Bijlage 1 Aanbiedingsbrief Onderzoek naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad (2178).pdf

Aan: De gemeenteraad van LeidschendamVoorburg Datum: 28 juni 2019 Betreft: Onderzoek naar de kaderstellende rol van de gemeenteraad Bijlage: Rapportage over Leidschendam-Voorburg Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bieden wij u onze bevindingen en aanbevelingen aan, voortkomend uit ons onderzoek naar de kaderstellende rol van uw gemeenteraad. Met de aanbevelingen hopen wij u te kunnen helpen met het invullen van die rol. Achtergrond onderzoek ‘Aan het hoofd van de gemeente staat de gemeenteraad’, zo staat het in de Grondwet. De gemeenteraad is de baas; zij bepaalt het beleid van de gemeente en neemt belangrijke beslissingen. Dat heet kaderstelling. Doel onderzoek Het doel van het onderzoek is de gemeenteraden een spiegel voor te houden, met als centrale vraag: Hoe beoordelen de raadsleden (en de burgemeester, griffier en gemeentesecretaris) de wijze waarop de gemeenteraden hun kaderstellende rol vervullen en hoe kan die rol worden versterkt? Uitvoering onderzoek Het onderzoek in Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg vond plaats in de periode november 2018 tot mei 2019. Er zijn beleidsdocumenten en debatten geanalyseerd, een enquête uitgevoerd onder raadsleden, en gesprekken gevoerd met burgemeesters, griffiers en gemeentesecretarissen. De resultaten hieruit zijn in elke gemeente besproken met raadsleden.

Het onderzoek bestond uit een deelonderzoek per gemeente. Daarom bieden wij elke gemeente een rapportage aan met een algemeen gedeelte en specifieke bevindingen en aanbevelingen voor die betreffende gemeente. Het onderzoek is uitgevoerd door het bureau Regioplan Beleidsonderzoek. Worsteling Uit ons onderzoek komt naar voren dat het invullen van de kaderstellende rol voor veel raadsleden vaak een worsteling is. Hoe formuleer je goede (richtinggevende) kaders? Op welk moment in het beleidsproces kun je als gemeenteraad het meest effectief kaders stellen? En welke informatie heb je daarvoor nodig? Uw Rekenkamercommissie begrijpt deze worsteling. Desalniettemin is een goede kaderstelling door de gemeenteraad nodig voor een vitale lokale democratie. Daarom hopen wij u met onze bevindingen en aanbevelingen verder op weg te helpen. Bevindingen De gemeenteraden van Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg hebben verschillende opvattingen over het belang van kaderstelling en de wijze waarop dit het beste kan worden ingevuld. Maar er zijn ook veel overeenkomsten: ➢ De gemeenteraden hechten veel belang aan hun kaderstellende rol. Maar zij vinden het niet altijd even gemakkelijk deze rol naar behoren in te vullen. Dit komt mede door een grote stroom aan informatie, die bovendien niet altijd tijdig beschikbaar komt.

➢ Vanuit de controlerende en volksvertegenwoordigende rol leggen de gemeenteraden bij de invulling van de kaderstellende rol de nadruk op de financierbaarheid van het beleid. Hierdoor ontstaat de neiging om financiële aspecten centraal te stellen. ➢ De gemeenteraden benutten vooral vaste momenten in de reguliere planning- en control-cyclus om kaders te stellen. Zij nemen minder vaak zelf het voortouw voor nieuw beleid. ➢ Bij de gemeenteraden bestaat de wens en behoefte om in een vroeg stadium betrokken te zijn bij het bepalen van (de contouren van) dat beleid. Dit is zowel bij de ontwikkeling van nieuw beleid, als bij het actualiseren van bestaand beleid. Aanbevelingen De burgemeesters willen vaker met de raadsleden in een vroeg stadium van gedachten wisselen over de hoofdlijnen van beleid. Hiervoor juichen zij initiatieven van raadsleden toe. 1) Neem vaker het initiatief om de kaderstellende rol in te vullen bij de ontwikkeling van nieuw beleid en bij het bijstellen van bestaand beleid. 2

De raadsleden geven aan dat de griffie hen kan helpen bij het invullen van de kaderstellende rol. 2) Verzoek de griffie om documenten tijdig aan te leveren en door middel van een duidelijke planning en raadsagenda aan te geven wanneer in de beleidscyclus de belangrijke kaderstellende momenten plaatsvinden. 3) Verzoek de griffie documenten te voorzien van korte oplegnotities waarin vermeld staat welke documenten meer en welke minder belangrijk zijn bij een kaderstellend debat. 4) Verzoek de griffie bij documenten aan te geven welke onderdelen/passages belangrijk zijn bij een kaderstellend debat. Ons onderzoek was een momentopname. Maar u kunt het in de komende jaren zelf herhalen. Daartoe stellen wij het onderzoeksinstrument (een digitale vragenlijst) ter beschikking. 5) Herhaal in de komende jaren zelf dit onderzoek en bespreek met elkaar de bevindingen. Sommige raadsleden hebben klachten over de gebruikersvriendelijkheid van het raadsinformatiesysteem. 6) Verbeter de gebruikersvriendelijkheid van het raadsinformatiesysteem. Tenslotte Wij vertrouwen erop met dit onderzoek en met deze rapportage een bijdrage te leveren aan een verdere verbetering van de kaderstellende rol van de gemeenteraad. Wij gaan graag met u in gesprek over de aanbevelingen. De vorm waarin laten wij aan u over. Het kan meer of minder formeel. En met de gehele gemeenteraad of een deel daarvan.

Met vriendelijke groet, Rekenkamercommissie Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg

Dolf Kamermans, voorzitter 3