Bijlage 5a - Raadsbrief informeren over de haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 22 juli 2021 Nummer 2460 Onderwerp Raadsbrief informeren over rapport haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad Portefeuillehouder Raad Behandeld door De heer E.Ph. de Bruin

1. Waarom wordt de raad geïnformeerd? De werkgroep Huisvesting raad biedt de raad het rapport met de haalbaarheidsonderzoeken voor de huisvesting van de raad aan (bijlage 1). Naast het rapport ontvangt de raad een overzicht met indicaties voor de kosten (bijlage 2). In bijlage 6 doet de werkgroep verslag van haar werkzaamheden tot nu toe. De werkgroep heeft ook de reacties van het college en het bestuur van het museum gevraagd. Deze reacties vindt u in deze brief. De raad kan op basis van het rapport en de bijlage het college de opdracht geven om een scenario verder uit te werken en voor besluitvorming aan de raad voor te leggen. 2. Inhoudelijke toelichting De raad heeft in zijn vergadering van 2 februari 2021 de raadswerkgroep ‘Huisvesting raad’ ingesteld die de opdracht heeft de actualisatie van het Programma van Eisen en de haalbaarheidsonderzoeken begeleiden. Het gaat om de actualisatie van het Programma van Eisen uit de Akro Consultrapportage van 2 mei 2017. Daarnaast moet de werkgroep een tweede Programma van Eisen maken met de noodzakelijke aanpassingen in geval van een pandemie. En ten slotte heeft de werkgroep het voorstel van museum Swaensteyn in Huize Swaensteyn bij de haalbaarheidsonderzoeken betrokken (zie bijlage 3). Het bureau JHK Architecten heeft de haalbaarheidsonderzoeken uitgevoerd op basis van het geactualiseerde Programma van Eisen (bijlage 4).

Voor de twee scenario’s met de huisvesting van het museum heeft het bestuur van het museum een eigen Programma van Eisen ingediend, dat JHK ook heeft gebruikt voor de onderzoeken (bijlage 5). In bijlage 6 heeft de werkgroep kort de werkzaamheden beschreven.

Datum 22 juli 2021 Nummer 2460 Pagina 2/4

3. Hoe om te gaan met de vier scenario’s De werkgroep benadrukt dat zij zich in haar werkzaamheden uitsluitend heeft gericht op de begeleiding van de haalbaarheidsstudie van de 4 scenario’s zoals door de Raad geschetst. Deze zijn: 1. Huisvesting Raad en griffie, 2. Huisvesting Raad en griffie in een pandemie, 3. Huisvesting Raad, griffie en museum en 4. Huisvesting Raad, griffie en museum in een pandemie. Overige opties, zoals niets doen of verhuizen naar een andere locatie maakten geen deel uit van de werkzaamheden. De werkgroep constateert op basis van de studies dat zowel huisvesting van de Raad en griffie, alsmede huisvesting van Raad, griffie en museum conform de programma’s van eisen technisch haalbaar is. Hiermee doet de werkgroep nadrukkelijk geen uitspraak over de politieke wenselijkheid of de kosten. De scenario’s 2 en 4, waarbij rekening wordt gehouden met een pandemie en dan in het bijzonder een 1,5 meter samenleving zijn alleen haalbaar wanneer grote concessies worden gedaan aan andere eisen uit het programma. Om op de locatie Swaensteyn voldoende fysieke ruimte te creëren voor de verschillende scenario’s’ heeft het architectenbureau een aantal bouwstenen aangeleverd. Deze zijn: 1. Renovatie bestaande raadszaal 2. Uitbreiding bestaande raadszaal 3. Verdieping erop 4. Kelder eronder 5.

Overkapping van de binnenplaats De raad kan in elk scenario verschillende bouwstenen combineren om zo tot het gewenste resultaat te komen. De bijlage bevat naast de minimale kosten per scenario daarom ook een indicatie van de kosten per bouwsteen. Het is aan de raad om al dan niet een voorkeur uit te spreken voor een van de geschetste scenario’s, al dan niet in combinatie met verschillende bouwstenen. 4. Gesprek met het college Op 14 juli 2021 heeft een delegatie van de werkgroep gesproken met de portefeuillehouder en de voorzitter van de raad. Daarbij is een toelichting gegeven op de inhoud van de stukken en het verdere proces. Van het college zijn geen aanvullende opmerkingen ten behoeve van de bespreking in de raad ontvangen.

Datum 22 juli 2021 Nummer 2460 Pagina 3/4

5. Opmerkingen van het bestuur van Museum Swaensteyn Op 13 juli 2021 heeft een delegatie van de werkgroep gesproken met de voorzitter/bestuurslid van het bestuur en de directeur van museum Swaensteyn & Hofwijck. In het gesprek hebben zij aangegeven dat zichtbaarheid en herkenbaarheid belangrijk zijn voor het museum. Daarom heeft het museum een voorkeur voor de volgende punten: -

’t Swaentje/Brak als ingang omdat het daarmee een zichtbare ingang heeft

-

aan de straat. En het museum kan de ruimte dan ook gebruiken als museumwinkel. Het gebruik van enkele kamers uit Huize Swaensteyn. Huize Swaensteyn is

-

een herkenbaar gebouw in de Herenstraat. En herkenbaarheid heb je nodig naar de bezoekers toe. De grote tentoonstellingszaal op de begane grond of anders op een te

-

bouwen verdieping boven de raadzaal. Voor zo’n zaal heb je daglicht nodig. Dus liever niet in de kelder. De grote museum tentoonstellingszaal moet separaat in het complex afsluitbaar zijn (een soort binnenschil voor de tentoonstellingszaal) niet het gehele museum.

6. Voorstel voor het besluitvormingsproces De werkgroep stelt de raad voor om deze brief met bijlagen te bespreken in de commissie Samenleving van 20 september 2021. De fracties kunnen bij de bespreking aangeven welke voorkeur voor de huisvesting van raad, griffie en museum zij hebben. De werkgroep ziet voor zichzelf geen andere rol weggelegd dan hooguit technische informatie te geven als een fractie daarom verzoekt. Het politieke debat is geheel aan de fracties onderling. Ook het college ziet voor zichzelf in deze fase geen inhoudelijk-politieke rol weggelegd. De werkgroep wil op basis van de beraadslaging in de commissie een raadsvoorstel maken over de vervolgstappen. Dit kan bijvoorbeeld zijn een voorstel waarin het college wordt gevraagd een bepaald scenario met specifieke bouwstenen verder uit te werken. Andere uitkomsten van de beraadslaging in commissie zijn ook mogelijk. De werkgroep streeft ernaar dit voorstel voor de cyclus van oktober in te dienen. De raad zou dan op 9 november 2021 een besluit kunnen nemen. 7. Samenvatting De werkgroep huisvesting raad stuurt het rapport van de architect met de vier haalbaarheidsonderzoeken voor verdere bespreking naar de raad. De fracties kunnen het rapport in de commissie Samenleving van 20 september 2021 bespreken.

Op basis van het debat zal de werkgroep een raadsvoorstel maken dat in de cyclus van november opnieuw besproken kan worden, waarna de raad op 9 november 2021 een besluit kan nemen.

Datum 22 juli 2021 Nummer 2460 Pagina 4/4

Ten slotte wil de werkgroep de architecten van JHK Architecten en de ondersteuners vanuit de ambtelijke organisatie bedanken voor de constructieve samenwerking en ondersteuning.

Werkgroep huisvesting raad,

E.Ph. de Bruin secretaris

O. Heil voorzitter

Bijlage bestemd voor de raad: Nummer Onderwerp 1. Rapport haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad 2. Indicatie bouw- en advieskosten 3. Raadsbesluit werkgroep huisvesting raad 4. Programma van Eisen geactualiseerd 5. Programma van Eisen museum Swaensteyn 6. Werkzaamheden werkgroep huisvesting raad