3124 Bijlage 4.2 Procedure Scopewijziging en Bijbestelling

Project: Bereikbaarheid CID-Binckhorst

Notitie

Betreft: Bijlage 2 bij bestuursovereenkomst – Procedure Scopewijziging en Bijbestelling

Datum: 31 maart 2023

Inleiding In voorliggende notitie wordt de procedure beschreven die doorlopen dient te worden in geval van een Scopewijziging of Bijbestelling. Het procedureschema voor beide wordt hieronder toegelicht. De formulieren voor het indienen van een Scopewijziging als een Bijbestelling is als bijlage bij deze notitie gevoegd.

Scopewijziging 1.

Een Scopewijziging wordt door de Partij die de wijziging initieert, ingediend bij de Ambtelijke Stuurgroep, voorzien van een advies van de Projectorganisatie ten aanzien van de haalbaarheid en de consequenties van de wijziging uitgedrukt in tijd, geld en risico’s en een voorstel voor hoe de kosten te dekken.

2.

De Ambtelijke Stuurgroep besluit op basis van unanimiteit of een Scopewijziging door de Ambtelijke Stuurgroep kan worden goedgekeurd of dat escalatie naar het Bestuurlijk Overleg nodig is.

3.

In geval een Scopewijziging een extra bijdrage vraagt van een of meerdere Partijen is schriftelijke instemming nodig van een hiertoe gemandateerd persoon van de betreffende Partij(en).

4.

Een Scopewijziging waarbij de functionaliteit in stand blijft en die geen negatieve invloed heeft op de bijdragen van Partijen en op de Planning, wordt in beginsel door de Ambtelijke Stuurgroep goedgekeurd, tenzij een partij gemotiveerd aangeeft waarom hij het er niet mee eens.

5.

Scopewijzigingen die leiden tot meerkosten, worden gefinancierd door de initiatiefnemer tenzij anders overeengekomen in de Ambtelijke Stuurgroep of Bestuurlijk Overleg.

6.

Als een Scopewijziging leidt tot een onderschrijding van het budget van de maatregel of een pakket aan maatregelen, dan vloeit dit voordeel naar de risicoreservering van het Project.

7.

De instemming van Partijen met de Scopewijziging wordt inclusief de daarmee gemoeide aanpassingen als bedoeld in het eerste lid, als annex aangehecht aan deze overeenkomst.

Betreft: Bijlage 2 bij bestuursovereenkomst – Procedure Scopewijziging en Bijbestelling

Bijbestelling 1.

In geval een Partij een Bijbestelling wil voorstellen, dient zij hiertoe een verzoek in bij de Ambtelijke Stuurgroep. In het verzoek wordt de inhoud van de Bijbestelling beschreven, met aanvullend een beschrijving van de consequenties voor ambities met betrekking tot de HOVverbinding en stedelijke ontwikkeling, tijd, geld en risico’s en een advies van de Projectorganisatie aan de Ambtelijke Stuurgroep over het wel/niet toekennen van de Bijbestelling.

2.

Een Partij kan een Bijbestelling voorstellen, indien zij haar bijdrage verhoogt met: a. de realisatiekosten van de Bijbestelling; b. de studiekosten en ontwerp ten behoeve van de haalbaarheid van de Bijbestelling; c. de eventuele meerkosten van maatregelen als bedoeld in bijlage 1 die ontstaan als gevolg van de Bijbestelling; d. een verhoging van de Risicoreservering, indien nodig.

3.

De realisatie van de Bijbestelling geschiedt geheel voor rekening en risico van de Partij die de Bijbestelling heeft voorgesteld. Het betreft daarbij eventuele meerkosten ten opzichte van de oorspronkelijke scope.

4.

De Ambtelijke Stuurgroep besluit op basis van unanimiteit of een Bijbestelling door de Ambtelijke Stuurgroep kan worden goedgekeurd of dat escalatie naar het Bestuurlijk Overleg nodig is.

5.

Een Bijbestelling die geen negatieve invloed heeft op de functionaliteit van de HOV-verbinding en op de Planning, wordt in beginsel door de Ambtelijke Stuurgroep goedgekeurd, tenzij een partij gemotiveerd aangeeft waarom hij het er niet mee eens.

6.

De instemming van Partijen met de Bijbestelling wordt inclusief de daarmee gemoeide aanpassingen als bedoeld in het eerste lid, als annex aangehecht aan deze bestuursovereenkomst.

2