3719 Bijlage 1 Verordening commissie rekening en audit
Tekst van het document
De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg, Gezien het voorstel van het presidium d.d. 29 augustus 2019 nr. 1264. Gelet op het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet: BESLUIT: vast te stellen de verordening op de Commissie Rekening en Audit 2019. Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a.
Commissie: de commissie Rekening en Audit zoals beschreven in deze verordening.
b.
Griffier: de griffier van de raad of een door deze aangewezen medewerker van de griffie, die optreedt als griffier van de commissie.
c.
Raadscommissie: een raadscommissie ingesteld op grond van de verordening raadscommissies Leidschendam-Voorburg 2019.
d.
Fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde van de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
e.
De accountant: accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
f.
De rekenkamercommissie: de rekenkamer of rekenkamerfunctie als bedoeld in Artikel 81a van de Gemeentewet.
Artikel 2. Instelling en taakstelling 1.
Er is een commissie Rekening en Audit. Deze is commissie een technische adviescommissie van de raad.
2.
De commissie heeft de volgende taken: a.
De commissie adviseert de raad over de (voorlopige) vaststelling van de jaarrekening en (tussentijdse) rapportages.
b.
De commissie voert namens de raad periodiek overleg met de accountant over het dienstverleningsplan, de opdrachtbevestiging, het normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, de reikwijdte van de accountantscontrole, de aard en frequentie van de rapportages en de controlebevindingen en adviseert de raad daar zo nodig over.
c.
De commissie voert afstemmingsoverleg en bevordert daarmee dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie en van het college op elkaar worden afgestemd.
d.
De commissie bereidt, in overleg met het college, de aanbesteding en benoeming van de accountant voor.
e.
De commissie functioneert als kascommissie in het kader van de verordening op de fractieondersteuning.
f.
De commissie dient namens de raad als klankbord voor het functioneren van de rekenkamercommissie. De commissie overlegt hiertoe periodiek met de rekenkamercommissie over onder meer de planning en uitvoering van haar werkzaamheden. De commissie consulteert waar nodig de raad hierover.
g.
De commissie doet een voordracht aan de raad bij de vervulling van een vacature in de rekenkamercommissie. Haar werkzaamheden daartoe stemt zij af met de rekenkamercommissie.
Artikel 3: Samenstelling en bijstand 1.
De commissie wordt als volgt samengesteld: a.
De commissie bestaat uit minstens 3 en maximaal zoveel leden als er fracties zitting hebben in de raad.
2.
b.
De leden en plaatsvervangende leden zijn lid van de gemeenteraad of een raadscommissie.
c.
De raad benoemt en ontslaat de leden en plaatsvervangend leden van de commissie.
d.
De commissie kiest een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.
De zittingsperiode van de leden en plaatsvervangende leden van de commissie eindigt aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of van commissie
3.
De commissie wordt bijgestaan door de griffier.
4.
De commissie kan naar eigen inzicht adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
5.
Overige leden uit de gemeenteraad hebben te allen tijde de mogelijkheid de vergadering van de commissie bij te wonen.
Artikel 4: Vergadering en verslaglegging 1.
De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht.
2.
De voorzitter roept de leden –spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste 10 dagen van tevoren schriftelijk op door middel van een uitnodiging en een conceptagenda die zo veel mogelijk de te behandelen onderwerpen vermeldt.
3.
De commissie kan geen besluiten nemen indien niet meer dan de helft van haar leden aanwezig is. Ieder lid heeft één stem in de commissie.
4.
Van iedere vergadering wordt een beknopte besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.
5.
Vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.
6.
De adviezen en besluiten(lijsten) van de auditcommissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.
7.
De vastgestelde besluitenlijst van niet openbare vergaderingen kan door de overige leden van de raad worden ingezien via de griffier.
Artikel 5: informeren raad 1.
De commissie informeert de raad en/of het fractievoorzittersoverleg over bevindingen aangaande haar werkzaamheden indien de commissie dit wenselijk acht.
2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden aan de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 6: Inwerkingtreding en Citeertitel. 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.
2.
De verordening wordt aangehaald als “Verordening Commissie Rekening en Audit 2019”.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg De griffier,
de voorzitter,
mr. G.A. van Egmond,
K. Tigelaar