4241 Bijlage 1 Concept aanvullende werkafspraken
Tekst van het document
Aanvullende Werkafspraken
behorende bij de Bestuursovereenkomst van 6 september 2024 tussen het COA en de gemeente Leidschendam-Voorburg inzake de opvanglocatie aan het Stationsplein 8 te Voorburg. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) hierbij vertegenwoordigd door de regiomanager Opvang & Begeleiding Midden-Zuid, mevrouw Jeike van der Ziel. en De gemeente Leidschendam-Voorburg gevestigd op het Raadhuisplein 1 in Leidschendam-Voorburg, hierbij vertegenwoordigd door de mevrouw B.B.M. Bremer in de functie van wethouder hebben ter uitwerking van bovengenoemde Bestuursovereenkomst de volgende afspraken gemaakt. 1. Wettelijke taak COA 1.
Het COA zorgt voor een adequate aanpassing, inrichting en instandhouding van de opvanglocatie in overeenstemming met de ter zake geldende wettelijke en gemeentelijke regelgeving.
2.
Indien deze regelgeving wijzigt gaan COA en gemeente in gesprek over de consequenties van deze wijzigingen voor de opvanglocatie.
3.
Voor de opvanglocaties dient het COA in het bezit te zijn van de benodigde vergunningen en privaatrechtelijke afspraken met de eigenaar. Deze gemaakte afspraken zijn in overeenstemming met voorliggende overeenkomst.
2. Communicatie 1.
Tot de datum van ingebruikname van de opvanglocatie is de gemeente verantwoordelijk voor communicatie en informatievoorziening over de opvanglocatie naar de inwoners van de gemeente en andere betrokkenen. Het COA zal de gemeente hierin ondersteunen, wanneer de gemeente dit vraagt.
2.
Vanaf de datum van ingebruikname van de opvanglocatie draagt het COA, in overleg met de gemeente, zorg voor de informatie aan de inwoners van de gemeente over de opvanglocatie, de ontwikkelingen en over de te volgen procedures. Zo zal het COA o.a. een meldpunt voor omwonenden creëren dat 24 uur per dag bereikbaar is, een klankbordgroep overleg organiseren voor omwonenden en ondernemers en afstemmen met de ondernemers in de
omgeving. Ook zal er geregeld contact zijn tussen het COA en de lokale sociale partners over mogelijke opdrachten en samenwerking. 3.
Het COA en de gemeente verstrekken elkaar informatie die van belang is voor de uitvoering van de taken van de gemeente of het COA. En die verband houden met de aanwezigheid van de opvanglocatie in de gemeente.
4.
Het COA is telefonisch en per e-mail bereikbaar voor vragen en klachten uit de wijk en stelt daartoe een vast lokaal aanspreekpunt aan. Individuele klachten en vragen worden doorgaans opgepakt met de individuele melder. Afhankelijk van de aard van de klacht of vraag kan het onderwerp aan de orde gesteld worden in de klankbordgroep of, na afstemming met de melder, in het overleg met de gemeente.
5.
De gemeente is bereikbaar via het centraal telefoonnummer 14070 of per mail via vluchtelingen@lv.nl voor niet-spoedeisende vragen en signalen.
6.
Voorafgaand aan de opening van de opvang communiceert de gemeente naar omwonenden en ondernemers op welke wijze COA en de gemeente bereikbaar zijn voor vragen en/of meldingen.
3. Overleg COA en gemeente 1.
In het eerste half jaar na ingebruikname informeert het COA de gemeente wekelijks over de gang van zaken. Bij deze afstemming komen in ieder geval algemene zaken, signalen, meldingen en klachten aan de orde. Daarna is de minimale frequentie een keer per maand of zoveel als nodig geacht door beide partijen. Het COA initieert daartoe een overleg met de gemeente.
2.
Op bestuurlijk niveau zal ten minste één keer per kwartaal overleg plaatsvinden tussen het COA en de gemeente.
3.
Het COA en de gemeente continueren gezamenlijk de afstemming met de klankbordgroep ter bevordering van de relatie tussen de bewoners van de opvanglocatie, de omwonenden en lokale ondernemers. Het COA faciliteert de afstemming met de klankbordgroep vanaf de datum van ingebruikname van de locatie.
4. Veiligheid 1.
Het COA stelt, na afstemming en overleg met de gemeente, politie en brandweer, een bedrijfsnoodplan en een veiligheidsplan vast voor de opvanglocatie zodat in voorkomende gevallen de operationele diensten adequaat kunnen handelen. In het veiligheidsplan staat hoe de veiligheid te borgen bij een noodopvang met vluchtelingen en hoe om te gaan met incidenten, calamiteiten en eventueel maatschappelijke onrust. Het COA, de gemeente en de politie werken nauw samen om de veiligheid te borgen op en rond de 2/6
noodopvanglocatie. In dit document zijn die afspraken en maatregelen vastgelegd. Onderdelen van het veiligheidsplan zijn onder meer een plan voor ontruiming, cameratoezicht en afspraken tussen politie, Boa’s en het COA. 2.
Het COA, de gemeente en de politie overleggen in het eerste kwartaal na opening van de opvang tenminste één keer per twee weken over de voortgang van de veiligheid van de bewoners en relevante meldingen en signalen vanuit de omgeving van de opvang. Na het verstrijken van deze periode wordt de frequentie van het overleg naar behoefte aangepast.
3.
Partijen komen overeen dat de samenstelling van de groep bewoners in de opvang representatief is voor de landelijke aantallen op te vangen personen. In de opvang verblijven geen AMV-ers.
4.
Het COA spant zich in om overlast voor de omgeving te voorkomen.
5.
Het COA past haar maatregelenbeleid toe voor bewoners in de opvang daar waar sprake is van overlast, zowel binnen als buiten de opvanglocatie.
6.
Het COA garandeert 24 uur per dag aanwezigheid van beveiligers en bedrijfshulpverleners op de opvanglocatie. Daarnaast biedt het COA dagelijkse begeleiding.
7.
Het COA meldt calamiteiten die plaatsvinden in de opvanglocatie in eerste instantie aan de politie en zo nodig aan de gemeente via de daarvoor geëigende kanalen. Er wordt actief informatie gedeeld tussen COA, politie en gemeente.
8.
De wijkagent en de wijkboa (mede in het kader van leefbaarheid) zijn regelmatig en zichtbaar aanwezig rondom de locatie voor een laagdrempelige verbinding en contact met zowel bewoners als met omwonenden.
9.
Bij een eventuele beëindiging van de opvangvoorziening voor een asielzoeker wordt door het COA – conform de werkwijze en procedure beschreven in de leidraad Terugkeer & Vertrek - de gemeente ten minste twee weken van te voren op de hoogte gebracht.
10.
Het COA is verantwoordelijk voor de veiligheid op de opvanglocatie.
11.
COA spant zich in om een geschikte buiten(verblijfs)ruimte voor de eigen bewoners in de nabijheid van het hotel te realiseren die op een eenvoudige wijze kan worden ingericht. De gemeente ondersteunt hierbij op verzoek van COA.
12.
De gemeente spant zich ervoor in om de sociale en fysieke veiligheid rondom het Stationsplein en de nabije omgeving op orde te houden en -indien nodig- te verbeteren. Voor deze verbetering maakt de gemeente gebruik van de input die tijdens de inloopavonden en door de klankbordgroep wordt gegeven. Daarnaast
3/6
zal de gemeente de informatie die uit de algemene wijkveiligheidsscans naar voren komt hiervoor aanwenden. 5. Begeleiding 1.
Het COA richt een informatiebalie in waar asielzoekers vragen kunnen stellen.
2.
Het COA zal dagbestedingsactiviteiten binnen de opvanglocatie aanbieden, zoals recreatieve activiteiten en (basale) Nederlandse taalles door vrijwilligers. Het COA werkt indien wenselijk en mogelijk hierin samen met lokale organisaties. Het COA is verantwoordelijk voor de afspraken.
3.
Het COA en de gemeente zetten samenwerking op om bewoners actief te laten participeren en integreren in de gemeente. COA faciliteert dit onder andere door middel van het opzetten van een zogenaamde meedoenbalie, waar vrijwilligerswerk, betaald werk en andere vormen van participatie worden gestimuleerd. De gemeente zal haar lokale netwerk hiertoe uitnodigen.
4.
Het COA voorziet de opvanglocatie van Wifi.
6. Vrijwilligers en partners 1.
Het COA werft en begeleidt vrijwilligers die actief willen zijn op de opvanglocatie en sluit met deze personen een vrijwilligerscontract. Het COA informeert de gemeente over de zaken die relevant zijn voor een goed verloop van de activiteiten.
2
De gemeente koppelt relevante partners zoals welzijnsorganisaties, De Binnenbaan, kerkenvereniging en sportverenigingen aan het COA. Het COA maakt afspraken dan wel sluit overeenkomsten met de partners ten behoeve van dagbestedingsactiviteiten, begeleiding en het bespoedigen van de integratie van de bewoners.
7. Bedrijfsvoering 1.
Voor zover (Europese) aanbestedingsregels dit toestaan, spant het COA zich in, diensten en producten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden, zoveel mogelijk vanuit de gemeente en de regio aan te trekken.
8. Onderwijs 1. Het is vooralsnog onbekend hoeveel kinderen er zullen verblijven op de opvanglocatie. De gemeente neemt maatregelen die voorzien in onderwijs aan de kinderen die in de opvanglocatie verblijven. Kinderen in de leeftijd van voortgezet onderwijs volgen onderwijs in de Internationale Schakelklas (ISK). Kinderen in de leeftijdscategorie 4 tot en met 12 zullen basisonderwijs volgen, met sterke nadruk op het leren van de Nederlandse taal en burgerschap. 4/6
2. Het COA spant zich in om activiteiten te organiseren voor kinderen, met name tijdens de vakantieperiodes. Het COA is hierin afhankelijk van samenwerking met lokale maatschappelijke instellingen. 3. Het COA draagt zorg voor vervoer van en naar het onderwijs, waarbij gestreefd wordt naar zelfstandigheid en zelfredzaamheid van ouders en hun kinderen. 4. De gemeente en het COA zijn verantwoordelijk voor de invulling van de dagbesteding van de kinderen in het geval dat er nog geen onderwijs beschikbaar is.
9. Gezondheidszorg 1.
De verantwoordelijkheid voor het onderkennen en bestrijden van besmettelijke ziekten in de opvanglocatie en de overige preventieve gezondheidszorgtaken ten behoeve van de bewoners, zoals huisartsenzorg en tandartsenzorg, heeft het COA contractueel belegd bij GGD-GHOR Nederland. De gemeente heeft krachtens de Wet Publieke gezondheid haar eigen verantwoordelijkheid hierin.
2.
De verantwoordelijkheid van het eerstelijns zorgaanbod heeft het COA contractueel belegd bij GZA.
10. Financiën 1.
De gemeente ontvangt een vergoeding gebaseerd op het faciliteitenbesluit.
2.
Indien er sprake is van een buitengewone omstandigheden kan de gemeente aanspraak maken op aanvullende vergoedingen conform artikel 6 van het faciliteitenbesluit. In dat geval worden de door gemeente gemaakte kosten en uren doorbelast, op basis van de voor dat jaar geldende vastgestelde (afdeling) uurtarieven, inclusief overhead.
3.
De gemeente ontvangt, conform artikel 8 faciliteitenbesluit, de misgelopen toeristenbelasting op basis van het maximaal aantal capaciteitsplaatsen, gedurende de looptijd van de bestuursovereenkomst. Voor het gehanteerde tarief ‘toeristenbelasting’ wordt het jaarlijkse vastgestelde toeristenbelasting tarief gehanteerd, middels het geldende Tarievenvoorstel en belastingverordening lopend jaar. Berekeningswijze: Maximaal aantal capaciteitsplaatsen * Vastgestelde Toeristenbelasting lopend jaar * aantal dagen lopend jaar
11. Slotbepaling 5/6
1.
Voor situaties waarin deze overeenkomst niet voorziet, vindt er overleg plaats tussen de gemeente en het COA.
Ondertekening: [ plaats ]
[ plaats ]
[ datum ] gemeente [ naam ]
[ datum ] Centraal Orgaan opvang asielzoekers
[ naam ] burgemeester/wethouder
[ naam ] regiomanager Opvang & Begeleiding [ naam regio ]
6/6