312019005.21.084 Accountantsverslag 2020 gemeente LDV - WG.pdf

Accountantsverslag 2020 Gemeente Leidschendam-Voorburg

Aan de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus 1005 2260 BA LEIDSCHENDAM

Onderwerp Accountantsverslag 2020 Datum 4 juni 2021 Kenmerk 312019005.21.084

Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2020 van uw gemeente afgerond. De jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Op 31 mei 2021 hebben wij een aantal controlebevindingen reeds besproken met de concerncontroller, gemeentesecretaris en wethouder met de portefeuille financiën. Bij de jaarrekening 2020 hebben wij op 4 juni 2021 een goedkeurende controleverklaring afgegeven, zowel voor het aspect getrouwheid als voor het aspect rechtmatigheid. Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2020. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij ... 2

De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag:

2. Financiële positie en resultaat ............................. 7

Wouter Kalkman Tel: 06 – 2127 2977 Remco Korhorn Tel: 06 – 1099 9195

3. Bevindingen eindejaarscontrole ......................... 11 4. Interne beheersing ............................................ 24 5. Overige aangelegenheden ................................. 28 6. Bijlagen ............................................................. 34

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312019005.21.084 - 1

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 21 juli 2020 (kenmerk 312019005.20.216) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met de door de gemeenteraad op 19 februari 2019 vastgestelde ”Controleprotocol accountantscontrole gemeente Leidschendam-Voorburg” en in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2020 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

Materialiteitsbepaling is overeenkomstig het vastgestelde controleprotocol

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben, sluit aan op de door de gemeenteraad op 19 februari 2019 vastgestelde ”Controleprotocol accountantscontrole gemeente Leidschendam-Voorburg”, het document “1987 – Normen- en toetsingskader 2020” welke op 10 november 2020 ter kennisgeving naar de gemeenteraad is verzonden en het document “1971 Raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2020”. De maximaal toe te passen marges voor de accountantscontrole zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). In het document “1971 Raadsbesluit aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2020” heeft u lagere marges vastgesteld, die wij hebben gehanteerd bij de controle van de jaarrekening 2020. De lagere marge heeft een directe relatie met de verkoop van de Eneco aandelen en hiermee wordt voorkomen dat de marges significant afwijken van de geldende marges voorgaande jaren. De bij onze controle van de jaarrekening 2020 toegepaste goedkeuringstoleranties bedragen derhalve:

Bron: jaarrekening 2020

Fouten

Goedkeuringsmaterialiteit

€ 2.355.000

Onzekerheden € 7.065.000

De gemeenteraad heeft in het controleprotocol de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 235.500 (10% van de goedkeuringsmaterialiteit).

312019005.21.084 - 2

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2020 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven. Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat daadwerkelijk sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Risico’s voor de jaarrekening 2020  Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden).  De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen.  Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018.  De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen.  Uw fiscale positie in het kader van de Vennootschapsbelasting (Vpb).  “Management override of controls”.

Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlerichtlijnen en is niet uniek voor uw gemeente.  De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.  Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO). Risico’s voor de komende jaarrekeningen  De voortgang en status van de (noodzakelijke en gewenste) verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit van de interne beheersing in relatie tot de af te geven collegeverklaring rechtmatigheid (2021).  De follow-up ten aanzien van eerder gerapporteerde aandachtspunten vanuit de interne en externe controle.  De actualisatie van de (fraude-)risicoanalyse.  De kwaliteit van de IT-beheersomgeving. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is er sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen.

Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in het hoofdstuk ‘Interne beheersing’.

312019005.21.084 - 3

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw controleprotocol en normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn geen materiële bijzonderheden geconstateerd. Op het programma “Sport cultuur en recreatie” balansmutaties, zijn is sprake van een overschrijding van de begroting (lasten). Deze overschrijding wordt gecompenseerd door direct gerelateerde rechtmatig opbrengsten (baten) en daarom werkt deze begrotingsrechtmatigheidsfout niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig zijn weergegeven in de jaarrekening 2020.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn uiteengezet in de jaarstukken 2020 in onderdeel ‘3.1 Waarderingsgrondslagen’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten).

Geen geïdentificeerde materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole, resteren er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn derhalve niet materieel (dus hebben geen invloed op de strekking van onze controleverklaring), maar zijn naar onze mening vooral van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor de niet materiële fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening 2020 van de gemeente Leidschendam-Voorburg een getrouw beeld geeft van de activa en passiva op 31 december 2020 en het resultaat over 2020. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (welke ter kennisgeving is verzonden naar de raad op 10 november 2020). Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. 312019005.21.084 - 4

Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. In de controleverklaring hebben wij een paragraaf opgenomen waarin wij de nadruk leggen op de in onderdeel “Gebeurtenissen na balansdatum” opgenomen uiteenzetting van het college van burgemeester en wethouders over de mogelijke financiële impact voor de gemeente Leidschendam-Voorburg van de uitbraak van het Coronavirus. Ons oordeel is niet aangepast met betrekking tot deze aangelegenheid.

312019005.21.084 - 5

2.

Financiële positie en resultaat

312019005.21.084 - 6

2. Financiële positie en resultaat In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en De vermogenspositie van resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen uw gemeente neemt in baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden absolute zin fors toe door gemuteerd. de verkoop van de aandelen Eneco De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 137,0 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 135,8 miljoen in de reserves gestort, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 1,2 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000.000)

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

90,2

99,6

105,0

Tussentijdse resultaatbestemming

135,8

-/- 5,3

-/- 3,7

Gerealiseerd (-/- = nadelig) resultaat

1,2

-/- 4,1

-/- 1,7

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

137,0

-/- 9,4

-/- 5,4

Eigen vermogen per 31 december

227,2

90,2

99,6

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de stortingen in en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2020 61% van het balanstotaal (ultimo 2019: 30% van het balanstotaal). In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2020. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312019005.21.084 - 7

Belangrijkste reden voor de toename van de solvabiliteit (verhouding eigen vermogen te opzicht van het balanstotaal) is de opbrengst van de verkoop van de aandelen Eneco voor circa € 139,8 miljoen. Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2020 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 49,4% en op basis van de jaarrekening 2020 bedraagt de solvabiliteit 61,4%. De solvabiliteit is derhalve 12 procentpunten hoger dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door de hogere dan begrote verkoopopbrengst van de aandelen Eneco. Ter vergelijking hebben wij de solvabiliteit van een aantal gemeenten opgenomen. Daaruit blijkt dat de solvabiliteit van uw gemeente per 31 december 2019 boven het gemiddelde van Nederland ligt. Ter vergelijking over 2019 (hier zit de invloed van de verkoop van de aandelen Eneco niet in): Gemeente Solvabiliteit 2019 Nederland 33% Zuid-Holland 30% 50.000 tot 100.000 inwoners 26% Pijnacker-Nootdorp 35% Leidschendam-Voorburg 30% Zoetermeer 57% Wassenaar 69% Voorschoten 42% Rijswijk 8% Delft 26% Bron: www.waarstaatjegemeente.nl

Resultaat 2020 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: De exploitatie over 2020 laat een voordelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 137,0 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) voordelig saldo van € 128,9 miljoen. Dit is een voordeel van € 8,1 miljoen. Het gerealiseerde voordelig resultaat ad € 1,2 miljoen is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. 312019005.21.084 - 8

Exploitatieresultaat (x € 1.000.000) Totale baten

366,6

Totale lasten

229,6

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (voordelig) Af: stortingen in reserves Bij: onttrekkingen aan reserves Saldo van mutaties reserves (per saldo storting) Gerealiseerd resultaat (voordelig)

137,0 145,7 9,9 -/- 135,8 1,2

In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen. Het hoge voordelige exploitatieresultaat 2020 (vóór bestemming, het gerealiseerde totaal saldo baten en lasten) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten, waaronder de verkoopopbrengst van de aandelen Eneco. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting.

Het college kwalificeert het weerstandsvermogen als uitstekend

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college bepaald op € 183,3 miljoen; dit komt overeen met de algemene reserve. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing heeft het college een opsomming gegeven van ingeschatte risico’s. Deze cumuleren voor 2020 tot een bedrag van € 11,4 miljoen. Op basis van deze kwantificering constateert het college dat het beschikbare weerstandsvermogen ruim voldoende is. De verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit in de jaarrekening is 16,1.

312019005.21.084 - 9

Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Overigens merken wij hierbij op dat deze cijfers niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen. Voor meer gedetailleerde informatie over uw weerstandspositie verwijzen wij u naar paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw jaarstukken 2020.

312019005.21.084 - 10

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312019005.21.084 - 11

3. Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering was ruim voldoende

Bij de start van de controle op 15 maart 2021 waren de concept jaarstukken gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was volledig, met uitzondering van de post grondexploitatie en het onderdeel Europese aanbesteding. Ten opzichte van vorig jaar heeft uw gemeente goede stappen in het proces samenstellen jaarstukken. Het zelflerend vermogen bij het proces samenstellen jaarstukken is groot. Na de start van de controle van de jaarrekening 2020 hebben wij de volledige en constructieve, prettige medewerking van uw organisatie gehad. Met Financiën hebben wij afspraken gemaakt om met name voor de onderdelen grondexploitatie (de tijdigheid van de stukken) en Europese aanbesteding (volledigheid stukken) terug te kijken naar het proces met als doel om ook voor deze twee onderwerpen stappen vooruit te kunnen zetten.

Europese aanbesteding

Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde spendanalyse (analyse van alle uitgaven over de afgelopen 4 jaar per crediteur) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2020 is nageleefd. Vanuit onze controle zijn geen bevindingen gebleken dat de Europese aanbestedingswetgeving niet is nageleefd. Wij hebben tussentijds met uw gemeente afspraken gemaakt om de analyse van de spendanalyse verder uit te breiden naar het niveau van opdrachten per crediteur en van deze opdracht te onderbouwen dat de Europese aanbestedingswetgeving is nageleefd aan de hand van ramingen, overeenkomsten en in geval van opdrachten die ‘juridische ingewikkeld’ zijn aan de hand van een position paper. Bij onze controle van de jaarrekening 2020 is gebleken dat deze informatie niet altijd snel en eenvoudig was op te leveren. Voor 2021 spraken wij af met uw gemeente om deze analyse, mede in relatie tot de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf boekjaar 2021 zal gaan gelden, tot en met het derde kwartaal 2021 reeds bij de interim-controle 2021 te betrekken, zodat bij de controle van de jaarstukken 2021 snel conclusies kunnen worden getrokken op dit onderwerp.

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg is de voorraad grondexploitaties. Door de invloed van parameters (o.a. indexering, fasering, rente, prijs), die bepalend zijn voor toekomstige kosten en opbrengsten, hebben wij tijdens de controle bijzondere aandacht besteed aan de grondexploitaties.

312019005.21.084 - 11

De voornaamste risico’s ten aanzien van grondexploitaties zijn:  Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt?  Programmering: is er een kritische analyse van het aanbod in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente en regio?  Prijs: is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen? Gedurende de controle hebben wij deze risico’s met uw medewerkers besproken. Tijdens deze gesprekken hebben wij uw medewerkers kritisch bevraagd over de uitgangspunten. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten in 2021 ten behoeve van de jaarrekening 2020 geactualiseerd. Hieronder onze belangrijkste bevindingen hierbij. In het proces van totstandkoming heeft het college twee belangrijke maatregelen genomen:  De planeconomen beoordelen de uitkomsten van de berekeningen over en weer. De uitkomsten van deze interne controle worden vastgelegd.  Minimaal één keer per jaar laat het college bij de actualisatie een second opinion uitvoeren. De uitkomsten van deze second opinion worden uitgebreid gedocumenteerd. Op basis van onze controlewerkzaamheden, waaronder het kennisnemen van de uitgevoerde interne beheersingsmaatregelen, merken wij het volgende op:  

Bij het samenstellen van de calculaties van de gemeente Leidschendam-Voorburg wordt over het algemeen een neutrale positie ingenomen (was over 2019 een voorzichtige positie). De gemeente Leidschendam-Voorburg hanteert diverse parameters, zoals de indexering voor kosten en opbrengsten. Voor de 3 actieve plannen worden dezelfde parameters gebruikt. De te hanteren parameters komen tot stand in een overleg tussen de planeconomen, Financiën en de afdeling Concerncontrol en is daarbij gebaseerd op diverse externe bronnen. Ons advies om de overwegingen, de onderbouwingen en de gemaakte keuzes vast te leggen in een position paper, is in 2021 opgevolgd voor de actualisatie ten behoeve van de jaarrekening 2020.

Woningbouw De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft per 31 december 2020 in totaal 4 actieve bouwgronden in exploitatie (BIE) voor woningbouw. Dit betreft een netto boekwaarde van € 39,5 miljoen per balansdatum 2020. De bruto boekwaarde (exclusief verliesvoorziening) bedraagt € 44,5 miljoen. Voor het complex Vlietvoorde is een voorziening inzake verlieslatende grondexploitatie gevormd voor een bedrag van € 4,9 miljoen welke in mindering is gebracht op de boekwaarde van de bouwgronden in exploitatie. Voor het complex Rijnlandlaan is een voorziening inzake verlieslatende grondexploitatie gevormd voor een bedrag van € 0,5 miljoen welke is gepresenteerd onder de voorzieningen. Het complex Klein Plaspoelpolder (de actieve grondexploitatie) betreft een complex dat winstgevend is met een looptijd van naar verwachting van 5 jaar. Van tussentijdse winstneming is nog geen sprake, omdat er nog geen verkopen zijn gerealiseerd. 312019005.21.084 - 12

Wmo Zorg in natura – prestatielevering niet vastgesteld

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo Zorg in natura (ZIN) zijn geleverd moet op twee manieren worden vastgesteld. Enerzijds via de productieverantwoording van Wmo Zorg in natura van de zorginstelling. Bij deze productieverantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toegevoegd. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Anderzijds door bij verantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt met opmerkingen over de prestatielevering, het college aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd. Een voorbeeld is om via een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen. Over 2020 zijn deze aanvullende interne controles niet uitgevoerd, omdat 98,3% van de verantwoorde Wmo Zorg in natura is voorzien van een productieverantwoording. Per saldo is dus 1,7% van de verantwoorde Wmo Zorg in natura niet voorzien van een productieverantwoording. Dit percentage is dermate laag dat hier (kwantitatief gezien) geen materiële onzekerheden uit naar voren komen die wij dienen mee te nemen in ons oordeel.

Persoonsgebonden budgetten Wmo en Jeugd prestatielevering niet vastgesteld

De uitvoering van de persoonsgebonden budgetten ligt sinds de decentralisaties van het sociaal domein bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). En dus voor uw gemeente op afstand. De afgelopen jaren heeft de accountant van de SVB geen goedkeurende verklaringen verstrekt bij de persoonsgebonden budgetten Wmo en Jeugd en in de loop van de tijd werd duidelijk dat gemeenten zelf moesten vaststellen of de prestaties van de Pgb’s zijn geleverd. Kortom, een ingewikkelde procesgang. Bij de controle op de Persoonsgebonden budgetten (Pgb’s) voor de Wmo en Jeugd is het van belang om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen. De gemeenten in Nederland hebben van de Commissie Bado aanwijzingen gekregen op welke wijze de controle op bijvoorbeeld de prestatielevering moet plaatsvinden. De stappen hiertoe zijn nog niet afdoende in de processen van uw gemeente verankerd. De stappen zijn:  Vaststellen dat de prestatie is geleverd. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een telefonische enquête.  Controle van het toekenningsproces.  De budgetconfirmatie met de SVB aansluiten op uw bestedingen.  De analyse van de uitnutting per cliënt uitvoeren. Deze stappen zijn nog niet door uw gemeente gezet en om die reden moeten wij constateren dat de lasten voor de persoonsgebonden budgetten Wmo en Jeugd onzeker zijn voor een bedrag van € 1.708.000.

Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

312019005.21.084 - 13

Beleid Misbruik en Oneigenlijk gebruik bij sociale zaken

Het M&O-beleid (Misbruik en Oneigenlijk gebruik) bij sociale zaken (G2 - Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet, G3 - Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) en G4 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)) is nog niet eenduidig vormgegeven en op schrift gesteld. Daarbij hebben wij vastgesteld dat geen sprake is van vastomlijnde procedures om op opvolging te geven aan IB-signalen (signalen van het Inlichtingenbureau), inclusief de documentatie van de afwikkeling van deze signalen. Wij adviseren u het proces rondom M&O-beleid, de IB-signalen, in te richten en zo snel mogelijk te implementeren. Voor 2021 is dit vooral relevant voor de Tozo.

Interne beheersing voorzieningen op de balans is verbeterd

In het accountantsverslag 2019 hebben wij geconstateerd dat maatregelen moeten worden genomen om de interne beheersing op de voorzieningen in de balans verder te verbeteren. Bij de control van de jaarstukken 2020 hebben wij geconstateerd dat uw gemeente goede stappen heeft gezet op het gebied van de voorzieningen.

Aandachtspunten van de gemeenteraad bij de controle van de jaarrekening 2020

Bij de controle van de jaarrekening 2019 heeft uw gemeenteraad aandachtspunten benoemd, die wij als uw accountant betrokken hebben bij de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Met het raadsbesluit 1971, uitgangspunten van de controle op de jaarrekening 2020, heeft uw gemeenteraad vastgesteld dat wij bij de controle van de jaarrekening 2020 een follow up zouden geven op de adviezen van 2019. In bijgaande tabel hebben wij de follow-up opgenomen. Onderwerp Leesbaarheid van jaarstukken

Advies in accountantsverslag 2019 Wij adviseren u te laten onderzoeken of de toelichtingen in de jaarstukken beknopter en meer “to-the-point” kunnen opgenomen. Het doel daarvan is “meer met minder”. Voorbeelden zijn de toelichtingen per programma in het jaarverslag en in de paragraaf Verbonden Partijen. Het gebruik van tabellen, grafieken en diagrammen zou daarbij kunnen helpen.

Stand van zaken Het college heeft de concerncontroller opdracht gegeven deze aanbeveling op te pakken. De concerncontroller heeft hiervoor met de belangrijkste financieel adviseurs een korte analyse uitgevoerd waar mogelijkheden zitten om de jaarstukken meer to-the-point te maken. Hierbij is geconstateerd dat 1) de aanwezige informatie en diepgang ervan conform de wensen van de raad is en 2) het gebruik van tabellen, grafieken e.d. zal leiden tot omvangrijkere stukken omdat er toch altijd een tekstuele toelichting nodig is. De conclusie van het college is dan ook dat er geen mogelijkheden zijn om de jaarstukken significant tothe-point te maken, tenzij de raad zelf specifieke aanwijzingen geeft de omvang en diepgang van de informatievoorziening aan te passen. 312019005.21.084 - 14

Controle op afrekening van de subsidies - zijn de subsidies benut waarvoor ze zijn bedoeld

Risico’s in sociaal domein

Wij merken daarbij aanvullend op dat een onderzoek naar de effectiviteit van het verstrekken van subsidies een onderzoek zou kunnen zijn in het kader van onderzoeken uit hoofde van artikel 213a Gemeentewet.

Onze conclusie is dat wij verbetermogelijkheden zien door zogenoemd “backtesting-procedure” in te voeren ter verbetering van het schattingsproces. De backtesting-procedure houdt in dat de schatting per 31 december 2019 in 2020 wordt vergeleken met de werkelijke afrekening in 2020. Verschillen worden geanalyseerd en de oorzaak van de afwijkingen wordt nader onderzocht. De uitkomsten van dit onderzoek worden ter lering gebuikt bij de schatting van de lasten jeugdhulp voor de jaarrekening 2020.

Niettemin zal de aandacht voor de juiste balans tussen volledige informatievoorziening en beknopte informatievoorziening een aandachtspunt blijven in de P&C-producten. Dit punt heeft in 2020 niet zichtbaar geleid tot opvolging. In 2020 is geen artikel 213a onderzoek uitgevoerd omdat vanwege de coronacrisis prioriteit is gegeven aan andere zaken. Dit geldt ook voor 2021. De 'reguliere' interne controle op subsidies heeft in 2020 wel plaatsgevonden. Wel wordt opvolging gegeven door aspecten van effectiviteit op te nemen in de reguliere verantwoording. In 2021 wordt gestart met de verantwoording van de subsidietafels op activiteitenniveau waarbij ook aandacht voor de behaalde resultaten en monitoring op de effectiviteit. Vanaf 2021 zal het college in het subsidieregister de vraag opnemen: "Heeft de subsidie bijgedragen aan het doel?". Daarmee wordt de toets ook zichtbaar gemaakt in het subsidieregister. Uit de follow up van het college is aangegeven dat dit “going concern” wordt opgepakt, maar niet heeft geleid tot een specifiek actiepunt. Bij het opmaken van de jaarrekening kijkt het college naar de afwikkeling van de oude boekjaren. En in hoeverre de destijds opgenomen balansposten nog afdoende zijn. Dat is opnieuw gebeurd bij de balansposten 2015-2019. Het boekjaar 2015 is daarmee het eerste jaar dat volledig is afgewikkeld.

De ramingssystematiek is in alle jaren steeds dezelfde geweest. 312019005.21.084 - 15

Daarbij kunt u met de kennis achteraf, relevante factoren onderzoeken die als input kunnen dienen voor de verbetering van toekomstige voorspellingen van de lasten.

Naleving van de Europese aanbestedingsregels

De financiële informatie van de verbonden partijen in de jaarstukken Risico’s bij de voorziening dubieuze debiteuren

Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 1 dossier mogelijk een risico bestaat dat de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Het betreft een contract voor diverse IT-middelen, waaronder de applicatie voor het voeren van uw uitkeringenadministratie, belastingapplicatie, kassasysteem en omgevingsvergunningen. Wij adviseren u om deze casus in 2020 juridisch te laten onderzoeken. Wat ons opvalt is dat de risico’s per verbonden partij vooral de risico’s van de verbonden partij betreft. Daar zou aan kunnen worden toegevoegd wat het risico voor uw gemeente is bij bijvoorbeeld het uitbesteden van taken. Het is van belang om de redelijkheid van de uitgangspunten jaarlijks te toetsen en indien nodig te actualiseren op basis van relevante informatie zoals de werkelijke inningspercentages en buiten invorderingstellingen.

De afwikkeling van de balansposten uit eerdere jaren laat zien dat de ramingssystematiek betrouwbaar is. De afwikkeling geeft minimale afwijkingen op de opgenomen ramingen. Deze checks worden uitgevoerd, maar er wordt geen aparte verslaglegging van gedaan. De manier van ramen wordt ieder jaar voor de Jeugdhulp door de accountant van het SbJH beoordeeld. Daarnaast moet worden opgemerkt dat de ‘jeugdcijfers’ over 2020 inmiddels voor 95% gebaseerd zijn op controleverklaringen van zorgleveranciers. Dit zegt overigens nog niets over de volledigheid van de zorglasten. Het betreffende contract is in 2020 herzien en dus is de conclusie dat geen nader onderzoek nodig is.

Dit punt heeft niet zichtbaar geleid tot opvolging. Het college geeft aan dat dit wordt opgepakt bij het opstellen van de begroting 2022 en de jaarstukken 2021. Dit punt heeft niet zichtbaar geleid tot opvolging. Periodiek beoordeelt het college de uitgangspunten van de diverse deelvoorzieningen dubieuze debiteuren en worden deze indien nodig herzien. Recent is dat gebeurd met de deelvoorziening dubieuze debiteuren sociale zaken, waar de systematiek twee jaar geleden volledig aangepast is. 312019005.21.084 - 16

Met ingang van de jaarstukken 2021 zullen de uitgangspunten van de drie deelvoorzieningen (algemeen, belastingen en sociale zaken) jaarlijks beoordeeld worden en indien nodig herzien.

Jeugdzorg Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (SbJH)

De verantwoording van Jeugdhulp (Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, hierna SbJH), dat tot 2019/2020 Inkoopbureau H10 heette) is niet conform planning bij uw gemeente aangeleverd. De coronacompensatie die voor extra (verantwoordings)werk heeft gezorgd speelde daarbij ook een rol. Als gevolg hiervan worden niet alle financiële mijlpalen in uw bestuurlijke planning gerealiseerd. Wij adviseren u om met het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden in overleg te gaan en te blijven om voor 2021 en verder afspraken te maken over een tijdige aanlevering van de gecertificeerde informatie, zodat uw college en u als gemeenteraad volgens de bestuurlijke afspraken de jaarstukken kan behandelen. Op 10 mei 2021 (circa twee weken eerder dan voorgaand jaar) heeft de accountant van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden een controleverklaring afgegeven bij de verantwoording van de H10-gemeenten. Voor uw gemeente blijkt dat er het volgende uit:  De lasten in de jaarrekening 2020 in het kader van Jeugdhulp zijn voor een bedrag van circa € 300.000 te hoog verantwoord. Dit is niet meer gecorrigeerd in uw jaarrekening. Daar staat tegenover dat zorginstellingen nog 5 jaar lang declaraties bij uw gemeente (via SbJH) kunnen indienen. Naar de inschatting van SbJH gaat dit om een bedrag van circa € 400.000. De afwikkelingen van deze schattingen zullen worden verantwoord in de jaarrekening 2021 en verder.

 Uit de verantwoording Jeugdhulp 2020 van Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en de daarbij horende controleverklaring blijken onzekerheden voor een bedrag van € 249.000 (vorig jaar € 350.000). Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.  Voor de nog te betalen Jeugdhulplasten voor een bedrag van € 190.000 (vorig jaar € 70.000) is geen controleverklaring aanwezig. Dat betekent dat geen zekerheid bestaat over de vraag of de betreffende prestaties zijn geleverd. Om die reden wordt dit bedrag als onzeker aangemerkt. Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.  Voor de betaalde Jeugdhulplasten voor een bedrag van € 878.000 (vorig jaar € 961.000) is geen controleverklaring aanwezig. Dat betekent dat geen zekerheid bestaat over de vraag of de betreffende prestaties zijn geleverd. Om die reden wordt dit bedrag als onzeker aangemerkt. Deze onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.  De onzekerheden rondom Jeugdhulp tellen op tot een bedrag van € 1.317.000 (vorig jaar € 1.381.000). Deze cumulatieve onzekerheden passen binnen grenzen voor goedkeuring.

312019005.21.084 - 17

Tijdelijke ondersteuningsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) rechtmatig uitgevoerd

Sinds 1 maart 2020 is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) in werking getreden. Gemeenten hebben als taak deze regeling en het toezicht en handhaving op rechtmatig gebruik van de regeling uit te voeren. De totale bestedingen en baten (voor zowel Tozo 1, Tozo 2 en Tozo 3) over het jaar 2020 betreffen: (x € 1) Leidschendam-Voorburg Bestedingen Tozo levensonderhoud 8.593.000 Bestedingen Tozo kapitaalverstrekkingen 898.000 Totaal bestedingen 9.491.000 Baten Tozo levensonderhoud 626.000 Baten Tozo kapitaalverstrekkingen 0 Totaal baten 626.000 Op basis van onze controle hebben wij, vastgesteld dat de uitkeringen voor Tozo levensonderhoud en de Tozo kapitaalverstrekkingen, in materiële zin, juist en rechtmatig zijn verstrekt. Net als bij andere uitkeringen is het van belang dat alleen mensen die daar recht op hebben Tozo ontvangen en dat misbruik en oneigenlijk gebruik wordt tegengegaan. Vanwege het urgente karakter van de regeling mocht u bij de aanvraag in eerste instantie uitgaan van de betrouwbaarheid van de informatieverstrekking, middels een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier, door de aanvrager. Doordat er snel gehandeld diende te worden, vindt de interne controle op de rechtmatigheid voornamelijk achteraf plaats. Ook wordt achteraf vastgesteld of geen sprake is (geweest) van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Voor wat betreft het vaststellen of wel of geen sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik heeft u nog geen beleid opgesteld. Zie ook onze bevindingen bij het onderdeel ‘Beleid Misbruik en Oneigenlijk gebruik bij sociale zaken’. Wij adviseren u om dergelijk beleid alsnog op te stellen en in 2021 opvolging te geven aan dit (nog te formuleren) beleid. Het Rijk heeft aangegeven alle rechtmatig verstrekte bestedingen (verminderd met eventuele baten) worden vergoed. Naast de vergoeding van de bestedingen ontvangen gemeenten ook nog een vergoeding voor de uitvoeringskosten van de Tozo. Uw gemeente heeft namelijk in het afgelopen jaar veel tijd en energie moeten steken in de uitvoering van de Tozo. Voor de uitvoering van de Tozo ontvangen gemeenten een vaste vergoeding per besluit. Deze is voor een aanvraag levensonderhoud € 450 per besluit en voor een aanvraag kapitaalverstrekking € 800. De gemeenten hebben voor de dekking van deze uitvoeringskosten voorschotten ontvangen van het Rijk. Voor uw gemeente ziet dit er als volgt uit: Aantal Besluiten levensonderhoud Besluiten kapitaalverstrekking

2.375 195

Vergoeding per besluit € 450 € 800

Totaal vergoeding € 1.068.750 € 156.000 € 1.224.750 312019005.21.084 - 18

Uw gemeente heeft in totaal recht op een vergoeding ter dekking van de uitvoeringskosten van € 1.224.750. Uit interne rapportages is gebleken dat uw gemeente inmiddels ongeveer € 750.000 aan uitvoeringskosten heeft besteed en per saldo ongeveer € 474.000 nog niet heeft besteed. Het niet bestede deel is op de balans gereserveerd onder de ‘Vooruitontvangen overheidsbijdragen’ ter dekking van uitvoeringskosten die in 2021 en verder worden gerealiseerd.

Verwerking uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel

Uw gemeente ontvangst diverse uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel van onder andere het Rijk en van overige Nederlandse overheidslichamen, zoals de provincie Zuid-Holland en de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Op het moment dat de gemeente dergelijke uitkeringen via de bank ontvangt worden deze uitkeringen direct als bate verantwoord in de financiële administratie. Aan het eind van het boekjaar, bij het opstellen van de jaarrekening, wordt beoordeeld of en in hoeverre het project (doel) waarvoor de uitkering is ontvangen is gerealiseerd. Het deel dat (nog) niet gerealiseerd is wordt vervolgens in mindering gebracht op de reeds verantwoorde bate en gereserveerd op de balans onder de balanspost “De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren”. Door deze wijze van boeken bestaat het risico dat tussentijds de baten te hoog zijn verantwoord in de financiële administratie en de daaruit voortkomende tussentijdse rapportages. Wij adviseren u de beschreven boekingsgang rondom uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel te evalueren.

U kunt bijvoorbeeld op het moment dat uitkeringen via de bank worden ontvangen deze uitkeringen eerst op de balans reserveren en periodiek, bijvoorbeeld bij het opstellen van de tussentijdse rapportages, te beoordelen welk deel van het project al is gerealiseerd en dit als zodanig tussentijds te verwerken in uw financiële administratie in plaats van één keer per jaar bij opstellen van de jaarrekening. Een dergelijke verwerkingswijze kan tevens leiden tot nauwkeurigere tussentijdse rapportages.

Verwerking verkoop Eneco- Uw gemeenteraad heeft besloten de aandelen van Eneco Groep N.V. te verkopen per 17 maart 2020 voor een bedrag van bijna € 140 miljoen. Deze verkoop heeft een grote positieve invloed op de liquiditeit en solvabiliteit van uw gemeente. aandelen De verkoopopbrengst is verantwoord als bate op het onderdeel Algemene Dekkingsmiddelen. De bate is vervolgens conform de begroting (€ 80 miljoen) en de verhoging de 1e Turap 2020 (€ 60 miljoen) gestort in de Algemene reserve vrij besteedbaar. Wij hebben vernomen dat u in 2021 besluiten zal nemen om aan deze baten bestemmingen te geven. Dat zal opnieuw in 2021 tot een meer dan normale omvang van de dotaties aan het eigen vermogen tot gevolg hebben. Met uw raad zullen wij in 2021 afspraken maken over de genormaliseerde omvang van de goedkeuringsmaterialiteit. Uw concerncontroller heeft daar bij een presentatie over de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 reeds aandacht aan besteed.

312019005.21.084 - 19

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.

Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen – waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 237 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover € 230 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een onderschrijding van € 7 miljoen (3%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 365 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 367 miljoen aan werkelijke baten in 2020. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 137 miljoen voordelig ten opzichte van een begroot totaal saldo van baten en lasten van € 130 miljoen voordelig.

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s Sport, Cultuur en Recreatie en op Algemene Dekkingsmiddelen. Omdat de overschrijding gecompenseerd wordt door direct gerelateerde opbrengsten (baten) weegt deze overschrijding niet mee in ons oordeel.

312019005.21.084 - 20

Naast overschrijdingen van lasten per programma, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2020 niet (in materiële zin) voorgedaan. Wij adviseren u wel om eventuele dreigende overschrijdingen op investeringen meer expliciet onder de aandacht te laten brengen van uw gemeenteraad. In 2020 is dat naar onze mening niet expliciet genoeg gecommuniceerd. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening en in paragraaf Bedrijfsvoering, waarin een analyse van de (begrotings-)afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2020 is opgenomen.

In beperkte mate sprake van te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat in beperkte mate sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college verwacht dat ook voor 2020 sprake zal zijn van een beperkte vennootschapsbelastinglast. Totdat duidelijk is wat het standpunt van de Belastingdienst is ten aanzien van uw aangiften 2017, 2018, 2019 en 2020, bestaat het risico dat u alsnog wordt geconfronteerd met een afwijkende vennootschapsbelastinglast. Naar de verwachting van het college zal dit geen materiële last zijn. Overigens adviseren wijzen wij u bij nieuwe en gewijzigde activiteiten dit standpunt te actualiseren.

Wet Normering Topinkomens (WNT)

De Wet Normering Topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over 2020 van € 201.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen.

312019005.21.084 - 21

Bij de controle van de WNT-verantwoording 2020 stelden wij wel vast dat geen sprake was van (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Dit heeft er toe geleid dat wij 5 verschillende versies van de WNT verantwoording hebben moeten beoordelen. Wij adviseren u om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. In het kader van de WNT attenderen wij u er op dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2021 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2020 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking.

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 onder de SiSa-bijlage vallen. Wij doen dit met een tabel , die ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Tijdens de accountantscontrole hebben wij geen fouten en onzekerheden geconstateerd met betrekking tot de SiSa-bijlage. De tabel is, gelet op de omvang, opgenomen in hoofdstuk 6 Bijlagen.

312019005.21.084 - 22

4.

Interne beheersing

312019005.21.084 - 23

4. Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij een managementletter uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit de managementletter 2020 verwijzen wij daarnaar. Hieronder hebben wij de controle managementsamenvatting uit de managementletter opgenomen.

312019005.21.084 - 24

Rechtmatigheidsverantwoording

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 In de meicirculaire 2018 heeft het ministerie van BZK aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2021 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Over de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording en wat dit allemaal voor uw organisatie betekent, is de afgelopen periode (onder andere door het ministerie van BZK, de commissie Depla, de VNG etc.) veel geschreven. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, over de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2021. Het wordt vanaf dan de taak van het college zelf om zich daarover te verantwoorden. Het is van belang dat uw gemeente hier op een goede wijze invulling aan geeft. Inmiddels heeft de commissie BBV op 14 december 2020 de conceptnotitie rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie gepubliceerd. Hierbij is met name het investeren in de kwaliteit van de bedrijfsvoering, het professionaliseren van de interne controle functie, het ontwikkelen van de visie op de interne controle en het vergroten van bewustwording op het gebied van rechtmatigheid van belang. Wij hebben u geadviseerd om een plan van aanpak uit te werken en dit expliciet te koppelen aan de materiële risico’s en de kadernota.

Op basis van dit plan van aanpak en de tussentijdse evaluaties daarbij, kunt u borgen dat u in 2022 in staat bent om de rechtmatigheidsverantwoording voor het boekjaar 2021 op te stellen. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is in ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij zijn als uw accountant dus in belangrijke mate afhankelijk van de werkzaamheden van de gemeente. Uiteraard maken wij hier graag gebruik van en willen wij graag samen optrekken om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen waar wij optimaal gebruik van kunnen maken. Het doel is uiteindelijk dat uw gemeente zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria, zijnde het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium, afdekt en dat wij kunnen volstaan met een marginale review achteraf. 312019005.21.084 - 25

Het college zal daarom vanaf 2021 moeten organiseren dat zij voldoende informatie heeft om zich te kunnen uitspreken over de (financiële) rechtmatigheid en daar dan verantwoording over kan afleggen. Wij hebben begrepen dat de gemeente dit vorm gaat geven door jaarlijks een ‘intern controleplan’ en ‘intern controleverslag’ op te stellen. Wij adviseren u tijdig met de interne controlewerkzaamheden te beginnen.

312019005.21.084 - 26

5.

Overige aangelegenheden

312019005.21.084 - 27

5. Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van onze opmerkingen bij de Europese aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het financieel management en de directie van de gemeente Leidschendam-Voorburg, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken.

312019005.21.084 - 28

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Tot slot merken wij op dat het college nog niet beschikt over een geactualiseerde en geformaliseerde frauderisicoanalyse.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Leidschendam-Voorburg in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:  Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.  Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants.  Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.  Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.  De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

 Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de 312019005.21.084 - 29