2573-30 Bijlage 27 toelichting, Uitvoeringsprogramma Evenementen 2017-2020.pdf

Bijlage: 27

Evenementenbeleid Leidschendam-Voorburg - 2017-2020

Uitvoeringsprogramma evenementen Leidschendam-Voorburg - 2017-2020

1

H4

Evenementenbeleid Leidschendam-Voorburg Uitvoeringsprogramma evenementen Leidschendam-Voorburg - 2017-2020 - 2017-2020

Organisatorische en financiële consequenties In het Evenementen-uitvoeringsplan van de gemeente Leidschendam-Voorburg uit 2010 staan richtlijnen vermeld, die de gemeente hanteert bij het nemen van beslissingen over vergunningverlening en handhaving. Dit plan zal de gemeente in 2017 – waar nodig – aanpassen op basis van het nieuwe evenementenbeleid en het uitvoeringsprogramma evenementen (op hoofdlijnen). Organisatorische consequenties Wat betreft de organisatorische consequenties van de strategische keuzes gaat de gemeente zich in de komende vier jaar richten op de volgende zeven punten: 1 Verbeteren (vergunnings)proces in samenspraak met evenementenorganisatoren, waaronder de informatievoorziening over wet- en regel - geving, het (vergunnings)proces en de eisen waaraan een vergunningsaanvraag moet voldoen. 2 Opstellen van locatieprofielen die evenementenorganisatoren duidelijkheid geven over welke typen evenementen kunnen plaatsvinden op de locaties en welke mogelijkheden deze bieden. 3 Verbeteren van de onderlinge verbinding tussen evenementenorganisatoren door het oprichten van een evenementenplatform waar informatie en kennis worden uitgewisseld. 4 Verbeteren van de promotie en communicatie naar bewoners en organisatoren. 5 Formuleren van de criteria voor toekenning van evenementensubsidie (zie hierna).

6 Monitoren van evenementen om te zien of de doelstellingen van het beleid worden behaald, de strategische keuzes daadwerkelijk zijn ingezet en het gewenste resultaat is verkregen. Ad 6. Criteria toekenning evenementensubsidie Om het evenementenaanbod in de gemeente te verbeteren/versterken, verstrekt de gemeente subsidie. In het subsidiekader 2016-2020 van de gemeente staan de volgende basiscriteria genoemd om voor evenementensubsidie in aanmerking te komen: 1 Evenementen hebben inhoudelijke en organisatorische kwaliteit. 2 Evenementen worden professioneel* uitgevoerd, waarbij de organisatiekracht van lokale instellingen en verenigingen zoveel mogelijk wordt benut. 3 Evenementen versterken het profiel van de gemeente als aantrekkelijke groene woongemeente. 4 Evenementen zijn gericht op en toegankelijk voor alle inwoners van de gemeente. Uitgaande van de strategische keuzes is er een vijfde basiscriterium: 5 Het evenement draagt bij aan minstens één van de doelstellingen van het evenementenbeleid: de economische, de promotionele en/of de sociaalmaatschappelijke doelstelling.

* ‘Professioneel’ wordt niet nader omschreven in het subsidiekader. Hieronder verstaat de gemeente dat de initiatiefnemer een goed doordacht plan heeft met een realistische begroting.

Daarnaast heeft de gemeente een aantal nieuwe aanvullende ‘bonus’-criteria geformuleerd die invloed kunnen hebben op de hoogte van de te verstrekken subsidie. Deze criteria zijn: - Het evenement richt zich op meerdere doelgroepen; - Het evenement is duurzaam (draagt bij aan de doelstellingen van de Duurzaamheidsagenda 2016-2022); - Het evenement is vernieuwend t.o.v. het bestaande aanbod; - Het evenement is een initiatief vanuit Leidschendam-Voorburg; - Het evenement is sociaal gerelateerd en richt zich op een brede groep mensen, zoals ouderen, mensen met een beperking, chronisch zieken, minima gezinnen). Bij de organisatie zijn maatschappelijke organisaties betrokken; - Bij de organisatie van het evenement worden vrijwilligers en/of studenten ingezet; - Het evenement draagt bij aan specifieke doelstellingen van de gemeente (op het gebied van ruimtelijke ordening/economie, cultuur, sport & welzijn en dergelijke).

32

Evenementenbeleid Leidschendam-Voorburg Uitvoeringsprogramma evenementen Leidschendam-Voorburg - 2017-2020 - 2017-2020

43

‘Uitvoeringsprogramma op hoofdlijnen Jaar

Evenementen aanbod

Promotie en communicatie over evenementen

Ondersteuning organisatoren

(Vergunnings)proces

Subsidieverlening

Locaties

2017

Versterken huidig aanbod met regionale aantrekkingskracht.

Handhaven huidige promotie en communicatie door gemeente. Opstellen promotie-plan (in visie en actie-plan Recreatie & Toerisme).

Handhaven huidige onder steuning organisatoren (veiligheid, vergunningen en subsidies).

In samenspraak met organisatoren verbeterpunten vast stellen (vergunnings)proces inclusief informatievoorziening.

Aanpassen subsidiekader 2016- 2020 waar relevant (meerjarige subsidie).

Locatieprofielen 2 à 3 bestaande locaties, incl. vaststellen ‘must have’ en ‘nice to have’- verbeteringen.

2018

Stimuleren door-groei van een of meer low profile naar medium profile evenemen-ten en/of aantrekken één nieuw evenement met regionale aantrekkingskracht.

Uitvoering promotieplan.

Faciliteren evenementenplatform en initiëren gezamenlijke acties t.b.v. het platform.

Doorvoeren verbeteringen (vergunnings)proces, plus jaarlijks één bijeenkomst over (nieuwe) wet- en regelgeving met en geïnitieerd door Evenementencoördinator samen met KCC*.

Meerjarige subsidies voor belangrijkste evenementen. Financiële steun voor doorgroei bestaand evenement of nieuw regionaal evenement.

Locatieprofielen vier bestaande locaties. In kaart brengen mogelijkheden 1 à 2 nieuwe locaties (bijv. Stationsplein), incl. verbeteringen.

2019

Aantrekken van één nieuw evenement met regionale aantrekkingskracht.

Continueren ingezette strategie.

Faciliteren evenementenplatform en initiëren gezamen lijke acties t.b.v. het platform.

Continueren ingezette strategie.

Subsidieverstrekking aan nieuw Locatieprofiel laatste bestaande locatie. (potentieel terugkerend) Fysieke verbeteringen doorregionaal evenement voeren van twee tot drie belangrijkste bestaande locaties.

2020

Continueren van ingezette strategie.

Continueren ingezette strategie.

Faciliteren evenementenplatform en initiëren gezamenlijke acties t.b.v. het platform.

Continueren ingezette strategie.

Continueren ingezette strategie.

* Klantcontactcentrum

Fysieke verbeteringen doorvoeren van één à twee nieuwe locaties.

Evenementenbeleid Leidschendam-Voorburg Uitvoeringsprogramma evenementen Leidschendam-Voorburg - 2017-2020 - 2017-2020

54

Financiële consequenties Financiële consequenties In onderstaande tabel worden de financiële consequenties van het evenementenbeleid dan wel uitvoeringsprogramma weergegeven (op hoofdlijnen). Het evenementenbudget bedraagt in 2017 € 180.000 en in de daarop volgende jaren € 170.000 per jaar.

2017 (1)

2018

2019

2020

Evenementenaanbod - bestaand regionaal aanbod - bestaand lokaal aanbod

€ 140.000 € 13.400

€ 140.000 € 13.400

€ 152.000 € 11.600

€ 140.000 € 11.600

Subtotaal evenementenaanbod

€ 153.400

€ 153.400

€ 151.600

€ 151.600

Ondersteuning evenementenorganisatoren - monitoren aanbod (1 à 2 evenementen) - faciliteren van platform (overleggen) € 1.000 - initiatieven uit de markt € -

€ € €

5.000 1.000 -

€ € €

5.000 1.000 12.400

€ € €

5.000 1.000 12.400

Subtotaal ondersteuning organisatoren

€

1.000

€

6.000

€

18.400

€

18.400

Locaties (eenmalig) - opstellen van profielen - verbeterpunten inventariseren

€ €

19.600 6.000

€ €

6.600 4.000

€ €

-

€ €

-

Subtotaal locaties

€

25.600

€

10.600

€

-

€

-

Totaal evenementenbeleid

€ 180.000

€ 170.000

€ 170.000

€ 170.000

Huidig evenementenbudget

€ 180.000

€ 170.000

€ 170.000

€ 170.000

Fysieke verbeteringen locaties (2) pm pm Verbeteren van (vergunnings)proces (2) pm pm (1) Het vermelde subsidiebedrag in 2017 is exclusief de gemeentelijke bijdrage voor de BinckBank Tour. (2) Hiervoor zullen extra financiële middelen worden aangevraagd, indien dit niet vanuit bestaande budgetten kan worden gedekt.

Evenementenbeleid Leidschendam-Voorburg Uitvoeringsprogramma evenementen Leidschendam-Voorburg - 2017-2020 - 2017-2020

Foto: Hilbert Krane

65

Evenementenbeleid Leidschendam-Voorburg - 2017-2020

Colofon Dit is een uitgave van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus 1005, 2260 BA Leidschendam www.lv.nl/contact T 14 070 Tekst: LAgroup Begeleidingsteam gemeente: Jeroen Plantinga en Hielke Schurer (afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling) Fotografie: Michel Groen fotografie, Hilbert Krane Realisatie: Document Productie Centrum (DPC) Vastgesteld juli 2017

6