2255 Bijlage 3 - Voorstel verantwoordingsgrens jaarrekening 2021.pdf

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 11 mei 2021 Nummer 2255 Onderwerp Bijlage 3 - Voorstel verantwoordingsgrens jaarrekening 2021 Portefeuillehouder Wethouder Rouwendal Behandeld door R. Toornvliet

BIJLAGE 3 - VOORSTEL VERANTWOORDINGSGRENS JAARREKENING 2021 Met het ingaan van de wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording zal de raad de verantwoordingsgrens dienen vast te stellen. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Bij het vaststellen van de verantwoordingsgrens kan de raad een aantal aspecten afwegen. Deze zijn: 1. De informatiepositie die de raad wenselijk acht; 2. De kosten van de verantwoording die de raad verantwoord acht; 3. De mate waarin de raad eenduidigheid van normen en communicatie wenselijk acht; Ad 1. De informatiepositie die de raad wenst te hebben Van de gemeenteraad wordt gevraagd dat zij expliciet aangeeft wat wel en niet opgenomen moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Het aangrijpingspunt daarvoor is de verantwoordingsgrens. Hoe hoger de verantwoordingsgrens, hoe minder snel er informatie opgenomen zal worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Hoe lager de verantwoordingsgrens, hoe omvangrijker de informatie kan zijn. Voor het bepalen van de verantwoordingsgrens kan de raad zich de volgende vragen stellen: •

Tot welk bedrag vindt de raad dat zij met de inzet van de accountant als hulpmiddel haar controlerende rol voldoende heeft uitgeoefend?

Datum 30 maart 2021 Nummer 2255 Pagina 2/3

•

Wil de gemeenteraad in haar controlerende rol de nadruk leggen op het sturen op het beleid van het college en tot welke kwaliteit van de beheersing dit leidt, of wil de raad zich óók richten op iedere rechtmatigheidsfout zelf?

•

Welke afspraken wil de gemeenteraad met het college maken over wat er (aan aanvullende informatie) over rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf dient te worden opgenomen? De raad kan namelijk een verantwoordingsgrens afspreken, maar ook nadere afspraken maken hoe gedetailleerd de verantwoording uitwerkt in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Ad 2. Kosten van de verantwoording Informatie verzamelen en vastleggen over rechtmatigheid door het gemeentelijk apparaat is niet kosteloos. Hoeveel dit kost, hangt ook af van de interne beheersing van de gemeente. Is de interne beheersing van de gemeente op orde, dan hoeft de gemeente weinig interne controle-inspanningen te leveren. Als de interne beheersing van de gemeente niet op orde is, dan moet de gemeente meer uitgeven aan interne controle om zijn rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen. De raad kan bij het vaststellen van de hoogte van de verantwoordingsgrens rekening houden met de kosten ervan. Ze kan de grens later ook lager bijstellen wanneer de kwaliteit van de interne beheersing is toegenomen. Ad 3. De eenduidigheid van normen en communicatie De gemeenteraad kan er ook voor kiezen om aan te sluiten bij percentages, die reeds herkend worden binnen en buiten de gemeente. Hierbij kan worden gedacht aan percentages die een rol spelen bij de interne controle, of het percentage dat de controlerend accountant hanteert in het kader van de materialiteit. Hierbij zal met name de traditioneel gehanteerde 1%-norm voor fouten relevant zijn. Een belangrijke overweging voor de gemeenteraad is of er aanleidingen zijn om af te wijken van de – tot de wetswijziging – gevoerde nauwkeurigheid in de controle.

Immers, de wetswijziging zelf is geen aanleiding om heel andere afspraken te maken omdat het object van controle niet wijzigt. Tot nu toe hanteerde de gemeenteraad een verantwoordingsgrens van 1% voor de getrouwheid van de jaarrekening alsook voor de rechtmatigheid. Overigens is daar in 2020 in goed overleg tussen raad en college iets van afgeweken omdat de eenmalige inkomsten uit de verkoop van de aandelen Eneco een vertekend beeld tot gevolg zouden kunnen hebben ten opzichte van de voorgaande jaren. Hiermee werd ook erkend dat het van belang is om de nauwkeurigheid in de controle stabiel te houden indien er geen inhoudelijke aanleiding is om ervan af te wijken.

Datum 30 maart 2021 Nummer 2255 Pagina 3/3

Voorstel Het college hecht er belang aan om in haar rechtmatigheidsverantwoording een bestendige lijn te hanteren die vergelijk met voorgaande jaren mogelijk maakt. Voor de jaarrekening 2020 is juist vanwege het bestendige beeld in goed overleg afgeweken van de berekening waarover de 1% wordt bepaald, als gevolg van de eenmalige omvangrijke dotatie aan de reserves door de verkoop van de Enecoaandelen. In de begroting 2021 zijn een groot deel van deze opbrengsten omgezet van algemene reserve naar een aantal specifieke bestemmingsreserves. Hiermee ontstaat wederom het risico van een vertekend beeld. Daarom stelt het college voor om aangaande het boekjaar 2021 de volgende norm en wijze van berekenen te hanteren: De verantwoordingsgrens 2021 is gelijk aan 1% van de totale lasten van de gemeente minus de dotaties aan de bestemmingsreserves Herstelbeleid; Duurzaamheid en Energietransitie; Langer Zelfstandig Wonen; Onderwijshuisvesting; Mobiliteit; Afschrijvingslasten Bereikbaarheid.