Bijlage 4a - Raadsvoorstel Raadsvoorstel vervolg haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad
Tekst van het document
Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG
Datum 8 oktober 2021 Nummer 2536 Onderwerp Raadsvoorstel vervolg haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad Portefeuillehouder raad Behandeld door E.Ph. de Bruin
1. Gevraagd raadsbesluit. De raad besluit: 1. De werkgroep huisvesting raad opdracht te verlenen om de
2.
vervolgonderzoeken met betrekking tot de huisvesting van de raad te begeleiden. Een haalbaarheidsonderzoek te doen naar verhuizing van de raad en griffie
3.
naar een locatie in of nabij het Raadhuis of een combinatie daarvan, inclusief een kostenraming. Een overzicht te maken van overige mogelijke bestaande en
4.
nieuwbouwlocaties voor huisvesting van de raad. Een overzicht te maken van de thans bekende (juridische) mogelijkheden,
5.
financiële consequenties en voor- en nadelen van de verschillende huisvestingsopties zijnde a. Huisvesting in Huize Swaensteyn, b. Huisvesting in Huize Swaensteyn inclusief Museum c. Huisvesting in of nabij het Raadhuis en d. Huisvesting in ander bestaand gebouw of nieuwbouw elders. Een inschatting te maken van de exploitatiekosten van huisvesting van de
6.
raad in bovenstaande opties. Een onderzoek te doen naar de mogelijkheid om Huize Swaensteyn, in geval
7.
van verhuizing naar een locatie elders, te verhuren of te verkopen. Voor deze onderzoeken een budget beschikbaar te stellen van € 50.000,-.
2. Waarom wordt de raad dit besluit voorgelegd? De commissie Samenleving heeft in de vergadering van 22 september 2021 de raadsbrief informeren over rapport haalbaarheidsonderzoeken huisvesting raad (2460) van 22 juli 2021 besproken. Na bespreking heeft de commissie geadviseerd dat de werkgroep op tijd voor de volgende cyclus met een voorstel komt voor het college. De werkgroep geeft daaraan gevolg met dit raadsvoorstel.
Datum 8 oktober 2021 Nummer 2536 Pagina 2/3
De werkgroep stelt echter voor dat de raad de werkgroep een opdracht geeft om de vervolgonderzoeken die zijn benoemd in het gevraagd raadsbesluit te begeleiden, net zoals het bij de eerste haalbaarheidsonderzoeken. 3. Aan welk doel (van de doelenboom in de begroting) draagt het voorstel bij? Een goed functionerende democratie. 4. Welke argumenten zijn er voor de raad om het besluit te nemen? De werkgroep huisvesting raad heeft met de raadsbrief het rapport van de architect met de vier haalbaarheidsonderzoeken voor verdere bespreking naar de raad gestuurd. De commissie samenleving heeft de brief en het rapport in de vergadering van 22 september 2021 besproken. Op basis van het debat heeft de werkgroep een raadsvoorstel gemaakt dat de raad in de cyclus van oktober/november opnieuw kan bespreken, waarna de raad op 9 november 2021 een besluit kan nemen. De werkgroep stelt vast dat in de commissie is geconstateerd dat niets doen geen optie is. Een meerderheid wil echter de onderzochte scenario’s van huisvesting raad en griffie in Swaensteyn en huisvesting van raad, griffie en het museum in Swaensteyn afzetten tegen andere opties, waarbij de werkgroep ook de kosten (verhuizen, investeringen en exploitatielasten) meeneemt. In het debat is verder speciaal aandacht gevraagd voor de toegankelijkheid van de raadzaal. 5. Te onderzoeken opties.
De werkgroep stelt de raad voor om, gehoord de discussie in de commissie Samenleving van 22 september 2021, de volgende aanvullende opties (aanvullend op de reeds gedane haalbaarheidsonderzoeken) te onderzoeken: - Verhuizen van de raadzaal naar of nabij het Raadhuis in Leidschendam. - Verhuizen van de raadzaal naar andere locaties in de gemeente, waarbij de
-
werkgroep zal kijken naar bestaande gebouwen en naar kansen voor nieuwbouw. Bij elke optie de directe en indirecte kosten in beeld te brengen.
6. Kosten. Welke optie de raad ook verkiest, verhuizen naar een bestaand gebouw, verbouwen van Swaensteyn of een nieuw gebouw neerzetten, het kost geld. De werkgroep zal in het onderzoek meenemen wat de kosten zijn voor het in stand houden van Huize Swaensteyn als de raad besluit om naar een andere locatie te verhuizen of kiest voor nieuwbouw.
Datum 8 oktober 2021 Nummer 2536 Pagina 3/3
Echter, met betrekking tot het verzoek om de exploitatielasten in beeld te brengen merkt de werkgroep op dat het deze kosten pas goed in beeld kan brengen als ook bekend is welke installaties de raad zal gebruiken en op welke locatie. Meer dan een grove inschatting van exploitatiekosten op hoofdlijnen acht de werkgroep gezien het grote aantal variabelen in alle opties momenteel niet mogelijk. 7. Begeleiden vervolgonderzoek. De commissie Samenleving heeft geadviseerd dat de werkgroep een raadsvoorstel opstelt waarin de raad het college vraagt om meerdere opties tegen elkaar af te wegen. De raad moet het college daarbij vragen de plussen en minnen met ook de exploitatiekosten uit te werken. De werkgroep stelt de raad voor om de werkgroep de opdracht te verlenen om het onderzoek naar de vraagpunten te begeleiden. Het betreft onderzoeken die moeten aangeven wat de haalbaarheid is van de verschillende opties voor de huisvesting van de raad, wat ligt in het verlengde van de eerste opdracht. Bovendien gaat het om de huisvesting van de raad zelf. Het ligt dan meer voor de hand dat in dit stadium raadsleden de onderzoeken begeleiden. Nadat de haalbaarheid van de alternatieven in beeld is gebracht kan de raad een besluit nemen over de gewenste optie. Het college kan vervolgens de gewenste optie nader uitwerken. 8.
Planning Wat betreft de planning stelt de werkgroep voor om het eindverslag, indien mogelijk in de vorm van een raadsvoorstel, voor het eind van deze raadsperiode naar de raad te sturen. De raad die na de gemeenteraadsverkiezingen start kan dan een besluit nemen over de huisvesting van de raad met inachtneming van alle onderzoeken naar de verschillende opties.
De werkgroep Huisvesting raad,
de secretaris,
de voorzitter,
E.Ph. de Bruin
O. Heil