3019 Programma van Eisen en Wensen aanbesteden accountantsdiensten

Bijlage Plan van Eisen Accountantsdiensten 2023-2026 In deze Bijlage wordt omschreven welke eisen aan de Diensten worden gesteld. De gestelde eisen zijn knock-out eisen. Indien Opdrachtnemer niet onvoorwaardelijk voldoet aan de gestelde eisen, betekent dit, dat Opdrachtnemer zal worden uitgesloten voor verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Door in te schrijven verklaart Inschrijver akkoord te gaan en te voldoen aan de hieronder gestelde eisen. Algemeen certificerende functie Eis1

De accountant draagt jaarlijks zorg voor de certificering van de jaarrekening.

Eis2

De accountant draagt jaarlijks zorg voor de volgende rapportages: • Managementletter aan de algemeen directeur en het college van B&W (interimcontrole); • Rapport van bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening aan de gemeenteraad. • Rapport van bevindingen over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording.

Eis3

De door de accountant te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planningen van de Opdrachtgever volgen. Dit alles binnen de in overleg vastgestelde tijdslimieten in de planning & controlcyclus: • Interim-controle in 3e kwartaal (met concept managementletter medio december; definitieve managementletter uiterlijk 1e week januari); • Jaarrekeningcontrole: start in maart met een maximale doorlooptijd van 4 weken (rapportage bij jaarrekening tijdig beschikbaar voor bespreking in commissie rekening & audit). Deze termijnen kunnen worden aangepast afhankelijk van een nadere invulling van de planning & controlcyclus van de gemeente.

Eis4

Eisen aan de accountant met betrekking tot de communicatiestructuur: • Voorafgaand aan de controle wordt door de accountant met de commissie rekening & audit de bijzondere aandachtspunten voor de controle voor dat jaar besproken; • Voorafgaand aan de interim-controle wordt de controleaanpak door de accountant besproken met de concerncontroller; • Voorafgaand aan de interim-controle en de jaarrekeningcontrole wordt door de accountant met de coördinator interim-controle respectievelijk jaarrekening afgestemd welke gegevens beschikbaar dienen te zijn bij aanvang van de controle en op welke wijze vragen voortkomend uit de controle worden voorgelegd aan de g • gemeente en hoe deze beantwoord worden;

•

• • •

De concept managementletter wordt door de accountant besproken met de wethouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller en teamleider financiële administratie. De definitieve managementletter wordt door de accountant in een besloten vergadering met de commissie rekening & audit besproken; Het conceptrapport bij de jaarrekening wordt door de accountant besproken met de wethouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Het definitieve rapport bij de jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording wordt besproken door de accountant met de commissie rekening & audit.

Eis5

De werkzaamheden van de accountant voldoen aan de vigerende wet- en regelgeving en beroepsstandaard, alsmede de gemeentelijke verordeningen en intern geldende kaders en richtlijnen. Voor de accountantscontrole zijn, naast de opdrachtbevestiging van de gemeenteraad waarin de controle-aanpak en onderlinge werkafspraken worden bevestigd, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de controleverordening van de gemeente op grond van artikel 213 van de gemeentewet (zie separate Bijlage) en het normen- en toetsingskader (zie separate Bijlage) bepalend.

Eis6

De accountant stelt een veilige, digitale werkomgeving ter beschikking waar accountant en gemeente gezamenlijk in kunnen werken met een inhoudelijke structuur die aansluit bij de werkwijze van de accountant en de gemeente.

Ondersteuning van en natuurlijke adviesfunctie aan de gemeenteraad Eis7

De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de gemeenteraad.

Eis8

De advisering dient op eigen initiatief van de accountant zonder aanvullende opdracht en kosten plaats te vinden.

Natuurlijke adviesfunctie voor college van B&W en organisatie Eis9

De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de organisatie en het college van B&W.

Eis10

De advisering dient op eigen initiatief van de accountant zonder aanvullende opdracht en kosten plaats te vinden.

Deelverklaringen en meerwerk Eis11

In algemene zin accepteert de gemeente geen meerwerk. Meerwerk wordt slechts in uitzonderlijke gevallen uitgevoerd en gedeclareerd na uitdrukkelijke toestemming van gemeente om extra activiteiten te verrichten en wordt door een door de gemeenteraad of diens gemandateerde geaccordeerde offerte. Op de offerte geeft de accountant minimaal aan: • Motivering waarom meerwerk noodzakelijk en onvermijdelijk is; • De werkzaamheden die verricht gaan worden; • De uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn; • De tarieven per functiesoort zoals afgesproken in de Overeenkomst.

Eis12

Declaraties voor deelverklaringen worden slechts ingediend na uitdrukkelijke toestemming van gemeente en wordt voorafgegaan door een geaccordeerde offerte met een vaste prijs. Op de offerte geeft de accountant minimaal aan: • De werkzaamheden die verricht gaan worden; • De uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn; • De tarieven per functiesoort zoals afgesproken in de Overeenkomst. In het kader van deelverklaringen wordt als opdrachtgever verstaan: de griffier namens de gemeenteraad; de concerncontroller namens het college en de organisatie.

Eis13

De accountant geeft op zijn factuur voor iedere verantwoording c.q. deelverantwoordingen aan: • De opdrachtgever (gemeenteraad of college); • De werkzaamheden die hij heeft verricht; • De uren per functiesoort die hiervoor nodig waren; • De tarieven per functiesoort zoals afgesproken in de Overeenkomst.

Eis14

Bij deelverklaringen gelden vaak specifieke deadlines voor indiening van de verantwoording met de accountantsverklaring. De accountant garandeert voldoende capaciteit voor de uitvoering van de benodigde controlewerkzaamheden, zodanig dat deze deadlines gehaald worden.

Algemeen Eis15

Inschrijver is bereid en in staat de dienst zoals beschreven in de Leidraad te leveren, die tevens voldoet aan de eisen beschreven in dit document.

Eis16

Eens per jaar vindt er een evaluatie plaats betreffende de Overeenkomst tussen de gemeente (commissie rekening en audit, de wethouder en de concerncontroller) en de accountant. De evaluatie betreft de kwaliteit van de samenwerking tussen organisatie en accountant en de kwaliteit van de geleverde producten en diensten.

Eis17

Bij iedere vervanging van personeelsleden wordt vervangend personeel ter beschikking gesteld dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van tenminste gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezet personeel. Vervanging door personeel dat aan mindere kwalificaties voldoet kan slechts bij uitzondering (en dan tegen een lagere tariefstelling) plaatsvinden na instemming van Opdrachtgever.

Eis18

Bij personele wisselingen binnen het team van de accountant, is de accountant verantwoordelijk voor het inwerken van nieuwe teamleden op het Leidschendam-Voorburgse dossier en de overdracht aan nieuwe teamleden om de continuïteit te waarborgen. De accountant heeft een adequate beschrijving van de wijze waarop nieuwe medewerkers worden ingewerkt op het dossier Leidschendam-Voorburg en houdt deze actueel gedurende de opdracht. Vervanging van personeel leidt niet tot extra kosten voor de opdrachtgever.