3370 Concept jaarstukken SbJH 2022
Tekst van het document
Jaarstukken 2022
Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden Postbus 12 600 2500 DJ Den Haag Tel 085 4855417 www.sbjh.nl Email: info@sbjh.nl
Jaarstukken 2022
Inhoudsopgave Bestuursverslag
4
Directieverslag
6
1
Samenvattend resultaat
11
1.1
Inleiding
11
1.2
Leeswijzer
11
1.3
Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2022
11
1.4
Organogram/samenstelling bestuur en directie
12
2
Programmaverantwoording
13
2.1
Inleiding
13
2.2
Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH
13
2.2.1
Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement
13
2.2.2
Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders
18
2.2.3
Het analyseren van gegevens
19
2.2.4
Wat hebben de doelen gekost en opgebracht?
21
2.2.5
Overhead
21
2.2.6
Heffing Vpb
22
2.2.7
Gebruik kosten onvoorzien
22
3
Paragrafen
23
3.1
Inleiding
23
3.2
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
23
3.3
Paragraaf Financiering
25
3.4
Paragraaf Bedrijfsvoering
27
3.5
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
29
3.6
Paragraaf Grondbeleid
29
3.7
Paragraaf Verbonden partijen
29
3.8
Paragraaf Lokale heffingen
30
4
Jaarrekening
31
4.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
31
4.2
Overzicht van baten en lasten
32
Pagina 2 van 62
Jaarstukken 2022
4.3
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
34
4.4
Balans
39
4.5
Toelichting op de balans
39
4.6
Gebeurtenissen na balansdatum
44
4.7
SiSa bijlage (Single information Single audit)
44
4.8
Overzicht taakvelden
45
4.9
Overzicht Wet Normering Topinkomens
45
Bijlagen
47
Bijlage A: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
47
Bijlage B: Basisbegroting zonder uitsplitsing overhead
48
Bijlage C: Toetsingskader rechtmatigheid
49
Bijlage D: Regiobegroting 2022
50
Bijlage E: Controleverklaring van de onafhankelijke accountant bij de Regiobegroting 2022
51
Bijlage F: Risico-analyse Naris 2022
52
Pagina 3 van 62
Jaarstukken 2022
Bestuursverslag Voor u liggen de jaarstukken 2022 van de gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. De gemeenschappelijke regeling is opgericht op 24 november 2014 en sindsdien zijn er op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Gemeenschappelijke regeling Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling stuurt als eigenaar van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden op zorgvuldige uitvoering van de processen (toezicht op zelfstandig functionerende directie) en feedback ten aanzien van de effectiviteit van samenwerkende opdrachtgevers. De inhoudelijke sturing op de invulling van de taken vindt plaats via de opdrachtgeverslijn. De colleges van de deelnemende gemeenten sluiten een dienstverleningsovereenkomst met het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Rol van het bestuur Het bestuur is ingericht naar een enkelvoudig bestuursmodel geënt op de bedrijfsvoeringsorganisatie. Benoeming van het bestuur De drie bestuursleden kiezen uit hun midden de mevrouw Bentvelzen als voorzitter. Regelgeving Het bestuur heeft het reglement van orde, de mandaatregeling, het volgen van de algemene voorwaarden inkoop (Jeugdhulp) VNG; de financiële verordening, normenkader rechtmatigheid en de archiefregeling vastgesteld. Het bestuur is voortdurend over de relevantie en actualisatie van de regelgeving geïnformeerd.
In het verslagjaar 2022 zijn op bestuurlijk niveau de volgende afspraken gemaakt. Begroting De Begroting 2023 SbJH is vastgesteld. De concept Begroting 2023-2026 is voor zienswijzen vrijgegeven. In 2020 is besloten dat het Servicebureau de administratie van de Regiobegroting (dit is de begroting van de Netwerksamenwerking Jeugdhulp Haaglanden) uitvoert en daarover in haar jaarrekening verantwoording aflegt. Deze taak is voor het Servicebureau kostenneutraal omdat de lasten geheel door de deelnemende gemeenten met bijdragen worden afgedekt. Verordeningen en normatiek GR Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft conform de vastgestelde verordeningen uitvoering gegeven aan de opgedragen taken. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft hierover in 2022 gerapporteerd aan het bestuur en de deelnemende gemeenten.
Pagina 4 van 62
Jaarstukken 2022
Evaluatie GR In de 4e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is in artikel 19 een evaluatie van de regeling voorzien. In het artikel zijn de doelen van de evaluatie geformuleerd en met de vaststelling van de 4e wijziging hebben een aantal gemeenteraden dit met een aangenomen motie verder gepreciseerd. De evaluatie is uitgevoerd op basis van een innovatieve aanpak waarbij, onder professionele begeleiding, stakeholders op een interactieve wijze ‘samen bouwen’ aan de evaluatie. Het eind rapport van de evaluatie is in april 2022 door het onderzoeksbureau gepresenteerd. De conclusies luiden: • • • • •
Alle jeugdhulp is op een doeltreffende en rechtmatige wijze gecontracteerd. Productomschrijvingen en tarieven zijn beschreven en vastgelegd. Relatie-, contract- en kwaliteitsbeheer zijn adequaat ingericht. Stabiliteit en rust in de relatie met aanbieders van jeugdhulp. Ontwikkeld van een inkooporganisatie naar een serviceorganisatie > meerwaarde voor transformatiedoelen.
Daarnaast heeft de evaluatie de navolgende aanbevelingen opgeleverd: • De positie, rol en handelingsruimte van het Servicebureau beoordelen. Deze heroriëntatie van deze rol is afhankelijk van Hervormingsagenda en wordt eerst na de publicatie daarvan ter hand genomen. • Prognoses verbeteren door data-sturing op zorg en verwachte maatschappelijke effecten. • Structurele reflectie op de doeltreffendheid van beleid en uitvoering met als doel om tot een verbetering van de beleidscyclus te komen. Ten aanzien van de verbetering van de beleidscyclus heeft het GR bestuur een routekaart vastgesteld. Onderzoek uittreding De gemeente Voorschoten heeft het voornemen om een overgang naar de Leidse Regio (Holland Rijnland) te verkennen. In 2021 is de gemeente in samenspraak met het GR Bestuur een verkenning gestart naar het proces en de (financiële) voorwaarden voor een eventueel uittreden van de gemeente uit de Gemeenschappelijke Regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (en de netwerksamenwerking jeugd Haaglanden). Eind 2022 heeft de gemeente Voorschoten de formele verzoeken tot uittreding naar de in de GR deelnemende gemeenten gestuurd. Tot slot Namens het bestuur spreek ik mijn dank en waardering uit aan de medewerkers van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden voor de inzet en de geleverde kwaliteit van de dienstverlening. Rijswijk, xx 2023. Mevrouw L. Bentvelzen
Voorzitter
Pagina 5 van 62
Jaarstukken 2022
Directieverslag Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden verantwoording af over het gevoerde beleid over het jaar 2022. De verslaglegging is ingericht conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Gedreven aan de slag Ook aan het eind van de pandemie heeft het begrip zorgcontinuïteit (en in het verlengde daarvan het behoud van het zorglandschap) ook in 2022 nog aandacht gevergd. Het Servicebureau heeft zich, in samenwerking met aanbieders en gemeenten, ingezet om zicht te krijgen op de gevolgen van corona en de gevolgen voor zorgcontinuïteit en zorglandschap zo goed mogelijk te beperken. In 2022 is het inkooptraject overgegaan in een continue inkoopproces, waarbij de Ontwikkeltafel als instrument voor een constante dialoog met gemeenten en de jeugdhulpaanbieders dient. Dit proces van ontwikkelgerichte samenwerking heeft geleid tot herzieningen in de overeenkomsten die jaarlijks mogelijk zijn. Daarvoor zijn gemeenten en jeugdhulpaanbieders met grote regelmaat met elkaar aan de Ontwikkeltafel in gesprek gegaan over de gezamenlijke opgaven (zowel inhoudelijk, als in termen van doelmatigheid, als voor wat betreft de administratieve werkprocessen en aanverwante zaken) gericht op het zo effectief en doelmatig mogelijk vorm geven van de in te zetten jeugdhulp.
Partners zoals ‘Jong doet mee’ zijn ook bij die gesprekken betrokken. Resultaten landen in de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden, waar nodig gecodificeerd in aanpassing van contractuele afspraken via de herzieningen. Een vast onderdeel van die herzieningen is de jaarlijkse indexering van de tarieven, als waarborg dat aanbieders een reële vergoeding ontvangen voor hun inzet. Begroting en resultaat • De begroting 2022 is op 15 juli 2021 formeel vastgesteld. • De begrotingswijziging 2022 is op 28 september 2022 formeel vastgesteld. • Het resultaat over 2022 is € 37k positief. Bedrijfsvoering Personele formatie Ultimo 2022 had het SbJH een bezetting van 27,3 Fte. In de primaire Begroting 2022 werd rekening gehouden met een omvang van 26,7 fte. Dit houdt in dat per einde 2022 het SbJH per saldo 0,6 Fte meer in dienst heeft. Dit betreft formatie die het SbJH heeft aangetrokken om de extra werkzaamheden die de regio heeft opgedragen aan het SbJH uit te kunnen voeren. Hiervan is afgesproken dat deze kosten in het jaar 2022 voor rekening van de Regiobegroting komen en per eerst volgende mogelijkheid in de begroting van het SbJH zullen worden opgenomen. Door o.a. een toenemende controle- en informatiebehoefte van gemeenten is het aantal gewerkte uren per medewerker in 2022 wederom sterk toegenomen.
Pagina 6 van 62
Jaarstukken 2022
Bedrijfsvoeringstaken In 2022 is geïnvesteerd in de bedrijfsvoering van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen. Voor het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden is het een blijvend proces om in de bedrijfsvoering de gewenste stabiliteit en kwaliteit te bereiken. Met name op het gebied van informatisering en automatisering, control en communicatie zijn processen geoptimaliseerd en is de daarvoor benodigde programmatuur geactualiseerd.
Dienstverlening Corona De uitvoering van het addenda die op de lopende overeenkomsten zijn ontwikkeld – onder meer om meerkosten veroorzaakt door het voldoen aan de landelijke maatregelen met betrekking tot corona te dekken heeft in 2022 op het gebied van control tot veel extra inzet geleid. Herzieningen Het traject ‘Tarieven, financieel inzicht en sturing’ is onder regie van het Servicebureau samen met vertegenwoordigers van de gemeenten, aanbieders en het Servicebureau, en ondersteund door externe expertise in gang gezet. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de opgaven op de korte termijn (tarieven 2023) en de opgaven op de langere termijn (vanuit groeiend financieel inzicht komen tot sturing). Op geaggregeerd niveau impliceren de tarieven, dat onder verder gelijke omstandigheden en het macro effect een daling van de uitgaven vanaf 2022 zal inhouden. Door de lokale toegang, aanbieders en contractmanagement is gesignaleerd dat de huidige productomschrijvingen op onderdelen onvoldoende helder, onvoldoende scherp afgebakend en/of onvolledig zijn. Dit heeft geleid tot het herzien van een groot aantal productbeschrijvingen. Kostenbeheersingsinstrumenten Het richtinggevend kader is een volume-toets op een verzoek om, of een toewijzing van, jeugdhulp waarboven dialoog tussen de gemeente en de jeugdhulp aanbieder gewenst is.
Het kader is richtinggevend, omdat het richtsnoer niet afgedwongen wordt – dialoog maakt het juist mogelijk om te verklaren waarom afwijking wenselijk is. Ook in andere gevallen kan dialoog gewenst zijn tussen de jeugdhulpaanbieder en de gemeente (het lokaal team). Het richtinggevend kader is bedoeld om in relevante situaties de dialoog te starten over het te bereiken resultaat, de kwaliteit van inzet en de volume-inzet van zorg. Het richtinggevend kader is daarmee een hulpmiddel om tot een realistische klantgerichte begroting te komen, voorafgaand aan de start van de zorg. In 2022 is door het Servicebureau bijgedragen aan een verdere implementatie van dit instrument. Het instrument Q-analyse gaat over de volume-controle op declaraties die uitvallen als ze de toewijzing overschrijden. Ook hier is het doel het opstarten van een tijdige dialoog over resultaat, kwaliteit en volume van inzet van zorg, maar dan tussentijds. Omdat inzet boven het
Pagina 7 van 62
Jaarstukken 2022
volume van de toewijzing niet meer betaald wordt, moet de jeugdhulpaanbieder tijdig een dialoog starten met de gemeente. Het resultaat kan dan zijn dat een toewijzing bijgesteld wordt. Bijstelling kan ook plaatsvinden bij verwachte onderschrijding van de omvang van de inzet. Met de Q-analyse is beter zicht gekregen op de verplichtingen die voortkomen uit de toewijzingen en de ontwikkeling van de totale kosten van de jeugdhulp. Met recht kan gesteld worden dat gemeenten nu sneller en beter geïnformeerd worden over overschrijdingen van de afgegeven hoeveelheid en daarmee beter inzicht hebben in nut en noodzaak van de verstrekte zorg. Het begrip bestedingsruimte is in 2022 verder geoperationaliseerd. Dat houdt om te beginnen in dat de aanpak om te komen tot een bestedingsruimte per aanbieder (te beschouwen als een verwachte inzet vanuit die aanbieder bij ongewijzigde omstandigheden) is uitgewerkt en richting 2023 is toegepast. Het idee om per gemeente een bestedingsruimte vast te stellen bleek te leiden tot teveel administratieve lasten bij zowel de jeugdhulpaanbieders als bij de gemeenten. Vandaar dat voor 2023 gekozen is om een bestedingsruimte voor de gehele regio Haaglanden (inclusief de gemeente Den Haag) en een bestedingsruimte voor de gemeente Den Haag afzonderlijk vast te stellen.
Bij het onverwacht snel naderen van 70% van het berekende bedrag dienen aanbieders een signaal af te geven, opdat geanalyseerd kan worden welke factoren hierbij van belang zijn en welke acties nodig zijn om daarop in te spelen (bijvoorbeeld meer gebruik maken van andere aanbieders). Doel is dat hiermee tijdig zicht ontstaat om mogelijke budgetoverschrijdingen en daaraan ten grondslag liggende (maatschappelijke) ontwikkelingen. Zo levert dit instrument een bijdrage aan kostenbeheersing en sturing. Implementatie van de kostenbeheersingsinstrumenten blijkt in de praktijk niet eenvoudig. Hiervoor zijn, naast een redelijk hoge mate van complexiteit, diverse oorzaken aangewezen. In 2023 worden deze aspecten opnieuw gewogen en wordt meer aandacht besteed aan de samenhang en de randvoorwaardelijke afspraken. Declaraties en prognoses Via de verwerking van declaraties (inclusief de vereiste controles) bouwt het Servicebureau vanuit de controlefunctie over- en inzicht op in de ontwikkeling van de uitgaven binnen de regio. Omdat de regio inmiddels over langjarige gegevens beschikt is het mogelijk gebleken om dat inzicht ook te benutten voor het maken van prognoses over de te verwachten omvang van de regionale inkoop aan jeugdhulp in het lopende jaar.
Het spreekt vanzelf dat naarmate er van maand tot maand meer declaraties beschikbaar komen (aangevuld met data ontleend aan jaarrekeningen en productieoverzichten) die prognoses geleidelijk aan gedurende het jaar steeds verfijnder en accurater wordt. Daarmee is het een belangrijk instrument voor gemeenten om de uitgaven te monitoren en eventuele (dreigende) overschrijdingen tijdig te signaleren en waar mogelijk daarop actie te ondernemen. In 2022 is de controle op het tijdig indienen van declaraties aangezet. Indien de jeugdhulpaanbieder niet tijdig declareert (over het algemeen binnen 6 maanden) wordt de
Pagina 8 van 62
Jaarstukken 2022
declaratie niet meer betaald tenzij de oorzaak van de vertraging bij de gemeente ligt. Er zijn kaders vastgesteld wanneer geacht wordt dat de gemeenten de oorzaak is. Voor eventuele bijzondere omstandigheden is een coulanceregeling vastgesteld. Deze coulanceregeling wordt door het team Control van het SbJH uitgevoerd. Tegelijkertijd is het werkproces met onzekerheden omgeven. Deels vanwege maatschappelijke ontwikkelingen en de mogelijke effecten daarvan op de vraag naar jeugdhulp, maar voor een belangrijk deel ook omdat de verwerking van data (c.q. het berichtenverkeer) en het werkproces binnen het Servicebureau te lijden hebben onder onvolkomenheden. Die zijn enerzijds te wijten aan kinderziektes in de ontwikkeling van landelijke standaarden en bijbehorende ICTondersteuning, maar anderzijds ook een direct gevolg van het niet optimaal kunnen functioneren binnen het proces tussen aanbieders en gemeenten dat de grondslag vormt voor de door het Servicebureau uit te voeren werkzaamheden. Gelukkig blijkt het SbJH in staat om snel te anticiperen op eventuele problemen. Voor 2022 heeft de invoering van het woonplaatsbeginsel de methodiek van prognostiseren een extra dimensie gegeven.
Niet alleen was de regio verplicht, op verzoek van de jeugdige, bij verhuizing vanuit een andere regio het contract en de tarieven gedurende een jaar van de andere regio over te nemen, ook konden gemeenten de overdracht uitstellen tot een later moment om vervolgens met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2022 de kosten bij de betreffende gemeente in rekening te brengen. Het betreft in veel gevallen duurdere zorg (met verblijf) en is er geen tool beschikbaar om te weten welke jeugdigen alsnog, met terugwerkende kracht, administratief overgeheveld gaan worden. Ook de vele verschuivingen en administratieve verhuizingen binnen de 10 aangesloten gemeenten hebben gedurende het jaar geleid tot verschillen in de prognose per gemeente. Contractmanagement Vanwege een toenemende behoefte van gemeenten aan managementinformatie is reeds vorig jaar gestart met een inventarisatie en de planvorming van de aanpassing van de hiervoor beschikbare programmatuur en de ingekochte dienstverlening. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft de inzet op het contractmanagement in 2022 onverminderd gecontinueerd. Iedere zorgaanbieder met een omzet van een miljoen euro of hoger wordt periodiek uitgenodigd voor een gesprek om de voortgang van de dienstverlening te bespreken. Het betreft hier circa 40 aanbieders, dit betreft circa 90% van het volume.
De jaarrekeningen van aanbieders worden jaarlijks geanalyseerd. Aandacht is gegeven aan de vraag hoe de nieuwe afspraak over begrenzing van de winst – vastgelegd in de herzieningen voor 2022 – voor de best mogelijke maatschappelijke waarde (die er kort samengevat op neerkomt dat winst boven de 5% geïnvesteerd dient te worden in de kwaliteit van de jeugdhulp) in de praktijk vorm te geven. JeugdhulpPlus Onder andere vanwege acute liquiditeitsproblematiek bij twee belangrijke regionale aanbieders - door een versnelde teruggang van de instroom - is in de loop van 2022 door de Jeugdautoriteit (JA) een advies uitgebracht over de financiële positie van deze JeugdhulpPlus
Pagina 9 van 62
Jaarstukken 2022
aanbieders. De JA beoordeelt de situatie als zeer kritiek en oordeelt dat het Draaiboek continuïteit jeugdhulp op deze aanbieders van toepassing is. Het Draaiboek continuïteit jeugdhulp is onderdeel van het convenant ‘bevorderen continuïteit jeugdhulp’ en treedt in werking wanneer er zorgen zijn over de continuïteit van zorg. Beide aanbieders van JeugdhulpPlus zijn inmiddels in trede 4 van het draaiboek continuïteit jeugdhulp geplaatst hetgeen betekent dat er een herstelplan en alternatieve scenario’s - variërend van versnelde afbouw, tot het stoppen met leveren van JeugdhulpPlus – moet worden uitgewerkt. Als accounthoudende regio/gemeente Den Haag voor één van deze aanbieders is het de taak van de regio Haaglanden regie te voeren op het vervolgproces. Het SbJH voert die regiorol in samenspraak uit. Bij de andere aanbieder is de gemeente Rotterdam de accounthoudende regio. Tussen beide regio’s en de 5 regio’s in het landsdeel vindt zeer nauwe afstemming plaats. Voor de totstandkoming van het bovenregionale plan voor het landsdeel ZuidWest is de gemeente Rotterdam de coördinerende gemeente. De samenwerking betreft 51 gemeenten die samen de zorgcontinuïteit moeten borgen van deze cruciale jeugdhulp. Omdat de samenwerking 51 gemeenten betreft, is de besluitvorming complex.
Vanwege het interbestuurlijke toezicht wordt het borgen van zorgcontinuïteit gemonitord door het ministerie van VWS. Goedkeurende verklaring ingekochte zorg Op basis van de door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden opgestelde analyses, berekeningen en cijferopstelling is in boekjaar 2022 over 2021, voor het zevende op elkaar volgende jaar, een goedkeurende controleverklaring bij de verantwoording ingekochte zorg 1-1-21 t/m 31-12-21 ontvangen. Iets waar we oprecht trots op zijn. Inmiddels heeft de externe accountant, met betrekking tot het, door het SbJH, aangeleverde schattingsbestand over 2022 een rapport met bevindingen afgegeven. In dit rapport zijn geen bijzonderheden en/of afwijkingen opgenomen.
Den Haag, ** 2023.
P.J.G.M. Grob Directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden
Pagina 10 van 62
Jaarstukken 2022
1
Samenvattend resultaat
1.1
Inleiding
De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening. Met deze jaarstukken legt het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden – hierna te noemen SbJH– verantwoording af over het in 2022 gevoerde beleid. In bijlage B is de basisbegroting gepresenteerd zonder uitsplitsing overhead.
1.2
Leeswijzer
De jaarstukken bestaan uit de programmaverantwoording, de paragrafen, en de jaarrekening. Voor de programmaverantwoording dient het bij de begroting 2021 vastgestelde beleid als uitgangspunt. Voor het programma van het SbJH wordt ingegaan op de drie ‘w-vragen’: Wat hebben we bereikt? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. Wat hebben we gedaan? Deze vraag wordt in de paragrafen 2.2.1 t/m 2.2.3 beantwoord. Wat heeft het gekost en opgebracht? Deze vraag wordt in de paragraaf 2.2.4 beantwoord. In de programmaverantwoording zijn ‘gekwalificeerde indicatoren’ opgenomen om de uitvoering van het beleid te meten. In de toelichtingen van het programma staat of de doelstellingen gehaald zijn.
1.3
Exploitatieresultaat en voorstel resultaatbestemming 2022
Het rekeningresultaat bedraagt € 37k positief. Op de programmarekening heeft het SbJH een begrotingsoverschot gerealiseerd. Hiermee is de algemene reserve, na voorgestelde resultaatbestemming, positief ultimo boekjaar. Voorgesteld wordt het positieve exploitatieresultaat ultimo 2022 te verwerken in de algemene reserve. Na de voorgestelde resultaatbestemming is het eigen vermogen ultimo 2022 opgebouwd uit:
Algemene reserve Balans ultimo 2021 Voorstel resultaatbestemming Na voorgestelde bestemming
Bedrag (x 1.000) € 84 € 37 € 122
Pagina 11 van 62
Jaarstukken 2022
1.4
Organogram/samenstelling bestuur en directie
Samenstelling bestuur per 31 december 2022 Voorzitter:
mevr. L. Bentvelzen
(wethouder gemeente Rijswijk)
Lid: Lid:
dhr. H. Bredemeijer mevr. M. Van Bijnen
(wethouder gemeente Den Haag) (wethouder gemeente Pijnacker-Nootdorp)
Secretaris: den)
dhr. P.J.G.M. Grob
(directeur Servicebureau Jeugdhulp Haaglan-
Samenstelling directie per 31 december 2022 Directeur:
dhr. P.J.G.M. Grob
Pagina 12 van 62
Jaarstukken 2022
2
Programmaverantwoording
2.1
Inleiding
Volgens artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling behartigt het SbJH de belangen van de deelnemende gemeenten op het terrein van uitvoering van de inkooptaken op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Ter behartiging van de hierboven genoemde belangen is het SbJH belast met de volgende in de begroting 2022 verfijnde taken: •
•
•
Het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en het bijbehorende contractmanagement conform het door de gemeenten vastgestelde beleid en de door de gemeenten vastgestelde inkoopcontracten1; Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van de aanbieders (inclusief controleren op toewijzing (JW301)) en het ter betaling doorzetten van de desbetreffende declaraties naar de verantwoordelijke gemeenten; Het analyseren van de gegevens en het signaleren van mogelijke onder – en overschrijdingen.
2.2
Het volgens artikel 3 behartigen van belangen door het SbJH
2.2.1
Het afsluiten van contracten en het voeren van contractmanagement
Het SbJH sluit contracten af met de aanbieders van Jeugdhulp en voert het bijbehorende contractmanagement uit Aantal contracten in beheer
Aantal kwartaalgesprekken top 14 aanbieders Aantal gesprekken met overige Jeugdhulpaanbieders
Begroting Realisatie 175 187 aanbieders (RTA) 374 ontwikkelovereenkomsten 1870 resultaatovereenkomsten 11 overeenkomsten beëindigd 13 aanbieders (GI’s) 4 nieuwe aanbieders 110 overeenkomsten Woonplaastbeginsel 56 66 150 78
Bron
Zorgned
Contractmanagement Contractmanagement
In dit overzicht zijn de gesprekken die gevoerd zijn met de twee aanbieders in de JeugdzorgPlus niet meegenomen. Door de problemen van deze aanbieders betreft dit hoog frequente gesprekken waarbij meerdere disciplines betrokken zijn.
1
Beleid en contractvoorwaarden liggen qua bevoegdheid bij de gemeenten. Het SbJH sluit contracten af in mandaat voor 9 gemeenten. Den Haag sluit contracten zelfstandig af.
Pagina 13 van 62
Jaarstukken 2022
Doel: het afsluiten van contracten met de aanbieders van Jeugdhulp en uitvoeren van het bijbehorende contractmanagement Wat hebben we bereikt
In 2020 is de inkoop 2021-2024 opgezet en uitgevoerd. Deze inkoop is afgerond in 2021. Daarnaast is er gestart met tussentijdse toetredingen van Jeugdhulpaanbieders op basis van de open house systematiek. Inkoop & Juridisch (onderdeel van het team Contractmanagement en contractbeheer) draagt in nauwe samenwerking met de contractmanagers, control en contractbeheerders zorg voor de tussentijdse inkooptrajecten waar nieuwe aanbieders zich kunnen aanmelden en bestaande aanbieders kunnen verzoeken hun productportfolio uit te breiden. Dit heeft zich het afgelopen jaar twee keer voorgedaan. Tijdens de tweede ronde, die in februari 2023 is afgerond, is de beoordeling van de aanmeldingen samen met het contractmanagement van de gemeenten uitgevoerd. Dit was erg waardevol en heeft gezorgd voor onderlinge verbinding, samenspraak en beter begrip van processen. De inkooprondes zijn een arbeidsintensief proces waarbij systematisch vele stappen secuur gezet moeten worden. In 2022 hebben de inkooprondes geresulteerd in vier nieuwe jeugdhulpaanbieders, en bij twaalf reeds gecontracteerde jeugdhulpaanbieders een uitbereiding van het productportfolio.
Verder heeft Inkoop & Juridisch in 2022 de nieuwe randvoorwaarden voor de toekomstige inkooprondes aan de gemeenten geïntroduceerd en zijn deze inmiddels - na het doorlopen van de herzieningsprocedure - per 1 januari 2023 binnen de regio van toepassing. Deze nieuwe randvoorwaarden houden in dat jeugdhulpaanbieders zich alleen kunnen aanmelden als zij, naar het oordeel van de gemeenten, kunnen aantonen dat zij een product leveren waarvoor een tekort bestaat om de volledige ondersteunings- en/of hulpvraag van de gemeenten af te dekken of unieke producten te leveren van duidelijk toegevoegde waarde die nog geen onderdeel uitmaken van het al gecontracteerde aanbod.
Wat hebben we gedaan
In het kader van de nieuwe wetgeving omtrent het woonplaatsbeginsel is gestart om de jeugdhulpaanbieders, waarvan de jeugdigen door deze nieuwe wetgeving van of naar een andere regio gingen, de contractering voor te bereiden en de nodige contracten af te sluiten. Hiervoor zijn, indien nodig, maatwerkovereenkomsten gemaakt ten einde de hulpverlening aan de jeugdige te continueren. In 2022 heeft het team contractbeheer, onderdeel van contractmanagement, 115 maatwerkcontracten afgesloten. Contractmanagement H10: De contractmanagers van het SbJH hebben reguliere contractmanagement met: • de gecontracteerde Jeugdhulpaanbieders (RTA)
Pagina 14 van 62
Jaarstukken 2022
• •
de gecontracteerde Jeugdhulp Plus aanbieders regionaal en bovenregionaal de gecontracteerde GI’s, inclusief bovenregionaal regionaal overleg
In totaal betreft het circa 187 Jeugdhulpaanbieders en 13 GI’s Accountmanagement gemeenten: Alle gemeenten hebben maandelijks een accountgesprek met het Servicebureau over de lokale stand van zaken en de (regionale) ontwikkelingen. Iedere gemeente heeft een contractmanager van het Servicebureau als accounthouder. Contractmanagementteam Het Servicebureau behartigt de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van inkoop op taakonderdelen binnen het sociaal domein. Één van de taken is het regionaal contractmanagement, de inkoop en het contractbeheer. Uit de taakomschrijving blijkt verder dat het regionale contractmanagement en de inkoop is ingebed in een breder palet aan taken. De taakomschrijving is voor wat betreft het samenspel tussen regionaal en lokaal contractmanagement en inkoop in het verleden nader uitgewerkt in de volgende afspraken: • Het Servicebureau is verantwoordelijk voor de inkoop van jeugdhulp en het contractmanagement van de afgesloten overeenkomsten. Gemeenten handelen altijd eerst zelf naar aanleiding van signalen die betrekking hebben op casusniveau. Gemeenten moeten hier capaciteit voor hebben. • Lokale gesprekken met jeugdhulpaanbieders worden aangegaan over de volgende onderwerpen: o Individuele casuïstiek/lokale signalen. o Samenwerking lokaal (bijvoorbeeld samenwerking met lokale toegang). o Lokale projecten en ontwikkelingen.
o Verduidelijking/uitzoeken administratieve afhandeling specifiek voor die gemeente, met inbegrip van bestedingsruimte en toetsing c.q. dialoog n.a.v. verzoeken om toewijzing aan richtinggevend kader. • Urgente signalen worden tijdens het maandelijkse accountoverleg of periodieke contractmanagementoverleg met het Servicebureau aan de contractmanager gemeld (of direct indien als daar aanleiding voor bestaat). • Voor ieder lokaal gesprek met een jeugdhulpaanbieder stemt de gemeente met de account-houder/contractmanager
Pagina 15 van 62
Jaarstukken 2022
van het Servicebureau af of de betrokken accounthouder/contract-manager bij het gesprek moet aansluiten. • Stukken en verslagen van regionale contractgesprekken komen voor alle gemeenten beschikbaar via Vendorlink. • Gemeenten delen verslagen van lokale gesprekken die relevant zijn voor het regionale contractmanagement via Vendorlink met het Servicebureau. • Lokale (contractuele) afspraken worden in overleg met het SbJH gemaakt om de verschillen tussen gemeenten te verkleinen c.q. te voorkomen. Het contractmanagementteam kan gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het PTJ en BVO t.b.v. eventuele besluitvorming door het DO op basis van signalen uit de regio (CMT overleg, jeugdhulpaanbieders (c-gesprekken en lokale gesprekken), gemeenten (accountgesprekken) en landelijke ontwikkelingen die consequenties hebben voor de overeenkomsten, zorglandschap. Contractgesprekken “C- gesprekken” Tot 2022 kende het Servicebureau het systeem van de Q-gesprekken, waarbij de Q staat voor kwartaal. Ieder kwartaal worden er in deze systematiek door contractmanagement gesprekken gevoerd met (de gemeten naar omzet belangrijkste) aanbieders (omzet hoger dan €1.000.000). Het nadeel van deze gekozen aanpak is dat met de gemeten naar omzet minder belangrijke aanbieders enkel op basis van signalen werd gesproken.
In de praktijk betekende dat meestal ‘als er iets mis is’, met als onbedoeld gevolg dat potentiële positieve ontwikkelingen, bijvoorbeeld innovaties (die vaak immers klein beginnen) of kennis over niches in de markt (en gerelateerde zorgvragen) buiten beeld bleven. Daarom is er een nieuwe systematiek ingericht, onder de noemer Cont(r)actgesprek. Aanleiding, vorm en intensiteit van dat gesprek kunnen wisselen – uitgangspunt is dat we alle aanbieders minimaal 1x maal per jaar spreken (N.B. dat kan ook groepsgewijs) Elke contractmanager van het SbJH heeft een aantal jeugdhulpaanbieders in zijn of haar portefeuille. Onderwerpen zijn: • Op/afschalen van zorg • In/door/uitstroom • 18-/18+ (koppeling met eventueel Wmo contract) • Koppeling met onderwijs / Wlz • Nieuwe trends en ontwikkelingen zoals sluitingen, openingen, nieuwe methodes die zorgen voor groei etc. • Specifiek bij GI’s: Transformatie opgave GI’s
Pagina 16 van 62
Jaarstukken 2022
Specifiek bij Jeugdhulp Plus: Doorontwikkeling Jeugdhulp Plus, stavaza pilots • Richting Gevend Kader • Bestedingsruimte • Gevolgen corona • Onderwerpen ontwikkeltafel • Nieuwe definitie van het woonplaatsbeginsel De lijst is niet limitatief en wordt verder aangescherpt in overleg met de accountteams. •
Contractbeheer Contractbeheer is in 2022 doorontwikkeld, efficiënte procedures en effectief gebruik van het contractmanagementsysteem. Daarnaast heeft contractbeheer de overeenkomsten in het kader van het woonplaatsbeginsel (X aantal overeenkomsten) voor de regio verzorgd. Contractbeheer is tevens de centrale toegang voor Jeugdhulpaanbieders en gemeenten richting contractbeheer en management. Ontwikkeltafel In 2022 is de in 2021 gestarte ontwikkeltafels gecontinueerd en contractmanagement neemt daar actief aan mee, als deelnemer, als voorzitter van een deeltafel c.q. als projectleider van een traject. Bij de volgende onderwerpen is contractmanagement nauw betrokken o.a. : • Richtinggevend kader • Administratie protocol • Dyslexie • Kindergeneeskunde • Geen kind tussen wal en schip • Werkprocessen (o.a. toegang) • Tarieven / productbeschrijvingen • Bedrijfsvoering • Leren meten • GGZ • Wachttijden • Veiligheid • Bestedingsruimte • SROI • Forensische Jeugdhulp
Pagina 17 van 62
Jaarstukken 2022
2.2.2
Het ontvangen en beoordelen van de declaraties van Jeugdhulpaanbieders
Het SbJH ontvangt en beoordeelt de facturen van Jeugdhulpaanbieders en zet de facturen door naar de Percentage (%) van de afgehandelde factuurregels binnen de gestelde
Begroting Realisatie Bron
>90%
81,7%
Zorgned
Doel: het ontvangen en beoordelen van de facturen van Jeugdhulpaanbieders en het doorzetten van de declaraties naar de verantwoordelijke gemeente Wat hebben we bereikt
In 2022 zijn 433.359 factuurregels (bron: Zorgned) in ontvangst genomen. Hiervan zijn 391.113 regels betaald en 29.910 regels afgekeurd. De overige 12.336 regels (2,8%) staan op definitief of zijn in behandeling. Hiermee is in totaal is 81,7% van de facturen binnen 10 werkdagen afgehandeld en, indien van toepassing, binnen 15 werkdagen betaalbaar gesteld. Daarnaast zijn 10.037 regels betaald die in voorgaande jaren waren ontvangen. Met deze acties is in totaal in 2022 voor € 308,6 miljoen aan jeugdzorg betaalbaar gesteld waarvan € 40,3 miljoen betrekking had op voorgaande boekjaren.
Wat hebben we gedaan
Per 1 januari 2022 is besloten om te handhaven op tijdigheid van het indienen van declaraties en op de hoeveelheden zoals afgegeven in de beschikking. Vooral in de eerste helft van 2022 heeft dit in enige mate geleidt tot problemen. Niet alle aanbieders hadden tijdig in de gaten dat de aangekondigde controles nu daadwerkelijk uitgevoerd zouden worden. Na de eerste (aanloop)problemen blijkt dat de invoering van deze controles de gewenste effecten hebben gehad. Steeds meer declaraties worden tijdig ingediend en de aanbieders vragen steeds vaker tijdig een uitbreiding van de hoeveelheden qua inzet aan. Hierdoor zijn de gemeenten eerder en beter betrokken als bepaald moet worden of de zorg verlengd of geïntensiveerd moet worden. Zorgaanbieders waarbij problemen waren met het indienen van declaraties over oude boekjaren zijn geholpen. Dit heeft tijdelijk geleidt tot een grote toename van de aantallen declaratieregels en is tevens de oorzaak dat de norm van 90% afwikkeling binnen 10 werkdagen niet is behaald. In veel gevallen moesten er op diverse plekken correcties plaatsvinden voordat de betreffende declaratieregels definitief konden worden goedgekeurd of afgekeurd. Deze extra inspanning heeft ertoe geleidt dat de boekjaren 2015 t/m 2017 inmiddels definitief zijn afgesloten.
Ook de laatste aanbieder, die in verband met stuiting, extra tijd had gekregen heeft inmiddels de laatste declaratieregels over deze boekjaren afgewikkeld.
Pagina 18 van 62
Jaarstukken 2022
De achterstanden over het boekjaar 2022 zijn gelukkig verder afgenomen. Dit blijkt het beste uit het volgende meerjarenoverzicht: Achterstand per 1 februari 2021 over 2020: € 11 mio Achterstand per 1 februari 2022 over 2021: € 17 mio Achterstand per 1 februari 2023 over 2022: € 10 mio Deze afname is tot stand gekomen ondanks de invoering van berichtenverkeer iJW3.1, de wijziging van de definitie van het woonplaatsbeginsel (veel maatwerk), de invoering van de controle op de hoeveelheid en de invoering van de controle op het tijdig indienen van declaraties. Ook het volume van de uitval (afgekeurde declaraties die nog niet hersteld zijn) is weer genormaliseerd. Waar over 2020 de uitval € 2,5 mio betrof, was dit in 2021 € 10,1 mio. In 2022 is dit gedaald naar € 3 mio. Per ultimo 2022 heeft slechts één zorgaanbieder nog een bedrag aan voorschot openstaan. De afbouw van dit voorschot wordt bovenregionaal afgestemd met de omliggende regio’s. Het SbJH begeleidt dit gesprek.
2.2.3
Het analyseren van gegevens
Het SbJH analyseert gegevens en signaleert de mogelijke onder- en Begroting Realisatie Bron overschrijdingen t.o.v. budgetindicatie 90 100 Contractmanagement Aantal accountgesprekken met gemeenten 10 10 Geleverde bouwblokken Aantal prognoses jeugdhulp voor het begrotingsjaar 1 1 GAD Accountantsverklaring bij uitnutting
Doel: Het analyseren van de gegevens en het signaleren van de mogelijke onder – en overschrijdingen t.o.v. de budgetindicatie Wat hebben we bereikt Wat hebben we gedaan
Gedurende 2022 heeft het SbJH op verschillende momenten een analyse opgesteld (inclusief signalen op mogelijke onder – en overschrijdingen) en gedeeld met de gemeenten. Deze prognoses zijn maandelijks bijgesteld op basis van nieuwe (financiële) inzichten. Analyses uitgevoerd t.b.v. de gemeenten: In de maanden januari, februari, maart en april 2022 heeft het SbJH een analyse uitnutting/schatting gemaakt ten behoeve van de jaarrekening 2021. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuurs- en controleverklaringen meegenomen. Het SbJH heeft veel inspanning moeten leveren om de laatste (relevante) controleverklaringen te mogen ontvangen. Resultaat van de inspanning: een goedkeurende controleverklaring voor de verantwoording van de kosten van de jeugdzorg via het SbJH.
Pagina 19 van 62
Jaarstukken 2022
In de maanden mei, juni, juli, september, oktober, november en december 2022 heeft het SbJH een analyse gemaakt van de geschatte uitnutting ultimo 2022. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO / leden van het directeurenoverleg. Volledigheidshalve: In januari en februari 2023 heeft het SbJH deze schatting nogmaals gemaakt. Bij deze schattingen zijn de ontvangen bestuursverklaringen betrokken. Deze analyses zijn verstrekt aan het BVO/leden van het directeurenoverleg en de accountant van het SbJH. De externe accountant van het SbJH heeft inmiddels het rapport van bevindingen opgeleverd. Hierin zijn geen afwijkingen geconstateerd. In april 2023 zal vervolgens de laatste schatting over 2022 worden gemaakt. In deze schatting worden ook de controleverklaringen van de jeugdhulpaanbieders verwerkt. Herzieningsvoorstellen: Onder leiding van de ketencoördinatie vinden er ontwikkeltafels plaats. Het centrale idee is het uitwerken van de herzieningsvoorstellen. Bij de ontwikkeltafels worden onderwerpen geagendeerd, in een gezamenlijk dialoog tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders besproken en waar nodig vertaald in herzieningsvoorstellen. Terugkijkend op het afgelopen jaar kunnen we vaststellen, dat de deelname en inzet aan de Ontwikkeltafel groot was door collega’s van jeugdhulpaanbieders, gemeenten, Programmabureau en het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden.
We kunnen het wederom een succes noemen. Sinds 2021 heeft de herzieningsprocedure steeds betrekking op dezelfde onderwerpen: productbeschrijvingen, tarieven en inkoop-juridische zaken t.a.v. de Ontwikkel- en Resultaatovereenkomst incl. bijlagen. Ook voor 2022 is dit het geval. Deze keer zijn 11 herzieningen (NB: alle tekstuele herzieningen in de overeenkomsten is geteld als “1”) uitgewerkt. Een voorbeeld van een herziening is de productbeschrijving van kindergeneeskunde en verschillende inkoop- juridische zaken, zoals het dichtzetten van de toelatingsprocedure en het inperken van de opschortende contractuele werking van een dagvaarding voor alle herzieningen tot een of meer herzieningen waartegen in kort geding bezwaar is gemaakt. Tijdens deze bijeenkomsten werd er over verschillende onderwerpen gesproken om inhoudelijk en procesmatig tot steeds verdere werkafspraken te komen. Daarbij focussen we tegelijkertijd op versterking en partnerschap, waarbij het van belang is dat de uitkomsten van de Ontwikkeltafel landen in overeenkomsten en de praktijk. De Ontwikkeltafel geniet grote belangstelling in de regio. Een ander voorbeeld van de uitkomst van de Ontwikkeltafel is de deeltafel tarieven.
Pagina 20 van 62
Jaarstukken 2022
Tijdens deze deeltafel tarieven is de aanpak getoetst rondom de berekening van tarieven. De regionale werkwijze is feitelijk al een voorloper op landelijke wetgeving (AMvB reële tarieven jeugdhulp), en is door het Ketenbureau i-sociaal domein in drie digitale seminars al landelijk gepresenteerd. In deze deeltafel is nauw samengewerkt met aanbieders, wat het vertrouwen in elkaar heeft versterkt. In 2022 zijn er in totaal 11 herzieningen geweest.
2.2.4 Wat hebben de doelen gekost en opgebracht? Het realiseren van de op de voorgaande pagina’s genoemde activiteiten heeft organisatiebreed in totaal € 3.733k gekost. De ontvangen bijdragen over 2022 zijn € 3.771, bestaande uit € 3.759k regiobijdragen GR en € 12k overige bijdragen. Het verschil is € 37k positief, wat toegevoegd wordt aan de algemene reserve. Conform de BBV zijn de kosten en opbrengsten hieronder verder uitgewerkt naar de verplichte onderdelen: Onderdeel kosten opbrengsten Programma Jeugd € 2.707 € 3.771 Overhead* € 1.026 Onvoorzien € Algemene dekkingsmiddelen** € bedrag heffing vpb nvt*** * Hieronder is apart een overzicht overhead opgenomen ** In 2022 heeft het SbJH geen algemene dekkingsmiddelen ontvangen (zodoende geen apart overzicht) *** De GR voert geen VPB-plichtige activiteiten uit
De kosten onder jeugd, overhead en onvoorzien zijn gezamenlijk € 3.733k (conform de totale kosten 2022). 2.2.5 Overhead Op basis van de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dient de overhead afzonderlijk in de jaarrekening opgenomen te worden. De overhead maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekening. De gerealiseerde overhead van het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden over 2022 is € 1.026k. Dit bedrag wordt als volgt gespecificeerd: LASTEN
Realisatie 2021
Primaire begroting 2022
Begrotings- def begroting wijzigingen 2022 2022
Realisatie 2022
Verschil t.o.v. begroting
Personele formatie · Uitvoering basis taken inkoop/ contract en leveranciersmanagement Bedrijfsvoering
€
455
63
€
451
€
Bedrijfsvoering (excl. huisvesting en ict)
€
€
127
€
Accountantskosten
€
-
€
-
€
€
158
€
161 -/- €
€
84
€
146
€
74
26
€
525
€
584 -/-
€
59
€
153
€
192 -/-
€
€
-
€
-
€
13
€
148
€
131
€
17
5
€
151
€
120
€
32
-
€
-
39 -
Automatisering (ICT) Automatisering (ICT) Huisvesting Huisvesting Projecten Projecten
€
-
€
-
€
-
€
-
€
Totaal overhead
€
760
€
885
€
118
€
977
€
1.026 -/-
€
49
Pagina 21 van 62
Jaarstukken 2022
Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden heeft over 2022 per saldo € 49k meer overheadkosten gerealiseerd dan vooraf geraamd. Op onderdeelniveau is een duidelijk verschil te ontdekken. De voornaamste oorzaken van de verschillen op onderdeelniveau zijn: De personeelslasten in de overhead laten een negatief resultaat zien van € 59k. Voor € 15k betreft dit hogere personeelskosten dan verwacht door diverse opleidingen. De overige € 44k betreft voor € 60k extra kosten extern personeel, benodigd om een deel van de extra druk, niet zijnde extra taken door de nieuwe inkoop, op te vangen. Hier staat een voordeel van € 16k op overhead eigen personeel tegenover. De bedrijfsvoeringskosten laten een nadeel zien van € 39k. Het nadeel bestaat grotendeels uit 2 posten: a.
€ 10k wegens implementatie software voor verdere beheersing processen. De implementatie zelf was niet begroot.
b.
€ 25k voor communicatiekosten. Gebleken is dat we toch nog meer ondersteuning op communicatievlak nodig hebben voor de Ontwikkeltafel dan vooraf was voorzien.
De automatiseringskosten tonen een voordeel van € 17k. We hebben in 2022 voor ongeveer deze waarde kunnen besparen op de licentiekosten voor ondersteuningssoftware. Dit lijkt echter eenmalig. De lagere kosten voor het platform vielen weg tegen de hogere kosten voor de aanschaf van nieuwe apparatuur. De eerste post was lager doordat er technische problemen zijn geweest bij de voorbereiding van de overgang naar de nieuwe omgeving die zodoende nog niet in gebruik is genomen. In de tussentijd krijgen we korting op de oude omgeving. De nieuwe apparatuur betrof voornamelijk de vervanging van diverse laptops en mobiele telefonie die aan het einde waren van de (economische) levensduur. De Huisvestingskosten laten een overschot zien ad € 32k. Dit overschot heeft te maken met een andere dan verwachte basis voor doorbelasting door de gemeente Den Haag. 2.2.6 Heffing Vpb Vanwege de aard van de werkzaamheden van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (overheidstaak) is het bureau niet Vpb-plichtig. Deze paragraaf is zodoende niet van toepassing. 2.2.7 Gebruik kosten onvoorzien Van de post onvoorzien is in de jaarrekening geen gebruik gemaakt. De kosten zijn in het kader van de transparantie ondergebracht bij de onderdelen waar zij thuishoren. Dit betreft grotendeels kosten personeel.
Pagina 22 van 62
Jaarstukken 2022
3
Paragrafen
3.1
Inleiding
In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen. Deze zijn niet allemaal relevant voor het SbJH. Deze paragrafen zijn opgenomen met een toelichting waarom ze niet relevant zijn.
3.2
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Inleiding Deze paragraaf geeft een overzicht van de belangrijkste financiële risico’s voor het SbJH. De omvang van deze risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit bepalen of het SbJH over voldoende weerstandsvermogen beschikt. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen geeft de mate aan waarin het SbJH middelen beschikbaar heeft om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Het SbJH heeft geen afgezonderd weerstandsvermogen. Onverwachte tegenvallers dienen direct gemeld te worden bij het bestuur waarna gezamenlijk en in overleg met de 10 gemeenten bekeken wordt hoe deze tegenvallers op te lossen. Conform artikel 23 lid 2 van de regeling “gemeenschappelijke regeling SbJH” zijn de 10 gemeenten verantwoordelijk voor eventuele tegenvallers. Weerstandscapaciteit (=beschikbare vermogen) De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, op te kunnen vangen. Tot de aanwezige weerstandscapaciteit van het SbJH kunnen twee posten worden gerekend:
Weerstandscapaciteit (x 1.000) a. Algemene reserve + resultaat jaar c. Ruimte op de begroting/onvoorzien Totaal
Soort 31-12-2021 31-12-2022 Incidenteel € 84 € 122 Structureel € 100 € 100 € 184 € 222
Pagina 23 van 62
Jaarstukken 2022
Na uitnutting van deze capaciteit is het SbJH op de bijdrage van de deelnemende gemeenten aangewezen. De gekwantificeerde risico’s dienen op de weerstandscapaciteit in mindering te worden gebracht. Risico’s (=benodigde vermogen) Voor 2022 heeft het SbJH met behulp van NARIS de risico’s in kaart gebracht. De risico’s bestaan enerzijds uit risico’s die een effect kunnen hebben op SbJH zelf, maar anderzijds ook uit risico’s die een effect kunnen hebben op de deelnemende gemeenten zonder dat het effect SbJH financieel raakt. De oorzaak van de risico’s is dan echter wel terug te vinden in iets dat SbJH raakt (Uitval registratiesysteem Zorgverkeer etc.). Hieronder zijn de uitkomsten 2022 opgenomen. Het gehele rapport is te vinden in bijlage F. Risico-analyse SbJH:
Het gemiddelde risico is zodoende voor het SbJH € 681k. Risico-analyse deelnemende gemeenten (extra):
Het extra risico direct voor de gemeenten is gemiddeld € 189k. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit met het gewenste weerstandsvermogen (bepaald door het gemiddelde risico SbJH) = 32,6% (€ 222k : € 681k) en derhalve niet toereikend. Dit wordt opgevangen door artikel 23 lid 2 van de regeling “gemeenschappelijke regeling Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden” waarin staat dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor eventuele tekorten op de uitgaven voor de instandhouding van het SbJH.
Pagina 24 van 62
Jaarstukken 2022
Kengetallen in relatie tot financiële positie Kengetal Netto Schuldquote Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
2019 2020 2021 2022 1,40% -1,47% -2,73% -4,77% 1,40% -1,99% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-1,47% 4,36% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-2,73% 5,92% n.v.t. 0,00% n.v.t.
-4,77% 5,43% n.v.t. 0,00% n.v.t.
De netto schuldquote is verbeterd. Dit komt door het positieve jaarresultaat 2021 (toename reserve). Dit afgezet tegen hogere totale baten. De solvabiliteitsratio is substantieel verbeterd. Dit heeft te maken met een positieve ontwikkeling van het eigen vermogen. De signaalwaarden voor risico’s (handleiding houdbaarheidstest gemeentefinanciën 2019 van de VNG) zijn slechter dan de hierboven gepresenteerde waarden (netto schuldquote +130%, gecorrigeerde netto schuldquote +112,4%, Solvabiliteitsratio +5%).
3.3
Paragraaf Financiering
Volgens de Wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is elke gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarstukken op te nemen. Daarin worden de ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Deze paragraaf Financiering bevat in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen (3 achtereenvolgende kwartalen) mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting met een minimum bedrag ad € 300k. Aan dit criterium is voldaan. Zie tabel hierna:
Pagina 25 van 62
Jaarstukken 2022
Bedragen x € 1.000
Kasgeldlimiet 2022
kwartaal 1 kwartaal 2 kwartaal 3 kwartaal 4 Omvang korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld rekening courant
-
-
-
-
Gestorte gelden door derden < 1 jaar
-
-
-
-
Overige geldleningen niet zijnde vaste schuld
-
-
-
Totaal netto vlottende schuld
-
-
-
-
-
Vlottende middelen Contante gelden in kas
-
Tegoeden in rekening courant
-
-
-
199
248
223
250
Overige uitstaande gelden < 1 jaar(SKB)
2.684
1.466
2.434
1.681
Totaal vlottende middelen
2.883
1.714
2.657
1.931
2.883
1.714
2.657
1.931
Toets kasgeldlimiet Totaal vlottende middelen Toegestande kasgeldlimiet
Ruimte (+) of overschrijding (-) van de limiet
Begrotingstotaal Percentage vastgesteld per ministeriele regeling Kasgeldlimiet of minimaal 300k
308
308
308
308
3.191
2.022
2.965
2.240
€ 3.759 8,2% € 308
Het treasurystatuut sluit aan op de wet FIDO, waarbij het uitgangspunt is dat alleen geleend wordt voor kapitaaluitgaven die de reguliere bedrijfsvoering betreffen. Het SbJH heeft geen leningen afgesloten. In het treasurystatuut wordt tevens aangegeven dat voor financieringsdoeleinden het gebruik van derivaten niet is toegestaan. Schatkistbankieren Met ingang van 16 december 2013 is de wet Schatkistbankieren voor decentrale overheden in werking getreden. Deelname van de decentrale overheden aan schatkistbankieren draagt bij aan een lagere EMU-schuld van de collectieve sector (Rijk en decentrale overheden gezamenlijk). Iedere euro die decentrale overheden aanhouden in de schatkist, vermindert de externe financieringsbehoefte van het Rijk. Het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden doet aan schatkistbankieren. Het minimumbedrag dat een partij mag aanhouden is € 1.000K. Het SbJH heeft ervoor gekozen om de BNG opdracht te geven standaard elke dag bedragen boven de € 250k af te romen. Het SbJH voldoet hiermee aan de bepalingen van het schatkistbankieren. Conform de vereisten vanuit schatkistbankieren dient een overzicht schatkistbankieren te worden opgeleverd. Het betreffende overzicht treft u hierbij aan:
Pagina 26 van 62
Jaarstukken 2022
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1.000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
1.000 Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
230
225
239
225
(3a) = (1) > (2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag
770
775
761
775
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
-
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
(4b) (4c)
3.759 3.759 -
(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met Drempelbedrag een minimum van €1.000K (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
1.000
Kwartaal 1 (5a) (5b) (2) - (5a) / (5b)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) Dagen in het kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
20.700
20.487
21.965
20.724
90
91
92
92
230
225
239
225
Financieringspositie Het is SbJH conform artikel 3 van het Treasurystatuut niet toegestaan zelfstandig leningen bij derden aan te gaan. Zodoende is de paragraaf financieringspositie niet van toepassing. Rentelasten en toegerekende rente Omdat SbJH geen leningen heeft is dit onderdeel niet van toepassing.
3.4
Paragraaf Bedrijfsvoering
De paragraaf bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en realisatie van beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een efficiënte, doelmatige en transparante bedrijfsvoering is van essentieel belang om de opgedragen taken uit te voeren. Hierbij gaat het om de volgende onderwerpen: Personeel en Organisatie Ultimo 2022 had het SbJH een bezetting van 30,2 Fte inclusief personeel Programmabureau (27,3 Fte exclusief). In de begroting 2022 werd rekening gehouden met een formatie van 26,7 fte (exclusief personeel Programmabureau). Dit houdt in dat per einde 2022 het SbJH per saldo 0,6 Fte hogere bezetting had. Voor 2,9 Fte betreft dit echter de werkzaamheden en formatie in het kader van de inkoop- en financiële expertise die eerder via de Regiobegroting zijn gefinancierd en waarvan is afgesproken dat deze taken inclusief formatie in 2022 middels een begrotingswijziging worden overgenomen door het SbJH zelf. Het ziekteverzuim is in 2022 gedaald tot 6,1% (2021: 7,0%). Al met al is de werkdruk onverminderd hoog waardoor risico op uitval van collega’s blijft bestaan. In dat kader is eind 2022 een start gemaakt met een traject voor
Pagina 27 van 62
Jaarstukken 2022
procesbegeleiding voor de teams binnen het servicebureau, waaraan ook een mogelijkheid tot individuele coaching is gekoppeld. Dit traject krijgt een vervolg in 2023. De inhuur van de externen is voornamelijk beperkt tot inhuur ten behoeve van capaciteitstekorten wegens extra werkzaamheden en vervanging van zieke medewerkers. Indien gepast zijn de kosten met de Regiobegroting verrekend. Financieel beheer en Administratieve Organisatie Het SbJH heeft onder andere de financiële verordening en beschrijvingen van de administratieve organisatie (inclusief beheersmaatregelen) op- en vastgesteld. Uiteraard betreft het hier een doorlopend proces waardoor actualisatie continu de aandacht heeft. Het control framework is grotendeels beschreven en geïmplementeerd. Voor verdere implementatie en uitvoering is in 2022 externe inzet ingehuurd. Planning en Control Het SbJH heeft een planning en control cyclus opgezet. De planning en control cyclus is in opzet beschreven en voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Er zijn enkele rapportages opgesteld en aangeboden aan het bestuur. Informatisering en automatisering In 2022 heeft het SbJH een aantal maatregelen getroffen om te voldoen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het GR Bestuur heeft onder andere uit de eigen organisatie een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld.
Diverse medewerkers hebben een cursus privacy gevolgd. Deze cursus zal in 2023 door de overige medewerkers gevolgd worden. Een verkenning is gedaan naar vervanging van de dashboarden vanwege ontevredenheid over de huidige informatie voorziening. Dat heeft geleid tot de keuze om in eigen beheer een Dashboard omgeving op te zetten. Er is gekozen voor een combinatie voor zelf in huis met ondersteuning van een leverancier. Vanaf het 3e kwartaal is begonnen met de opbouw van het nieuwe systeem, dat per 01/01/2023 een basis set aan Dashboards moest opleveren. Verschil in techniek is dat er gebruik gemaakt wordt van de BI-database van ZorgNed, waarmee de data dagelijks ververst wordt in plaats van een verversing per 1e van de maand. Het project vervanging Citrix naar Azure (virtuele werkplekken medewerkers SbJH) is opnieuw opgepakt met de leverancier. Vanwege het cyber-incident op de servers van de leverancier is dit proces vertraagd. Dit project wordt afgerond in 2023 Voorts heeft het SbJH in 2022 diverse belangrijke ICT diensten aanbesteed en gegund. Tevens zijn diverse projecten uit de afgelopen jaren verder uitgewerkt (feitelijk staat dit altijd op de agenda). Het betreft:
Pagina 28 van 62
Jaarstukken 2022
1. Startpunt Jeugdhulp Haaglanden. Dit is een moderne digitale versie van de productencatalogus aangevuld met wachttijden per aanbieder en per zorgsoort. 2. Jeugdhulphaaglanden.nl en actualisatie website Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden. Ter ondersteuning van versie 3.1 van het berichtenverkeer zijn een aantal nieuwe releases geimplementeerd in ZorgNed. Ook zijn de declaratie controles in Zorgned aangepast zodat de Qcontrole ondersteund kon worden. Een belangrijke verbetering in het berichtenverkeer is de koppeling van alle gemeenten via de webservice. Hierdoor worden al het berichtenverkeer voor de jeugd automatisch verstuurd en opgehaald vanuit de gemeenten. Dit scheelt veel handwerk en voorkomt fouten. Ook versnelt dit het proces. Tevens is begonnen met het inrichten van controlesoftware om voldoende aantoonbaar de VIC-controles uit te kunnen voeren ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring in 2022. Rechtmatigheid De accountant geeft een controleverklaring met een oordeel over getrouwheid en een oordeel over rechtmatigheid af. De aard van de verklaring – goedkeurend, met beperking of afkeurend – is afhankelijk van de feitelijke omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden.
Een goedkeurende verklaring wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaalomvang van maximaal 1% van het begrotingstotaal; een verklaring met beperking wordt afgegeven bij onrechtmatigheden met een totaal omvang tussen de 1 en 3% van de omvangsbasis. Bij onzekerheden betreft dit tussen de 3-10% van de omvangsbasis. Boven 3% onjuistheden wordt een afkeuring afgegeven en boven 10% onzekerheden wordt een oordeelsonthouding afgegeven. SbJH heeft in 2022 verder gewerkt aan verbetering van de interne controles zodat het Servicebureau voorbereid is om vanaf 2023 zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Aan de afronding van de laatste controleprogramma’s is in 2022 aandacht besteed.
3.5
Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen
SbJH heeft geen vaste activa. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.
3.6
Paragraaf Grondbeleid
SbJH heeft geen gronden en is ook niet gerechtigd hierin te handelen. Zodoende is deze paragraaf niet van toepassing.
3.7
Paragraaf Verbonden partijen
SbJH heeft geen financiële posities in andere instellingen. Zodoende niet van toepassing
Pagina 29 van 62
Jaarstukken 2022
3.8
Paragraaf Lokale heffingen
Voor SbJH bestaat geen rechtsgrondslag om heffingen in te voeren. Zodoende niet van toepassing.
Pagina 30 van 62
Jaarstukken 2022
4
Jaarrekening
4.1
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële Verordening Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden daarvoor geeft. Waarderingsgrondslagen Algemeen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Tenzij in de balanstoelichting anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. Materiële vaste activa De Financiële verordening is vastgesteld. Materiële vaste activa zijn conform de daarin vastgestelde systematiek gewaardeerd. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen worden tegen de nominale waarde gewaardeerd, onder vermindering van de voorziening dubieuze debiteuren. Liquide middelen De liquide middelen staan ter vrije beschikking en worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Overlopende activa De posten worden verantwoord tegen de nominale waarde. Het betreft bedragen die betrekking hebben op 2023, maar al in 2022 zijn voldaan en nog te ontvangen bijdragen voor 2022. Eigen vermogen Onder het eigen vermogen zijn opgenomen de algemene reserves en evenals het saldo van de rekening van baten en lasten.