2527 Raadsbrief Wet Open Overheid 2527 Def v3.docx

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 23 november 2021 Nummer 2527 Onderwerp Raadsbrief Wet open overheid Portefeuillehouder Burgemeester Bijl Behandeld door N. Huis in ‘t Veld

1. Waarom wordt de raad geïnformeerd? Op 5 oktober 2021 is de Wet open overheid (Woo) aangenomen door de Eerste Kamer. De wet is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De nieuwe wet treedt in werking op 1 mei 2022. In deze brief informeert het college de raad over de consequenties van de Woo en de door het college gemaakte keuzes inzake de implementatie van de wet. Tevens wordt aangegeven hoe het college de implementatie van het initiatief raadsvoorstel transparant lokaal openbaar bestuur (nr. 6 van 11 mei 2021) vorm wil geven. 2. Korte inhoudelijke toelichting De Woo is een initiatiefwet uit 2012 die tot doel heeft om de transparantie van overheden en semi-overheden te verbeteren. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en uitwisselbaar is. Ook moet de Woo ervoor zorgen dat overheidsinformatie eenvoudig en goed wordt ontsloten en goed wordt gearchiveerd. De Woo verplicht overheden bepaalde informatie actief (dat wil zeggen, uit eigen beweging) openbaar te maken en te publiceren. De Woo beslaat organisatie breed het hele terrein van openbaarmaking, verstrekking en actieve publicatie van (overheids-)informatie en is aanzienlijk uitgebreid ten opzichte van de niet-actieve openbaarmaking via de huidige Wob, waar op basis van Wob-verzoeken informatie wordt geopenbaard.

Onderliggend doel van deze nieuwe wet is dat overheden hun digitale informatiehuishouding op orde brengen en openbaarheid in het algemeen vergroten. De belangrijkste wijziging ten opzichte van de Wob is de verplichting om documenten van elf vastgelegde informatiecategorieën actief openbaar te maken. Hierbij gaat het om Wet- en regelgeving, Organisatiegegevens, Raadsstukken, Bestuursstukken, Stukken van adviescolleges, Convenanten, Jaarplannen en -verslagen, Wob/Wooverzoeken, Onderzoeken, Beschikkingen en Klachten. Met actief wordt bedoeld dat dit gebeurt uit eigen beweging, oftewel zonder dat daaraan voorafgaand een verzoek is ingediend. Actieve openbaarmaking van een document dient binnen een betrekkelijk korte periode van twee weken na definitief worden van het document danwel het ontvangen van een document te gebeuren. Dit vraag om een digitaliseringsslag en procesoptimalisatie. De documenten moeten

Datum 23 november 2021 Nummer 2527 Pagina 2/4

gepubliceerd worden op het in ontwikkeling zijnde digitale platform PLOOI. Voor de invoering van de Woo zijn naast technische ook organisatorische aanpassingen nodig. Het door college/raad gekozen ambitieniveau bepaalt hoe groot de impact zal zijn op de processen, de technische voorzieningen en de bewustwordingsslag die van vrijwel alle medewerkers in de organisatie gevraagd zal worden. Voor de fasering van de invoering van de categorieën wordt door de VNG en het ministerie van BZK een meerjarenplan opgesteld waarin per categorie bepaald wordt wat de uiterlijke datum is van het beschikbaar moeten stellen van de betreffende categorie. Dit zal gefaseerd zijn. Inventarisatie Binnen de gemeente is een inventarisatie uitgevoerd naar de verschillende categorieën en wat daarvan de impact is op de organisatie. Deze inventarisatie is opgenomen in bijlage 1. In de inventarisatiefase is gekeken welke gevolgen het voldoen aan de minimale eisen kan hebben. Daarnaast is gekeken naar de gevolgen voor het implementeren van het initiatiefvoorstel transparant lokaal openbaar bestuur. Conclusie is dat de gemeente al veel beschikbaar heeft of makkelijk beschikbaar kan maken. Een beperkt aantal zaken moet nog wel worden geregeld om aan de minimale eisen te voldoen. Daarnaast is er ook de kans om een aantal zaken extra te doen (plus-variant).

Deze plus-variant wordt gerealiseerd om enerzijds te zorgen dat het initiatief voorstel initiatievoorstel transparant lokaal openbaar bestuur wordt geïmplementeerd en nageleefd anderzijds om het aantal Wob/Woo-verzoeken te verminderen door veelgevraagde informatie actief beschikbaar te stellen. Hierbij wordt wel ingezet op haalbaarheid. Dit betreft de volgende informatie: -

Andere samenwerkingsovereenkomsten (en niet alleen de verplichte

-

categorie convenanten); Vastgestelde collegevoorstellen en de bijbehorende bijlagen (conform het

initiatiefvoorstel); - Informatie betrekking hebbend op inhuur van personeel. Daarnaast is er ook een uitwerking nodig van een interne (gedrags)richtlijn voor verantwoord gebruik van digitale communicatiemiddelen. De gemeente staat nog wel een technische uitdaging te wachten in de vorm van de aansluiting van de gemeentelijke systemen op het verplichte landelijk platform waarop de informatie moet worden aangeleverd (PLOOI). Dit platform is nog niet gereed en zal naar verwachting ook niet gereed zijn op het moment van invoering van de wet. In het eerder genoemde meerjarenplan zal het tijdspad nader uitgewerkt

Datum 23 november 2021 Nummer 2527 Pagina 3/4

dienen te worden. De verwachting is dat hier in het eerste kwartaal van 2022 meer informatie over beschikbaar is. Het initiatief raadsvoorstel transparant lokaal openbaar bestuur In het initiatiefvoorstel worden een aantal wijzigingen voorgesteld. Momenteel wordt er onderzocht op welke wijze de collegevoorstellen kunnen worden gepubliceerd er welke werkwijze hier intern voor nodig is. In de bijlage staat per wijziging de stand van zaken en de wijze van implementeren. Financiën De initiële schatting van de kosten voor het implementeren van de minimale eisen en de plus-variant lijken beperkt te zijn en te passen binnen de uitkeringen uit het gemeentefonds, zoals die op dit moment bekend zijn. De kosten voor de aansluiting met PLOOI en het ontsluiten van de gemeentelijke digitale systemen zijn nog onbekend. Planning De onderdelen Passieve bekend making (Woo/Wob verzoeken), de zorgplicht, en de Woo- contactfunctionaris moeten per 1 mei 2022 geïmplementeerd zijn. De categorieën van verplichte publicatie worden gefaseerd ingevoegd vanaf 1 januari 2023 en zullen mede afhankelijk zijn van de implementatie van PLOOI. Naast het starten met invoeren van de minimale eisen en de plus-variant, nodigt de Woo uit om nog meer transparantie te geven.

Hiervoor wordt een ambitiegesprek met de nieuwe raad voorbereid om te besluiten wat mogelijke volgende stappen zijn om de transparantie te vergroten en welke consequenties dat heeft voor de gemeente. De planning van dit gesprek is eind 2022.

burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg,

A. van Mazijk secretaris

J.G. Bijl burgemeester

Bijlage bestemd voor de raad: Nummer Onderwerp 1 Impact Woo op de organisatie 2 het initiatief raadsvoorstel transparant lokaal openbaar bestuur

Datum 23 november 2021 Nummer 2527 Pagina 4/4

3

Implementatie initiatief raadsvoorstel transparant lokaal openbaar bestuur