2296 Raadsbrief wensen en bedenkingen bij initiatiefvoorstel Transparant lokaal openbaar bestuur (1.1).pdf

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 6 april 2021 Nummer 2296 Onderwerp Raadsbrief wensen en bedenkingen bij initiatiefvoorstel Transparant lokaal openbaar

bestuur Portefeuillehouder Burgemeester Tigelaar Behandeld door B. Arbouw

1. Waarom wordt de raad geïnformeerd? De raadsfracties van D66 en PvdA hebben een initiatiefvoorstel ingediend om de transparantie van de lokale overheid in de gemeente Leidschendam-Voorburg te vergroten. Met deze raadsbrief informeert het college de raad over haar wensen en bedenkingen bij dit initiatiefvoorstel. 2. Korte inhoudelijke toelichting Het initiatiefvoorstel beoogt door een aantal maatregelen de transparantie van het lokaal openbaar bestuur verder te vergroten. Het voorstel draagt bij aan het principe ‘alle overheidsinformatie openbaar, tenzij’ en is daarmee in lijn met de initiatiefwet Wet open overheid (Woo) die de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. Daarnaast wordt in 2021 de Bekendmakingswet gewijzigd door de invoering van de Wet elektronische publicaties (Wep). Uitgangspunt van de Woo en de Wep is actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Dus niet pas nadat inwoners, bedrijven of raadsleden vragen om informatie, maar ook zonder dat er een specifiek verzoek om informatie is ingediend. Dit initiatiefvoorstel wil, vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Woo, met enkele aanpassingen de transparantie van het lokaal openbaar bestuur in LeidschendamVoorburg vergroten. Het initiatiefvoorstel stelt zes wijzigingen voor, die in onderdeel 2.3 punt voor punt worden behandeld. 2.1.

Wetswijzigingen Dit initiatiefvoorstel loopt vooruit op wetswijzigingen t.a.v. van de Bekendmakingswet en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Naar verwachting zal de Bekendmakingswet medio 2021 wijzigingen met de invoering van de Wet elektronische publicaties (Wep). De initiatiefwet Wet open overheid (Woo) vervangt de Wob. De Woo verplicht overheden zo veel mogelijk informatie in een vroegtijdig

Datum 6 april 2021 Nummer 2296 Pagina 2/4

stadium actief openbaar te maken. Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt de Woo vrijwel geheel de Wob. De Woo is door de Tweede kamer op 26 januari 2021 aangenomen en ligt nu in de Eerste kamer. De Eerste kamer heeft wijzigingen voorgesteld gericht op het verbeteren van de uitvoerbaarheid door verduidelijking van de omschrijving van de actief openbaar te maken documenten en door de bestuursorganen meer tijd te geven voor het organiseren van die actieve openbaarmaking. De initiatiefnemers van de Woo erkennen dat bestuursorganen de tijd moeten krijgen om hun werkprocessen aan te passen om het verplicht openbaar maken van de in de wet opgenomen categorieën informatie te realiseren. Invoering van de Woo is voorzien per 2023. De invoering van de Wep en de Woo vraagt vele administratieve en technische voorbereidingen en aanpassingen. Hiertoe wordt t.a.v. van de Woo in onze organisatie een project opgestart bestaande uit informatiemanagement, IT, DIV, archief, juridisch, communicatie en griffie, om de implementatie in goede banen te leiden. 2.2 Tijdpad invoering In het initiatiefvoorstel wordt voorgesteld om de wijzigingen uiterlijk per 1/1/2022 en op onderdelen zo veel eerder als mogelijk, in te voeren. Ten aanzien van voorstel a.

Publicatie van het mandaatbesluit (valt onder de invoering Wep) adviseert het college deze te publiceren zodra deze is vastgesteld in de loop van 2021. Ten aanzien van de overige voorstellen die onder het regiem van de Woo vallen, adviseert het college de invoering in principe via de tijdlijn van de landelijke invoering en het interne project invoering Woo te laten lopen, met daarbij de opmerking dat als het eerder kan, dit eerder in te voeren. 2.3 Wensen en bedenkingen Het college heeft kennis genomen van het initiatiefvoorstel en geeft de raad de volgende overwegingen mee. a. De publicatie van het mandaatbesluit van het ambtelijke apparaat op de website van de gemeente; Binnenkort wordt een geactualiseerd Mandaatbesluit vastgesteld. Besluitvorming door het college is voorzien in april/mei 2021. Vooruitlopend op de Bekendmakingswet wordt het Mandaatbesluit daarna op Overheid.nl gepubliceerd. Het Mandaatbesluit zal ook te vinden zijn via een link naar Overheid.nl op onze gemeentelijke websitepagina ‘Lokale wet- en regelgeving’. b. De publicatie van het organogram van de gemeente Leidschendam-Voorburg op de website van de gemeente;

Datum 6 april 2021 Nummer 2296 Pagina 3/4

Het plaatsen van het organigram op de website past niet bij de huidige online content strategie (vastgesteld door het college in 2016) waarin de klantvraag centraal staat. Tot nu toe wijst het zoekgedrag van onze inwoners ook niet uit dat zij het gemeentelijk organigram willen weten. De Woo vraagt echter een andere houding van de overheid als het gaat om het publiceren van informatie. Proactief en transparant informatie delen. Het organigram moet bij publicatie wel voldoen aan de richtlijnen voor digitale toegankelijkheid, een pdf is dat vaak niet. Iemand met een leesbeperking, kan het gemeentelijk organigram helemaal niet ‘lezen’. Het college zal de publicatie van het organigram, mede vanwege de technische aanpassingen om aan de eisen van digitale toegankelijkheid te voldoen, onderdeel maken van het project invoering Woo. c.

De publicatie van de agenda voorafgaand aan de vergadering van het

college van burgemeester en wethouders, tenzij dat op grond van artikel 55 van de Gemeentewet niet kan; In de Woo wordt een verplichting opgenomen om de agenda van het college van burgemeester en wethouders openbaar te maken. Daarbij wordt ook bepaald dat die openbaarmaking geschiedt uiterlijk bij aanvang van de betreffende vergadering. Hoewel deze verplichting nu nog niet geldt, beschikt de raad reeds voorafgaande de collegevergadering over de (openbare) agenda en is daarmee feitelijk openbaar. Onderwerpen op de agenda die vertrouwelijk zijn of waarop geheimhouding gelegd wordt, hoeven overigens ook onder de toekomstige Woo niet openbaar gemaakt te worden. De Woo bevat daarvoor uitzonderingen, die ontleend zijn aan de huidige uitzonderingen in de Wet openbaarheid van bestuur. Het college gaat het eenvoudiger maken om de agenda op de website te vinden. Het college zal de publicatie van de agenda van het college van burgemeester en wethouders onderdeel maken van het project invoering Woo. d. De publicatie van alle behandelde stukken in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering, doch uiterlijk binnen drie dagen na de vergadering, tenzij dat op grond van artikel 55 van de Gemeentewet niet kan; Het initiatiefvoorstel is op dit punt niet in lijn met de Woo.

De Woo schrijft voor dat volksvertegenwoordigende gremia zoals gemeenteraden en provinciale staten hun “vergaderstukken” openbaar maken. Voor dagelijkse besturen zoals gedeputeerde staten en colleges van burgemeester en wethouders beperkt de openbaarmakingsplicht zich tot agenda’s en besluitenlijsten. De toelichting vermeldt daarbij dat dit onderdeel niet voorziet in een verplichting tot openbaarmaking van de “geagendeerde of vastgestelde stukken”. In de geest van een transparante open bestuursstijl stelt het college voor om in de collegevergadering behandelde openbare stukken, alsnog te publiceren.

Datum 6 april 2021 Nummer 2296 Pagina 4/4

Het college zal de publicatie van openbare stukken die behandeld zijn in de collegevergadering, onderdeel maken van het project invoering Woo e. De publicatie van alle ingekomen stukken (Lijst ingekomen stukken), inclusief eventuele reacties vanuit het college en de raad op de website van de gemeente; Het initiatiefvoorstel is gedeeltelijk in lijn met hetgeen de Woo daarover bepaalt. De Woo verplicht als hoofdregel tot openbaarmaking van “bij (…) gemeenteraden (…) ter behandeling ingekomen stukken”. (Art. 3.3, lid 2, onderdeel a). De reactie op het ingekomen stuk hoeft alleen openbaar gemaakt te worden als die reactie valt in een van de categorieën informatie waarvoor de Woo dat voorschrijft. Voor gevallen waarin het college de afdoening van een ingekomen stuk ter hand neemt, zal het college een afschrift van haar reactie op het stuk standaard naar de raad sturen, en niet alleen als de raad daarom vraagt. De raad kan het ontvangen afschrift dan openbaar maken (tenzij de inhoud zich daartegen verzet) door het afschrift via de Lijst Ingekomen Stukken (en daarmee publicatie op de website van de raad) analoog te behandelen als een bij de raad ingekomen extern stuk. Invoering van deze wijziging kan in de loop van 2021 geschieden. f.

De publicatie van documenten op de website van de gemeente, die zijn

gedeeld met derde partijen naar aanleiding van een verzoek op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In de Woo wordt het verplicht om alle aan een (Wob/Woo) verzoeker verstrekte stukken, openbaar gemaakt moet worden. Het initiatiefvoorstel loopt hier op vooruit. Ook hier geldt dat documenten die op de gemeentewebsite worden gepubliceerd aan strenge toegankelijkheidseisen moeten voldoen. De documenten moeten ook te raadplegen zijn voor mensen met een lichamelijke beperking, zoals doven, blinden en slechtzienden. Zomaar een pdf-bestand plaatsen voldoet niet aan die toegankelijkheidseisen. Het college zal de publicatie van bedoelde Wob-stukken onderdeel maken van het project invoering Woo. Het college ondersteunt derhalve de intentie van het initiatiefvoorstel maar verzoekt de raad de implementatie van de Wep en de Woo te volgen, tenzij hierboven anders is aangegeven. burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg, A. van Mazijk secretaris

K. Tigelaar burgemeester