3699 Raadsbrief Inzet versterkingsgelden 2024

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 2 april 2024 Nummer 3699 Onderwerp Raadsbrief inzet versterkingsgelden 2024 Portefeuillehouder Burgemeester Vroom

1. Aanleiding In de periode 2021-2023 heeft de gemeenteraad extra middelen vrijgemaakt voor de versterking van de ambtelijke organisatie. Op 10 oktober 2023 heeft het college over de besteding van deze middelen een raadsbrief gestuurd waarin uitgelegd wordt hoe deze middelen zijn aangewend. Op 23 oktober 2023 heeft de VVD nadere vragen gesteld over de aanwending van deze gelden. Deze zijn op 30 oktober 2023 beantwoord. In de informatie die naar de raad is gestuurd is te lezen dat eind oktober 2023 nog circa € 386.000 niet was besteed. In de raadsvergadering van 8 november 2023 heeft de raad het college opgeroepen om een strategie te formuleren waarin breed wordt gekeken naar het functioneren van de ambtelijke organisatie. Door de raad werd voorgesteld hiervoor de resterende middelen uit de versterkingsgelden in te zetten. Met deze raadsbrief wordt de gemeenteraad ingelicht op welke wijze de organisatie wordt doorontwikkeld en hoe daar de resterende middelen uit de versterkingsgelden voor worden ingezet.

Voor nadere informatie wordt verwezen naar de volgende stukken: - Dossier 3537 – Feitelijke vragen inzake raadsbrief versterkingsgelden - 2576 – Beantwoording schriftelijke vragen GBLV doorontwikkeling organisatie - 2515 – Raadsbrief ontwikkeling organisatie - 1825 - Raadsbrief versterkingsgelden #3537 - Verduidelijkende vragen VVD - 1825 - Beantwoording feitelijke/technische vragen van de fractie van de VVD - Motie 780 D66/VVD capaciteitsstrategie ambtelijke organisatie

2. Inhoudelijke uiteenzetting Aanleiding De raad heeft op 7 juli 2020 bij het vaststellen van de Kaderbrief 2021-2024 (Raadsvoorstel 1477) besloten om € 3 miljoen voor de periode 2021-2022 beschikbaar te stellen om het korte termijn capaciteitstekort terug te dringen en tegelijkertijd te investeren in het strategische vermogen van de organisatie. De gemeenteraad heeft opgeroepen om de middelen die eind 2023 nog niet besteed waren aan te wenden voor het doorgaan met het ontwikkelen van het strategisch vermogen van de

Datum 2 april 2024 Nummer 3699 Pagina 2/3

organisatie. Het college ziet deze oproep als een steun in de rug dat het goede pad is ingeslagen met de organisatieontwikkeling. Prioriteit gegeven aan acute knelpunten Tegelijkertijd heeft de organisatie in het hier en nu te maken met een aantal grote uitdagingen om de operatie te kunnen waarborgen. De druk op de IT-organisatie is en blijft erg hoog. Met de kadernota 2024-2027 heeft de raad ingestemd met het uitbreiden van de formatie voor de ITorganisatie, maar de invulling van de vacatures verloopt door de krappe arbeidsmarkt zeer moeizaam. Er moeten daarom lastige keuzes gemaakt worden om de schaarse capaciteit toe te wijzen aan ontwikkelingen met de hoogste prioriteit. Ook bij de beleidsafdeling (MRO) doet zich deze situatie voor dat er veel vacatures ontstaan die moeilijk tijdig zijn in te vullen met nieuwe mensen. Voor beide afdelingen zijn er actieplannen opgesteld om op een intensievere wijze in te zetten op spoedige vervulling van de openstaande vacatures. Deze actieplannen beginnen – zij het langzaam – hun vruchten af te werpen. Toch blijft de situatie op de korte termijn nog zorgwekkend. Om de operationele taken te kunnen waarborgen, is helaas inhuur acuut noodzakelijk. Dit brengt per saldo hogere kosten met zich mee dan er nu aan personeelsbudget beschikbaar is.

Herprioritering van taken binnen de gehele organisatie heeft het financiële knelpunt op genoemde afdelingen deels opgelost. Voor het overige deel is besloten om circa €270.000 van de versterkingsgelden aan te wenden voor noodzakelijk externe inhuur bij de IT-afdeling en circa €110.000 bij de beleidsafdeling. Het vraagstuk van capaciteit is ook een structureel vraagstuk, gezien de demografische en arbeidsmarktontwikkelingen. Op deze situatie is de organisatie zich aan het voorbereiden, onder meer door te gaan werken aan een strategische personeelsplanning. Doorgaan met het ontwikkelen van het strategisch vermogen Eind 2022/begin 2023 is een analyse uitgevoerd om te bepalen waar het strategisch vermogen van de organisatie (inclusief politiek-bestuurlijke sensitiviteit) verbeterd kan worden. Daarbij is niet alleen gekeken naar de benodigde kennis en competenties binnen de organisatie maar ook naar de wijze waarop kennis effectief kan worden benut voor het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Voor deze analyse is externe expertise ingehuurd die in een intensief proces met de organisatie en het college ook voorstellen heeft ontwikkeld om te komen tot verbetering van het strategisch vermogen. De analyse en voorstellen vragen in 2024 nog nadere verkenning naar de effectiviteit, de haalbaarheid en de ‘fit’ met andere (organisatie)ontwikkelingen.

Een inzicht dat uit de analyse naar voren is gekomen, is dat er een visie dient te komen op de gewenste, toekomstvaste ontwikkeling van de organisatie. In de tweede helft van 2023 is al aan dit inzicht opvolging gegeven door het ontwikkelen van een organisatievisie. Hierbij is gebruik gemaakt van de input van vele betrokkenen én van de eerder opgedane inzichten, waaronder inzichten uit de inzet van de versterkingsgelden. Deze organisatievisie is een wenkend en uitdagend meerjarig perspectief van de uitdagingen die de ambtelijke organisatie zal aangaan om

Datum 2 april 2024 Nummer 3699 Pagina 3/3

zich te verbeteren, versterken en betere resultaten te bereiken voor haar bestuur en inwoners. Het structureel versterken van het strategisch vermogen is één van de vier pijlers van deze organisatievisie. Ieder jaar zal de organisatievisie worden geoperationaliseerd in concreet te behalen doelen voor dat jaar in een organisatiewerkplan. De organisatievisie 2024-2027 en het organisatiewerkplan 2024 zijn als bijlagen bijgevoegd bij deze raadsbrief. Samenwerking ambtelijke organisatie en griffie Met het ‘inhuizen’ van de griffie in het centrale kantoor op Raadhuisplein 1 is er in 2023 een belangrijke stap gezet om de gevoelde afstand tussen griffie en de rest van de ambtelijke organisatie te verkleinen. Een groot aantal gezamenlijke werkprocessen en de dienstverlening van bedrijfsvoering aan de griffie worden momenteel herijkt. Ook wordt er €18.000,- vrijgemaakt voor onderzoek naar mogelijkheden om het raadsinformatiesysteem (RIS/iBabs) te verbeteren. Overzicht geraamde inzet versterkingsgelden 2024 Inzet voor capaciteitsknelpunt ICT

€

270.000

Inzet voor capaciteitsknelpunt beleid

€

110.000

Onderzoek Raadsinformatiesysteem

€

18.000

€

396.000

* * Het totaal aan geraamde uitgaven is circa €10.000 hoger dan beschikbaar budget

versterkingsgelden. Een eventuele werkelijke overbesteding zal gedekt worden uit budget voor bedrijfsvoeringstaken.

3. Afsluitend Met de eerder genoemde investeringen voor MRO en IT is het budget voor de versterkingsgelden aangewend en volledig uitgeput. Tegelijk is aan motie 780 gehoor gegeven doordat de samenwerking met de griffie wordt verbeterd, en door het ontwikkelen van een organisatievisie die de komende jaren zal worden gerealiseerd met diverse ontwikkelprojecten- en activiteiten.

burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg,

R.J. den Haan secretaris

Bijlagen • Organisatievisie 2024-2027

M.W. Vroom burgemeester