3019 Raadsvoorstel vaststellen programma van Eisen en Wensen aanbesteden accountantsdiensten

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 29 november 2022 Nummer 3019 Onderwerp Raadsvoorstel vaststellen programma van Eisen en Wensen aanbesteding

accountantsdiensten Portefeuillehouder Raad Behandeld door De heer E.Ph. de Bruin

1. Voorgesteld raadsbesluit De raad besluit: a. het programma van eisen en de gunningscriteria vast te stellen overeenkomstig de bij dit besluit behorende bijlage. b. de begeleidingscommissie aanbesteding accountant mandaat te geven om de accountantsselectie uit te voeren en het te ondertekenen contract met de gemeentelijke accountant voor te bereiden.

2. Aanleiding Omdat het contract met de huidige gemeentelijke accountant na de controle op de jaarrekening 2022 afloopt moet een aanbesteding plaatsvinden. De raad is op grond van artikel 2, lid 1, 2 en 3 van de Controleverordening gemeente LeidschendamVoorburg 2015 verantwoordelijk voor de opdrachtverlening voor de accountantscontrole en moet daarom het programma van eisen en wensen (de gunningscriteria) vaststellen.

3. Afwegingen Met dit raadsvoorstel wordt een voorstel gedaan tot het vaststellen van de procedure voor de keuze van een accountant. Een contract met de accountant voor een periode van vier jaar betekent voor de gemeente de verplichting tot een openbare Europese aanbesteding (het drempelbedrag voor Europese aanbesteding van € 215.000 in een periode van 4 jaar wordt overschreden). In artikel 2 van de Controleverordening gemeente Leidschendam-Voorburg 2015 is de opdrachtverlening accountantscontrole geregeld. In artikel 2, lid 3 staat dat de raad voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen, de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vaststelt. De begeleidingscommissie (komt voort uit de commissie Rekening & Audit) heeft het programma van eisen en wensen nader uitgewerkt. Per gunningscriterium is een wegingsfactor vastgesteld.

Datum 29 november 2022 Nummer 3019 Pagina 2/3

Het voorstel is om bij de keuze van de accountant het kwaliteitsaspect zwaarder te laten wegen dan het prijsaspect en dit tot uitdrukking te brengen in de wegingsfactoren. Met andere woorden: als het accent op de kwaliteit van de accountant wordt gelegd, wordt daarmee niet automatisch voor de goedkoopste aanbieder gekozen. Het proces is volgens een getrapte aanbesteding (met een voorselectie) om vrijgave van het organisatiedossier (met niet-openbare info) te kunnen controleren. Dat betekent dat als meer dan vijf accountantskantoren een bod willen doen dan moet een loting plaatsvinden om tot een maximum van vijf aanbieders te komen. Dit is wel nadat de begeleidingscommissie de geschiktheidseisen heeft gecontroleerd.

4. Programma van Eisen en Wensen De eisen en wensen zijn op hoofdlijnen als volgt: Eisen Algemeen certificerende functie (betreft de controle van de jaarrekening, de -

interim-controle en de risico-inventarisatie) Ondersteuning van en natuurlijke adviesfunctie aan de gemeenteraad Natuurlijke adviesfunctie voor organisatie en college van B&W en organisatie Deelverklaringen en meerwerk Evaluatie Personele wisselingen in het team van de accountant

Wensen Wens 1: Geef aan hoe de inschrijver bij één van de opgegeven referenties de werkrelatie en controleprocessen heeft ingericht. Wens 2: Geef op basis van de aan inschrijver verstrekte informatie een analyse over de mate waarin uw controleaanpak/controleprocessen aansluiten op die van de organisatie en hoe de inschrijver deze gedurende de contractduur (bij gelijkblijvende omstandigheden) ingericht zou willen hebben. Wens 3: Toon aan dat uw adviezen deskundig en met gezag gegeven worden, begrijpelijk zijn, praktisch uitvoerbaar zijn en toegesneden op de doelgroep(en). Presentatie Inschrijver geeft een presentatie aan de beoordelingscommissie. De presentatie wordt gegeven door een vertegenwoordiging vanuit het controleteam van de inschrijver.

Datum 29 november 2022 Nummer 3019 Pagina 3/3

5. Mandaat aan begeleidingscommissie aanbesteding accountant Op grond van Afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht heeft de raad de bevoegdheid om het nemen van besluiten te mandateren. Gezien de korte periode waarin het aanbestedingsproces wordt doorlopen, is het voorstel de begeleidingscommissie te mandateren om de accountantsselectie uit te voeren en het te ondertekenen contract met de geselecteerde accountant voor te bereiden.

6. De financiële gevolgen van het besluit Dit voorstel heeft geen financiële gevolgen. De uiteindelijke gunning in deze aanbestedingsprocedure zal in een nieuw contract met een accountant resulteren. De kosten hiervan zijn in deze fase van de aanbestedingsprocedure nog niet bekend.

7. Hoe zijn inwoners / belanghebbenden betrokken Inwoners / belanghebbenden zijn niet betrokken bij dit raadsvoorstel. Dit raadsstuk ziet op een interne gemeentelijke aangelegenheid. Begeleidingscommissie aanbesteding accountantsdiensten,

C.M. van Hoogdalem

E.R. van der Schaft

J.H.A. Voortman

Documenten behorende bij dit raadvoorstel 3019 Programma van Eisen en Wensen aanbesteding accountantsdiensten