3180 Controleverordening 2023 overzicht WAS-WORDT

Controleverordening 2023 Overzicht nieuwe en oude artikelen met toelichting op de wijzigingen.

14 november 2023

1 van 10

Wordt

Was

Toelichting

De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;

De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;

gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van 14 november 2023 met nummer 3180, gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet ; gelezen het advies van de commissie Rekening & Audit; besluit vast te stellen de volgende verordening:

gezien het raadsvoorstel van de commissie Algemene Zaken d.d. 8 september 2015 (1374176) in verband met het vaststellen van de controleverordening (verordening ex artikel 213 Gemeentewet); besluit:

Controleverordening 2023 gemeente Leidschendam-Voorburg. Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; - accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; - deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; - jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; - managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; - rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de

vast te stellen de controleverordening 2015 van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Artikel 1 Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Accountant Een door de raad benoemde organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. Accountantscontrole: De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de raad benoemde accountant van: 1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; 2. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; 3. het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te

2 van 10

Omdat de teksten gewijzigd zijn, worden ook de begripsdefinities opnieuw benoemd. Een aantal termen die in de oude en de nieuwe verordening voorkomen, worden niet benoemd omdat deze in hogere regelgeving al zijn gedefinieerd.

Wordt financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Was

Toelichting

stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; 4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; 5. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij deze controle worden de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht genomen. c. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: Het in overeenstemming zijn van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan in de administraties met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole Decentrale overheden. d. Deelverantwoording: Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. e. Goedkeuringstolerantie: Het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

3 van 10

Wordt

Was

Toelichting

f. Rapporteringstolerantie: Een bedrag dat gelijk is aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie, zonder dat de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring wordt aangetast. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar. 2. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordings-grens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering zoals de managementletter;

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt door de raad overeenkomstig nationale en Europese regelgeving. 2. De griffier bereidt in overleg met het College van B&W en de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. 4. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de afstemming over de jaarrekening-controle en (aanvullend) uit te voeren tussentijdse controles; e. de afstemming over onderwerpen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4 van 10

Nieuwe lid 1 Er wordt een vaste duur van de aanwijzing van de accountant van 4 jaar vastgesteld. Dit is in de praktijk al vaak het geval omdat dit goed afgestemd is op zittingsperiode van de raad. Nieuwe lid 2 Nadrukkelijke dat B&W afstemt met de raad. De griffier ondersteunt de raad op verzoek en is daarmee niet nodig te benoemen. Nieuwe lid 3 Is samentrekking oude lid 3 en 4. Onderdelen a t/m h komen overeen met oude a t/m f waarbij de nieuwe onderdelen nadrukkelijk benoemen dat toleranties benoemd dienen te worden. Nieuwe lid 4 Laat de mogelijkheid open om niet alleen bij opdrachtverlening, maar ook jaarlijks de toleranties aan te passen. Dit laatste geeft de raad meer vrijheid

Wordt

Was

Toelichting

f.

de posten van de jaarrekening met f. de vormgeving van de adviesfunctie en de bijbehorende afwijkende rapporteringsbestuurlijke ondersteuning. toleranties, waaraan de accountant bij zijn 1. 5. Het college biedt het Normen- en toetsingskader voor de accountantscontrole ter vaststelling door de raad aan. accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; h. de invulling van de adviesfunctie. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

zijn controlerende taak via de accountant naar behoefte in te regelen.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

De onderdelen zijn anders geformuleerd, maar in hun bedoeling niet veranderd.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten 1. Het college en/of de Rekenkamer(functie) kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. In de controleopdracht voor de jaarrekening is tevens begrepen de controle op de bijlage Single information en Single audit.

5 van 10

Oude lid 5 Vervalt omdat dit niets met de opdrachtverlening te maken heeft. Nieuwe lid 5 Bepaalt hoe de accountant wordt geselecteerd voor opdrachtverlening.

Wordt

Was

Toelichting

3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, Ministeries, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controleeisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Nieuwe lid 1 Komt overeen met oude lid 1 en lid 2, met dien verstande dat in het nieuwe lid 1b nu wel aangegeven wordt de accountant de ambtelijke organisatie voorafgaand inlicht dat er werkzaamheden plaats gaan vinden. Dit heeft vooral praktische redenen zoals toegang verlenen tot het gebouw, agenda’s vrijmaken etc. Lid 2. Dit heeft met name ten doel om informatie uit te wisselen over onderzoeken en controles die er uitgevoerd worden, en daarmee dubbelingen te voorkomen. Bovendien kan de raad dan met de accountant overleggen over zorgen en vragen.

6 van 10

Wordt

Was

Toelichting

Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 14 juli van het jaar opvolgend aan het verslagjaar aan de raad. 5. Burgemeester en wethouders overleggen de boardletter met een reactie vanuit burgemeester en wethouders voor uiterlijk 15 januari voor aan de raad 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld. 7.

De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, tussentijdse rapportages, stukken voor jaarrekeningafsluiting, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Het college geeft jaarlijks een bevestiging bij de jaarrekening af, waarin ondermeer is opgenomen, dat alle het college bekend zijnde informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Lid 4 Toegevoegd is dit lid om een uiterste datum van aanleveren te bepalen. Hierdoor kan het college niet uitstellen. Datum 14 juli is 1 dag vóór de datum dat jaarrekening bij de toezichthouder ingeleverd dient te worden. Lid 5 Met het opnemen van een boardletter wordt de raad tussentijd geïnformeerd over de uitkomsten van de interimcontrole door de accountant. Hierdoor is er ook tussentijds inzicht bij de raad over het financieel beheer door het college. Lid 6 en 7 Gaat specifiek in op de verplichtingen die voortvloeien uit de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Aangestuurd wordt dat account zoveel mogelijk gebruik maakt van de interne (verbijzonderde) interne controle van de organisatie en – daar waar dit tekort schiet – nadrukkelijk adviseert over verbetering hiervan zodat er een efficiënter ‘controletoren’ ontstaat. Alsook dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college op betrouwbare wijze tot stand komt. Lid 8 Dit maant de accountant aan om geen werk te doen dat al niet gedaan is door

7 van 10

Wordt

Was

Toelichting

8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

de organisatie, en om een rol te spelen in het ontwikkelen van de interne auditfunctie

Artikel 5 Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige informatie, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te 3 hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatieeenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie

8 van 10

Hier is sprake van: - Een andere formulering van de onderdelen, maar in de kern heeft het dezelfde uitwerking. - Aanvullende verwijzing naar de rechtmatigheidsverantwoording (lid 3: “..oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer...”)

Wordt

Was

Toelichting

Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad.

Artikel 7 Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller, het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad.

De onderdelen zijn iets anders geformuleerd en in lid 1 is ook de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Artikel 8. Intrekking oude regeling De controleverordening 2015 van de gemeente Leidschendam-Voorburg wordt ingetrokken

9 van 10

Wordt

Was

Toelichting

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1-1-2023 met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening 2023 gemeente LeidschendamVoorburg. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 4 december 2023. De voorzitter, De griffier,

10 van 10