Bijlage 5g - werkzaamheden werkgroep huisvesting raad

Werkgroep huisvesting raad

Aan Gemeenteraad Datum 22 juli 2021 Ons kenmerk 2460 Onderwerp Verslag van de werkzaamheden van de werkgroep

1. Werkzaamheden werkgroep De werkgroep is in totaal 16 keer bijeengekomen, waarvan vier keer met JHK Architecten. Twee keer heeft een delegatie van de werkgroep gesproken met de portefeuillehouder en de voorzitter van de raad en één keer met de voorzitter van het bestuur en de directeur van Museum Swaensteyn. Ten slotte heeft de voorzitter van de werkgroep apart gesproken met de voorzitter van het bestuur van museum Swaensteyn. JHK Architecten heeft op 22 juni 2021 een presentatie geven in de Beeldvorming. 2. Selectie architectenbureau De ambtelijke organisatie heeft de selectie van het architectenbureau begeleid. De werkgroep is op de hoogte gehouden maar heeft zelf niet de selectie gedaan. De ambtelijke organisatie heeft drie bureaus uitgenodigd een offerte in te dienen. JHK Architecten kwam als beste uit de bus. 3. Plan van Aanpak Met JHK heeft de werkgroep een plan van aanpak besproken. In de planning heeft JHK enkele contactmomenten opgenomen met de werkgroep. Tijdens één van die momenten heeft een deel van de werkgroep met de architecten in Swaensteyn gekeken naar de eisen en wensen en de mogelijkheden die er zijn. JHK heeft volgens planning op 22 juni 2021 een presentatie in de Beeldvorming gegeven. Een week later heeft het bureau het definitieve rapport toegestuurd. Namens JHK Architecten zijn bij het project betrokken geweest ir. Chris de Jonge en ir.

Laurens de Lange. Daarnaast heeft het bureau enkele externe deskundigen geraadpleegd. 4. Programma van Eisen huisvesting raad en griffie De werkgroep heeft zich inhoudelijk in eerste instantie gebogen over het Programma van Eisen (hierna PvE). Hij heeft het PvE uit 2017 van Akro Consult als uitgangspunt genomen en dat aangevuld. Onder andere is rekening gehouden met de mogelijkheid dat de gemeente de grens van 80.000 inwoners overschrijdt. Als dat het geval is zal de raad uit 37 raadsleden bestaan. Daarnaast heeft hij de eisen opgesteld die moeten gelden bij een pandemie. Dit laatste is in samenspraak met de architect gedaan.

Datum 22 juli 2021 Ons kenmerk 2460 Pagina 2/2

5. Programma van Eisen huisvesting Museum Swaensteyn Het bestuur van museum Swaensteyn heeft ook een PvE ingediend waarin het heeft aangegeven welke eisen gelden voor huisvesting van het museum. Daarvoor heeft een deel van het bestuur nog een ronde in Huize Swaensteyn gemaakt. De werkgroep heeft het PvE van het museum na een korte bespreking toegestuurd naar de architect. 6. Afronding werkzaamheden architect De architect heeft op basis van de twee PvE’s een eerste versie van het rapport besproken met de werkgroep. Op basis daarvan heeft de architect de presentatie voor de beeldvorming gemaakt. Mede op basis van de reacties uit de Beeldvorming heeft de architect het rapport afgerond en naar de werkgroep gestuurd. 7. Afronding werkzaamheden werkgroep De werkgroep heeft het rapport na een korte bespreking voor een reactie naar de portefeuillehouder en de voorzitter van de raad en naar de voorzitter van het bestuur van museum Swaensteyn gestuurd. Vervolgens hebben twee leden van de werkgroep een gesprek gehad met de portefeuillehouder en burgemeester en met de voorzitter en directeur van museum Swaensteyn. Het bestuur van het museum heeft schriftelijk zijn aandachtspunten meegegeven die de werkgroep heeft opgenomen in de raadsbrief. Het college heeft geen aanvullende opmerkingen meegegeven.

De werkgroep heeft ten slotte op 22 juli 2021 de raadsbrief vastgesteld en verzonden naar de gemeenteraad.