadzaal, zonder overkapping binnenplaats; B. uitbreiding raadzaal, met overkapping binnenplaats. Het meest uitgebreide scenario, met een extraverdieping bovenop de raadzaal, is in dit onderzoek niet meegenomen, om zo een goede vergelijking van de kosten voor huisvesting van raad en griffie te kunnen maken.. Voor inpassing van de musea in Herenstraat 72 wordt verwezen naar het eerder door JHK uitgevoerde onderzoek van 13 juli 2021. 2.

Raadhuisplein 1, Leidschendam Het verrichten van een haalbaarheidsonderzoek, bestaande uit een inpassingsstudie met bijbehorende investerings- en exploitatiekostenraming op hoofdlijnen, naar huisvesting in Raadhuisplein 1 te Leidschendam in twee scenario’s: A. raadzaal in de bestaande dubbelhoge hal van het gebouw; B. raadzaal op de huidige binnenplaats met een nieuwe overkapping. 3. Fictieve nieuwbouwlocatie Het doen van een inpassingsstudie (met bijbehorende investerings- en exploitatiekostenraming op hoofdlijnen) voor huisvesting van raad en griffie op een fictieve nieuwbouwlocatie (‘Greenfield’) binnen de gemeente. Uitgangspunt is een efficiënt ingedeeld, vrijstaand gebouw van 2 of 3 bouwlagen. Het vervolgonderzoek bevat dan ook vijf scenario’s die de werkgroep met elkaar vergelijkt. Bladzijde 46/58 van het rapport bevat een vergelijkingsmatrix. De waardering is gevormd vanuit architectonisch en bouwkundig perspectief (ruimtelijke kwaliteit, kansen en risico's). In het vervolgonderzoek zijn de scenario’s die rekening houden met pandemiemaatregelen niet meegenomen.

Datum 29 april 2022 Nummer 2836 Pagina 3/4

5. Voorstel voor het besluitvormingsproces De werkgroep beoogt met deze brief niet een uitspraak te doen over de politieke wenselijkheid van de scenario’s, maar om feitelijk te rapporteren over de te maken afwegingen. De werkgroep stelt de raad voor om voorafgaand aan inhoudelijke bespreking eerst een beeldvorming te organiseren waarin JHK architecten een technische toelichting geeft op het vervolgonderzoek. Daarna kunnen de raadsleden deze brief met bijlagen bespreken in de commissie Samenleving. De fracties kunnen bij de bespreking aangeven welke voorkeur voor de huisvesting van raad en griffie zij hebben. De werkgroep ziet voor zichzelf geen andere rol weggelegd dan hooguit technische informatie te geven als een fractie daarom verzoekt. Het politieke debat is geheel aan de fracties onderling. Het college heeft in deze fase geen rol. De werkgroep stelt voor dat het presidium op basis van de beraadslaging in de commissie een raadsvoorstel maakt over de vervolgstappen. Dit kan bijvoorbeeld een voorstel zijn waarin het college wordt gevraagd een voorkeurscenario verder uit te werken. Andere uitkomsten van de beraadslaging in commissie zijn ook mogelijk. 6. Samenvatting De werkgroep huisvesting raad stuurt het rapport van de architect met de haalbaarheidsonderzoeken voor verdere bespreking naar de raad. De fracties kunnen het rapport in de commissie Samenleving bespreken.

Op basis van het debat zal het presidium een raadsvoorstel maken met een opdracht aan het college om een voorkeurscenario uit te werken tot een concreet raadsvoorstel. Het raadsvoorstel van het presidium kan in de volgende cyclus worden besproken, waarna de raad nog voor het zomerreces de opdracht aan het college kan verstrekken. Ten slotte wil de werkgroep de architecten van JHK Architecten en de ondersteuners vanuit de ambtelijke organisatie bedanken voor de constructieve samenwerking en ondersteuning. Werkgroep huisvesting raad,

E.Ph. de Bruin secretaris

O. Heil voorzitter

Volgende bladzijde overzicht van de bijlagen.

Datum 29 april 2022 Nummer 2836 Pagina 4/4

Bijlage bestemd voor de raad: Nummer Onderwerp 1. Rapport vervolgonderzoek huisvesting raad 2. Notitie scenariostudies 3. Overzicht met indicatie van de kosten 4a. Raadsvoorstel vervolg haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad 4b. Raadsbesluit vervolg haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad 4c. besluitenlijst commissie Samenleving van 20 september 2021 Bijlagen uit het eerste haalbaarheidsonderzoek 5a. raadsbrief 5b. Rapport haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad 5c. Indicatie bouw- en advieskosten 5d. Raadsbesluit werkgroep huisvesting raad 5e. Programma van Eisen geactualiseerd 5f. Programma van Eisen museum Swaensteyn 5g. Werkzaamheden werkgroep huisvesting raad