3287 Raadsvoorstel vaststellen uitgangspunten controle jaarrekening 2023

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 11 oktober 2023 Nummer 3287 Onderwerp Raadsvoorstel uitgangspunten controle op de jaarrekening 2022 Portefeuillehouder Raad Behandeld door De heer E.Ph. de Bruin

1. Voorgesteld raadsbesluit De raad besluit: Vast te stellen de volgende uitgangspunten van de controle op de jaarrekening 2023: a. Voor de goedkeuringstoleranties uit te gaan van de volgende percentages in het overzicht: Materialiteit

Fouten in de

Goedkeurende Beperkende

Oordeelonthouding Afkeurende

verklaring

verklaring

verklaring

tot 1%

1% - 3%

-

Vanaf 3%

tot 3%

3% - 10%

vanaf 10%

-

jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) b.

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1%

c.

van het totaal van de lasten 2023. De rapportagegrens 2023 voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 10%

d.

van de verantwoordingsgrens 2023. Als bijzonder aandachtspunt voor de controle te benoemen de naleving van de procesafspraken voor de uitvoering van de energietoeslag.

2. Aanleiding De raad is het bevoegd bestuursorgaan om de uitgangspunten voor de controle op de jaarrekening vast te stellen. Met dit voorstel stelt de raad de uitgangspunten vast.

3. Afwegingen Ieder jaar stelt de raad de uitgangspunten voor de controle op de jaarrekening vast voordat de accountant start met de controlewerkzaamheden. De accountant controleert namelijk niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt gekregen over het getrouwe en rechtmatige beeld van de jaarrekening. Daarbij accepteert hij bepaalde toleranties. Bij de jaarrekeningcontrole 2023 zal de accountant ook voor het eerst de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording controleren. Ook hiervoor stelt de raad voor de controle de uitgangspunten vast.

Datum 11 oktober 2023 Nummer 3287 Pagina 2/4

1. Oordeel jaarrekening: goedkeuringstolerantie In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de minimumeisen voor deze toleranties voorgeschreven. De toleranties hebben betrekking op: 1. Fouten in de jaarrekening; 2. Onzekerheden in de controle. De commissie stelt voor de volgende toleranties toe te passen: Fouten in de jaarrekening De goedkeuringstolerantie houdt in dat fouten in de jaarrekening tot 1% (van de totale lasten) geen gevolgen hebben voor een goedkeurende verklaring, fouten tussen 1% en 3% leiden tot een beperking in de accountantsverklaring, terwijl bij fouten vanaf 3% geen goedkeurende verklaring wordt gegeven. Onzekerheden in de controle Daarnaast geldt dat onzekerheden in de controle tot 3% (van de totale lasten) nog geen gevolgen hebben voor een goedkeurende verklaring, terwijl bij onzekerheden vanaf 10% de accountant zich van een oordeel onthoudt. Materialiteit

Fouten in de

Goedkeurende

Beperkende Oordeelonthouding

Afkeurende

verklaring

verklaring

verklaring

tot 1%

1% - 3%

-

Vanaf 3%

tot 3%

3% - 10%

vanaf 10%

-

jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Materialiteit De materialiteit (maatstaf die bepaalt of een bedrag veelbetekenend is) is relevant voor het bepalen van de foutenmarges bij de toleranties. In 2020, 2021 en 2022 heeft de raad besloten de Enecogelden niet mee te tellen voor het bepalen van de materialiteit omdat daardoor de foutenmarge te hoog zou komen te liggen. Daar is nu geen reden meer voor. 2.

Oordeel jaarrekening: rapporteringstolerantie Daarnaast bestaat een zogenaamde rapporteringstolerantie. Dit is het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in het verslag van bevindingen. Bij overschrijding rapporteert de accountant daarover dus in zijn verslag van bevindingen. De commissie Rekening & Audit stelt voor deze rapporteringstolerantie te bepalen op 10% van de goedkeuringstolerantie. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. Concreet: de raad wordt geïnformeerd over geconstateerde fouten vanaf circa € 261.000 (10 % van € 2,61 miljoen).

Datum 11 oktober 2023 Nummer 3287 Pagina 3/4

3.

Rechtmatigheidsverantwoording: verantwoordingsgrens De kadernota rechtmatigheid 2023 geeft voor de verantwoordingsgrens aan: ‘De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt door de raad bepaald en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves).’ Welke grensbedragen voor Leidschendam-Voorburg adequaat zijn, is vanwege het gebrek aan ervaring met de rechtmatigheidsverantwoording nog onduidelijk voor raad en college. Hiervoor moet ervaring worden opgebouwd door zowel de raad, de commissie rekening & audit, de controlerend accountant en het college. Om die reden wordt door het college aan de raad voor 2023 voorgesteld om de verantwoordingsgrens op hetzelfde niveau vast te stellen als de goedkeuringstolerantie, namelijk 1% (circa € 2,61 miljoen).

4.

Rechtmatigheidsverantwoording: rapportagegrens De rapportagegrens – het bedrag waarboven het college fouten en onzekerheden toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering – dient te liggen tussen de nul en de verantwoordingsgrens. Voorgesteld wordt de rapportagegrens gelijk te houden aan de rapportagetolerantie, zijnde 10% van de verantwoordingsgrens (circa € 261.000).

5.

Single Information Single Audit (SISA) In de jaarrekening legt de gemeente ook verantwoording af over specifieke uitkeringen (ontvangen subsidies en bijdragen) die vallen onder SiSa. Jaarlijks publiceert het Ministerie van Binnenlandse Zaken het overzicht welke specifieke ontvangen subsidies en bijdragen vanuit het Rijk en provincie onder de SISA moeten worden opgenomen. De accountant controleert de verantwoordingen op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het accountantsverslag.

4. Bijzondere aandachtspunten De commissie stelt de raad voor om de volgende bijzondere aandachtspunten te benoemen. Het gaat om het volgende onderwerp: - De naleving van de procesafspraken voor de uitvoering van de Energietoeslag vooral vanwege het lerend effect. Hoe gaat de organisatie om met en beheerst zij processen bij de uitvoering van rijksregelingen als de energietoeslag. Hoe tuig je dat proces op en beheerst de organisatie dat proces.

5. De financiële gevolgen van het besluit Binnen de meerjarenbegroting is een jaarlijks budget geraamd voor de accountantscontrole. In overleg met de accountant zal nog worden bekeken of het extra werk dat gepaard gaat met de aandachtspunten ook binnen het beschikbare budget past.

Datum 11 oktober 2023 Nummer 3287 Pagina 4/4

6. Rechtmatigheid en het Normen- en toetsingskader Sinds 2023 is het college verantwoordelijk voor een verklaring over de rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen. Dit is het gevolg van een wetswijziging die voortvloeit uit de Wet dualisering gemeentebestuur 2002, en die ten doel heeft de relatie tussen raad en college meer inhoud te geven. De rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het college vanaf het verslagjaar 2023 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden waren. Het college zal nog een raadsvoorstel naar de raad sturen met een nieuwe controleverordening en een nieuwe financiële verordening. Het college zal hierover met de commissie Rekening & Audit afstemmen. Om een verantwoording te kunnen geven over de rechtmatigheid moet het college vooraf het Normen- en Toetsingskader aan de raad voorleggen. Dat kader betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de gemeente zelf (zoals verordeningen). Het college komt begin 2024 met een overzicht van het Normen- en Toetsingskader rechtmatigheid 2023. Dit vormt het kader voor 2023 voor het college waarover het een oordeel moet geven over de rechtmatigheid. En het is ook het kader waarbinnen de accountant op zijn beurt de controle op en oordeelsvorming over de rechtmatigheidsverklaring zal uitvoeren.

Daarnaast is dit kader ook een instrument voor de gemeenteraad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak.

7. Hoe zijn inwoners / belanghebbenden betrokken Voor dit raadsvoorstel heeft geen burgerparticipatie plaatsgevonden. De controle op de jaarrekening is een technisch onderwerp dat aan veel hogere regelgeving is gebonden. De commissie Rekening & Audit van Leidschendam-Voorburg,

E.Ph. de Bruin commissiegriffier

R. van Duffelen voorzitter