Document · PDF

Accountantsverslag gemeente Leidschendam-Voorburg 2023 (NIEUW)

Raadsvergadering 9 juli 2024, gemeente Leidschendam-VoorburgBij agendapunt: Raadsvoorstel vaststellen Jaarstukken 202311.672 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Accountantsverslag 2023 Gemeente Leidschendam-Voorburg, 9 juli 2024

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024 Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus 1005 2260 BA LEIDSCHENDAM Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 9 juli 2024 Ons kenmerk 2407121B64/LK Behandeld door P.A. Naaktgeboren RA 088 288 2456 pnaaktgeboren@deloitte.nl

Geachte leden van de gemeenteraad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente LeidschendamVoorburg. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Leidschendam-Voorburg. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente LeidschendamVoorburg. Bij deze jaarrekening hebben wij op 9 juli 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld verstrekt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging gedateerd op 9 oktober 2023.

Wij hebben het concept van dit accountantsverslag besproken met de concerncontroller, teamleider Financiële Administratie en de wethouder Financien. Wij hebben dit rapport toegelicht aan de Commissie Audit en Rekening tijdens de vergadering van 19 juni 2024. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

drs. A.J. Schutgens RA 088 288 2476 aschutgens@deloitte.nl

drs. A.J. Schutgens RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Inhoudsopgave Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

• Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

• Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Bevindingen jaarrekeningcontrole

• De financiële positie van uw gemeente

• Belangrijkste bevindingen uit onze controle

• Speerpunt van Commissie Audit en Rekening

• Overige bevindingen

Interne beheersing

• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing

Bijlagen

• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle

• Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen

• Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023

• Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging

2407121B64/LK/3

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023

2407121B64/LK/4 2407121B64/LK/4

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de jaarrekeningcontrole overzichtelijk weergegeven. Deze kernpunten lichten wij in het vervolg van dit accountantsverslag nader toe. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten en zijn te raadplegen door op de categorie of het onderwerp te klikken. Categorie

Onderwerp

Observatie en/of aanbeveling

Algemeen

1. Controleverklaring

1. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring bij de jaarstukken 2023.

2. Rechtmatigheid

2. Het college heeft in haar rechtmatigheidsverantwoording geen rechtmatigheidsfouten gerapporteerd groter dan de verantwoordingsgrens.

3. Onrechtmatigheden 2023

3. De financiële onrechtmatigheden 2023 hebben betrekking op begrotingsoverschrijdingen (€ 0,9 miljoen) en aanbestedingsfouten (€ 0,9 miljoen).

4. Frauderisicomanagement

4. De gemeente heeft geen frauderisicoanalyse opgesteld, maar besteedt wel aandacht aan frauderisico’s en integriteit.

5. Controlewerkzaamheden fraude

5. Wij hebben controlewerkzaamheden uitgevoerd op frauderisico’s. Deze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor fraude opgeleverd.

1. Financiële positie

De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd. Het eigen vermogen is in 2023 toegenomen.

2. Realiteitsgehalte begroting

De werkelijke lasten zijn circa 11% lager dan de begrote lasten. De verschillen zijn toereikend toegelicht in de jaarstukken.

3. Investeringen

Ook de investeringen blijven fors achter ten opzichte van het meerjareninvesteringsplan 2023-2026.

4. Kengetallen

De financiële kengetallen zijn als gevolg van de onderschrijdingen bij de programma’s en de investeringen gunstiger dan begroot.

1. Aanbestedingen

1. De gemeente heeft enkele inkoopopdrachten op onjuiste wijze aanbesteed.

2. Sociaal domein

2. De gemeente kan maatregelen treffen om tijdiger over relevante gegevens te beschikken over de hoogte van de zorgkosten en over de prestatielevering.

3. Grondexploitaties

3. De parameters en ramingen van de grondexploitaties zijn deugdelijk onderbouwd. De verwachte plansaldi zijn aannemelijk.

4. Riolering

4. In de jaarstukken wordt onvoldoende het verband gelegd tussen het Water- en Rioleringsplan 2022-2027, de realisatie en de voorziening riolering.

1. Review gebruikersrechten

Wij adviseren om een review op de gebruikersrechten en het gebruik van accounts met hoge rechten uit te voeren en dit vast te leggen.

2. Toegangsbeheer Suite

Wij adviseren procedures op te stellen en toe te passen voor het toekennen, beheren en afsluiten van gebruikersrechten in Suite.

Financiën

Bevindingen

IT-omgeving

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/5

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023

2407121B64/LK/6

Accountantsverslag 2023

2407121B64/LK/6

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid

Rechtmatigheid

Wat gaat er goed?

Welke aandachtspunten zien wij?

•

Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college.

•

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 2,75 miljoen respectievelijk € 8,25 miljoen.

•

Naast onze opdrachtbevestiging zijn het Bado en de controleverordening dat door de gemeenteraad is vastgesteld, bepalend (geweest) voor onze controle.

•

Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.

•

Het college van burgemeester en wethouders heeft in haar rechtmatigheidsverantwoording geen fouten gerapporteerd groter dan de verantwoordingsgrens.

•

In de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag zijn de bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie toegelicht door het college.

•

De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 2,75 miljoen respectievelijk € 250.000.

•

Wij hebben de conclusies van het college in ons getrouwheidsoordeel betrokken waaruit geen materiële tekortkomingen zijn gebleken.

•

Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage die als bijlage bij de jaarstukken is opgenomen. In Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 is de voorgeschreven tabel met fouten en onzekerheden opgenomen.

Wij zien de volgende positieve constateringen en goede ontwikkelingen:

•

De gemeente heeft een rechtmatigheidsverantwoording over 2023 opgesteld en heeft op basis van intern onderzoek een dossier aangeleverd ter onderbouwing van de verantwoording. Dit dossier is zeker voor verbetering vatbaar, maar is een goede basis voor het onderbouwen van de rechtmatigheidsverantwoording in komende jaren.

•

De parameters en ramingen van de grondexploitaties zijn deugdelijk onderbouwd. Het proces waarlangs deze tot stand komen is robuust en bevat voldoende maatregelen om de kwaliteit te waarborgen. De verwachte plansaldi zijn aannemelijk. De actualisatie van de grondexploitaties is wel een vertragende factor in het jaarrekeningproces, wij adviseren de mogelijkheden te onderzoeken om dit proces eerder af te ronden.

Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •

De naleving van de aanbestedingsregels vormt een aandachtspunt. Wij constateren samen met de verbijzonderde interne controle van uw gemeente enkele inkoopopdrachten die niet op rechtmatige wijze zijn aanbesteed. Dergelijke situaties kunnen voorkomen worden door budgethouders te verplichten de inkoopadviseurs in bepaalde situaties in te schakelen.

•

In de jaarstukken zou een duidelijkere relatie gelegd moeten worden tussen het Water- en Rioleringsplan 2022-2027, de realisatie in het kader van riolering tot en met 2023 en de voorziening riolering (ultimo 2023 ad € 4 miljoen).

•

De gemeente kan door middel van een zogenaamd mandje van controlemaatregelen eerder en betere informatie verkrijgen over de prestatielevering door zorgaanbieders WMO en Jeugdwet. De gemeente is nu afhankelijk van de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders. Deze verantwoordingen worden pas vanaf maart in het volgende jaar aangeleverd bij de gemeente.

•

De general IT controls vormen het fundament van de IT-omgeving van uw gemeente. Wij hebben deze general IT controls begin 2024 onderzocht en concluderen dat verbeteringen noodzakelijk zijn. Het gaat dan om toegangsbeheer, toekennen en afnemen van rechten en changemanagement. Wij constateren dat de meeste maatregelen wel geregeld zijn, maar niet zichtbaar en dus niet toetsbaar zijn.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/7

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Financiële positie

Realiteitsgehalte begroting

Jaarstukken 2023

Frauderisicoanalyse

Controleproces

•

De financiële positie ultimo 2023 is licht verbeterd ten opzichte van 2022. Het eigen vermogen is toegenomen.

•

De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2023 bedraagt € 69 miljoen (2022: € 75 miljoen). De weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Leidschendam-Voorburg onderkende risico’s van € 8 miljoen (2022: € 9 miljoen).

•

Uit het overzicht van baten en lasten over 2023 blijken forse afwijkingen in zowel de lasten, baten als saldi. Deze onderschrijdingen doen zich voor bij alle programma’s. De werkelijke lasten zijn 11% lager dan begroot.

•

Bij de investeringen is sprake van een groot verschil tussen begroting en realisatie. De geraamde uitgaven 2023 bedragen € 23 miljoen, terwijl in werkelijkheid € 11 miljoen is uitgegeven (circa 48%).

•

De begroting lijkt hierdoor meer een weergave van uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.

•

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van uw gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsvraagstukken en de toegepaste inschattingen goed onderbouwd en redelijk zijn, en consistent zijn gebruikt.

•

De verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening 2023. De grondslagen zijn toegepast met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De grondslagen zijn aanvaardbaar.

•

Op basis van de Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.

•

De gemeente beschikt niet over een frauderisicoanalyse. Wij adviseren om een frauderisicoanalyse op te stellen. Tevens adviseren wij om centraal inzicht te verkrijgen in alle bestaande onderdelen van het frauderisicomanagement en te evalueren of aanvullende maatregelen nodig zijn.

•

Wij hebben vastgesteld dat u op een adequate wijze opvolging geeft aan integriteitsmeldingen. Tijdens onze controle over 2023 zijn door ons geen fraudegevallen geconstateerd.

•

Het controleproces heeft langer geduurd dan gepland als gevolg van omstandigheden bij de gemeente en in ons auditteam. Bij de start van de jaarrekeningcontrole in april 2024 waren niet alle gevraagde documenten aanwezig en de conceptjaarstukken waren nog niet gereed. Wij hebben het vertrek van een ervaren medewerker van ons auditteam onvoldoende kunnen opvangen. Ook zijn de gegevens van de grondexploitaties en de jeugdzorg pas laat beschikbaar gekomen, zodat het oorspronkelijke tijdspad niet haalbaar bleek. Wij zullen het proces van het samenstellen van de jaarstukken en de controle ervan met de gemeente evalueren. Daartoe behoort ook de samenwerking met de verbijzonderde interne controle.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/8

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

2407121B64/LK/9

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Interne beheersing

•

Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij een managementletter uitgebracht. Onze belangrijkste bevindingen zijn ook in dit accountantsverslag opgenomen.

Speerpunten Commissie Onderzoek van de Rekening

•

De Commissie Audit en Rekening heeft ons gevraagd specifieke aandacht te besteden aan de invoering van de maatregel energietoeslag in verband met de snelheid waarmee dit moest gebeuren en welke lessen daaruit geleerd kunnen worden. Bij de uitvoering zijn fouten gemaakt als gevolg van het werken met bestanden in Excel met een hoge mate van foutgevoeligheid. De gemeente kan beter iets meer tijd nemen om een interne controle uit te voeren om eventuele fouten te detecteren en te herstellen.

Overig

•

Zie de bijlagen A bij dit accountantsverslag waaruit blijkt welke niet-gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen wij hebben geconstateerd.

•

In bijlage C is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/10

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023

2407121B64/LK/11

Accountantsverslag 2023

2407121B64/LK/11

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd saldo van baten en lasten over het boekjaar 2023 bedraagt € 1 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 10 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 circa € 11 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 64% van het balanstotaal (ultimo 2022: 63% van het balanstotaal) en is daarmee bijna gelijk gebleven ten opzichte van 2022.

Eigen vermogen (x € 1 miljoen)

2020

2021

2022

2023

Eigen vermogen per 1 januari

227

222

223

Tussentijdse resultaatbestemming

136

-/- 7

-/- 5

-/- 10

Saldo van baten en lasten

137

-/- 5

Eigen vermogen per 31 december

227

222

223

224

Gerealiseerd resultaat

Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen)

Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming. Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.

Totale baten

264

Totale lasten

-/- 263

Saldo baten en lasten

Af: stortingen in reserves

-/- 12

Bij: onttrekkingen aan reserves

Saldo mutaties reserves

Gerealiseerd resultaat

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/12

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2023 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 8 miljoen (begroting na wijziging).

Gerealiseerd saldo baten en lasten (x € 1 miljoen) 12 9 6 3 (3) (6)

De jaarrekening 2023 sluit - na verwerking van de mutaties in reserves - met een voordelig gerealiseerd resultaat van circa € 11 miljoen. In de programmaverantwoording geeft het college per ambitie op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college de rechtmatigheid van de begrotingsafwijkingen nader toegelicht.

2021

2022

2023

Mutaties in reserves (x € 1 miljoen) 12 9 6 3 (3) (6) 2021

2022

2023

Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 12 9 6 3 (3) (6) 2021

2022

2023 Accountantsverslag 2023

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/13

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Leidschendam-Voorburg| Begroot en werkelijk over de periode 2020-2023

Solvabiliteit De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente. Netto schuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie. Structurele exploitatieruimte

Solvabiliteit

80%

Structurele exploitatieruimte

70%

60%

50%

40%

30%

1% 0%

20%

Voor de beoordeling van de financiële positie is ook van belang te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerende zaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de het saldo van de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken.

-1%

10%

-2%

2020

2021

2022

Begroot

Werkelijk

2023

-3% 2020

Netto schuldquote (gecorrigeerd)

2021

2022

Begroot

Werkelijk

2023

Grondexploitatie

Grondexploitatie Dit kengetal geeft aan hoe groot de grondpositie is ten opzichte van de jaarlijkse (geraamde) baten. Het kengetal is een indicator van de boekwaarde van de grondexploitaties die nog terugverdiend moeten worden. Een lager kengetal betekent dat de verhouding tussen de boekwaarde van de grondexploitaties en de totale opbrengsten gunstiger is geworden. Conclusie De werkelijke lasten zijn circa 11% lager dan de begrote lasten. Ook de investeringen blijven fors achter ten opzichte van het plan. De financiële kengetallen zijn, met uitzondering van het kengetal grondexploitatie, als gevolg van de onderschrijdingen bij de programma’s en de investeringen gunstiger dan begroot. Het kengetal grondexploitatie is in 2023 juist minder gunstig door het achterblijven van de realisatie ten opzichte van de begroting.

45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

20% 15% 10% 5% 0% 2020

2021

2022

Begroot

Werkelijk

2023

2020

2021

2022

Begroot

Werkelijk

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2023

2407121B64/LK/14

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Voorspellende waarde van uw begroting

Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen)

De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststellen waarbinnen het college haar beleid en doelen kan realiseren.

10 -

De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.

(10) (20)

De gerealiseerde lasten zijn 11% lager dan geraamd. De werkelijke baten zijn 8% lager dan geraamd. Het saldo van baten en lasten is daardoor € 1 miljoen voordelig, terwijl een nadelig saldo van € 8 miljoen was geraamd.

Begroting 2021

Ook bij de investeringen is sprake van een groot verschil tussen begroting en realisatie. De geraamde uitgaven 2023 bedragen € 23 miljoen, terwijl in werkelijkheid € 11 miljoen is uitgegeven (circa 48%). In de jaarrekening is een toelichting opgenomen over de belangrijkste verschillen tussen begroting en realisatie en over de belangrijkste oorzaken van het verschillen.

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 300 250 200 Begroting 2021

Investeringen (im)materiele vaste activa | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen)

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen)

300

30 20

250

10 -

200 Begroting 2021

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Begroting 2021

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/15

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)

Het weerstandsvermogen is afgenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beiden zijn gemuteerd in 2023; de ratio weerstandsvermogen is met 0,1 afgenomen.

200

Beschikbare weerstandscapaciteit

150

De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 69 miljoen (2022: € 75 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar.

100

Benodigde weerstandscapaciteit (risicoprofiel) De inventarisatie van risico’s - die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen - geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s.

50 2020

2022

Weerstandscapaciteit

2023

Risicoprofiel

Ratio weerstandscapaciteit

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 8 miljoen (2022: € 9 miljoen). Ten opzichte van 2022 is hiermee sprake van een afname.

Uw weerstandscapaciteit van € 69 miljoen is toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 8 miljoen. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.

De ontwikkeling van de weerstandscapaciteit en het risicoprofiel in de periode 2020 tot en met 2023 is weergegeven in de grafieken op deze pagina. De daling in 2021 is het gevolg van het vormen van diverse bestemmingsreserves voor een bedrag € 97 miljoen uit de verkoopopbrengst van de aandelen Eneco.

2021

2020

2021

2022

2023

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/16

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

2407121B64/LK/17

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 is het college van burgemeester en wethouders verplicht in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin zij zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief begrotingsrechtmatigheid). Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden en de vervolgacties om deze op te lossen en te voorkomen is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Verantwoordings- en rapportagegrens Via het controleverordening heeft de gemeenteraad de verantwoordings- en rapportagegrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens heeft het college van burgemeester en wethouders gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het college waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Uit de in de jaarrekening 2023 opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijken geen onrechtmatigheden welke de verantwoordingsgrens te boven gaan.

Normenkader Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht via het normen- en toetsingskader 2023. Dit kader is door de gemeenteraad vastgesteld in haar vergadering van 13 februari 2024. Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader leidend is geweest voor het college om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. De gemeenteraad heeft in de financiële verordening bepalingen laten opnemen over de diepgang van rapporteren over rechtmatigheid en de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod.

Begrotingscriterium

Kredietoverschrijdingen

Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de gemeenteraad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de gemeenteraad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting.

In de jaarrekening is een overschrijding van de kredieten gerapporteerd van € 0,6 miljoen. Een oordeel of de overschrijdingen acceptabel zijn, ontbreekt. Alle overschrijdingen zijn toegelicht, maar dit had voor de eventuele acceptabele afwijkingen niet gehoeven.

De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders hebben afspraken gemaakt in welke situatie lastenoverschrijdingen acceptabel zijn. Lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering. Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, zijnde een analyse van de overschrijdingen van de programma’s en de kredieten. Begrotingsrechtmatigheid De gemeenteraad stelt de budgetten volgends de financiële verordening vast op het niveau van programma’s. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat het college niet rechtmatig heeft gehandeld als gevolg van lastenoverschrijdingen ad € 0,3 miljoen. Het college heeft de overschrijding in de paragraaf bedrijfsvoering wel toegelicht, maar niet vermeld of de overschrijding op basis van de criteria in de financiële verordening acceptabel is. Indien de overschrijding of een deel daarvan voldoet aan een criterium, dan betekent dat deze overschrijding op voorhand door de gemeenteraad is geaccepteerd. Het resterend deel van de overschrijding, dat wellicht niet voldoet aan de criteria, is zodoende niet op voorhand acceptabel. Deze verschillen moeten toereikend toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normen- en toetsingskader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Gemeenten stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen gemeentelijke kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Ook voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Hierbij kan worden gedacht aan het niet naleven van voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag bij bijvoorbeeld subsidies, inkomensoverdrachten en het opleggen van belastingen dat tot gevolg heeft dat de bijhorende lasten of opbrengsten onjuist of onvolledig zijn. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. Díe onderwerpen die niet onder het getrouwheidsoordeel van de accountant vallen, hebben wij op de volgende pagina nader toegelicht inclusief de wijze waarop het college deze in haar werkzaamheden heeft betrokken.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/18

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Rechtmatigheidsverantwoording Aanbestedingen

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Uw gemeente voert in het kader van de controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit. De eigen inkoopregels zijn geen onderdeel van het normenkader en zijn zodoende niet betrokken in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de rechtmatigheidsverantwoording betrekking heeft op de juiste marktbenadering bij inkoopopdrachten waarvan de geraamde totale uitgaven € 215.000 of hoger zijn bij diensten en leveringen en € 5.382.000 of hoger bij werken.

Het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik speelt een belangrijkere rol in de rechtmatigheidsverantwoording dan dat het deed in de rechtmatigheidscontrole van de accountant. Bij dit criterium gaat het om het voorkomen, signaleren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van provinciale voorzieningen. De verhoogde aandacht voor dit criterium vloeit voort uit de affaire rondom de kinderopvangtoeslag en heeft ten doel om het beleid en de maatregelen in het kader van het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik expliciet te maken aan de bestuurstafel.

Wij hebben in samenwerking met de verbijzonderde interne controle van de gemeente geconstateerd dat enkele inkoopopdrachten onrechtmatig zijn aanbesteed. De onrechtmatigheden zijn inkoopopdrachten die volgens de Aanbestedingswet 2012 via een Europese aanbestedingsprocedure in de markt gezet hadden moeten worden, maar enkelvoudig onderhands zijn gegund. De onrechtmatigheid bedraagt € 912.100.

Bij uw gemeente is dit criterium onder andere relevant in het kader van de Participatiewet, Jeugdzorg, WMO en subsidieverstrekkingen. In de rechtmatigheidsverantwoording is terecht vermeld dat de gemeente niet beschikt over een actueel misbruik- en oneigenlijk gebruik beleid (M&Obeleid). Een actueel M&O-beleid is belangrijk voor de organisatie, omdat dit de kaders zijn voor preventie, toezicht en naleving. M&O-beleid geeft een gedeelde visie op wat toelaatbaar is en wat niet en hoe in die situaties gehandeld moet worden. Het college geeft aan dat in 2024 een actuele M&O-analyse wordt gemaakt en waar nodig maatregelen zullen worden geïmplementeerd.

De onrechtmatigheden zijn ontstaan doordat de gemeente niet is gestart met het aanbesteden van een bepaalde inkoopbehoeften, terwijl die behoeften wel dermate groot waren dat een Europese aanbesteding de enige juiste marktbenadering lijkt te zijn. Wij dringen aan op het nemen van herstelmaatregelen. Mogelijke maatregelen om onrechtmatigheden te voorkomen zijn het verplicht laten inschakelen van de inkoopadviseurs bij opdrachten vanaf een bepaalde omvang (bijvoorbeeld vanaf € 50.000) en het monitoren van de naleving ervan door middel van een spendanalyse door de inkoopadviseurs in samenwerking met de verbijzonderde interne controle.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/19

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het college burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij het college jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving, inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat het college daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft de organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s. De gemeente heeft geen frauderisicoanalyse opgesteld. De frauderisicoanalyse is een instrument om ambtelijk en bestuurlijk de belangrijkste frauderisico’s te bespreken en de risicobereidheid en de effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen te evalueren. De risicobereidheid is de mate waarin het bestuur bereid is risico’s te lopen. Alleen een frauderisicoanalyse zou onvoldoende zijn voor een organisatie als uw gemeente. Goed frauderisicomanagement bestaat namelijk uit fraudepreventie, fraudedetectie en frauderesponsie. De gemeente heeft verschillende maatregelen in het kader van fraudepreventie getroffen, zoals integriteitsbeleid.

De gemeente heeft ook maatregelen getroffen in het kader van fraudedetectie en frauderesponsie, maar een centraal uitgewerkt fraudebeleid ontbreekt. Wij adviseren om een frauderisicoanalyse op te stellen. Tevens adviseren wij om centraal inzicht te verkrijgen in alle bestaande onderdelen van het frauderisicomanagement en te evalueren of aanvullende maatregelen nodig zijn.

Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben de accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Fraude en integriteit Jaarlijks verkrijgen wij inzicht in de zakelijke integriteitsmeldingen, die wij vervolgens doorspreken met uw coördinator integriteit. Wij hebben op basis van onze controle en de besprekingen geen fraudegevallen geconstateerd. Overige controlewerkzaamheden Wij hebben tijdens de jaarrekeningcontrole 2023 de volgende werkzaamheden verricht gericht op significante frauderisico’s: •

Wij hebben de boekingsregels 2023 onderzocht met behulp van data analyse op kenmerken die kunnen duiden op frauduleuze boekingen. De boekingen die daaruit voortkomen zijn in detail onderzocht.

•

Wij hebben de schattingen in de jaarrekening 2023 geëvalueerd. Schattingen vereisen de oordeelsvorming van het management en zijn zodoende vatbaar voor beïnvloeding.

•

Wij hebben de significante inkoopfacturen 2023 integraal gecontroleerd op de aanwezigheid van een bewijs van prestatielevering.

Deze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor fraude opgeleverd.

Wij hebben overigens met de gemeente en een fraudespecialist van Deloitte Forensic gesproken over de belangrijkste gemeentelijke frauderisico’s en over een methodiek van het opstellen van een frauderisicoanalyse.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/20

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) •

De voorraad onderhanden werk De balanspost met de belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreft de voorraad onderhanden werk, waaronder de bouwgronden in exploitatie (grondexploitatie). Deze balanspost is door het saldo ultimo 2023 ad € 42,0 miljoen relevant voor de accountantscontrole, maar ook door de schattingen die een rol spelen bij het ramen van de in 2024 e.v. nog te realiseren baten ad € 72,8 miljoen en lasten ad € 26,1 miljoen. De nog te realiseren baten en lasten vormen samen met de boekwaarde de basis voor de waardering in de jaarrekening, oftewel het verwachte resultaat bij afsluiting van de projecten. Dit leidt tot een voorziening indien het college verwacht dat het project verlieslatend is en tot (tussentijdse) winstneming bij een verwachte winst. Voor de waardering van grondexploitatie dient de gemeente per individueel project te bepalen of de gemeente de boekwaarde plus de in de toekomst nog te realiseren kosten en opbrengsten, naar beste schatting, terugverdient. Ultimo 2023 gaat het om drie individuele projecten exclusief de nog te leveren gronden aan Leidschendam Centrum VOF. De gemeente Leidschendam-Voorburg schat ultimo 2023 in dat de totale omvang van de niet terug te verdienen kosten op de gehele grondexploitatie circa € 7,4 miljoen bedraagt (2022: € 8,1 miljoen). Hiervoor is een voorziening getroffen.

Deze voorziening is geheel in mindering gebracht op de bouwgronden in exploitatie. Het controleproces van de waardering van de voorraad onderhanden werk De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot 5 P’s: •

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.

•

Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse gemaakt van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?

•

Prijs: de verkoopprijzen van woningen, en dus van grond, hebben langere tijd onder druk gestaan. Deze situatie is omgeslagen in een grote vraag naar woningen en grond, waardoor de grondprijs zich in een hoog tempo in positieve zin ontwikkelt. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke grondprijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de positieve marktontwikkelingen? Plankosten: door de toenemende vraag naar woningen en dus naar bouwcapaciteit is sprake van een toenemende stijging van de bouwkosten. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd en welke prijzen bovenwaarts moeten worden bijgesteld als gevolg van de grotere vraag en de hierbij horende prijsontwikkelingen?

Totale boekwaarde bouwgronden in exploitatie (x € 1 miljoen) 60 50 40 30 20 10 2020

Analyse grondexploitaties

Uit nevenstaande figuren blijkt dat de boekwaarde van de bouwgronden in ieder geval sinds 2020 min of meer op hetzelfde niveau ligt. De boekwaarde is iets opgelopen. De gemeente heeft namelijk in 2023 geen opbrengsten gerealiseerd, maar wel investeringen gedaan. De actualisatie van de grondexploitaties heeft niet geleid tot grote mutaties in de geraamde baten en lasten.

2022

2023

Ontwikkeling boekwaarde

Parameters: zijn de parameters voor kosten en opbrengstenstijgingen opportuun, beredeneerd vanuit de huidige situatie en de best mogelijke inschatting van de toekomstige ontwikkeling van de grondprijzen en de plankosten?

De 5 P’s vormen de basis voor de actualisatie van de grondexploitaties zoals opgenomen in uw paragraaf ‘Grondbeleid’.

2021

Overzicht nog te realiseren baten en lasten per project (x € 1 miljoen) 60 40 20 Vlietvoorde

Leidschendam Klein centrum Plaspoelpolder

Nog te realiseren baten

Nog te realiseren lasten

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

De Star

Bijlagen

2407121B64/LK/21

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Voorraad onderhanden werk (grondexploitatie) Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor het actualiseren van de grondexploitaties - vooral de uitgangspunten voor planning (fasering), programmering en prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (rente-omslagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: •

•

Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn, en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd. Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden: is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente?

•

Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.

•

Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden: is historische informatie representatief voor toekomstige situaties?).

De grondexploitaties zijn door het college voor de jaarrekening 2023 opnieuw doorgerekend (geactualiseerd) en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd, en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening noodzakelijk is. Tussentijdse winstneming In juli 2019 heeft de commissie BBV de notitie ‘Grondbeleid in begroting en jaarstukken’ gepubliceerd. Hierin is opgenomen dat gemeente voor tussentijdse winstneming de ‘Percentage Of Completion methode’ (POCmethode) moeten toepassen. Hierbij geldt dat gemeenten, indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, tussentijds winst moeten nemen.

Op grond van de POC-methode heeft uw gemeente in het boekjaar 2023 terecht geen tussentijdse winst genomen op de grondexploitatie. Er zijn namelijk geen grondverkopen gerealiseerd in de twee plannen met een positief saldo (Klein Plaspoelpolder en De Star).

De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt

Belangrijkste bevindingen inzake waardering grondexploitaties

•

Beschikt over actuele ramingen van de nog te realiseren baten en lasten.

Als onderdeel van de controle van de waardering van de bouwgronden in exploitatie voeren wij een risicoanalyse uit ter bepaling van het risicoprofiel van de individuele grondexploitaties en de hierdoor bestaande kans op een materiële fout in de waardering ervan. Hierbij betrekken wij de huidige boekwaarde, het geprognosticeerde resultaat, en de aard en omvang van de nog te realiseren baten en lasten (liggen hier bijvoorbeeld al contracten of overeenkomsten aan ten grondslag of niet).

•

Beschikt over een deugdelijke onderbouwing van de gehanteerde uitgangspunten in de grondexploitaties.

•

Een niet onaannemelijk niveau heeft bepaald van de nog te maken planen civiele kosten.

Naast de hiervoor genoemde elementen spelen bij de risicoclassificatie van de individuele projecten ook de aard van het project, de programmering en de doorlooptijd een belangrijke rol.

Verder merken wij volledigheidshalve op dat wij voor de waardering van de grondexploitatie per 31 december 2023 de per die datum vastgestelde projectkaders en genomen besluiten betrokken hebben bij de controle van de waardering. Er is geen rekening gehouden met de effecten van eventuele toekomstige, nog vast te stellen, ambities van uw gemeente.

Zo zorgt binnenstedelijke herstructurering normaliter voor een grotere complexiteit, doordat de gemeente de bestaande ruimte herontwikkelt en dit type projecten hierdoor (financieel gezien) gevoeliger is voor risico’s dan volledig nieuw uit te leggen locaties. Een langere doorlooptijd van de projecten zorgt voor een hoger risicoprofiel, doordat de schatting van kosten en opbrengsten van de projecten subjectiever is naarmate de doorlooptijd toeneemt.

Wij hebben op grond van de door ons verrichte werkzaamheden inzake de waardering van de grondexploitaties vastgesteld dat uw gemeente:

De uitgangspunten die in de grondexploitaties en dus in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt, zijn door ons getoetst en als aannemelijk aangemerkt.

Op grond van onze risicoanalyse hebben wij geconcludeerd dat de grondexploitaties Vlietvoorde en De Star de belangrijkste projecten binnen uw gemeente zijn. Wij hebben alle grondexploitaties voor onze controle geanalyseerd en - waar wij dat noodzakelijk achten op grond van onze professionele oordeelsvorming - geselecteerd voor nadere controle. Van deze projecten hebben wij de aannemelijkheid van de nog te realiseren kosten en opbrengsten getoetst en is tevens de getroffen verliesvoorziening gecontroleerd.

Voor het toepassen van de POC-methode is het van belang dat uw gemeente het resultaat betrouwbaar kan schatten. Ook moet er sprake zijn van verkochte grond en gerealiseerde kosten. Accountantsverslag 2023 © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/22

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Sociaal domein Sociaal domein | PGB-bestedingen De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft - net als in voorgaande jaren - bij de PGB-verantwoordingen voor Jeugd en Wmo over 2023 een controleverklaring met beperking verstrekt. De PGB-bestedingen over 2023 bedragen circa € 1,5 miljoen (2022: € 1,2 miljoen). De SVB doet geen controle op de prestatielevering. Dat moet uw gemeente zelf doen. Het college heeft hiervoor geen maatregelen getroffen en daarom bestaat er geen zekerheid over de prestatielevering door de zorgaanbieders. Zodoende zijn de PGB-bestedingen 2023 aangemerkt als een onzekerheid van € 1,5 miljoen in het kader van de getrouwheid. Sociaal domein | Zorg in natura De gemeente heeft voor de uitvoering van de WMO en de Jeugdzorg overeenkomsten gesloten met zorgaanbieders. De zorgaanbieders WMO verantwoorden jaarlijks hun productie (aantal zorgleveringen maal de afgesproken prijs) door middel van een productieverantwoording aan de gemeente. Bij de Jeugdzorg wordt de jaarlijkse productie verantwoord aan Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Het servicebureau legt vervolgens verantwoording af aan de deelnemende gemeenten.

Een mogelijke maatregel is het invoeren van een mandje van controlemaatregelen. De gemeente brengt dan een aantal bestaande en nieuwe maatregelen samen om vast te stellen dat de zorgaanbieders hun zorg hebben geleverd. Er is een scala van maatregelen beschikbaar, zoals dataanalyse, een klachtenregistratie, keukentafelgesprekken, accounthoudergesprekken met de zorgaanbieders, klanttevredenheidsonderzoeken, fraudemeldingen, etc. Een mix van een aantal van deze maatregelen kan de gemeente informatie gegeven over de prestatielevering, de kwaliteit van de zorg en de hoogte van de kosten.

De verantwoording van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is niet conform planning bij uw gemeente aangeleverd. Als gevolg hiervan worden niet alle financiële mijlpalen in uw bestuurlijke planning gerealiseerd. Het mandje van controlemaatregelen kan ook een oplossing zijn voor het Servicebureau. Een ander effect van het mandje van controlemaatregelen is dat de onzekerheid die de gemeente al jaren heeft over de prestatielevering als gevolg van het ontbreken van productieverantwoordingen en/of controleverklaringen van zorgaanbieders weggenomen kan worden. Over 2023 bedraagt de onzekerheid ruim € 1,1 miljoen (2022: € 1,0 miljoen).

Afhankelijk van de omvang van de productie moet de zorgaanbieder de verantwoording voorzien van een controleverklaring van een accountant. Op deze manier verkrijgt de gemeente zekerheid over de rechtmatigheid van de zorgkosten inclusief de prestatielevering. De verantwoordingsinformatie komt niet eerder beschikbaar dan in maart van het volgende jaar. Dat betekent dat de informatie pas heel laat voor de gemeente beschikbaar komt. De informatie van het Servicebureau komt pas in de loop van mei van het volgende jaar beschikbaar. De gemeente is dus afhankelijk van informatie van zorgaanbieders die de gemeente achteraf ontvangt. Het stelt de gemeente onvoldoende in staat om tussentijds te monitoren en bij te sturen. Bij veel gemeenten zijn inmiddels maatregelen in werking die de productieverantwoordingen overbodig maken en waardoor een gemeente tijdiger en over kwalitatief betere informatie over de zorglevering beschikt. Dit stelt de gemeente in staat om eerder bij te sturen. Accountantsverslag 2023 © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/23

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Speerpunt van Commissie Audit en Rekening Energietoeslag De Commissie Audit en Rekening heeft ons gevraagd specifieke aandacht te besteden aan de invoering van de maatregel energietoeslag in verband met de snelheid waarmee dit moest gebeuren en welke lessen daaruit geleerd kunnen worden. Op basis van de wet zouden de gemeenten de energietoeslag van € 800 vooral ambtshalve aan haar inwoners moeten toekennen. De minister verhoogde de tijdsdruk met de toezegging dat de energietoeslag 2023 uiterlijk in december 2023 zou worden uitbetaald. De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft besloten om de ambtshalve betalingen van de inwoners van Leidschendam-Voorburg, Wassenaar en Voorschoten in twee fasen te laten verlopen. In de eerste fase kreeg iedereen een ambtshalve verlening die een uitkering of een minimaregeling had, waarvoor een maximum inkomen geldt van 110% van het sociaal minimum. Deze ambtshalve verleningen zijn eind november 2023 uitbetaald.

De gemeente heeft voor het identificeren van de inwoners in de eerste en tweede fase gebruik gemaakt van Excel bestanden. Deze bestanden bevatte een grote hoeveelheid data en zijn door het open karakter van Excel uiterst foutgevoelig. Het is dan belangrijk om interne controles in te bouwen door middel van het leggen verbanden tussen de gegevens in de verschillende werkstappen en/of het laten uitvoeren van een interne controle door medewerkers die niet betrokken waren bij het samenstellen ervan. De gemeente heeft hiervan afgezien omwille van de snelheid van uitbetalen van de energietoeslag conform de toezegging van de minister.

Ons advies is om bij de start van dit soort trajecten, waarbij niet reguliere processen en/of systemen worden gebruikt, beter te overwegen welke extra ‘checks and balances’ nodig zijn om de uitvoeringsrisico’s naar een acceptabel niveau te brengen.

In de tweede fase zaten de inwoners met een uitkering of minimaregeling tot 130% en diegenen die vorig jaar energietoeslag aangevraagd hebben. Van deze inwoners is door het inlichtingenbureau getoetst of het inkomen voldeed aan 120% van het sociaal minimum. De inwoners waarvan het inkomen voldeed, hebben ambtshalve de energietoeslag verleend gekregen. Deze toeslagen zijn medio december uitbetaald. De gemeenteraad is inmiddels geïnformeerd over de constatering dat in tweede fase van het proces fouten zijn gemaakt, waardoor toeslagen zijn uitgekeerd aan inwoners van de drie gemeenten die niet aan de voorwaarden voldeden. Het college heeft besloten het ten onrechte uitbetaalde bedrag ad € 258.000 niet terug te vorderen.

Kernpunten van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekeningcontrole

Interne beheersing

Bijlagen

2407121B64/LK/24

Digitally signed by Arjan Schutgens on 09 Jul 2024

Overige bevindingen Voorziening riolering

Voorziening NTA -onderzoeken

De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft een voorziening riolering, dat jaarlijks wordt gemuteerd met saldo van baten en lasten in het kader van beheer en onderhoud van riolering. Een voordeel wordt toegevoegd aan de voorziening en een nadeel wordt onttrokken. Zodoende is de rioolheffing een gesloten systeem, waarvan de middelen alleen aangewend kunnen worden voor het doel waarvoor de heffing wordt opgelegd en geïnd. De grondslag hiervan heeft de gemeenteraad vastgesteld door middel van Water- en Rioleringsplan 2022-2027.

De gemeente heeft een voorziening getroffen voor een mogelijke boete van de Autoriteit Persoonsgegevens van € 125.000. De gemeente heeft in 2020 een extern bureau een krachtenveldenanalyse laten doen naar polarisatie en extremisme met bijzondere aandacht voor salafisme en extreemrechts. Het onderzoeksrapport was voor de Autoriteit Persoonsgegevens in 2023 aanleiding tot het stellen van vragen aan de gemeente. De vragen zijn beantwoord en de gemeente is in afwachting van een reactie van de Autoriteit Persoonsgegevens. Op basis van de Boetebeleidsregels Autoriteit Persoonsgegevens 2019 kan de gemeente beboet worden. De gemeente heeft een inschatting van de hoogte van de boete gemaakt. Wij vinden de inschatting van de gemeente aanvaardbaar, maar deze inschatting is met veel onzekerheid omgeven. Het is onzeker of er een boete volgt en wat de hoogte van die eventuele boete dan is. De beleidsregels maken een aanzienlijke hogere boete mogelijk.

In de jaarstukken 2023 is beschreven welke werkzaamheden in 2023 zijn uitgevoerd, maar er wordt geen relatie gelegd met het Water- en Rioleringsplan 2022-2027. Uit de jaarrekening blijkt niet of alle plannen tot en met 2023 zijn gerealiseerd. Ook is niet duidelijk of de voorziening riolering van € 4 miljoen voldoende is om de eventueel achterstand in te lopen. Wij vragen aandacht voor het geven van inzicht in de relatie met het Wateren Rioleringsplan 2022-2027 om de gemeenteraad in staat te stellen haar controlerende taak op dit punt uit te voeren. Tevens adviseren wij om de financiële resultaten van het product riolering voortaan te analyseren en overeenkomstig de notitie Lokale heffingen in de jaarrekening te verwerken. Dit laatste betekent dat het bedrag voor nog uit te voeren groot onderhoudswerkzaamheden wordt toegevoegd aan een voorziening groot onderhoud en dat andere resultaten, zoals een efficiencyresultaat, kunnen vrijvallen ten gunste van de algemene middelen. Uw gemeente hanteert een rioolheffing inclusief een spaarcomponent voor toekomstige vervangingsinvesteringen. Dit betekent dat uw huidige burgers al betalen voor toekomstige vervangingsinvesteringen. Dit component wordt momenteel niet afzonderlijk en als zodanig in de jaarrekening verwerkt. Het spaarcomponent zou in een voorziening vervangingsinvesteringen riolering gestort moeten worden.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Leidschendam&id=2d5fcd3d-6a79-4899-aad2-f121e5dd2728