Accountantsverslag 2021 gemeente Leidschendam-Voorburg

Accountantsverslag 2021 Gemeente Leidschendam-Voorburg

Aan de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus 1005 2260 BA LEIDSCHENDAM Onderwerp Accountantsverslag 2021 Datum 28 juni 2022 Kenmerk 312019005.22.122

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2021 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van gemeente Leidschendam-Voorburg is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 11 mei 2022 hebben wij dit accountantsverslag afgestemd met uw Concerncontroller, uw Teamleider Financieel Advies, uw Teamleider Financieel Beheer en uw Coördinatoren Jaarrekening. Op 16 mei 2022 is dit accountantsverslag met de portefeuillehouder Financiën afgestemd. Wij bespreken dit accountantsverslag op 22 juni 2022 met de Commissie Rekening en Audit. Bij de jaarrekening 2021 hebben wij op 28 juni 2022 een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor zowel het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2021. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt.

Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V.

ValidSigned door W. Kalkman RA op 28-06-2022 Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij...................................... 4 2. Financiële positie en resultaat .............................................................. 10 3. Bevindingen eindejaarscontrole ........................................................... 15

Wouter Kalkman

4. Interne beheersing ............................................................................... 28

Tel: 06 – 2127 2977

5. Overige aangelegenheden .................................................................... 33

Remco Korhorn

6. Verplichte tabel SiSa ............................................................................. 42

Tel: 06 – 1099 9195

312019005.22.122 - 2

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312019005.22.122 - 3

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 2 september 2022 (kenmerk 312019005.21.198) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2021. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Leidschendam-Voorburg. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het document “2545 Raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021”, het document “2624 Normen- en toetsingskader 2021” en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2021 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is bepaald overeenkomstig de aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben is gebaseerd op het collegebesluit 2624, waarover de gemeenteraad per raasbrief “2624 Normen- en toetsingskader 2021” is geïnformeerd op 25 januari 2022. De gemeenteraad heeft de accountant aandachtspunten meegegeven welke zijn vastgelegd in het raadsbesluit “2545 Raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In het raadsbesluit “2545 Raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021” zijn lagere marges vastgesteld, die wij hebben gehanteerd bij de controle van de jaarrekening 2021. De lagere marge heeft een directe relatie met mutatie in de reserves als gevolg van de verkoop van de Eneco aandelen in 2020. Hiermee wordt voorkomen dat de marges significant afwijken van de geldende marges voorgaande jaren. Bij onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij daarom de volgende goedkeuringstoleranties gehanteerd:

Bron: jaarrekening 2021

Fouten

Goedkeuringsmaterialiteit

€ 2.350.000

Onzekerheden € 7.050.000

De gemeenteraad heeft in het Raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021 de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 235.000 (10% van de goedkeuringsmaterialiteit).

312021003.22.114 - 4

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor deze jaarrekening  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlestandaarden en is niet uniek voor de gemeente Leidschendam-Voorburg.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: WMO).  De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (vanaf boekjaar 2022).  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen.

Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

312019005.22.122 - 5

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021 en het normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. balansmutaties, zijn rechtmatig Op het programma Bestuur en Ondersteuning (€ 1.456.000) en op het onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen (€ 659.000) is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Overigens merken wij op dat uw gemeenteraad in de planning- en controlecyclus door het college van burgemeester en wethouders reeds is geïnformeerd over deze overschrijdingen van de lasten via de zogenoemde meldingen (zoals in de 1e en 2e Tussentijdse rapportage). Tevens is sprake van overschrijdingen op investeringskredieten die ook niet meewegen in ons oordeel. Het totaal aan kredietoverschrijdingen die niet meewegen in ons oordeel bedragen € 306.000. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn in de jaarrekening 2021.

De jaarrekening voldoet aan Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Leidschendam-Voorburg. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het het BBV toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Leidschendam-Voorburg zijn uiteengezet in de jaarstukken 2021 in onderdeel ‘5.12 Waarderingsgrondslagen’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

312019005.22.122 - 6

Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de jaarstukken 2021 van gemeente Leidschendam-Voorburg een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva op 31 december 2021 in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (ter kennisgeving aangenomen door de gemeenteraad op 31 januari 2022). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Voor de volledigheid hebben wij hieronder een overzicht met de geconstateerde controleverschillen opgenomen (inclusief de gehanteerde goedkeuringstoleranties, zoals eerder in de hoofdstuk toegelicht): Aard van de fouten en onzekerheden (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

642

642

268

268

Fouten Onvolledige verplichtingen (lasten 2021 die in 2022 zijn geboekt met betrekking tot investeringen en groot onderhoud) Niet verantwoorde lasten Jeugdwet (Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden) Niet verantwoorde dividendrecht 2021 op preferente aandelen Stedin Totaal fouten

189

189

1.099

1.099

Goedkeuringstolerantie voor fouten

2.350

2.350

312019005.22.122 - 7

Onzekerheden Onzekerheden bestedingen Wmo Zorg in natura

422

422

Onzekerheden bestedingen Jeugdzorg (via SBJH)

1.212

1.212

Onzekerheden prestatieleverring Pgb’s Jeugdwet

686

686

Totaal onzekerheden

2.320

2.320

Goedkeuringstoleranties voor onzekerheden

7.050

7.050

312019005.22.122 - 8

2.

Financiële positie en resultaat

312019005.22.122 - 9

2. Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin toe

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten in 2021 bedraagt € 5,1 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 6,8 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2021 € 1,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

227,2

90,2

99,6

105,0

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 6,8

135,8

-/- 5,3

-/- 3,7

Gerealiseerd (-/- = nadelig) resultaat

1,7

1,2

-/- 4,1

-/- 1,7

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 5,1

137,0

-/- 9,4

-/- 5,4

Eigen vermogen per 31 december

222,1

227,2

90,2

99,6

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2021 64% van het balanstotaal (op 1 januari 2020: 61% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2021. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312019005.22.122 - 10

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2021 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 63% en op basis van de jaarrekening 2021 bedraagt de solvabiliteit 64%. De solvabiliteit is derhalve 1 procentpunt hoger dan begroot. De gemeenteraad heeft voor de solvabiliteit een grens van 30% vastgesteld. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2020 boven het gemiddelde van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2020: Gemeente Nederland Zuid-Holland Gemeenten met 50.000 tot 100.000 inwoners

Solvabiliteit 2020 37% 45% 29%

Rijswijk Leiden Pijnacker-Nootdorp Delft Voorschoten Leidschendam-Voorburg Zoetermeer Wassenaar Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2021 is beïnvloed door reservemutatie(s)

21% 32% 37% 39% 41% 61% 65% 69%

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een boekjaarjaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het boekjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Het overzicht van baten en lasten over 2021 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 5,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 18,1 miljoen. Dit is een voordeel van € 13,0 miljoen. Het gerealiseerd resultaat ad € 1,7 miljoen voordelig is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen.

312019005.22.122 - 11

In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Exploitatieresultaat (in € 1.000.000) Totale baten

228,4

Totale lasten

233,5

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (nadelig)

5,1

Af: toevoegingen aan reserves

98,6

Bij: onttrekkingen uit reserves

105,4

Saldo mutaties reserves (per saldo onttrekking)

6,8

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

1,7

Het nadelige saldo van baten en lasten 2021 (resultaat vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

312019005.22.122 - 12

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald op € burgemeester en 85,3 miljoen. wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft uitstekend om de een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij wordt een doorlopend inzicht onderkende risico’s af te gegeven in de grootste risico’s (qua kans en financiële impact) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn kunnen dekken verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s.

Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie door middel van een simulatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is bij het vastgestelde zekerheidspercentage. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit (risico-omvang) van afgerond € 9,2 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 85,3 mln. De weerstandsratio bedraagt circa 9,3 en is naar de mening van het college van burgemeester en wethouders uitstekend. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat de gewenste weerstandscapaciteit, de weerstandscapaciteit en de weerstandsratio niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312019005.22.122 - 13

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312019005.22.122 - 14

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was goed

Bij de start van de controle van de jaarrekening 2021 op 14 maart 2022 waren de concept jaarstukken 2021 gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was volledig, met uitzondering van de post grondexploitatie en het onderdeel Europese aanbesteding. Ten opzichte van vorig jaar heeft uw gemeente wederom stappen gezet in het proces van samenstellen van de jaarstukken. Het zelflerend vermogen bij het proces samenstellen jaarstukken is groot. Na de start van de controle van de jaarrekening 2021 hebben wij de volledige en constructieve, prettige medewerking van uw organisatie gehad.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg is de voorraad grondexploitaties. Door de invloed van parameters (o.a. indexering, fasering, rente, prijs), die bepalend zijn voor toekomstige kosten en opbrengsten, hebben wij tijdens de controle bijzondere aandacht besteed aan de grondexploitaties. De voornaamste risico’s ten aanzien van grondexploitaties zijn:   

Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Programmering: is er een kritische analyse van het aanbod in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente en regio? Prijs: is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen?

Gedurende de controle hebben wij deze risico’s met uw planeconomen besproken. Tijdens deze gesprekken hebben wij uw planeconomen kritisch bevraagd over de uitgangspunten. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten in 2022 ten behoeve van de jaarrekening 2021 geactualiseerd. Hieronder onze belangrijkste bevindingen hierbij. In het proces van totstandkoming heeft het college van burgemeester en wethouders twee belangrijke maatregelen genomen:  

De planeconomen beoordelen de uitkomsten van de berekeningen over en weer. De uitkomsten van deze interne controle worden vastgelegd. Minimaal één keer per jaar laat het college van burgemeester en wethouders bij de actualisatie een second opinion uitvoeren. De uitkomsten van deze second opinion worden uitgebreid gedocumenteerd. 312019005.22.122 - 15

Op basis van onze controlewerkzaamheden, waaronder het kennisnemen van de uitgevoerde interne beheersingsmaatregelen, merken wij het volgende op:  

Bij het samenstellen van de calculaties van de gemeente Leidschendam-Voorburg wordt over het algemeen, net als vorig jaar, een neutrale positie ingenomen. De gemeente Leidschendam-Voorburg hanteert diverse parameters, zoals de indexering voor kosten en opbrengsten. Voor de 3 actieve plannen worden dezelfde parameters gebruikt. De te hanteren parameters komen tot stand in een overleg tussen de planeconomen, de afdeling Financiën en de afdeling Concerncontrol en is daarbij gebaseerd op diverse externe bronnen.

Onze conclusie is dat de grondexploitaties een robuuste onderbouwing zijn voor de waardering in de balans, waarbij uw gemeente een neutrale positie inneemt. Woningbouw De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft per 31 december 2021 in totaal 4 actieve bouwgronden in exploitatie (BIE) voor woningbouw. Dit betreft een netto boekwaarde van € 37,3 miljoen per 31 december 2021. Dat is ten opzichte van vorig jaar een afname van € 2,3 miljoen. De bruto boekwaarde (exclusief verliesvoorziening) bedraagt € 42,9 miljoen (in 2020 € 44,5 miljoen). Voor het complex Vlietvoorde is een voorziening inzake de verlieslatende grondexploitatie gevormd voor een bedrag van € 5,6 miljoen (in 2020 € 4,9 miljoen), welke in mindering is gebracht op de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie. Voor de 4 actieve bouwgronden in exploitatie worden in de toekomst nog voor € 21,7 miljoen (voor 75% bij Vlietvoorde) aan kosten gemaakt en worden er nog opbrengsten gerealiseerd voor een bedrag van € 61,3 miljoen (voor 81% bij Vlietvoorde). Na het realiseren van deze kosten en opbrengsten resteert voor het complex Vlietvoorde een verlies van €5.571.000. Voor dit verlies is reeds een voorziening gevormd.

Europese aanbestedingen

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde spendanalyse (analyse van alle uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2021 is nageleefd. Vanuit de spendanalyse en onze controle daarop zijn geen bevindingen gebleken dat de Europese aanbestedingswetgeving niet is nageleefd. Wij hebben tussentijds met uw gemeente afspraken gemaakt om de analyse van de spendanalyse verder uit te breiden naar het niveau van opdrachten per crediteur en van deze opdracht te onderbouwen dat de Europese aanbestedingswetgeving is nageleefd aan de hand van ramingen, overeenkomsten en in geval van opdrachten die ‘juridische ingewikkeld’ zijn aan de hand van een position paper. Bij onze controle van de jaarrekening 2021 is gebleken dat deze informatie niet altijd snel en eenvoudig was op te leveren. 312019005.22.122 - 16

Voor 2022 hebben wij afspraken gemaakt met uw medewerkers om deze analyse, mede in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf boekjaar 2022 zal gaan gelden, tot en met het derde kwartaal 2022 reeds bij de interimcontrole 2021 te betrekken, zodat bij de controle van de jaarstukken 2021 snel conclusies kunnen worden getrokken op dit onderwerp.

Wmo Zorg in natura – prestatielevering niet vastgesteld

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura, waaronder huishoudelijke ondersteuning en begeleiding vallen, zijn geleverd, moet op twee manieren worden gedaan, namelijk: 

Enerzijds via de productieverantwoordingen van de zorginstelling die zijn voorzien van een controleverklaring met goedkeurend oordeel van de accountant van de zorginstelling. Zorginstellingen zijn op basis van het “Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording Wmo en Jeugdwet 2021” verplicht bij productieverantwoordingen boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toe te voegen. De accountant stelt bij de controle onder andere vast dat de zorg is geleverd.



Anderzijds door bij productieverantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt, het college van burgemeester en wethouders aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middels een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen.

Over 2021 is in totaal € 422.000 aan bestedingen in het kader van de Wmo Zorg in natura niet voorzien van een productieverantwoording met goedkeurende controleverklaring van de accountant van de zorginstelling. Omdat het college van burgemeester en wethouders geen aanvullende controles heeft uitgevoerd in 2021 ten aanzien van deze bestedingen is er geen zekerheid verkregen dat prestaties daadwerkelijk geleverd zijn. Wij hebben daarom in totaal € 422.000 aan bestedingen in het kader van Wmo Zorg in natura als onzeker aangemerkt. Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

Jeugdzorg Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (SbJH)

De verantwoording van Jeugdhulp (Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, hierna SbJH) is niet conform planning bij uw gemeente aangeleverd. Als gevolg hiervan worden niet alle financiële mijlpalen in uw bestuurlijke planning gerealiseerd. Wij adviseren u om met het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden in overleg te gaan en te blijven om voor 2022 en verder afspraken te maken over een tijdige aanlevering van de gecertificeerde informatie, zodat uw college en u als gemeenteraad volgens de bestuurlijke afspraken de jaarstukken kan behandelen. Op 6 mei 2022 heeft de accountant van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een controleverklaring afgegeven bij de verantwoording van de H10-gemeenten. 312019005.22.122 - 17

Voor uw gemeente blijkt dat er het volgende uit: 







De lasten in de jaarrekening 2021 in het kader van Jeugdhulp zijn voor een bedrag van circa € 268.000 te laag verantwoord. Dit bedrag is niet meer gecorrigeerd in uw jaarrekening gezien de omvang daarvan en gezien het tijdstip waarop dit bedrag bekend werd. Uit de verantwoording Jeugdhulp 2021 van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en de daarbij horende controleverklaring blijken onzekerheden voor een bedrag van € 49.000. Dit betreffen niet goedkeurende controleverklaringen bij productieverantwoordingen van de zorginstellingen. Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring. Voor de betaalde Jeugdhulplasten voor een bedrag van € 1.163.000 (vorig jaar € 878.000) is geen controleverklaring aanwezig. Dat betekent dat geen zekerheid bestaat over de vraag of de betreffende prestaties zijn geleverd. Om die reden wordt dit bedrag als onzeker aangemerkt. Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring. De onzekerheden rondom Jeugdhulp tellen op tot een bedrag van € 1.212.000 (vorig jaar € 1.317.000). Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze 312019005.22.122 - 18

kostenoverschrijdingen, waarvan het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 244 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 234 miljoen aan gerealiseerde lasten in 2021. Dit is in totaal een onderschrijding van € 10 miljoen (4%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 226 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 228 miljoen aan gerealiseerde baten in 2021. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op circa € 6 miljoen nadelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s:  

Programma Bestuur en Ondersteuning voor een bedrag van € 1.456.000; Onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen voor een bedrag van € 659.000

Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2021 voorgedaan voor een bedrag van € 306.000. Deze tellen niet mee in ons oordeel. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening, waarin een analyse van de (begrotings-) afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2021 is opgenomen.

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college van burgemeester en wethouders heeft voor 2021 een vennootschapsbelastingverplichting ingerekend voor een bedrag van € 31.000.

312019005.22.122 - 19

Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of uw “grondbedrijf” door de ondernemerspoort gaat.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 209.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. In 2021 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2021 stelden wij wel vast dat er geen sprake was van een (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2022 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2021 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

312019005.22.122 - 20

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 onder Single information, Single audit (SiSa) vallen. Wij doen dit met een tabel, die in overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘Verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa (en de door de gemeenteraad vastgestelde aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021).

Onzekerheden Pgb’s Jeugdwet bedragen € 686.000

Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en de Jeugdwet is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeente Leidschendam-Voorburg kent de Pgb’s toe op basis van de Wmo en de Jeugdwet. De Pgb-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft een controleverklaring met beperking bij de verantwoordingen 2021 Wmo en Jeugdwet verstrekt vanwege diverse rechtmatigheidsafwijkingen. De SVB beoordeelt een deel van de bestedingen ten laste van de pgb-budgetten als onrechtmatig. Dit betekent voor uw gemeente voor de Jeugd Pgb’s een meest waarschijnlijke fout van € 12.470 en voor Wmo Pgb’s een meest waarschijnlijke fout van € 4.857. De Auditdienst SVB controleert niet de prestatielevering die ten grondslag dient te liggen aan de Pgb's, omdat de SVB niet op prestatielevering toetst. Daarom dient de gemeente zelfstandig onderzoek naar de prestatielevering uit te voeren, bijvoorbeeld aan de hand van de BADO-notitie "PGB-verantwoording/controle door gemeenten" d.d. 13 maart 2018, om vast te stellen dat er daadwerkelijk prestaties aan de Pgb's ten grondslag liggen. Uw college heeft een dergelijk onderzoek naar de prestatielevering van de Pgb’s alleen uitgevoerd voor de Pgb’s Wmo en niet voor de Pgb’s Jeugdwet.

Daarom hebben wij de massa aan Pgb’s Jeugdwet (€ 686.000) als onzeker gekwalificeerd. Dit betekent overigens niet dat wij fouten hebben geconstateerd.

Dividendrecht 2021 op preferente aandelen Stedin voor een bedrag van € 189.000 onterecht niet verantwoord

In 2021 heeft u besloten deel te nemen kapitaalinjectie ten behoeve van de verduurzamingsprojecten van Stedin. Voor uw gemeente is hiermee een bedrag van € 13,8 miljoen gemoeid met de aanschaf van de preferente aandelen en hieraan is een jaarlijkse cumulatief preferente dividendopbrengst gekoppeld van circa € 413.000. Een aantal jaar geleden heeft de commissie BBV over de verwerking van dividend de uitspraak gedaan dat dividend moet worden verantwoord in het jaar waarin het recht op het ontvangen van dividend ontstaat. De achtergrond hiervan is dat de algemene vergadering van aandeelhouders gewoonlijk pas in een volgend jaar (T+1) beslist over het dividend van enig jaar (T). Daarom kan het dividend over het jaar T pas in de jaarrekening van het volgend jaar (T+1) worden verantwoord.

312019005.22.122 - 21

In sommige gevallen doen zich situaties voor waarin het verdedigbaar is dat reeds per balansdatum een dividendrecht bestaat. Bijvoorbeeld indien statutair (min of meer gegarandeerde) dividendrechten zijn vastgelegd terwijl er per balansdatum geen omstandigheden bekend zijn die de uitkering van zo een dividend zouden kunnen bedreigen. Deze situatie is van toepassing op de preferente aandelen van Stedin, waardoor in 2021 het opgebouwde dividendrecht (baten) ter hoogte van € 189.000 moet worden verantwoord. Het college van burgemeester en wethouders heeft ervoor gekozen, onder andere omdat de gemeente een behoedzaam begrotingsbeleid voert, het dividendrecht pas te verantwoorden in het jaar dat de algemene vergadering van aandeelhouders beslist. Dit is niet in overeenstemming met de uitspraken van de commissie BBV en daarom zijn de baten voor een bedrag van € 189.000 te laag verantwoord. Aan de hand van de voortgezette controle controleren wij of de lasten en investeringen in de financiële administratie 2021 Onvolledigheid verplichtingen ad € 642.000 volledig zijn verantwoord. Dit houdt in dat wij de lasten en investeringen (o.a. facturen) in de financiële administratie 2022 beoordelen en vaststellen of deze terecht in 2022 zijn verantwoord of dat deze in 2021 thuishoren.

Bij de voortgezette controle is vastgesteld dat een bedrag van € 642.000 onterecht in 2022 is verantwoord, omdat de onderliggende prestaties in 2021 zijn geleverd. Uw gemeente heeft dit bedrag niet meer gecorrigeerd. Dit bedrag van € 642.000 vindt u terug in onze foutenevaluatie in hoofdstuk 5. Wij merken daarbij op dat dit gaat om twee investeringsfacturen voor een bedrag van € 594.000 (waardoor de post materiële vaste activa voor dit bedrag te laag is weergegeven) en om één factuur die betrekking heeft op groot onderhoud voor een bedrag van € 48.000 (waardoor de post voorzieningen voor dit bedrag te hoog is verantwoord).

M&O-beleid Tozo is vastgesteld

In de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2021 (31 januari 2022) is opgenomen dat de accountant als onderdeel van de jaarrekeningcontrole de opzet, bestaan en werking van het beleid ter bestrijding van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (hierna: M&O-beleid) met behulp van IB-signalen beoordeelt. Uw gemeente heeft dit beleid vastgelegd in het “Controleplan rechtmatigheid Tozo-regeling”, welke is vastgesteld middels collegebesluit nummer 2196 van 16 februari 2021. In dit controleplan is onder andere opgenomen dat de gemeente Leidschendam-Voorburg bij het Inlichtingenbureau signalen (IB-signalen) opvraagt als onderdeel van de controle achteraf. Dit doet de gemeente Leidschendam-Voorburg als uitvoeringsorganisatie ook voor de gemeenten Voorschoten en Wassenaar. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Leidschendam-Voorburg de volgende IB-signalen heeft opgevraagd:  Ontvangen inkomen van ondernemer en partner  Ontvangen studiefinanciering van ondernemer en partner 312019005.22.122 - 22

  

Gedetineerd of voortvluchtig Onregelmatigheden KvK-inschrijving Onregelmatigheden BRP inschrijving

In totaal heeft de gemeente 896 signalen ontvangen, waarbij onderscheid is gemaakt tussen signalen die reeds bekend waren bij de gemeente, signalen die geen effect hebben op de rechtmatigheid van de verstrekte uitkering of de hoogte daarvan en signalen waarbij wel een actie noodzakelijk was. Van de 896 signalen die zijn beoordeeld heeft dit geleid tot in totaal 257 signalen waarbij een actie noodzakelijk was (Leidschendam-Voorburg: 157 signalen, Voorschoten: 49 signalen, Wassenaar: 51 signalen). Wij hebben bij start van de jaarrekeningcontrole (maart 2022) vastgesteld dat inmiddels 193 signalen zijn afgerond en er in totaal 64 signalen nog moeten worden afgehandeld. Bij het afhandelen van signalen registreert de gemeente niet separaat of dit geleid heeft tot een terugvordering van de verstrekte uitkering. Het totale bedrag dat bij de start van de jaarrekeningcontrole aan terugvorderingen in verband met de Tozo openstaat betreft circa € 1.029.000, maar of dit een terugvordering betreft die voortkomt uit het reguliere proces of dat het een terugvordering betreft die voortkomt uit de opgevraagde IB-signalen (als onderdeel van het M&O beleid Tozo) is niet geregistreerd . Naast het beoordelen van IB-signalen is in het controleplan ook nog een zogenaamde steekproefsgewijze controle op thema’s opgenomen.

De thema’s die de gemeente hierbij controleert zien toe op (1) Medebewoning en (2) Toekenning op briefadres. Bij medebewoning toetst de gemeente of aanvragers die hebben aangegeven alleenstaand te zijn daadwerkelijk alleenstaand zijn en bij toekenning op briefadres wordt gecontroleerd of het adres dat door de aanvrager is opgegeven een brief- of woonadres betreft. Bij start van de jaarrekeningcontrole waren vanuit de themacontroles geen bevindingen gebleken die hebben geleid tot een wijziging dan wel terugvordering van de verstrekte uitkering. Wel waren nog 25 controles op medebewoning onder handen. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij de opzet, bestaand en werking van het M&O beleid Tozo van gemeente Leidschendam-Voorburg gecontroleerd en vastgesteld dat er bij deze gemeente sprake is van een toereikend M&O beleid Tozo.

Normenkader 2022 moet door uw gemeenteraad worden vastgesteld

In de Kadernota rechtmatigheid 2023 is bepaald dat gemeenten met ingang van boekjaar 2023 het normenkader moeten laten vaststellen door de gemeenteraad. Over boekjaar 2021 zijn de aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2021 en het normenkader ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad. Voor het normenkader 2021 is dat akkoord. Voor 2023 is het van belang dat u het normenkader 2023 vaststelt.

312019005.22.122 - 23

Aandachtspunten van de gemeenteraad bij de controle van de jaarrekening 2021

De gemeenteraad van gemeente Leidschendam-Voorburg stelt jaarlijks de uitgangspunten voor de controle op de jaarrekening vast. Onderdeel van deze aandachtspunten zijn de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en organisatieonderdelen bij de controle die specifiek aandacht moeten krijgen. Uw gemeenteraad heeft middels raadbesluit d.d. 10 november 2021 met nummer 2545 de volgende aandachtspunten aan ons meegegeven:    

Naleving van de interne inkoop- en aanbestedingsregels Wagenparkbeheer Verantwoording van subsidies Verantwoording op de bestemmingsreserves

Hieronder gaan wij nader in op de aandachtspunten vanuit de gemeenteraad. Naleving van de interne inkoop- en aanbestedingsregels In het raadsvoorstel d.d. 19 oktober 2021 met nummer 2545 dat ten grondslag ligt aan het in de inleiding genoemde raadsbesluit is het volgende opgenomen ten aanzien van de naleving van de interne inkoop- en aanbestedingsregels: De commissie stelt voor om het intern beleid op social return en duurzaam inkopen onder de loep te nemen. Daarbij is afgesproken dat het team voor de Verbijzonderde Interne Controle bij 30 waarnemingen vaststelt in welke mate is voldaan aan het interne inkoopbeleid, inclusief social return en duurzaam inkopen. De accountant zal de uitkomsten beoordelen en daarover rapporteren in het accountantsverslag. Tijdens de interim-controle hebben wij afspraken gemaakt met uw medewerkers Concerncontrol om een beoordeling uit te voeren in hoeverre is voldaan aan de voorwaarden op het gebied van social return en duurzaam inkopen, zoals gesteld in het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door miscommunicatie tussen uw medewerkers Concerncontrol en ons heeft deze beoordeling heeft echter nog niet plaatsgevonden, waardoor wij eventuele uitkomsten niet hebben kunnen beoordelen. Wij stellen voor om dit aandachtspunt opnieuw mee te geven voor boekjaar 2022. Wagenparkbeheer Ten aanzien van het wagenparkbeheer is in het raadvoorstel d.d.

19 oktober 2021 met nummer 2545 het volgende opgenomen: De gemeente maakt een transitie van diesel naar elektrische voertuigen. De commissie stelt voor om de controleren of het college daarbij de juiste waardering toepast volgens de externe en interne regels. De accountant controleert in welke mate de gemeente dit ook doet. Bij het controleren van de investeringen in het wagenpark zal de accountant vaststellen op welke wijze het college daarin heeft gehandeld en daarover rapporteert hij in het accountantsverslag. 312019005.22.122 - 24

Wij hebben vastgesteld dat de diesel-voertuigen, die zijn omgebouwd naar elektrische voertuigen, ten tijde van de transitie volledig waren afgeschreven en dus geen boekwaarde meer hadden. De kosten die zijn gemaakt voor het ombouwen van de voertuigen zijn als nieuw actief geactiveerd op basis van de daadwerkelijke kosten. Deze verwerkingswijze is in lijn met de verslaggevingsregels, zijnde artikel 62 BBV lid 1: alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. Verantwoording van subsidies De gemeenteraad heeft middels het raadbesluit d.d. 19 oktober 2021 met nummer 2545 ons gevraagd expliciet te rapporteren over het proces rondom de verantwoording van subsidies. In achterliggende raadsvoorstel is het volgende opgenomen: Voor de raad is van belang of subsidieontvangers de afgesproken acties/werkzaamheden hebben uitgevoerd volgens de voorschriften uit de Algemene subsidieverordening. De accountant controleert niet op de doelmatigheid en effectiviteit van het subsidiëren, maar stelt wel vast dat het college conform de bepalingen in de subsidieverordening de subsidie rechtmatig heeft vastgesteld. De accountant zal voor drie grote subsidieontvangers nagaan in welke mate aandacht is besteed aan de vraag of de activiteiten zijn uitgevoerd en zal de bevindingen in dat kader in het accountantsverslag opnemen.

Wij hebben op basis van de subsidies die gedurende het boekjaar 2020 zijn verstrekt de drie grote subsidieontvangers geïdentificeerd, zijnde (1) Stichting de Bibliotheek aan de Vliet, (2) Stichting Welzijn Oud En Jong (WOEJ) en (3) Stichting Sport en Welzijn Leidschendam-Voorburg. Wij hebben ten tijde van de interim controle uw medewerkers Concerncontrol gevraagd te beoordelen of de subsidievaststelling van eerdergenoemde subsidies volgens de geldende algemene subsidieverordening (ASV) heeft plaatsgevonden. Uw medewerkers Concerncontrol hebben deze beoordeling uitgevoerd en hierover gerapporteerd aan uw Concerncontroller via het memo “Resultaat onderzoek subsidie ‘de grote drie’” d.d. 21 februari 2022. Wij hebben de uitkomsten die door uw medewerkers Concerncontrol zijn gerapporteerd gecontroleerd aan de hand van achterliggende brondocumentatie en onderschrijven hun conclusie. De conclusie is als volgt: 

In een aantal gevallen heeft de aanvraag tot subsidievaststelling niet tijdig plaatsgevonden. In die gevallen wordt geen of weinig aandacht gegeven aan toepassing van artikel 18 ASV (Te laat ingediende aanvraag vaststelling subsidie). Omdat het tijdig indienen van de subsidievaststelling geen onderdeel is van recht, hoogte en duur (voorwaardecriterium rechtmatigheid), heeft dit geen verdere gevolgen voor de (financiële) rechtmatigheid.

Daarnaast is door uw medewerkers Concerncontrol geconstateerd dat hoe hoger de subsidie is, hoe onduidelijker de verantwoording bij de aanvraag tot subsidievaststelling is. Daar waar bij kleinere subsidies – zo is bij eerdere onderzoeken naar definitieve vaststellingen door de VIC gebleken – per activiteit helder wordt begroot en afgerekend, wordt bij grotere 312019005.22.122 - 25

subsidieontvangers vaak gewerkt met een combinatie van het verantwoorden op activiteitenniveau op inhoud samen met de jaarrekening als financiële verantwoording. De directe relatie tussen de geplande activiteiten/werkzaamheden en de uitgevoerde activiteiten/werkzaamheden is vaak niet of niet geheel inzichtelijk.

Verantwoording op de bestemmingsreserves Uw gemeenteraad heeft besloten de aandelen van Eneco Groep B.V. te verkopen per 17 maart 2020 voor een bedrag van € 138,9 miljoen. De verkoopopbrengst is in boekjaar 2020 verantwoord als bate op het onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen en vervolgens gestort in de Algemene reserve vrij besteedbaar. Gedurende boekjaar 2021 heeft uw gemeenteraad besloten de gelden die zijn gestort in de Algemene reserve vrij besteedbaar te verdelen over diverse bestemmingsreserves. Per bestemmingsreserve is vervolgens een bestedingsplan opgesteld waarin de kaders zijn opgenomen, waarbinnen uw college van burgemeester en wethouders bestedingen mag doen. Op basis hiervan is in het raadsvoorstel d.d. 19 oktober 2021 met nummer 2545 het volgende opgenomen: Het college moet in de jaarrekening het bestedingsplan opnemen en/of daarnaar verwijzen. Bij de controle van de bestedingen ten laste van de reserves toetst de accountant aan besluitvorming door de raad (al dan niet met een bestedingsplan). Wij hebben door middel van een steekproef vastgesteld dat de bestedingen ten laste van de reserves oftewel onttrekkingen die zijn gedaan aan bestemmingsreserves waar een door de gemeenteraad vastgesteld bestedingsplan aan ten grondslag ligt binnen de kaders van het bestedingsplan passen. Vanuit de steekproef zijn geen bijzonderheden gebleken.

312019005.22.122 - 26

4.

Interne beheersing

312019005.22.122 - 27

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Op 14 december 2021 hebben wij de managementletter 2021 aan u verstrekt. Deze managementletter is besproken met het management en met de Commissie Rekening en Audit. Hieronder treft u de managementsamenvatting aan. controle

312019005.22.122 - 28

Rechtmatigheidsverantwoording

In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2021 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt naar verwachting vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: 

Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven: o Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld. o In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering.

Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.



Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, wanneer de wetswijziging wordt aangenomen, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld. Wij adviseren u daar rekening mee te houden.



De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. De Kadernota rechtmatigheid 2023 is daarmee vooral een belangrijk 312019005.22.122 - 29

document voor de gemeenteraad en het college van decentrale overheden geworden. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o De Kadernota rechtmatigheid 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. o In de kadernota rechtmatigheid 2023 wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan. o De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven. o De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant.

Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. U beschikt over een Intern Controleplan 2021, deze moet voor 2023 geactualiseerd worden. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023. o Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de kadernota rechtmatigheid 2023 uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed. Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college van burgemeester en wethouders om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de gemeenteraad.