Bijlage 2 Rapportage over Leidschendam-Voorburg (2178).pdf

13-6-2019

1 Rolopvatting

Rolopva ng Raadsleden van Leidschendam-Voorburg zeggen zelf de meeste jd te besteden aan... Kaderstellen

35%

Volksvertegenwoordigen

35%

Controleren

29%

plaats

1

2

Raadsleden van de overige drie gemeenten (Wassenaar, Voorschoten en Oegstgeest) zeggen zelf de meeste jd te besteden aan...

3

35% 24% 41%

29%

Kaderstellen

29%

Volksvertegenwoordigen

41% 29%

Controleren

26%

44%

41% 29%

26%

32%

47%

24%

Spiegel In dit document houden we u als raadslid van de gemeente Leidschendam-Voorburg een spiegel voor waarin is aangegeven hoe u en uw collega’s oordelen over

Raadsleden van Leidschendam-Voorburg pakken hun kaderstellende rol vooral op jdens...

de rolopva ng en -invulling met betrekking tot de de kaderstellende taak van de gemeenteraad. De spiegel is samengesteld door gebruik te maken van diverse bronnen: een digitale enquête onder de raadsleden (18 van de 35 raadsleden hebben de enquête ingevuld), gesprekken met respec evelijk de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier, een analyse van een kaderstellend debat en tenslo e een afsluitend groepsgesprek met een aantal raadsleden.

1. Voorjaarsnota (kadernota)

Verbetermogelijkheden Deze spiegel is bedoeld om u en uw collega’s de gelegenheid te bieden te reflecteren over uw func oneren als kaderstellend gremium. De spiegel benoemt een aantal mogelijkheden om uw kaderstellende rol beter in te vullen. Door na enige jd nog eens in deze spiegel te kijken, kunt u vaststellen of u en uw collega’s deze verbetermogelijkheden benut hebben.

0

Volksvertegenwoordigende taak vindt u het belangrijkste

13

19

2. Oordeelsvormend debat

Zoals duidelijk wordt uit de bovenste figuren op deze bladzijde, gee u aan de meeste jd te besteden aan uw volksvertegenwoordigende taak. In het groepsgesprek dat we met u gevoerd hebben, gee u aan dat u het soms las g vindt om uw kaderstellende rol in te vullen. Tijdens deba en ligt de focus nu vaak op uitvoering en (financiële) details. Dit beeld komt overeen met het beeld dat de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier hebben van het func oneren van uw raad. Zij zouden echter graag zien dat de raad meer aandacht en jd gaat besteden aan haar kaderstellende taak; het benoemen van inhoudelijke beleidskaders en daarover proac ef het debat aangaan met het College op een hoger abstrac eniveau. U wil overigens ook zelf graag meer

0

ini a ef tonen rich ng het College.

15

19

3. Begro ngsdebat

Beter benu en van mogelijkheden om kaders te stellen Belangrijke momenten waarop u uw kaderstellende taken oppakt zijn de formele momenten in de planning & control cyclus, met name het begro ngsdebat en de voorjaarsnota. U gee bovendien het vaakst aan kaders te stellen jdens het oordeelsvormende debat. Andere momenten, zoals het beeldvormende en besluitvormende debat, bilaterale en informele overlegmomenten (bijvoorbeeld via het woordvoerdersoverleg) met het College en de contacten met ambtenaren gebruikt u naar eigen zeggen weinig. U maakt derhalve niet op maal gebruik van de mogelijkheden die u hee om uw kaderstellende rol in te vullen.

Leidschendam-… Oegstgeest Voorschoten Wassenaar

0

10

19 1/1

13-6-2019

2 Kaderstellen

Invulling kaderstellende rol

Beleidsstukken

Rolopva ng: Hoe vervult de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg zijn kaderstellende rol?

Algemeen oordeel over kwaliteit beleidsstukken

Amenderend

17%

Ini ërend

11%

Aanjagend

6%

22%

44%

17%

11%

11%

17%

Oegstgeest

9% 8%

44%

28%

Wassenaar

44%

28%

Voorschoten

28% Ontwikkelend Zeer weinig

50%

17%

6%

Leidschendam-Voorburg

45%

45% 62%

31%

14%

64%

6%

21%

28%

50%

11%

Zeer onvoldoende

Algemeen oordeel over instrumenten en mogelijkheden om kaders te stellen Oegstgeest

9%

Wassenaar

8%

Voorschoten

7%

36%

55%

15%

31%

21%

Leidschendam-Voorburg

43%

39%

17%

39%

6%

Het college betrekt de raad bij belangrijke beleidsvoornemens voor beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming 18%

Wassenaar

15%

15%

Voorschoten

14%

14%

6%

Zeer oneens

18%

27%

45%

22% 20%

6%

56%

20%

20%

11% 20%

20%

7% ... welke middelen daarvoor worden ingezet

6%

... hoe wordt nagegaan of doelen behaald zijn

11%

... welk jdspad daarvoor geldt

11%

Zeer voldoende

Oegstgeest

6%

... hoe die doelen bereikt gaan worden

21%

Zeer voldoende

In beleidsstukken is doorgaans duidelijk omschreven: ... wat de beleidsdoelen zijn

46%

Zeer onvoldoende

Leidschendam-Voorburg

6%

Zeer vaak

33%

17%

39%

56% 44%

6%

22%

6% 6%

28%

Zeer oneens

17% Zeer eens

9%

69% 64% 24%

7% 47%

6% Zeer eens

Leidschendam-V…

Leidschendam-Voorburg Oegstgeest Voorschoten Wassenaar 1/1

13-6-2019

3 Informatie

Informa evoorziening

Kennis en voorbereiding

Totaaloordeel over informa evoorziening: jdig, volledig en juist?

Totaaloordeel over de aanwezige jd en kennis om het debat voor te bereiden

Oegstgeest

9%

Wassenaar

8%

Voorschoten Leidschendam-Voorburg

45% 8%

54%

21% 17%

Oegstgeest

45% 31%

29%

50%

17%

44%

11%

Zeer onvoldoende

11%

27%

73%

Wassenaar

8%

31%

Voorschoten

7%

36%

Leidschendam-Voorburg

6%

Zeer voldoende

46%

15% 57%

44%

50%

Zeer onvoldoende

Zeer voldoende

Voorbereiding debat: onderdelen

Informa evoorziening: onderdelen De raad wordt doorgaans jdig geïnformeerd over de te nemen besluiten

Ik heb doorgaans voldoende jd om een raadsdebat voor te bereiden met mijn collega’s

(we hebben voldoende jd om het voorgenomen besluit te bespreken) 28% 28% 22% 17%

6%

39%

22%

28%

11%

De raad wordt doorgaans juist geïnformeerd over de te nemen besluiten

De samenwerking tussen mij en collega-frac especialisten van de andere par jen ter

(we hebben de goede informa e gekregen) 6% 28% 17%

voorbereiding op een kaderstellend debat met het college verloopt goed 22%

28%

17%

De raad wordt doorgaans volledig geïnformeerd over de te nemen besluiten (we hebben alle informa e gekregen die we nodig hebben) 17% 17% 44%

11%

11%

De raad wordt bij de informa evoorziening goed ondersteund door de griffie 6%

22%

39%

22%

11%

61%

11%

Ik/mijn frac e beschik(t) over voldoende kennis om mijn kaderstellende rol goed te kunnen vervullen 11% Zeer oneens

39%

33%

17% Zeer eens

11%

De gemeente beschikt over een goede werkend raadsinforma esysteem 11% Zeer oneens

33%

11%

33%

11% Zeer eens

Leidschendam-V…

Leidschendam-Voorburg Oegstgeest Voorschoten Wassenaar 1/1

13-6-2019

4 Debat

Debat

Leidschendam-Voorburg

Leidschendam-V…

Oegstgeest

Uw kaderstellende rol vervult u voornamelijk ini ërend, aanjagend en amenderend en nauwelijks ontwikkelend. U stelt zichzelf de vraag

Voorschoten

of een dergelijke ontwikkelende rol wel past bij de kaderstellende taak van de gemeenteraad. U gee zelf, evenals de

Wassenaar

gemeentesecretaris en burgemeester, aan dat u de wens hee om ac ever kaders te stellen, maar dat dit niet betekent dat u de

Algemeen oordeel over de kwaliteit van het debat Oegstgeest

18%

Wassenaar

kaderstellende taak op een meer ontwikkelende manier wil gaan invullen.

18%

64%

9%

Onvoldoende gefaciliteerd

82%

Voorschoten

9%

50%

Leidschendam-Voorburg

50%

19%

Zeer onvoldoende

U gee aan het moeilijk te vinden om kaders te stellen, en verklaart dit onder andere doordat u naar eigen zeggen onvoldoende gefaciliteerd wordt om een meer proac eve rol op te pakken vanwege een gebrekkige informa evoorziening. Ook de kwaliteit van de beleidsstukken is subop maal: de informa e soms niet al jd jdig en volledig genoeg aangeleverd. Hierdoor gaat het debat vaak over

50%

31%

Invulling kaderstellende rol

Zeer voldoende

details en niet over hoofdlijnen van beleid. Wel gee u over het algemeen aan voldoende te worden ondersteund door de griffie. Beleidsdocumenten en informa evoorziening U bent niet al jd even tevreden over de kwaliteit van de beleidsstukken die aangeleverd worden. U vindt met name dat er in de beleidsstukken onvoldoende wordt aangegeven hoe het behalen van doelen wordt gemeten en welk jdspad er geldt. Dit komt overeen met wat u aangee

jdens het groepsgesprek, namelijk dat er soms onvoldoende zicht is op de planning en fasering van beleid. U zou

graag beter zicht krijgen op wanneer de belangrijke kaderstellende momenten zich voordoen.

De aard van het debat

Debat U vindt het soms moeilijk om u jdens het debat te richten op de algemene contouren van het beleid/de beleidskaders omdat die niet

Deba en zijn doorgaans open en construc ef van aard 6%

56%

al jd even helder zijn weergegeven in de stukken. Hierdoor komt jdens het debat de focus al snel te liggen op de uitvoering en de 28%

11%

Verbetermogelijkheden

Er is doorgaans een goede samenwerking tussen coali e en opposi e 11%

17%

44%

22%

6%

De raad is doorgaans voldoende geïnformeerd om gelijkwaardige 50%

28%

11%

39%

44%

voeren op een hoger abstrac eniveau, in plaats van de uitvoering en financiële details. Het College kan u bovendien ook ac ever raad dient in te vullen. 2. Een belangrijke voorwaarde om deze rol meer proac ef op te pakken is dat u daarbij beter gefaciliteerd wordt. Raadsinforma e zou volledig, jdig en juist moeten worden aangeleverd, waarbij met name een rol voor het College weggelegd is.

Het college beschouwt de raad als gelijkwaardige gesprekspartner 6%

1. Betere benu ng mogelijkheden kaderstellende taak. U zou zich meer moeten focussen op hoofdlijnen van het beleid en het debat uitnodigen om de kaderstellende rol te vervullen. Dit resulteert idealiter in een beter evenwicht tussen de verschillende rollen die de

gesprekspartner te zijn van het college 11%

details. De burgemeester en de gemeentesecretaris constateren dit ook.

3. Duidelijke planning & fasering. Het zou helpen als u een lange termijn raadsagenda zou opstellen, afgestemd op het coali eakkoord 6% 6%

van het College, waarin u samen met het College kunt bepalen welke momenten vragen om een kaderstellend debat.

De kaderstellende deba en leiden doorgaans tot bijstelling van het beleid 6% Zeer oneens

35%

35%

24% Zeer eens 1/1

13-6-2019

5 Conclusies

Concrete aanbevelingen Betere ondersteuning door de griffie Er is onder raadsleden behoe e aan een betere ondersteuning vanuit de griffie als het gaat om het jdig aanleveren van informa e en het duiden en toegankelijk maken van deze informa e in het licht van de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Documenten worden soms dermate laat aangeleverd dat een goede voorbereiding van een raadsvergadering bemoeilijkt wordt. Ook vinden veel raadsleden dat het door de overvloed aan documenten las g is de juiste stukken te selecteren die zich lenen voor een kaderstellend debat. De griffie kan daarom een aantal ac es ondernemen om raadsleden hierin te ondersteunen: 1. Documenten worden jdig aangeleverd en door middel van een duidelijke planning en raadsagenda wordt door de griffie aangegeven wanneer in de beleidscyclus de belangrijke kaderstellende momenten plaatsvinden 2. De documenten worden voorzien van korte oplegno es waarin vermeld staat welke documenten meer en welke minder belangrijk zijn om op te focussen bij het voeren van een kaderstellend debat 3. Bij de documenten wordt aangegeven welke onderdelen/passages belangrijk zijn voor het voeren van een debat dat zich richt op de hoofdlijnen van het beleid. Investeren in het raadsinforma esysteem Er heerst onvrede over het gebruikte raadsinforma esysteem (RIS), hetgeen wordt gezien als ontoegankelijk en gebruikersonvriendelijk.

Het is daarom verstandig om te investeren in het meer toegankelijk maken van het RIS zodat raadsleden beter worden gefaciliteerd in het uitvoeren van hun werkzaamheden.

1/1