2527 Bijlage 1 Impact analyse Wet open overheid def.docx

Impactanalyse Wet open overheid In de impactanalyse is gekeken op welke wijze de Wet open overheid invloed heeft op de gemeentelijke processen. Hiervoor is de wet op iedere verplichting bekeken en is onderzocht wat het effect van deze verplichting is, zowel in proces als in benodigde tijd. Het is nadrukkelijk een inschatting van wat de gevolgen zouden kunnen zijn. De impactanalyse bestaat uit drie delen. in het eerste deel worden de verplichte actief te publiceren categorieën beschreven. In deel twee staat de gevolgen voor de passieve bekendmaking en in het laatste deel staan de overige zaken.

Deel 1 categorie actieve bekendmaking

Categorie: 1. Wet- & regelgeving Korte beschrijving a. Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, lid 1a. Woo); b. Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, lid 1b. Woo); c. Ontwerpen van wetten, andere algemene verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag (art. 3.3, lid 1 c. Woo). Toelichting a. Bij gemeenten gaat het meestal om Verordeningen (raad) en Nadere regels (college); b. Bijvoorbeeld beleidsregels, aanwijzingsbesluiten (verkeersbesluiten), subsidieplafonds, mandaatbesluiten, (...); bestemmingsplannen; c. Ontwerpen van a. en b. waarover extern advies is aangevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag. Impact minimum eisen Deze zaken publiceert de gemeente nu al, hetzij via het de officiele publicatiekanalen, hetzij via het bestuursinformatiesysteem. Plus scenario Publiceren van collegevoorstellen en de bijlagen daarbij, conform het initiatiefvoorstel Impact Het publiceren van de collegevoorstellen vraagt extra inzet in het (control gedeelte) agenderingsproces van de collegestukken zelf. En het vraagt extra inzet voor de

publicatie van de stukken. Beide zijn beperkt, een indicatie is 3 tot 4 uur in de week in totaal.

Categorie: 2. Organisatiegegevens Korte beschrijving - Inzicht in de organisatie en werkwijze van het bestuursorgaan, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen (art.3.3, lid 1 d. Woo); - De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend.(art. 3.3, lid 1 e. Woo) Toelichting College en raad maken openbaar hoe ze zijn ingericht en welke onderdelen met welke taken zijn belast. Bijv. door publicatie organogram met per onderdeel vermelding van taken en bevoegdheden. Mandaatbesluiten hoeven niet, want zijn al openbaar ogv art. 3.3,lid 1b. Woo (categorie 1). Bereikbaarheid openbaar maken van college, raad en organisatieonderdelen. Bijv. bezoekadres (en de wijze waarop voor een bezoek een afspraak kan worden gemaakt), het telefonisch doorkiesnummer en de wijze waarop het organisatieonderdeel elektronisch bereikbaar is. Aangeven: 1) hoe een Woo-verzoek om informatie kan worden ingediend, en 2) bereikbaarheid contactfunctionaris Woo (impact van de functionaris zelf staat in deel 3).

Impact minimum eisen Het publiceren van het organogram. Momenteel is er een organogram beschikbaar. Dit zal moeten worden uitgebreid met de taken en bevoegdheden. Dit is een eenmalige actie. Daarna vraag het wel om een beheer van het document Bereikbaarheid Bereikbaarheidsinformatie staat al op de website. Hiervoor zijn geen grote wijzigingen nodig,

Plus scenario Geen Impact nvt

Categorie 3. Raadsstukken Korte beschrijving - Bij de gemeenteraad ter behandeling ingekomen stukken, uitgezonderd stukken die betrekking hebben op individuele gevallen (art. 3.3, lid 2 a. Woo) - Vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad en de commissies (art. 3.3, lid 2 c. Woo) Toelichting “ingekomen stukken” Met individuele gevallen wordt gedoeld op aangelegenheden die betrekking hebben op een bepaalde natuurlijke persoon of organisatie die onder de aandacht van de gemeenteraad wordt gebracht. Geen openbaarmaking van stukken die geen aanleiding geven tot behandeling, zoals reclamefolders en andere stukken ter kennisname. Wel openbaarmaking van stukken die het college ter behandeling aan de raad stuurt. Toelichting “vergaderstukken en verslagen” en “hun commissies” Hieronder vallen ook besluitenlijsten. Geen openbaarmaking indien op bepaalde documenten ogv de Gemeentewet geheimhouding is gelegd. Leden van de gemeenteraad en hun fracties vallen niet onder de Woo. (de gemeenteraad als bestuursorgaan wel.) Daarom vallen alle interne fractiestukken van welke aard dan ook niet onder het bereik van de Woo. Onder “hun commissies” moet worden verstaan “raadscommissies” in enge zin, dat wil zeggen zoals bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.

Het gaat bij deze verplichting niet om meer “externe” door de raad ingestelde commissies, zoals bijvoorbeeld bedoeld in artikel 83 en 84 Gemeentewet of op basis van andere wetten. LV heeft de volgende raadscommissies: • •

Commissie Samenleving Commissie Omgeving

Impact minimum eisen De verschillende commissies die onder deze categorie vallen publiceren nu al de gevraagde stukken. Plus scenario Geen

Categorie: 4. Bestuursstukken Korte beschrijving - Agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders (art. 3.3, lid 2 d. Woo) Toelichting Het betreft hier een omschrijving van de te bespreken onderwerpen en de genomen beslissingen. Geen verplichting tot openbaarmaking van geagendeerde of vastgestelde stukken. (Openbaarmaking agenda uiterlijk bij aanvang van de betreffende vergadering. Het college bepaalt zelf de vorm waarin de agenda voor de vergadering openbaar wordt gemaakt). Geen openbaarmaking indien op bepaalde documenten ogv de Gemeentewet geheimhouding is gelegd. Impact minimum eisen De agenda wordt momenteel alleen naar de raad gestuurd. In het kader van het initiatiefvoorstel gaat deze agenda gepubliceerd worden. Plus scenario Publiceren van de collegestukken. Dit is ook genoemd onder categorie 1

Categorie: 5. Stukken van adviescolleges Korte beschrijving - (1) Adviezen over ontwerpen als bedoeld in 1c. van adviescolleges of -commissies alsmede van andere externe partijen die om advies zijn verzocht, en - (2) Adviezen over andere onderwerpen van adviescolleges of -commissies, alsmede de op dat advies betrekking hebbende adviesaanvraag, uitgezonderd adviezen die betrekking hebben op individuele gevallen (art. 3.3, lid 2 e. Woo)

Toelichting (1) Het eerste onderdeel ziet op de verplichte openbaarmaking van adviezen van adviescolleges of -commissies en van andere externe partijen die om advies zijn gevraagd over de ontwerpen van wet en regelgeving (categorie 1, onderdeel c.). Categorie 5 ziet op de uitgebrachte adviezen zelf. De ontwerpen en de adviesaanvragen worden openbaargemaakt via informatiecategorie 1. Het betreft niet de adviezen die ongevraagd zijn uitgebracht, zoals die van lobbyisten of individuele burgers. Het gaat hier om adviezen waarbij een derde partij uitdrukkelijk is gevraagd om advies uit te brengen.

Toelichting (2) Dit onderdeel ziet op adviesaanvragen en adviezen over andere onderwerpen. Het gaat in die categorie uitsluitend om adviezen (en de daarbij behorende adviesaanvragen) van adviescolleges of –commissies, niet van andere externe partijen. In beide onderdelen (1) en (2) gaat het ook weer uitsluitend om de adviezen zelf, niet om de concepten of bijvoorbeeld de (interne) correspondentie over die concepten. Als wordt gesproken over adviescolleges en -commissies gaat het – wat gemeenten betreft – over adviescolleges en -commissies die door het college of de raad zijn ingesteld. In die gevallen is de raad of het college verantwoordelijk voor de openbaarmaking van de adviesaanvraag en het adviescollege of de adviescommissie voor de openbaarmaking van het advies. Als het advies is gegeven door een andere externe partij, zal de actieve openbaarmaking moeten geschieden door het bestuursorgaan dat het advies heeft aangevraagd. Adviezen en adviesaanvragen met betrekking tot individuele gevallen zijn uitgezonderd van de actieve openbaarmakingsplicht. Deze uitzondering heeft betrekking op bezwaarcommissies, commissies in de sfeer van personeelszaken of andere onderwerpen, voorzover de advisering gaat over een individuele natuurlijke persoon of rechtspersoon.

Ook uitgezonderd van openbaarmaking zijn adviezen waarvoor een wettelijke geheimhoudingsplicht geldt of waarop door de betreffende commissie geheimhouding is gelegd. Met inachtneming van deze uitzonderingen vallen in onze gemeente de adviezen van de volgende adviescommissies onder de openbaarmakingsplicht: Adviesraad sociaal domein Adviesraad Stompwijk Kascommissie (tbv controle fractieondersteuning) Marktcommissie Leidschendam Marktcommissie Voorburg Monumenten- en welstandscommissie Rekenkamercommissie

Impact minimum eisen: Veel van de gevraagde adviezen van de genoemde commissies resulteren in een besluit door het college en/of raad. In die gevallen worden de adviezen via het publiceren van de collegevoorstellen openbaar. In enkele gevallen zal er actief gepubliceerd moeten gaan worden. Dat betekent het verzamelen en plaatsen van de adviezen op het publicatie kanaal (PLOOI is het verplichte kanaal). Hieruit vloeien registratie en coördinatie werkzaamheden voort. Dit vraagt beperkte inzet. Plus scenario

Geen

Categorie: 6. Convenanten Korte beschrijving - convenanten (art. 3.3, lid 2 f. Woo) Toelichting Met een convenant wordt volgens de wetsgeschiedenis bedoeld: een schriftelijke en door partijen ondertekende afspraak of een samenstel van zulke afspraken, hoe ook genoemd, van een bestuursorgaan (of de rechtspersoon waarvan het bestuursorgaan onderdeel uitmaakt) met één of meer wederpartijen, die betrekking of mede betrekking heeft op de uitoefening van publiekrechtelijke bevoegdheden, of anderszins gericht of mede gericht is op het voorbereiden dan wel realiseren van overheidsbeleid. Dat er ‘convenant’ op een document staat, betekent nog niet dat sprake is van een convenant in de zin van de Woo. Een document moet inhoudelijk aan de definitie voldoen om onder deze categorie te vallen. Impact minimum eisen: Bij het publiceren van collegestukken worden ook de eventuele convenanten meegenomen als bijlage. Aandachtspunt: er moet bewaakt worden dat de definitieve versie wordt gepubliceerd. Hiervoor moeten werkafspraken gemaakt worden. Dit vraagt beperkte inzet. Plus scenario Andere vormen van samenwerkingsovereenkomsten publiceren. Impact Idem als de impact bij de minimum eisen. Categorie: 7. Jaarplannen en –verslagen Korte beschrijving - Jaarplannen, jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering. (art.

3.3, lid 2 g. Woo) Toelichting Het gaat daarbij om jaarplannen (waaronder begrotingen) en jaarverslagen op het niveau van het bestuursorgaan. Plannen van bijvoorbeeld directies of afdelingen onder een bestuursorgaan vallen hier niet onder. Datzelfde geldt voor individuele werkplannen of prestatieafspraken.

Begrotingen en jaarverslagen zullen overigens vaak al openbaar worden gemaakt door toezending aan de raad gelet op het bepaalde daaromtrent in de Gemeentewet. Impact minimum eisen De jaarplannen en jaarverslagen worden nu al via het bestuursinformatie systeem gepubliceerd. Plus scenario n.v.t.

Categorie: 8. Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking Korte beschrijving Deze categorie is niet van toepassing op gemeente niveau.

Categorie 9. Wob-verzoeken Korte beschrijving - De inhoud van de schriftelijke verzoeken op grond van artikel 4.1Woo, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en, behoudens bij gehele afwijzingen, de daarbij verstrekte informatie. (art. 3.3, lid 2 i. Woo) Toelichting Actieve openbaarmaking van de inhoud van Woo-verzoeken, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie. Impact minimum eisen Momenteel worden alleen het verzoek en de beslissing daarop gepubliceerd. De aan verzoeker verstrekte informatie niet. Derden kunnen die informatie opvragen door middel van een contactformulier. Om te voldoen aan de Woo zal ook de gevraagde informatie moeten worden gepubliceerd. Plus scenario nvt Categorie: 10. Onderzoeken Korte beschrijving

- Op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering van de taak van dat bestuursorgaan, die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan en die betrekking hebben op: (1) de wijze van functioneren van de eigen organisatie; (2) de voorbereiding of evaluatie van beleid, inclusief uitvoering, naleving en handhaving.(art. 3.3, lid 2 j. Woo) Toelichting Bedoeld worden algemene onderzoeken over de organisatie of het beleid voor de uitvoering. Het moet gaan om onderzoeken naar de wijze waarop een bestuursorgaan in zijn algemeenheid uitvoering geeft aan zijn taken, los van individuele gevallen. Het gaat niet om onderzoeken die deel uitmaken van het normale uitvoeringsproces van een bestuursorgaan, zoals onderzoeken in het kader van stafadvisering. Voorbeelden van onderzoeken die al dan niet onder deze bepaling vallen: - Niet onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallende onderzoeken: een uitzoekklus in opdracht van een afdelingshoofd, interne adviezen, interne audits, juridische adviezen en (andere) onderzoeken die deel uitmaken van het normale uitvoeringsproces, zoals bodemonderzoeken of metingen ten behoeve van stadsontwikkeling.

- Wel onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallende onderzoeken: externe audits, formele evaluatieonderzoeken en anderszins individuele gevallen overstijgende onderzoeken die een algemeen beeld geven van het beleid of de uitvoering daarvan. Verder wordt in de toelichting op deze bepaling verduidelijkt dat met de achter sub (1) genoemde onderzoeken wordt bedoeld het functioneren van de eigen organisatie in het verleden, en niet een onderzoek naar mogelijke veranderingen, bijvoorbeeld in het kader van een reorganisatie, waaruit vervolgens nog gekozen moet worden. Met de achter sub (2) bedoelde onderzoeken wordt gedoeld op onderzoeken over de uitvoering, naleving en handhaving, en niet op onderzoeken in het kader van de uitvoering, naleving of handhaving, bijvoorbeeld in het kader van stadsontwikkeling of een inspectiebezoek. Oftewel, het gaat over de manier waarop wordt uitgevoerd, gehandhaafd en nageleefd; niet over de gevallen waarin wordt uitgevoerd, nageleefd of gehandhaafd. Impact minimum eisen Hierboven benoemde onderzoeken zijn doorgaans gekoppeld aan collegevoorstellen; het initiatief gaat namelijk uit van het bestuursorgaan. De terugkoppeling loopt dan ook via het college. Met het publiceren van de collegevoorstellen zou dit dan ook een beperkte impact hebben. Er moet wel gemonitord worden dat de onderzoeken uiteindelijk wel gepubliceerd worden. Plus scenario

Geen

Categorie: 11. Beschikkingen Korte beschrijving Dit betreft ieder besluit dat niet van algemene strekking is. Met hierop een (groot) aantal uitzonderlingen (art. 3.3, lid 2 k. Woo) Toelichting Dit betreft ieder besluit dat niet van algemene strekking is, met inbegrip van de afwijzing van een aanvraag daarvan. En niet alleen primaire besluiten, maar ook beslissingen op bezwaar. De verplichting tot openbaarmaking ziet enkel op de beschikking, niet op de aanvraag of andere onderdelen van het onderliggende dossier. Een 21-tal categorieën beschikkingen zijn uitgezonderd. In plaats van openbaarmaking van de integrale documenten mag ook worden volstaan met openbaarmaking in de vorm van overzichten (bij grote aantallen wellicht doelmatiger). Artikel 3.3a lid 2 Woo bepaalt welke elementen in de overzichten moeten worden opgenomen. De overzichten moeten tenminste iedere twee weken worden bijgewerkt. Er kan ook voor worden gekozen om beschikkingen van de ene categorie integraal openbaar te maken en een andere categorie door middel van overzichten. Daarbij geldt wel dat áls het bestuursorgaan voor een of meer categorieën voor het publiceren van overzichten heeft gekozen, het met het oog op de toegankelijkheid van belang is dat het bestuur die keuze consistent blijft volgen. Impact minimum eisen Met het gebruik maken van lijsten wordt de impact momenteel beperkt.

De lijsten kunnen geautomatiseerd gegeneerd worden, echter controle (bijvoorbeeld op privacy en het publiceren) zal wel plaats moeten vinden. Verder moeten de lijsten gebouwd en beheerd worden. Dit brengt kosten met zich mee. Plus scenario Een mogelijke plus is het beschikbaarstellen van de beschikking zelf. Dit heeft nogal wat implicaties m.b.t. privacy en de tijd die het vraagt om persoonsgegevens weg te lakken. Daarom wordt de plus nu niet voorgesteld. Wel wordt de mogelijkheid onderzocht om meer privacy by design toe te passen. Hierbij worden door de applicatie zelf bepaalde ingestelde velden al gelakt. Categorie: 12. Klachten Korte beschrijving

-schriftelijke oordelen in klachtprocedures over gedragingen van een bestuursorgaan (art. 3.3, lid 2 l. Woo) Toelichting Minimaal moet worden openbaar gemaakt: de inhoud van de klacht, het betreffende organisatieonderdeel, de functiebenaming van de ambtenaar over wie is geklaagd en de wijze van afhandeling door het bestuursorgaan. Dit zijn vaste onderdelen van de oordelen in individuele klachten. In plaats van de integrale documenten mogen de oordelen ook door middel van een overzicht worden geopenbaard (bij grote aantallen wellicht doelmatiger). Het overzicht moet tenminste iedere twee weken worden bijgewerkt. Artikel 3.3a lid 3 Woo bepaalt welke elementen van de oordelen minimaal in het overzicht moeten worden opgenomen. Impact minimum eisen Ook hier wordt voorgesteld om te werken met overzicht. De activiteiten en de impact zijn dan vergelijkbaar als de impact bij beschikkingen. Plus scenario Geen

Deel 2 Passieve bekendmaking Ook in de passieve bekendmaking (Wob/Woo-verzoeken) veranderen een aantal zaken. Deze zijn behalve de publicatie van de inhoud van het verzoek, zoals beschreven in de categorie 9 vooral procedureel van aard. Ook worden de Wooverzoeken en Woo-besluiten gepubliceerd Hieronder de analyse van de wijzigingen: -

Er is een wijziging in de uitzonderingsgronden. Dat betekent wat weggelakt mag worden om specifieke redenen. Het belangrijkste punt hierin is specifiek dat persoonlijke beleidsopvattingen in documenten t.b.v. van formele besluitvorming voortaan in beginsel in niet tot personen herleidbare vorm openbaar moeten worden gemaakt.

-

Nieuw. Verzwaarde motiveringsplicht bij een verzoek om informatie die ouder is

-

dan 5 jaar. Nieuw. Mogelijkheid om informatie aan 1 of enkele personen te verstrekken i.p.v.

-

openbaar te maken voor een ieder. Verstrekking van documenten moet in elektronische vorm gaan plaatsvinden. Dat

-

gebeurt nu niet altijd. Vaak wordt het nog per post toegestuurd. En de te openbaren documenten worden nu nog niet op de website geplaatst, dat is straks ook een eis. Aanpassen website om een verzoek in te kunnen dienen. Dat is wel al geregeld

-

met een webformulier, maar die moet aangepast worden aan de Woo. Aan de indiener vragen om zijn verzoek te preciseren moet voortaan binnen 2 weken na ontvangst van dat verzoek gebeuren. Die termijn was eerst 4 weken. Verdaging beslistermijn kan nog maar met 2 weken i.p.v. 4 weken.

Impact Bovenstaande wijzigingen vragen vooral het informeren van de organisatie, het aanpassen van webformulieren en het aanpassen van het werkproces. Tevens moet er beleid worden ontwikkeld waarin wordt vastgelegd hoe er in de praktijk met verzoeken om informatie t.b.v. onderzoek zal worden omgegaan. Bovenstaande vraagt vooral in de implementatiefase tijd om de organisatie te informeren, de processen aan te passen en beleid op te stellen. Plus Er wordt voorgesteld als plus om als organisatie interne (gedrags)richtlijnen op te stellen voor verantwoord gebruik van digitale communicatiemiddelen en sms, waarin ook wordt bepaald in welke gevallen deze berichten in informatiesystemen worden geplaatst en in welke gevallen berichten niet hoeven te worden bewaard.

Deel 3 overige: Naast de actieve en passieve bekendmaking zijn er nog een aantal andere verplichtingen in de Woo.

Woo-contactpersoon Bestuursorganen dienen een of meer contactpersonen aan te wijzen voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. In artikel 4.7 Woo staat: Ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie wijst het bestuursorgaan een of meer contactpersonen aan. Vanuit de wet is er een verplichting om een contactpersoon aan te wijzen. Dit is in het algemeen, maar geldt dit ook voor Wob/Woo-verzoeken. Als organisatie moeten we hierin een keuze maken hoe de rol van de contactpersoon wordt vormgegeven. Over de manier waarop de contactpersoon zijn taak moet uitvoeren, wordt in de wet niets geregeld. Wel geeft de memorie van toelichting aan dat de bedoeling is dat de contactpersoon op laagdrempelige en klantvriendelijke manier, bijvoorbeeld telefonisch of via e-mail, vragen beantwoordt. Voor het overige schrijft de Woo niet voor hoe de contactpersoon zijn taak moet uitvoeren. Het is aan bestuursorganen om dit in te vullen. Impact De werkzaamheden van de Woo-contactpersoon zijn nieuwe taken die momenteel niet expliciet zijn benoemd of belegd. Afhankelijk van de wijze van organiseren heeft dit impact op de organisatie. Dit kan heel klein door de taak te beleggen bij MIC/KCC tot heel groot waarbij meerdere ambtenaren deze rol vervullen in combinatie met registratie- en coördinatietaken die voortvloeien uit de Woo.

Bij de implementatie moeten de concrete keuzes worden gemaakt. Tevens kan de Woo-contact persoon een rol krijgen bij het afhandelen van de Woo-verzoeken. Zorgplicht In artikel 2.4 Woo is een zorgplicht opgenomen voor bestuursorganen met betrekking tot de staat waarin documenten verkeren en over de kwaliteit van de verstrekte informatie. Daarnaast bevat artikel 2.4 Woo een verplichting over de wijze waarop informatie wordt verstrekt. Artikel 2.4 Zorgplicht en openbaarmaking

1. Een bestuursorgaan draagt er zoveel mogelijk zorg voor dat documenten die het ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. (…) Deze bepaling is in de Woo opgenomen omdat het recht op toegang tot publieke informatie illusoir is als documenten in een staat verkeren waardoor ze feitelijk niet raadpleegbaar zijn. Een vrijwel gelijkluidende zorgplicht is opgenomen in artikel 3 Archiefwet 1995; naar het zich laat aanzien blijft deze behouden onder de nieuwe Archiefwet. Deze zorgplicht is bij wijze van verwijzing overgenomen in de Woo. Hieruit mag worden afgeleid dat artikel 2.4, eerste lid, Woo geen aanvullende verplichtingen meebrengt ten opzichte van artikel 3 Archiefwet 1995. Wel benadrukt de wetgever dat deze zorgplicht betekent dat bestuursorganen ook verplicht zijn om de nodige maatregelen te nemen. In artikel 6.1 Woo is dit geëxpliciteerd voor de duurzame toegankelijkheid van digitale documenten (zie hoofdstuk 6: Digitale informatiehuishouding). Impact De Woo heeft geen directe impact op zorgplicht. De zorgplicht wordt ook vanuit de Archiefwet opgelegd aan de gemeenten. Grotendeels voldoet de gemeente Leidschendam-Voorburg aan de zorgplicht. Bij de implementatie van de Woo moet per categorie nader worden geïnventariseerd in hoeverre de organisatie aan de zorgplicht voldoet.

In Leidschendam-Voorburg wordt volledig digitaal gewerkt. Bij digitaal werken zijn de medewerkers verantwoordelijk voor de volledigheid van de dossiers en het vastleggen van de juiste gegevens in de juiste applicaties. Het is van groot belang dat de medewerkers zich bewust zijn van de rol die zij direct of indirect spelen bij de implementatie van de Woo. PLOOI Alle te publiceren documenten moeten worden gepubliceerd op het landelijk platform PLOOI. Dit platform is momenteel nog in ontwikkeling en zal op het moment van inwerkingtreding van de wet naar verwachting nog niet (voor iedereen) beschikbaar zijn. Het aansluiten van de gemeentelijke systemen heeft zeker een financiële component. De component wordt groter indien hier speciale koppelingen moeten worden ontwikkeld door de gemeente zelf omdat de gebruikte/standaard applicaties dat niet zelf doen. Indien het platform niet tijdig gereed is en er gepubliceerd moet worden, moet dit op een ander platform gebeuren. Dat zal kosten moet zich mee brengen.