3470 Rapport evaluatie subsidietafels

Hiervoor zijn verschillende redenen te benoemen: - De institutionele/financiële belangen van de tafelpartners bemoeilijken vaak het inhoudelijke gesprek. - De diverse samenstelling van de tafels qua personele samenstelling (van directeur tot vrijwilliger) bemoeilijkt eveneens het inhoudelijke gesprek. - De soms (te) brede thematische samenstelling van de tafels maakt dat niet elke partner over alle thema’s mee kan praten. - Deelname aan de tafels wordt als (te) tijdsintensief ervaren door de partners, maar ook door de aan de tafels deelnemende ambtenaren. Het vergt van nogal wat partners relatief veel tijd en zij kunnen niet altijd die tijd investeren in deelname aan de tafels in de zin van goed voorbereid het gesprek aangaan over de voortgang.

4.3 Aanbevelingen In theorie zouden de aanbevelingen gebaseerd kunnen zijn op drie mogelijke scenario’s: Scenario 1: ga door met de huidige systematiek van de subsidietafels, pas niets aan. Scenario 2: stop met de subsidietafels en kies voor een andere systematiek waarmee de uitvoering van het beleid in de sociale basis kan worden aangestuurd en gecoördineerd. Scenario 3: pas de huidige systematiek van de subsidietafels aan conform het commentaar dat zowel de partners als de gemeente hebben geformuleerd op het huidige functioneren van de subsidietafels. Uit dit onderzoek is gebleken dat de scenario’s 1 en 2 niet wenselijk worden geacht door de partners en de gemeente en men kiest voor het doorgaan met de subsidietafels, maar wel met een aantal aanpassingen in de systematiek. Hieronder zijn die gewenste aanpassingen verwoord in zes aanbevelingen. Aanbeveling 1: ga met de tafelpartners in gesprek over de doorontwikkeling van de subsidietafels Het commentaar op het functioneren van de tafels laat onverlet dat men door wil gaan met de systematiek van de subsidietafels. Er is veel commentaar geleverd, maar dit commentaar levert tevens aanknopingspunten op om in overleg met de tafelpartners de verbetermogelijkheden te benoemen en te implementeren.

Aanbeveling 2: maak de initiatiefvraag specifieker en concreter met een duidelijke, goed beargumenteerde prioritering van (beleids)doelen en doelgroepen door periodiek een gezamenlijke (gemeente en tafelpartners) analyse op te stellen van welke doelgroepen welke specifieke ondersteuning vanuit de sociale basis het meest nodig hebben. 21

De initiatiefvraag biedt de tafelpartners onvoldoende houvast op specifieke keuzes te maken voor activiteiten, doelen en doelgroepen. Door in de initiatiefvraag specifiekere keuzes op te nemen voor geprioriteerde beleidsdoelen, doelgroepen (en daarop geënte activiteiten) biedt de initiatiefvraag meer houvast voor de partners om bij het samenstellen van het uitvoeringsplan de wensen, noden behoeften en belangen van de geprioriteerde doelen en doelgroepen beter te laten doorklinken. Die nadere specificering van de initiatiefvraag kan het beste plaatsvinden in nauw overleg tussen de gemeente en de tafelpartners. De gemeente maakt op basis van politiek-bestuurlijke overwegingen keuzes die mede zijn gebaseerd op de praktijkkennis van de tafelpartners over welke groepen inwoners welke vormen van ondersteuning het meeste nodig hebben en hoe die ondersteuning het meest effectief en efficiënt geleverd kan worden. Aanbeveling 3: duidelijkere belegging van de regiefuncties in de verschillende fasen van de tafelcyclus Het duidelijker beleggen van de regiefunctie aan de tafels, kan het functioneren van deze tafels aanmerkelijk verbeteren. Bij de start van de tafelcyclus, het opstellen van de initiatiefvraag op basis waarvan het uitvoeringsplan bepaald wordt, zou de gemeente meer nadrukkelijk de regie moeten nemen.

Dat houdt in dat de initiatiefvraag specifiekere keuzes moet bevatten en concreter moet worden geformuleerd zodat het meer aanknopingspunten biedt voor de partners om het uitvoeringsplan met elkaar te bepalen. Tijdens de uitvoering moet de regiefunctie nadrukkelijk belegd worden bij de tafelpartners, zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering en de monitoring van het uitvoeringsplan, inclusief eventuele bijstellingen/aanpassingen van de activiteiten. Bij het opstellen van de verantwoordingsinformatie moet de regiefunctie in gezamenlijkheid door de gemeente én de tafelpartners worden ingevuld. Bij het opstellen van de verantwoordingsrapportage moet de gemeente de regiefunctie invullen door de tafelpartners te ondersteunen bij het rangschikken van de verschillende activiteiten onder de geprioriteerd beleidsdoelstellingen zoals verwoord in de initiatiefvraag. Daarbij kunnen ook specifieke keuzes gemaakt te worden voor doelen en doelgroepen die bijvoorbeeld in jaar 1 prioriteit hebben (en waar de verantwoordingsrapportage zich dus specifiek op moet richten) en doelen en doelgroepen die in de daaropvolgende jaren prioriteit verdienen.

De tafelpartners zijn dan verantwoordelijk voor het opstellen van de inhoudelijke verantwoordingsinformatie waarbij nadrukkelijk beschreven moet worden wat de impact is van de verschillende (geclusterde) activiteiten, gerelateerd aan de geprioriteerde beleidsdoelen 5. Aanbeveling 4: Maak een strikte scheiding tussen de subsidieverdeling en de inhoudelijke opstelling, uitvoering, monitoring en evaluatie van het uitvoeringsplan. Het bepalen van de verdeling van de subsidiegelden aan de tafels door de tafelpartners heeft tot gevolg dat de institutionele/financiële belangen prevelaren en er te weinig geredeneerd wordt vanuit de belangen van de inwoners van Leidschendam Voorburg en de activiteiten die daar het beste bij passen. Het aanbrengen van een strikte scheiding tussen de financiële gesprekken en de inhoudelijke gesprekken maakt het mogelijk de tafels meer op de inhoud te laten functioneren. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door de subsidieverdeling niet meer via de subsidietafels door de partners te laten bepalen en daarvoor een apart overleg in te stellen waar de gemeente én de financiële medewerkers/directie van de tafelpartners aanschuiven. Nadat de verdeling is vastgesteld kan dan via de subsidietafels het uitvoeringsplan worden opgesteld en dat plan worden uitgevoerd, de uitvoering worden gemonitord én geëvalueerd.

Dat betekent dat de subsidietafels dan dus ‘bemenst moeten worden’ door medewerkers van de partners die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten. Aanbeveling 5: bespreek niet langer de basisactiviteiten en faciliteiten aan de tafels, versmal de focus van de tafels op basis van een prioritering van de beleidsdoelen van de gemeente. Doordat aan de subsidietafels ook de basisactiviteiten en de faciliteiten die nodig zijn om de (basis)activiteiten uit te voeren besproken worden, prevaleren in de gesprekken veelal de institutionele belangen van de tafelpartners. Dit is niet alleen het geval bij het opstellen van het uitvoeringsplan, maar ook tijdens de uitvoering en bij het opstellen van de verantwoordingsrapportages. Door de focus van de tafels 5 We hebben het hier dan over het beschrijven van de resultaten van de activiteiten op outcome- en impactniveau. Dit staat los

van de jaarlijkse verantwoording op basaal niveau waarin de partners aangeven of de subsidiegelden besteed zijn aan de activiteiten waarvoor ze bedoeld zijn (verantwoording op output niveau).

22

te versmallen en te leggen op specifieke (innovatieve) activiteiten die expliciet en aantoonbaar bij kunnen dragen aan geprioriteerde beleidsdoelen en doelgroepen wordt het voor de tafelpartners makkelijker de gesprekken aan de tafels op de inhoud te laten plaatsvinden. De institutionele belangen spelen dan niet langer een belangrijke rol (op de achtergrond.) Dit maakt het makkelijker om aan de tafels de gesprekken te laten plaatsvinden vanuit het perspectief van die groepen inwoners die specifieke ondersteuning vanuit de sociale basis het meest nodig hebben. Daarmee wordt de kans ook groter dat er via de tafels besloten wordt tot het ontwikkelen en uitvoeren van daadwerkelijk innovatieve activiteiten die vanuit het perspectief van de specifieke doelgroep(en) toegevoegde waarde kunnen hebben. Aanbeveling 6: maak het deelnemen aan de subsidietafels minder tijdsintensief, zowel voor de tafelpartners als voor de ambtelijke deelnemers. De deelname aan de subsidietafels vergt relatief (te) veel tijd van de tafelpartners én van de ambtenaren (voorzitters en dossierhouders) die ook aan de tafelgesprekken deelnemen. Tijd die soms ten koste gaat van andere, reguliere activiteiten, met name bij de kleinere tafelpartners. Een andere consequentie is dat sommige partners niet altijd (kunnen) aanschuiven aan de subsidietafels.

Het minder tijdsintensief maken van de tafels kan op verschillende manieren: - de subsidieverdeling niet langer als onderwerp aan de tafels te bespreken; - de focus van de tafels aanscherpen, waardoor er minder activiteiten/thema’s aan de tafels besproken hoeven te worden en wellicht ook minder partners hoeven deel te nemen; - de tafelcyclus in tijd te verlengen, door bijvoorbeeld de looptijd van de uitvoeringsplannen van twee naar drie of vier jaar te verlengen; - specifiekere keuzes te maken bij het opstellen van de verantwoordingsrapportages, door bijvoorbeeld een selectie van doelen/doelgroepen te maken waar de jaarlijkse verantwoordingsrapportage zich op richt aan de hand van een jaarlijkse prioritering van de doelen en de doelgroepen.

23

Regioplan Jollemanhof 18 1019 GW Amsterdam T +31(0)20 531 53 15 www.regioplan.nl