Bijlage 3 Overzicht werksessies en enquête (2178).docx

Kaderstellende rol van de raad

Aan Gemeenteraad Datum 22 juli 2021 Ons kenmerk 2178 Onderwerp Verslag van de Werksessies 2020 en enquête 2021

Begin 2020 zijn de werksessies van start gegaan. In samenwerking met de griffie hebben vertegenwoordigers uit de zeven fracties zich gebogen over bovenstaande punten. Sessie 1 heeft op 18 februari 2020 plaatsgevonden, sessie 2 op 10 maart 2020. Een groot deel van de suggesties die in deze sessie werd gedaan vanuit de aanwezigen heeft de griffie in de tussentijd al gerealiseerd. Met name op het gebied van de verbetering in iBabs is afgelopen jaar een flinke slag gemaakt. De derde sessie heeft helaas geen doorgang gevonden in het voorjaar van 2020 vanwege de Corona-uitbraak en de drukte in de periode daarna bij de griffie. Het derde onderdeel, de kwaliteit van raadsvoorstellen en raadsbrieven, bleef daardoor nog onbesproken. Afgelopen voorjaar 2021 heeft het Presidium besloten het derde thema (kwaliteit raadsstukken) via een kleine enquête aan de raads- en commissieleden voor te leggen. Dat is gebeurd eind april 2021. Op deze manier kregen alle raads- en commissieleden de gelegenheid hun mening te geven en hun ideeën mee te geven. Deze mini-enquête was anoniem. Dit waren de vragen: 1. Hoe beoordeelt u de kwaliteit van de raadsvoorstellen en raadsbrieven van het College qua leesbaarheid en begrijpelijkheid, op een schaal van 0-10? 2. Kunt u een korte toelichting geven op het cijfer dat u heeft gegeven? 3.

Geven de raadsstukken voor u over het algemeen een volledig beeld van het dossier of mist u informatie in de raads- en raadsbrieven? Als u informatie mist, welke informatie wilt u voortaan graag opgenomen zien in de stukken? Denk bijvoorbeeld aan aspecten als financiële gevolgen, juridische consequenties, participatie, voorgeschiedenis en dergelijke. 4. Heeft u behoefte aan raadsvoorstellen waarin wordt gewerkt met scenario’s of keuzemogelijkheden, inclusief de voor- en nadelen? 5. Hoe kijkt u aan tegen de voorbladen bij de raadsvoorstellen? Deze worden gemaakt door de griffie. Hebben de voorbladen voor u meerwaarde t.o.v. het raadsvoorstel zelf? 6. Heeft u zelf nog andere opmerkingen over de kwaliteit van de raadsstukken die niet zijn benoemd in de bovenstaande vijf vragen? Elf raads- en commissieleden hebben de enquête ingevuld.

Datum 22 juli 2021 Ons kenmerk 2178 Pagina 2/4

Uitkomsten werksessies en enquête. 1.Voorstellen om ibabs toegankelijker te maken: - De concept-agenda’s publiceren in ibabs (met een slotje erop). Nu worden de concept-voorlopige agenda’s toegestuurd via het griffienieuws voor een reactie van de fracties. Daarna wordt pas de voorlopige-agenda gepubliceerd in ibabs (na vaststelling door het presidium). Dit kan mogelijk al eerder in ibabs worden opgenomen. Bij wijze van proef is de griffie bereid om in het najaar de concept-voorlopige agenda’s van de raadscommissies met een slotje open te stellen voor de raadsen commissieleden. Dan kan het presidium in januari 2022 de balans opmaken. Aan de concept-voorlopige agenda zal de griffie ook een agendapunt 0 toevoegen met de Lijst van Ingekomen Stukken en de ingekomen raadsbrieven. -

De doorzoekbaarheid moet beter. Nu is de doorzoekbaarheid niet mogelijk voor alle modules tegelijkertijd. Het zou handig zijn als met één zoekopdracht meteen gezocht wordt in alle agendatypes, en ook in de overzichten, zodat meteen zichtbaar is wanneer een stuk is besproken, of er schriftelijke en feitelijke vragen zijn gesteld, of er moties of amendementen zijn ingediend, en e.e.a. het liefst in een historisch overzicht (dus op chronologische volgorde). De griffie heeft de wens om een zoekfunctie in ibabs mogelijk te maken voorgelegd aan iBabs BV. De zoekfunctie werkt zowel in iBabs zelf als in het raadsinformatiesysteem (RIS) op de website. Dus inwoners kunnen daar ook gebruik van maken. Met de zoekfunctie kun je op het zoekwoord alle raadsvoorstellen en -brieven vinden met dat zoekwoord. Zo kun je de historie van het onderwerp terugzien. Maar het is nog niet mogelijk om ook de moties en amendementen op deze wijze te ontsluiten. Die wens is neergelegd bij iBabs BV.

-

De regionale bijeenkomsten zouden eventueel ook kunnen worden opgenomen in ibabs of in het Griffienieuws (eventueel met een ander kleurtje). Uitnodigingen voor symposia, congressen en webinars worden nu meegestuurd met het Griffienieuws en neemt de griffie op bij evenementen in iBabs (bij de overzichten). De Griffie kan alle regionale bijeenkomsten ook opnemen bij Evenementen gemeenteraad, waarbij het advies is die te beperken tot de openbare bijeenkomsten, zoals vergaderingen van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regelingen.

-

Er zou meer informatie mogen worden verstrekt m.b.t. regionale ontwikkelingen Bijvoorbeeld wat er zoal gebeurd in de randgemeenten (zoals Den Haag). Dit punt wordt ook meegenomen bij de 3e werksessie die gaat over de informatieverstrekking aan de raad.

Datum 22 juli 2021 Ons kenmerk 2178 Pagina 3/4

Het onderwerp regionale ontwikkelingen komt in het inwerkprogramma van de nieuw raad 2022. De Griffie moet op dit onderwerp ook snel schakelen met de contactpersonen bij de ambtelijke organisatie. Zij hebben immers het beste overzicht van alle regionale ontwikkelingen op hun beleidsterrein. Daarnaast stelt de griffie voor om twee keer per jaar een beeldvorming te organiseren waarin collegeleden en raadsleden een terugkoppeling kunnen geven over de ontwikkelingen in de regio. 2.Voorstellen om de LTA te verbeteren:  Geconcludeerd wordt dat de huidige LTA een grote verbetering is ten opzichte van de situatie daarvoor. Toen bestond een dergelijk instrument niet en werd de griffie en daarmee de raad vaak geconfronteerd met onverwachte raadsvoorstellen en raadsbrieven en was een planning door de maanden heen vrijwel onmogelijk. 

Verbeterpunten die vanuit de aanwezige raadsleden worden voorgesteld: - onderwerpen bundelen die met elkaar te maken hebben/verbanden inzichtelijk maken. - eindtermijnen/deadlines of fatale termijnen aangeven. Wat doen we hiermee? De commissiegriffiers kunnen nog meer dan nu het overleg met de beleidsambtenaren zoeken om met hen tot een zo realistisch mogelijke planning te komen. Nu is de griffie vooral volgend. Een structureel contact zorgt er in ieder geval voor dat je als commissiegriffier niet voor verrassingen komt te staan. Bij een aantal raadsvoorstellen gebeurt dit al, zoals de planning & controldocumenten.

3.Ideen met betrekking tot de kwaliteit van de raadsstukken. 1. Kwaliteit raadsstukken: 4 maal het cijfer 8, vier maal het cijfer 7, eenmaal het cijfer 6, eenmaal het cijfer 5, eenmaal het cijfer 4. 2. Toelichting op cijfer: Positief werd genoemd: helder, begrijpelijk, duidelijk, altijd dezelfde opbouw. Negatief werd genoemd: kwaliteit verschilt enorm, te lange stukken, moeilijke woorden, lijdende zinnen, vaag en onduidelijk taalgebruik. Meestal nog wel leesbaar en niet onjuist. Vaak onoverzichtelijk, ambtelijk, incompleet en frustrerend veel spelfouten- en taalfouten. En dan toch vaak onnodig ingewikkeld opgeschreven. Misschien zou het goed zijn om alle schrijvende ambtenaren én wethouders een cursus helder schrijven aan te bieden.

Datum 22 juli 2021 Ons kenmerk 2178 Pagina 4/4

3. Volledig/onvolledig: Positief: volledig. Negatief: gemist wordt vaak de voorgeschiedenis, de alternatieven, koppeling met programmabegroting, verwachte consequenties, juridische gevolgen. De raadsstukken variëren te zeer om een eenduidig antwoord te geven op deze vraag. Je ziet dat het producten zijn vanuit verschillende hoeken van de organisatie. Er is (naar mijn indruk) geen centrale afdeling die het strategisch gehalte en andere aspecten van de raadsstukken toetst. Daarmee moet je maar een beetje 'afwachten' hoe groot het informatie- en politieke gehalte van een stuk is. Over het algemeen is dat niveau niet best. Ik zie voor wat betreft de kwaliteit van de raadsstukken een rol voor de gemeentesecretaris en/of zijn ondersteuning. 4. Scenario’s of keuzemogelijkheden: Nee, zeggen sommigen. Wel wenselijk maar niet nodig, zeggen anderen. Ja graag, zeggen anderen. 5. Voorbladen: Heeft meerwaarde voor sommigen. Inhoud kan wel scherper. Voor anderen zijn de voorbladen onnodig, worden niet gelezen. 6. Overige opmerkingen: - Let meer op het gebruik van de technische kant van de Nederlandse taal. - Voeg een samenvatting op taalniveau B1 toe. (Taalniveau B1 staat voor

-

eenvoudig Nederlands. De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1) zodat ook anderen bij raadpleging snel kunnen opmaken waarover het gaat. Graag meetbare prestatie indicatoren gerelateerd aan doelen met tijdpad en kosten in ieder voorstel.