3105 Bijlage 8 - OR advies op vragen Huisvesting raad en griffie

Bijlage 8 - OR advies op vragen Huisvesting raad en griffie

Aan: Onderwerp: Datum:

De Projectleider Huisvesting Raad & Griffie Beantwoording gestelde vragen van de projectleider Huisvesting Raad & Griffie. 12 december 2023

Geachte heer Grendel, Dag Henk,

De OR heeft de gestelde vragen besproken in de OR-vergadering van 12 december jl. De antwoorden van de OR op de gestelde vragen (8) vind je hieronder.

1. De voorgestelde inpassing van raad & griffie op RP 1. De OR kan zich vinden in het plan om te komen tot huisvesting van de raad & griffie op de locatie Raadhuisplein 1 te Leidschendam. Dit past prima binnen het ‘bestuurscentrum’ van de gemeente en de locatie is ook prima bereikbaar voor de inwoners van de gemeente. 2. De voorgestelde veiligheidsschillen, inclusief de toegang voor raadsleden overdag tot (een beperkt deel van) RP 1. De OR vindt het belangrijk dat de medewerkers op de locatie ongestoord hun werk kunnen doen en niet benaderd kunnen worden door raadsleden die vragen hebben die het werk verstoren. Vragen van raadsleden dienen in de lijn te lopen, dat wil zeggen dat vragen van raadsleden via de Griffie en het desbetreffende afdelingshoofd in de lijn terechtkomen. Op deze manier kan het afdelingshoofd rekening houden met de prioriteitenlijst en de workflow van de medewerker(s). De OR kan akkoord gaan met optie 1 waarbij er voor de raadsleden sprake is van een kleine veiligheidsschil waardoor het kunnen benaderen van collega’s door de raadsleden nihil is en het risico uitgesloten wordt dat een raadslid toch even een werkplek in beslag neemt. Verder akkoord met de voorstellen m.bt. publiek en pers. 3. Het creëren / benutten van tribunes zodat privacy van ambtenaren, griffie/regie, pers en Publiek wordt gewaarborgd.

De OR is akkoord met de voorgestelde situatie, daarbij wordt wel aangetekend dat als dit ten koste gaat van de gewone werkplekken deze op de locatie gecompenseerd moeten worden. Voor wat betreft de compensatie van deze werkplekken kan de OR zich vinden in het plan tot het maken van werkplekken op de zolder onder de NO kap. 4. De voorgestelde locatie van de griffie. De OR kan zich vinden in de voorgestelde locatie/ruimte naast de huidige zij ingang. Wat de OR betreft is dit een strategische locatie voor de raadsleden t.o.v. de raadszaal. Postadres: Postbus 1005, 2260 BA Leidschendam Secretariaat: Raadhuisplein 1, Leidschendam  070-3009170  OR@lv.nl

5. De werkplekcapaciteit en dan specifiek met het oog op onderstaande punten: I Het compenseren van werkplekken + II Het toevoegen van nieuwe werkplekken/activeren NO kap: Zoals al eerder aangegeven wil de OR dat de ‘verloren’ werkplekken worden gecompenseerd op de locatie. De plannen om onder de NO kap werkruimtes en werkplekken te creeren wordt toegejuicht door de OR. Daarnaast kan de OR zich ook vinden in het opheffen van de collegekamer en de huidige ruimte van de Griffie te benutten voor compensatiewerkplekken. III Het gebruik van een reserveringsapp voor de vergaderruimte: De OR is voorstander van een goede werkplek reserveer app. De OR heeft inderdaad een presentatie gekregen van de aan te schaffen app. Wat de OR betreft wordt niet alleen de module aangeschaft om de werkplekken te reserveren maar ook de module om vergaderruimten te reserveren. De aanschaf van de modules hoeft wat de OR betreft niet te worden gekoppeld aan het wel of niet huisvesten van de Raad op de locatie RP 1. De OR heeft wel aangegeven dat er een protocol opgesteld moet worden hoe omgegaan wordt met verkregen data/info uit de app en wie geautoriseerd wordt om de gegevens te verstrekken. 6. Het toekomstig maken van RP1, rekening houdend met het aantal werkplekken.

Wat is volgens de OR toekomstbestendig als we kijken naar groei scenario’s? De OR kan zich vinden in de uitbreiding van het aantal werkplekken i.v.m. de groei van de gemeente. De OR heeft informatie verkregen dat - los van het wel of niet huisvesten van de raad op de locatie RP 1 - op de locatie KW2 en RP1 op dit moment en rekening houdend met het Hybride werken en de 1,5 meter norm er maximaal 10 werkplekken bij kunnen komen. De behoefte aan uitbreiding van het aantal werkplekken afgestemd op de groei van de gemeente en het aantal ambtenaren is dus nu maar ook in de toekomst aanwezig. 7. Het invoeren van een vergadercentrum. Wat vindt de OR van een uitbreiding van de vergaderfaciliteiten door het toevoegen van een dubbelfunctie aan de grote raadszaal (en t.b.v. de optionele kleine raadszaal) zodat deze eveneens overdag gebruikt kunnen worden als vergaderzaal? De dubbelfunctie past binnen het uitgangspunt dat ruimtes multifunctioneel gebruikt kunnen worden en dat niemand een ‘eigen’ werkplek heeft, behoudens de functie gebonden werkplekken. De OR kan niet anders dan deze dubbelfunctie te ondersteunen, voorwaarde is dan wel dat daar met de inrichting en uitrusting in de plannen rekening mee wordt gehouden. 8. Het dubbelgebruik van de dokterskamer als perskamer (tijdens de raadsvergaderingen).

Zoals hiervoor aangegeven is het uitgangspunt dat ruimtes multifunctioneel gebruikt kunnen worden. Dit geldt ook voor de ruimte van de bedrijfsarts (dokterskamer). Onze bedrijfsarts werkt digitaal dus het risico dat er gevoelige informatie ‘lekt’ richting media is daardoor uitgesloten. De kamer is verder zodanig ingericht en uitgerust dat er rustig - los van alle drukte - interviews afgenomen kunnen worden. De OR gaat er vanuit voldoende feedback gegeven te hebben, als dat niet zo is dan hoort de OR dat graag.

Vriendelijke groet, Ondernemingsraad gemeente Leidschendam-Voorburg,

J.G.T. van Wissen secretaris

C. van Houts-Schelwald voorzitter

Pagina 2 van 2

Aan: Onderwerp: Datum:

de Projectleider Huisvesting Raad & Griffie Beantwoording 1,5 m kantoorvraag van de projectleider Huisvesting Raad & Griffie. 20 december 2023

Geachte heer Grendel, Dag Henk, De OR heeft de per mail gestelde aanvullende vraag: Hoe de OR aankijkt tegen de volgende vragen: -

Wat vindt de OR van de huidige inrichting van RP1 en KW2. Deze panden zijn momenteel pandemie-proof (1,5 meter) ingericht. Ik verneem graag van de OR of de pandemie-proof inrichting nog gewenst is en of de OR adviseert vast te houden aan deze manier van werken. Graag krijg ik tevens een advies i.v.m de mogelijke inpassing van raad en griffie op RP1. Om extra werkplekken te creëren zouden we het pandemie-proof werken kunnen loslaten.

besproken en hieronder treft u de reactie van de OR aan. In 2020 heeft de Directie besloten om een pandemie proof kantoorconcept te hanteren en over te gaan tot 1,5 meter werkplekken. De OR heeft ingestemd met dit besluit. De OR is op de hoogte van het feit dat het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport een Coronavirusbesmetting ziet als een gewone virusbesmetting (zoals de griep) met o.a. een aantasting van de luchtwegen. Aan de andere kant ziet de OR ook dat het verloop en het herstel van het griep- en de Coronabesmetting een ander ziektebeeld en ziekteverloop hebben. Het volledig herstellen van een Coronavirusbesmetting neemt veel langer in beslag dan het herstel bij een griepvirusbesmetting. De OR is van mening dat door het hanteren van een 1,5 meter kantoor het risico op virusbesmettingen van medewerkers substantieel wordt verminderd waardoor het verzuimpercentage en de bedrijfscontinuïteit van de gemeentelijke organisatie beheersbaar blijft. Anno 2023 staat de OR nog steeds achter het besluit van de Directie om de kantoren (werkplekken) op 1,5 meter in te richten; zeker nu het aantal virusbesmettingen (Corona) en ook het aantal ziekenhuisopnames gerelateerd aan virusbesmettingen (Corona) weer een toename vertoont. De OR is zich ervan bewust dat door de 1,5 meternorm het aantal werkplekken sterk verminderd is.

Voor wat betreft de benutting van de aanwezige werkplekken heeft de OR zich uitgesproken voorstander te zijn van de aanschaf van een werkplekreserveerapp, waardoor de bezetting van de Postadres: Postbus 1005, 2260 BA Leidschendam Secretariaat: Raadhuisplein 1, Leidschendam  070-3009170  OR@lv.nl

werkplekken over de dag veel beter verdeeld kan worden en een werkplek sneller en gemakkelijker gevonden kan worden. Dit in combinatie met het Hybride werken / Flexwerken en met het eventueel in de toekomst uitbreiden van het aantal werkplekken op het Raadhuis i.c.m. het project Raadszaal & Griffie en/of uitbreidingsmogelijkheid in de nieuwe huisvesting van Stadsbeheer moet het aantal werkplekken in de (nabije) toekomst toereikend zijn.

Vriendelijke groet, Ondernemingsraad gemeente Leidschendam-Voorburg,

J.G.T. van Wissen secretaris

C. van Houts-Schelwald voorzitter

Pagina 2 van 2