3229 Bijlage 2 Participatieverslag

Participatieverslag ‘Voor de zomer van 2023 maken we een Participatieverordening in co-creatie'. Op basis van die toezegging en een aantal kaders/randvoorwaarden gingen inwoners, raadsleden, ambtenaren, collegeleden en het Platform Lokale Democratie (PLD) en de BurgerKrachtCentrale (BKC) met een externe procesbegeleider aan de slag. Het proces Vooraf is door het college samen met het PLD en de BKC het proces en de praktische invulling hiervan uitgewerkt. De BKC heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de participatieverordening door haar expertise en haar ervaring beschikbaar te stellen, door haar netwerk actief uit te nodigen om de bijeenkomsten bij te wonen en door voorzitters te leveren voor de gesprekstafels’. Daar is onderstaande opzet uit gekomen. Co-creatie Inzet was om als experiment in co-creatie, samen met alle betrokkenen een concept Participatieverordening te maken en de bestaande Inspraakverordening daarin op te nemen. De inhoud van de verordening moet recht doen aan de voorkeuren van een brede groep betrokkenen. Inzet op brede deelname door inwoners, vanuit verschillende organisaties.

Daarnaast moest er een verordening uitkomen di werkbaar is en geen onoverkomelijke extra capaciteit en middelen vraagt 3 bijeenkomsten Het proces bestond uit 3 bijeenkomsten, bijeenkomst 1 over burgerparticipatie en inspraak, bijeenkomst 2 over overheidsparticipatie, uitdaagrecht en Omgevingswet, bijeenkomst 3 was voorzien als slotbijeenkomst. Hierbij zochten we naar een balans tussen de tijd die het vergt om goede afwegingen te maken en een zo efficiënt mogelijk gebruik van de tijd van alle betrokkenen. We kozen voor gemengde bijeenkomsten waarbij raadsleden, inwoners, leden van het college en ambtenaren met elkaar in dialoog konden gaan. Met daarbij gelijkwaardigheid van de deelnemers als sleutelwoord. Voortbouwen op wat er al is Er is in het verleden al veel samen met inwoners gemaakt. Dat betekent dat we voortbouwen op de eerder gemaakte afspraken en beleidslijnen in LV als neergelegd in de set afspraken burgerparticipatie, afwegingskader burgerparticipatie en het Participatiekompas. Daarnaast maken we gebruik van ‘beste praktijken’ uit LV en andere gemeenten. Waar nodig of wenselijk zijn nog specifieke artikelen voor de gemeente LV toegevoegd. Samen bouwen aan vertrouwen

Datum 11 juli 2023 Nummer 3229 Raadsvoorstel vaststellen Participatieverordening 2023 Pagina 2/5

De avonden gingen vooral over samen praten over de invulling van de Participatieverordening toegespitst op Leidschendam-Voorburg. De groep bestond uit inwoners, raadsleden, wethouders en ambtenaren. De inzet was om te komen tot ‘consent’: een verordening waar we met elkaar mee vooruit kunnen en trots op zijn, waarin een grote meerderheid zich goed kan vinden en die geen onoverkomelijke bezwaren met zich meebrengt. Mocht dit er niet komen, dan hakt het college uiteindelijk de knoop door over de definitieve inhoud van de verordening. Uiteindelijk stelt de gemeenteraad de verordening vast, Dat geeft raadsleden een bijzondere positie. Die is uitgebreid toegelicht, mede in afstemming met de griffie. Betrokkenheid: wie doet er mee? Uitgangspunt van de avonden was om een diverse groep mensen met elkaar in gesprek te laten gaan om zoveel mogelijk belangen en inzichten op tafel te krijgen. We hebben onze netwerken gebruikt en uitgenodigd via de Gemeenterubriek in het Krantje en de website ingesprekmetlv.nl. Daarnaast hebben we belangstellenden die in het verleden mee hebben gedacht over de participatieleidraad gevraagd om mee te denken en heeft het PLD en de BKC haar netwerk benaderd. Er was een afvaardiging van onderstaande groepen aanwezig: • • • • •

Gemeenteraad Leidschendam-Voorburg College van B&W Betrokken ambtenaren Inwoners (groepen en organisaties) Adviesraad sociaal domein, adviesraad Stompwijk, commissie Vlietwensen

Invulling avonden (10, 24 mei en 26 juni) Omdat een verordening een juridisch stuk is en we een basis nodig hadden om over te kunnen praten, heeft de externe procesbegeleider aan de hand van de VNG-modelverordening en voorbeelden van andere gemeenten een concept-verordening gemaakt. Voorafgaand aan de avonden hebben de mensen die zich hebben aangemeld, de artikelen in de concept-verordening die van toepassing waren op het onderwerp van de avond ontvangen zodat zij zich konden voorbereiden. Na de avonden kon iedereen via de mail nog reacties toesturen. Hier is door de extern procesbegeleider een verantwoording van gemaakt en eventueel verwerkt. Op de avonden 1 en 2 konden de deelnemers zelf aangeven bij welk onderwerp zij wilden aanschuiven om mee te praten. Bijeenkomst 1; 10 mei 2023; burgerparticipatie en inspraak • Aantal deelnemers was ongeveer 70 • 4 tafels, 2 tafelvoorzitters (1 van gemeente en 1 van BKC/PLD)

Datum 11 juli 2023 Nummer 3229 Raadsvoorstel vaststellen Participatieverordening 2023 Pagina 3/5

•

Doel (wat is het belangrijkste en moet in de verordening opgenomen worden) en werkwijze werd

•

toegelicht alsmede de spelregels voor het goede gesprek 1 tafelvoorzitter leidde het gesprek, de ander noteerde, vroeg verduidelijking en hield de tijd in de

•

gaten Tafel 1; casus; aan de hand van een casus is gekeken of de artikelen zoals genoemd in de

• •

concept Participatieverordening voldoende zijn benoemd en duidelijk en volledig zijn beschreven Tafel 2; casus; idem Tafel 3; juridische tafel; de artikelen die van toepassing waren op het onderwerp

•

burgerparticipatie en inspraak zijn doorgenomen en gekeken of het duidelijk verwoord en volledig was Tafel 4; experimenteertafel; in een brainstormsessie is gekeken of er bij de deelnemers behoefte was aan andere vormen van participatie en gekeken wat mogelijke experimenteervormen zouden kunnen zijn.

11 mei; Evaluatie met BKC en PLD Doel van de evaluatie: Bepalen of de vorm en inhoud van de bijeenkomst op 10 mei werkbaar was en voldoende heeft opgeleverd voor de concept Participatieverordening en vervolgens bepalen of dit ook werkt voor de bijeenkomst van 24 mei. Samen met BKC en PLD is gekeken naar de vorm en de invulling van de avonden en gekeken of de werkwijze ook ingezet kon worden op de onderwerpen van de tweede avond. In grote lijnen is besloten dat de opzet ook voor de tweede avond van toepassing kon zijn Bijeenkomst 2; 24 mei 2023; inspelen op initiatieven vanuit de samenleving, overheidsparticipatie en uitdaagrecht en omgevingswet • • • • •

Aantal deelnemers was ongeveer 60 Tafel 1; Overheidsparticipatie Brainstorm Tafel 2; Uitdaagrecht Brainstorm Tafel 3; Omgevingswet/Ruimtelijke projecten Casus Tafel 4; Juridisch ruimtelijke projecten de artikelen die van toepassing waren op het onderwerp van de avond zijn doorgenomen

•

en gekeken of het duidelijk verwoord en volledig was. Aandachtspunt op deze avond was de ontwikkeling van deze Participatieverordening in

•

combinatie met de stappen die we nog moeten zetten in het traject naar de Omgevingswet en dan met name de nog vast te stellen categorieën voor verplichte participatie en het adviesrecht van de raad. Aangegeven is dat hier een apart traject voor loopt met de raad. De verwachting is dat deze besluitvorming in november 2023 in de raad komt.

Datum 11 juli 2023 Nummer 3229 Raadsvoorstel vaststellen Participatieverordening 2023 Pagina 4/5

Tussentijdse bijeenkomst 14 juni 2023 Aantal deelnemers was ongeveer 20. In eerste instantie was 14 juni voorzien als slotbijeenkomst, maar vanwege de vele reacties via de mail en telefoon is er een extra bijeenkomst gepland om samen met BKC en PLD de concept-verordening nog eens goed door te nemen en te constateren of we gezamenlijk overeenstemming konden vinden over het toesturen van deze versie aan de deelnemers t.b.v. de slotbijeenkomst. Uiteindelijk is besloten met een aantal opmerkingen/suggesties de versie aan te passen en die versie naar de deelnemers te versturen. Bijeenkomst 4; 26 juni 2023 Aantal deelnemers was ongeveer 50. Plenaire bijeenkomst waarbij de uiteindelijke concept Participatieverordening op hoofdlijnen is doorgenomen met de deelnemers. Er kon gestemd worden met rode en groene kaarten om aan te geven of deze versie naar de gemeente raad kan worden gestuurd. Een grote meerderheid van mensen stak een groene kaart op. Daarnaast staken enkele mensen twee kaarten op om aan te geven dat ze weliswaar positief waren, maar ook nog kansen voor verbetering zagen. Verschillende raadsleden onthielden zich van stemming vanwege hun besluitvormende rol later dit jaar. De uitkomst was daarmee positief en de wethouder stelde vast dat deze versie van de Participatieverordening in 'consent’ is vastgesteld en door kan naar besluitvorming door de gemeenteraad.

Wat heeft de participatie opgeleverd? Na 3 vruchtbare avonden is er een concept Participatieverordening opgeleverd. Tijdens de avonden is er ruimte geweest voor stevige discussies en ook buiten de avonden is er overlegd en inhoudelijke discussie gevoerd over de verschillende onderwerpen. Op de slotavond op 26 juni 2023 werd er consent bereikt op de verordening door de aanwezigen. Wat is er met de participatie gedaan? Toen we startten met het proces om te komen tot een verordening hebben we het Platform Lokale Democratie en de BurgerKrachtCentrale gevraagd om de bijeenkomsten samen met ons te organiseren. We hebben onze krachten gebundeld om het geluid van inwoners al in het voortraject mee te nemen. Op die manier hebben we meer input gekregen dan als we dit zonder inwoners hadden gedaan. De participatie vond dus al in het voortraject plaats, we hebben tijdens de avonden input ontvangen van aanwezigen en na de bijeenkomsten konden inwoners ons mailen. Er zijn meer dan 184 reacties gekomen en een groot aantal hiervan is verwerkt in de concepttekst. Tevens is meerdere malen benadrukt dat de Participatieverordening geëvalueerd wordt en indien nodig door de gemeenteraad op punten kan worden aangepast. Nawoord procesbegeleider

Datum 11 juli 2023 Nummer 3229 Raadsvoorstel vaststellen Participatieverordening 2023 Pagina 5/5

Dit was een bijzonder proces met een intensieve dialoog over participatie tussen bewoners, ambtenaren, collegeleden en raadsleden. Hoewel het af en toe spannend was en men het soms op onderdelen stevig met elkaar oneens was, is het eindresultaat breed gedragen. In mijn waarneming is dit in vergelijking met andere gemeenten een ambitieuze Participatieverordening, die tegelijkertijd goed werkbaar is voor de gemeentelijke organisatie.