3399 Raadsvoorstel voorlopige gunning aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 25 mei 2023 Nummer 3399 Onderwerp Raadsvoorstel voorlopige gunning aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 Portefeuillehouder Raad

1. Voorgesteld raadsbesluit 1. Op basis van bijgevoegd gunningsadvies tot een voorgenomen gunning van de opdracht van accountantsdiensten aan Deloitte Accountants B.V. en het besluiten tot afwijzing van Publieke Sector Accountants B.V. 2. Het ondertekenen van de berichtgeving over de voorgenomen gunning aan alle partijen die ingeschreven hebben te mandateren aan de griffier. 3. Deloitte Accountants B.V., indien de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen is verstreken zonder dat een kort geding aanhangig is gemaakt, opdracht te geven voor accountantsdiensten voor vier jaar, ingaand op 1 september 2023 en eindigend op 31 augustus 2026.

2. Aanleiding Omdat het contract met de huidige gemeentelijke accountant na de controle op de jaarrekening 2022 afloopt moet een aanbesteding plaatsvinden. De raad is op grond van artikel 2, lid 1, 2 en 3 van de Controleverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2015 verantwoordelijk voor de opdrachtverlening voor de accountantscontrole en heeft hiervoor op 22 november 2022 het programma van eisen vastgesteld (besluit 3019). De afgelopen periode is volgens de regelgeving voor Europees aanbesteden een selectieprocedure doorlopen en dit heeft geleid tot een voorlopige uitkomst van de voorkeurspartij. Hierdoor kan overgegaan worden tot een voorlopige gunning. Na de voorlopige gunning volgt een periode van mogelijk bezwaar van de inschrijvende partijen. Als na deze periode er geen gerechtvaardigd bezwaar is gemaakt, zal de voorlopige gunning automatisch definitief worden. Mocht er wel gerechtvaardigd bezwaar worden gemaakt tegen de voorlopige gunning, dan dient afhankelijk van het bezwaar bekeken te worden wat de vervolgprocedure zal zijn. Voor nadere informatie wordt verwezen naar iBabs-dossiers 3019.

Datum 25 mei 2023 Nummer 3399 Pagina 2/3

3. Afwegingen De aanbesteding van accountantsdiensten wordt namens de raad uitgevoerd door een begeleidingscommissie samengesteld uit de raads- en commissieleden: • De heer Van Hoogdalem • De heer Van der Schaft • De heer Voortman De begeleidingscommissie wordt ambtelijk ondersteund door de griffie (de heer De Bruin), concerncontrol (de heer Toornvliet), Financiën (de heer Boelens) en Inkoop (mevrouw De Klerk Wolters). Na het vaststellen van het programma van eisen door de raad heeft de begeleidingscommissie opdracht gegeven om over te gaan tot publicatie van het aanbestedingsdocument. De publicatie van het aanbestedingsdocument heeft twee inschrijvers opgeleverd. Door de inschrijvers zijn vooraf vragen gesteld. Hierop is vanuit de organisatie een zogenaamde nota van inlichtingen opgesteld. Op basis van deze informatie hebben twee partijen een offerte ingediend: Deloitte Accountants B.V. en Publieke Sector Accountants. De derde partij heeft zich teruggetrokken. De twee offertes en een presentatie van de partijen zijn beoordeeld door de begeleidingscommissie. Op basis van de - vooraf - opgestelde gunningscriteria (kwaliteit en prijs) en wegingsfactoren, komt Deloitte naar voren als de inschrijver met de beste prijskwaliteitsverhouding. U wordt daarom voorgesteld de opdracht voor de accountantsdiensten 2023 - 2026 voorlopig te gunnen aan Deloitte.

De voorlopige gunning is nodig om de afgewezen inschrijver in de gelegenheid te stellen om desgewenst binnen 20 dagen na dagtekening van de voorlopige gunningsbeslissing bezwaar te maken (de zogenaamde ‘Alcatel-periode’). Indien hiervan geen gebruik wordt gemaakt, wordt de voorlopige gunning omgezet in een definitieve gunning door toezending van de definitieve opdracht en ondertekening van de overeenkomst. De raad die na de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 aantreedt kan in 2026 starten met de aanbesteding voor de periode na 31 augustus 2027. Op die manier heeft de raad de zeggenschap over de accountantskeuze voor de eigen raadsperiode. De raad kan in aanvulling op het programma van eisen via een separaat voor te bereiden accountantsopdracht 2023 - voor zover daar behoefte aan is - eigen inhoudelijke accenten plaatsen bij de accountantscontrole vanaf het rekeningjaar 2023. In het periodieke overleg van de commissie Rekening & Audit met de accountant kan nader besproken worden in hoeverre nadere accenten te plaatsen zijn.

Datum 25 mei 2023 Nummer 3399 Pagina 3/3

4. De financiële gevolgen van het besluit Het geoffreerde bedrag van Deloitte is hoger dan het huidige contract voor de accountantsdiensten. Dit heeft enerzijds te maken met de prijsstijgingen als gevolg van de inflatie, de krapte in de arbeidsmarkt voor accountancy, maar ook omdat Deloitte weliswaar een hogere kwalitatieve beoordeling heeft gekregen maar ook een hogere prijs hiervoor heeft afgegeven. De financiële gevolgen zullen verwerkt worden in de begroting 2024.

5. Hoe zijn inwoners / belanghebbenden betrokken Er is geen betrokkenheid geweest van inwoners of partijen buiten de raad en de ambtelijke organisatie.

Begeleidingscommissie aanbesteding accountantsdiensten,

C.M. van Hoogdalem

E.R. van der Schaft

J.H.A. Voortman