Initiatiefvoorstel transparantie lokaal openbaar bestuur (def).docx

Initiatiefvoorstel Transparant lokaal openbaar bestuur Datum: Nummer: Onderwerp: Initiatiefnemer:

11 mei 2021 3a Transparantie lokaal openbaar bestuur Van Maldegem (D66), Streefkerk (PvdA)

Gevraagd raadsbesluit De gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg vergroot met dit initiatiefvoorstel de transparantie van de lokale overheid in de gemeente Leidschendam-Voorburg via de volgende wijzigingen: a) De publicatie van het mandaatbesluit van het ambtelijke apparaat op de website van de gemeente; b) De publicatie van het organogram van de gemeente Leidschendam-Voorburg op de website van de gemeente; c)

De publicatie van de agenda voorafgaand aan de vergadering van het college van burgemeester en wethouders, tenzij dat op grond van artikel 55 van de Gemeentewet niet kan;

d) De publicatie van de behandelde stukken in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering, doch uiterlijk binnen zeven dagen na de vergadering, tenzij dat op grond van artikel 55 van de Gemeentewet niet kan; e) De publicatie van de ingekomen stukken (Lijst ingekomen stukken), inclusief eventuele reacties vanuit het college en de raad op de website van de gemeente, met inachtneming van wetgeving rondom persoonlijke gegevens en/of tenzij artikel 55 van de Gemeentewet zich verzet tegen publicatie, zo spoedig mogelijk na ontvangst dan wel verzending van het betreffende stuk. f)

De publicatie van documenten op de website van de gemeente, die zijn gedeeld met derde partijen naar aanleiding van een verzoek op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), zo spoedig mogelijk na het delen van deze documenten met die derde partij.

Waarom wordt de raad dit besluit voorgelegd? Transparantie is de hoeksteen van democratisch bestuur. Transparantie van het lokaal openbaar bestuur is daarmee ook nooit af. Dit initiatiefvoorstel oordeelt niet over de huidige transparantie van het lokaal openbaar bestuur, maar beoogt door een aantal maatregelen de transparantie van het lokaal openbaar bestuur verder te vergroten.

Artikel 169 van de Gemeentewet, lid 2 geeft aan dat de raad moet beschikken over alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van de taak nodig heeft. Het college dient op basis van het derde lid de door de gemeenteraad gevraagde inlichtingen mondeling of schriftelijk te verstrekken, tenzij dat in strijd is met het openbaar belang. De gemeenteraad kan – bijvoorbeeld via dit initiatiefvoorstel – het college opdragen maatregelen te nemen die de transparantie van het lokaal openbaar bestuur vergroten. Daarnaast is transparantie van de uitvoerende macht niet alleen in het belang voor gemeenteraadsleden bij de uitoefening van de taak. Ook de inwoner van onze gemeente moet op een eenvoudige manier kunnen achterhalen hoe de gemeente georganiseerd is en op basis van welke stukken welke besluiten genomen worden door het college van burgemeester en wethouders. Net zoals inwoners via openbaar toegankelijke informatie kan zien op basis van welke stukken welke besluiten de gemeenteraad neemt, tenzij er redenen zijn die openbaarheid van stukken in de weg staan. Te denken aan informatie van bedrijfseconomische aard, informatie die op grond van de AVG niet geopenbaard mag worden of informatie die de openbare veiligheid in het gedrang brengt. Dit voorstel draagt bij aan het principe ‘alle overheidsinformatie openbaar, tenzij’.

Dit voorstel is daarmee in lijn met de Wet Open Overheid, de initiatiefwet van GroenLinks en D66 die naar alle waarschijnlijkheid in 2023 in werking treedt. Uitgangspunt van deze wet is actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Dus niet pas nadat inwoner, bedrijven of raadsleden vragen om informatie, maar ook zonder dat er een specifiek verzoek om informatie is ingediend. Vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid kan de gemeente LeidschendamVoorburg met enkele aanpassingen een beentje bij trekken qua transparantie van het lokaal openbaar bestuur. Aan welk doel (van de doelenboom in de begroting) draagt het voorstel bij? 5. De gemeente is er voor inwoners, ondernemers en organisaties. Welke argumenten zijn er voor de raad om het besluit te nemen? De gedachte achter dit initiatiefvoorstel is dat alle informatie binnen het lokaal openbaar bestuur openbaar zijn, tenzij een belang zich daartegen verzet. Transparantie moet dus niet op aanvraag toegepast worden; actieve transparantie is de norm. Achtereenvolgens volgen hieronder de argumenten per onderdeel van dit initiatiefvoorstel: ad a) Publicatie mandaatbesluit Het college heeft laten weten op vragen van de D66-fractie dat uit onderzoek bleek dat er nauwelijks zoekopdrachten waren naar het mandaatbesluit van de ambtelijke organisatie.

Dat was voor het college voldoende reden om het mandaatbesluit alleen aan de gemeenteraad te sturen, maar het mandaatbesluit niet op de website te publiceren. Het college heeft eveneens laten weten dat de Bekendmakingswet vanaf 2021 ging wijzigen en dat die aanpassingen reden zouden zijn voor het college om in het zomerreces van 2020 te bezien of het mandaatbesluit actief openbaar gemaakt kon worden. Tot nu toe is het mandaatbesluit niet te

vinden op de gemeentelijke website. Dit voorstel zorgt ervoor dat het mandaatbesluit alsnog actief openbaar gemaakt wordt. ad b) Publicatie organogram Het college heeft laten weten op vragen van de D66-fractie dat uit onderzoek bleek dat er nauwelijks zoekopdrachten waren naar het organogram van de ambtelijke organisatie en dat de gemeentelijke website een vraaggestuurde website is. Dit voorstel zorgt ervoor dat het organogram alsnog actief openbaar gemaakt wordt. ad c) Publicatie agenda vergadering college van burgemeester en wethouders Het college heeft laten weten op vragen van de D66-fractie dat het de agenda niet openbaar maakt omdat ‘vergaderingen van het college … niet openbaar zijn’. Het college vindt dat een logische gevolgtrekking. Andere gemeenten zoals bijvoorbeeld Den Haag, Leiden en Nijmegen publiceren voorafgaand aan de collegevergadering de agenda van de vergadering. Het college heeft eveneens laten weten dat de Bekendmakingswet vanaf 2021 ging wijzigen en dat die aanpassingen reden zouden zijn voor het college om in het zomerreces van 2020 te bezien of collegestukken actief openbaar gemaakt kunnen worden. Tot nu toe is de agenda van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders niet te vinden op de gemeentelijke website.

Dit voorstel zorgt ervoor dat de agenda van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders actief openbaar gemaakt wordt en voorafgaand aan de vergadering, tenzij er gegronde redenen zijn die de actieve openbaarmaking in de weg staan. ad d) Publicatie behandelde stukken vergadering college van burgemeester en wethouders Het college heeft laten weten dat het onmogelijk is voor zowel inwoners als gemeenteraadsleden om de stukken terug te vinden die behoren bij de agendapunten van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders. Wel kan het college deze stukken op verzoek van inwoners en gemeenteraadsleden toesturen. In lijn met de Wet Open Overheid moet de gemeente stukken die de vergadering van het college van burgemeester en wethouders behandelt actief openbaar maken. Dit voorstel zorgt daarvoor, vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wet Open Overheid. Het is immers nooit te vroeg om transparant te zijn. Dit artikel huldigt het principe dat de (beslis)notities zoals die worden aangeleverd door ambtelijke organisatie aan de vergadering van het college van burgemeester en wethouders geopenbaard worden. ad e) Publicatie Lijst ingekomen stukken en eventuele reacties De gemeenteraad beschikt over een digitaal overzicht van de ingekomen stukken.

Dat zijn stukken die inwoners, bedrijven, belangenbehartigers en andere derden sturen aan de gemeente, of meer specifiek aan de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders. In veel gevallen verzet de inhoud van die stukken zich niet tegen actieve openbaarmaking.

De gemeenteraad vraagt op regelmatige basis om een afschrift van de reactie vanuit het college van burgemeester en wethouders, indien het college voorstelt de afdoening van het ingekomen stuk ter hand te nemen. Inwoners van de gemeente hebben geen inzage in deze ingekomen stukken. Indien er geen wettelijke grond is om de ingekomen stukken actief openbaar te maken, kunnen inwoners op dit moment dus niet beschikken over informatie waarover ze idealiter wel kunnen beschikken. Dit voorstel zorgt ervoor dat alle ingekomen stukken actief en direct openbaar gemaakt worden, tenzij de inhoud van de stukken zich daartoe verzet. De weging daarin ligt bij het college. Deze actieve openbaarmaking geldt ook voor de eventuele reacties van gemeenteraad en/of het college van burgemeester en wethouders. ad f) Publicatie documenten naar aanleiding van Wob-verzoek Een ieder kan op basis van de Wet openbaarheid van bestuur informatie opvragen bij overheidsorganisaties. Dat geldt ook voor informatie van gemeenten. De rijksoverheid publiceert op een website alle besluiten die zijn genomen op basis van de Wet openbaarheid van bestuur inclusief alle geopenbaarde overheidsinformatie. Gemeenten ontvangen ook met regelmaat verzoeken om informatie op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dat geldt ook voor Leidschendam-Voorburg.

Op de gemeentelijke website worden Wob-verzoeken en Wob-besluiten gepubliceerd. Echter, de geopenbaarde stukken zijn niet op de gemeentelijke website terug te vinden. De site vermeldt dan dat een medewerker op verzoek die geopenbaarde stukken kan toesturen. En dat de medewerker binnen vijf werkdagen contact opneemt met aanvrager. Dit voorstel zorgt ervoor dat bij het besluit over het Wob-verzoek tevens alle geopenbaarde overheidsinformatie digitaal te vinden is op de gemeentelijke website, en dat daarmee de wachttijd van maximaal vijf werkdagen vervalt die andere inwoners kunnen ervaren als zij over dezelfde informatie wensen te beschikken als de aanvrager van het Wob-verzoek. Dat scheelt ook in terugbellen en correspondentie met de betreffende, geïnteresseerde burger. Juridische beperkingen Artikel 55 van de Gemeentewet schrijft voor dat het college kan beslissen om informatie die in een besloten vergadering is behandeld geheim te houden. Daarvoor dient wel sprake te zijn van een belang dat genoemd is in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Te denken valt aan informatie die de veiligheid zou kunnen schaden, vertrouwelijke bedrijfsgegevens of persoonsgegevens die op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) niet geopenbaard mogen worden.

Inwerkingtreding Dit voorstel treedt in werking uiterlijk op 1 januari 2022, en op onderdelen zo veel eerder als mogelijk.