2175 AB07042021 PT. 4-A III Accountantsverslag 2020 VRH Finaal.pdf

Concept Accountantsverslag Veiligheidsregio Haaglanden Boekjaar 2020

23/03/2021

© Baker Tilly

1

Aan het bestuur van Veiligheidsregio Haaglanden Den Haag, 24 maart 2021

Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Haaglanden (hierna: VRH) te controleren. Dit accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van VRH. In dit verslag lichten wij toe welke overwegingen plaats hebben gevonden bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de werkzaamheden die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. Wij hebben bij de jaarrekening over boekjaar 2020 een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. De bevindingen in dit verslag doen dan ook geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening.

Wij bedanken de medewerkers van de VRH voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage. Tot het verstrekken van nadere toelichting zijn wij graag bereid.

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Buitenhuis RA Director

Wij hebben het accountantsverslag toegelicht en besproken met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie.

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting controle 2020

5

Belangrijkste bevindingen uit onze controle

8

Interne beheersing

16

Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

18

Bijlagen Bijlage A – SiSa-bijlage

22

Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden

23

Bijlage C – Onafhankelijkheid

24

Bijlage D – Geconstateerde controleverschillen

25

Bijlage E – Controleaanpak

26

3

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 4

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Kernpunt

Uitkomst

Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening over boekjaar 2020 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van getrouwheid.

Goedkeurend oordeel ten aanzien van rechtmatigheid

Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening over boekjaar 2020 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van rechtmatigheid.

Geen bevindingen ten aanzien van de WNT-verantwoording

Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2020 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage

Op grond van ons onderzoek naar de SiSa-bijlage van de jaarrekening hebben wij geen bevindingen geconstateerd.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Impact Corona virus

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen (BBV) is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de Gemeenschappelijke Regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Wet op de gemeenschappelijke regeling en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. De impact van de wereldwijde corona pandemie heeft ook zijn weerslag gehad op de VRH. Financieel heeft het virus impact doordat er significant minder geoefend is en uit is gegeven aan opleidingen. Deze noodgedwongen besparing is groter dan de kosten die samenhangen met Covid-19 maatregelen. De VRH is een organisatie met een hoge mate van digitalisering en is hierdoor in staat geweest om de bedrijfsvoering op adequate wijze door te voeren. Een groot deel van 2021 zal ook in het teken staan van de pandemie.

5

Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Conclusies jaarrekeningcontrole 2020

Kernpunt

Uitkomst

Interne beheersing

Wij hebben de processen van interne beheersing in het kader van de verantwoording van de jaarrekening beoordeeld. In z’n algemeenheid zijn wij van mening dat de interne beheersmaatregelen binnen de VRH voldoende zichtbaar zijn vastgelegd en dat deze maatregelen ook als zodanig bestaan en werken.

Automatiseringsomgeving

Wij hebben de automatiseringsomgeving getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole. Hierbij zijn enkele verbetermogelijkheden geïdentificeerd.

Financiële positie

Het eigen vermogen bedraagt per ultimo boekjaar € 8.193.000. Het resultaat over het boekjaar 2020 betreft 3.020.000 waarvan het voorstel voor bestemming voor het overgrote deel toeziet op de terugbetaling van gemeenten voor een totaal bedrag van € 2.811.000. De financiële positie die je hieruit kan afleiden kwalificeren wij gezien het constante karakter van de bedrijfsvoering en het lastenniveau als voldoende. De weerstandscapaciteit is ultimo 2020 van de gelijke omvang als de algemene reserve.

Voorziening groot onderhoud

Europese aanbestedingen

Wij hebben geconstateerd dat er een gedurende boekjaar 2020 een schouw heeft plaatsgevonden van de onderhoudskosten voor de komende jaren. Belangrijke nieuwe parameter voor het inschatten van de onderhoudskosten betreft de component duurzaamheid. Wij hebben vastgesteld dat het nieuwe onderhoudsplan een duurzaam meerjarig onderhoudsplan betreft (DMJOP). Het DMJOP is vanaf boekjaar 2021 van kracht, de jaarlijkse dotatie aan de voorziening is aangepast op basis van de geüpdatete kostenraming.

Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen. Wij constateren dat de vastlegging van de interne analyse op Europese aanbestedingen (spendanalyse) alsmede de documentatie en diepgang van bepaalde analyses voor verbetering vatbaar zijn. In dit rapport volgt een nadere uiteenzetting van aanbevelingen voor het documenteren van de spendanalyse.

6

Belangrijkste bevindingen uit onze controle 7

Een goedkeurend oordeel bij uw jaarrekening Een goedkeurende verklaring over getrouwheid en rechtmatigheid De door ons geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen inzake getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties. Daarom geeft onze controleverklaring de volgende oordelen:

Getrouwheid

Goedkeurend

Rechtmatigheid

Goedkeurend

Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie gehanteerd in overeenstemming met het Besluit Accountscontrole Decentrale Overheden (BADO). U heeft geen lagere marge vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd. Hieruit volgt dat wij voor de jaarrekening een tolerantie voor fouten van € 1.091.000 (1% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves) hebben gehanteerd en een voor onzekerheden een tolerantie van € 3.275.000 (3% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves). In dit accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetolerantie van € 272.500 (conform het controleprotocol 25% van de goedkeuringstolerantie) overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw bestuur gerapporteerd.

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het BBV De directie en het bestuur hebben in de jaarrekening 2020 de voorschriften van het BBV gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd. Daarnaast zijn naar onze mening gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening. De VRH heeft gedurende 2020 geen vrijwillige wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de Wet op de gemeenschappelijke regelingen is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. Anticumulatie bepaling WNT Met ingang van boekjaar 2019 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT- plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT verantwoording.

Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in het WNT controleprotocol opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren. In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht.

8

Een goedkeurend oordeel bij uw jaarrekening Gemaakte schattingen in de jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het bestuur belangrijke schattingen. Wij hebben de schattingen die het bestuur heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende toelichting. Voor wat betreft de belangrijkste schattingen die ook in het voorgaande jaar relevant waren, is onze conclusie dat deze gebaseerd zijn op consistente uitgangspunten en veronderstellingen.

Gemaakte schatting

2020

2019

Waardering van uw materiële vaste activa









Toelichting: Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de materiële vaste activa een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw materiële vaste activa. Voorziening groot onderhoud

Toelichting: De gemaakte schattingen met betrekking tot de voorziening groot onderhoud zijn evenwichtig in de zin dat er een deugdelijke onderbouwing beschikbaar is. Op het gebied van analyse van realisatie versus begroting zijn nog mooie stappen gezet gedurende 2020. Wij constateren dat de realisatie van kosten is de afgelopen jaren sterk achter gebleven. Het Legenda status: nieuwe DMJOP heeft rekening gehouden met eventueel achterstallig  = evenwichtig onderhoud.  = optimistisch  = voorzichtig  = controleverschil

9

Controlebevindingen 2.1

Functioneel leeftijdsontslag (FLO)

In 2020 heeft de Veiligheidsregio hogere lasten gehad in het kader van de FLO. De verzwaring van lasten wordt veroorzaakt door gewijzigde regelgeving aangaande de levensloopregeling waarbij de financiering van de levensloop voor 2020 en 2021 versneld plaatsvindt. Een gevolg hiervan is dat de deelnemende gemeenten een (incidenteel) hogere bijdrage betalen voor deze FLO. In 2021 zal de bijdrage voor FLO eveneens hoger zijn. Begin 2018 is het akkoord “Reparatie FLO-overgangsrecht Brandweerpersoneel” door werkgevers en werknemers definitief ondertekend. Een nadere uitwerking van het akkoord betrof nog een tweetal zaken: ”loopbaanbeleid voor de ambtenaar met minder dan 20 dienstjaren op 1 januari 2006” en “verrekening van de door de werkgever opgebouwde levensloop tegoeden”. Het akkoord is in het voorjaar van 2019 definitief afgerond. In juni 2020 zijn de bonden en werkgevers nadere afspraken overeengekomen over de uitwerking. De uitwerking van de nadere afspraken tussen de bonden en de werkgevers bleken een sterk stijgend karakter te hebben. December 2020 heeft de VRH de berekeningen voor het versneld sparen ontvangen van het Expertisebureau FLO. Een geactualiseerde raming is in februari 2021 naar de gemeenten verzonden. De deelnemende gemeenten hebben individueel een verplichting om de FLOverplichting voor haar voormalige medewerkers te financieren.

Het gevolg hiervan is dat de VRH geen financieel risico loopt met betrekking tot de financiering van de FLO. De financiële impact van het versneld sparen betreft € 6.500.000 en is op adequate wijze verantwoord in de jaarrekening 2020.

2.2

Voorziening groot onderhoud

Wij hebben geconstateerd dat ten tijde van de controle van de jaarrekening 2020 een interne analyse beschikbaar was van de verantwoorde groot onderhoudsuitgaven. Wij hebben geconstateerd dat de kwaliteit van de onderbouwing van de onderhoudsvoorziening alsmede de analyse van de onttrekkingen over boekjaar toereikend waren. Net als in voorgaande jaren is er in 2020 significant minder uitgegeven aan groot onderhoud dan gepland in de MJOP. Wij stellen vast dat gedurende 2020 een nieuwe inventarisatie heeft plaatsgevonden voor de toekomstige onderhoudskosten. De schouw is uitgevoerd door een externe deskundige en bevat ten opzichte van het voorgaande MJOP een component duurzaamheid. De toevoeging van deze component zorgt voor een verhoging van de (gemiddelde) jaarlijkse lasten naar € 1.011.000, dit wordt gecompenseerd doordat de huidige voorziening ingezet wordt. De jaarlijkse last wordt hierdoor € 779.000. Naast deze wijziging is een drempelbedrag van € 25.000 opgenomen in het onderhoudsplan. Het invoeren van een grensbedrag ad. € 25.000 zorgt voor een hoger aggregatieniveau in het onderhoudsplan, waardoor ook de administratieve beheersing eenvoudiger is.

10

Controlebevindingen 2.3

Overdracht LMS

Het bestuur van de VRH heeft in 2018 ingestemd met het ‘Uitwerkingskader’ voor de overdracht van het beheer van de meldkamer aan de Nationale Politie. De overdracht is eind 2019 formeel bekrachtigd door de ondertekening van het overdrachtsdossier ‘Gemeenschappelijke Meldkamer Den Haag’. De activa die samenhangen met de huidige meldkamer zijn door de VRH in kaart gebracht. Per 1-1-2020 betrof de boekwaarde van de activa die samenhangen met de meldkamer € 1,3 miljoen. De activa is tegen boekwaarde verkocht op 1-12020. Wij hebben vastgesteld dat de verantwoording van deze transactie in de jaarrekening over boekjaar 2020 op adequate wijze is toegelicht.

2.4

Nieuwe kazerne Stadshart Zoetermeer

Met de gemeente Zoetermeer is een samenwerkingsovereenkomst gesloten inzake de realisatie van een nieuwe 24-uurs brandweerkazerne. Het hierbij behorende investeringsbedrag bedraagt € 8.700.000 en de oplevering staat gepland voor begin 2023. Een verplichting die is goedgekeurd door het algemeen bestuur. In het kader van de beheersing van het project heeft de VRH een stuurgroep ingericht. Daarnaast constateren wij dat de VRH risicobeperkende maatregelen heeft genomen om het risico op overschrijding van het beschikbare krediet te beheersen. Naast de beheersingsmaatregelen over de uitvoering van het project zijn afspraken gemaakt over de verdeling van eventueel toekomstig meerwerk op een 50-50 basis tussen de VRH en de gemeente Zoetermeer. Daarnaast constateren wij dat er een ruime post voor onvoorzien is opgenomen in de begroting. Op basis van de opgenomen mitigerende afspraken en beheersingsmaatregelen concluderen wij dat de VRH de risico’s in het project toereikend beheerst.

11

De financiële positie van de VRH Resultaat nader besproken Het gerealiseerd resultaat over het jaar 2020 bedraagt € 3.020.000 voordelig ten opzichte van het een begroot resultaat van 0. Hieronder hebben wij de verschillen tussen de gewijzigde begroting en realisatie weergegeven. Tabel resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting (x € 1.000)

Herziene Begroting

Jaarrekening

Verschil

Totale lasten

103.383

109.185

-/- 5.802

Totale baten

101.710

110.647

8.937

Totaal saldo van baten en lasten

-/- 1.673

1.462

3.135

Mutatie in de reserves

1.673

1.558

-/- 115

Gerealiseerd resultaat

0

3.020

3.020

Afwijking (afgerond) (x € 1.000)

Voordelig

1. Voordeel stagnatie opleiden en oefenen

1.000

2. Voordeel saldo vacatureruimte

1.000

3. Voordeel LMS

600

4. Overige & onvoorzien niet nodig gebleken

400

Overig

20

Totaal

3.020

Nadelig

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht in de paragraaf 1.3 van de jaarrekening. De belangrijkste en meest opvallende posten welke leiden tot het gerealiseerde resultaat zijn hiernaast weergegeven. Op basis van het omvangrijke positieve resultaat hebben wij geanalyseerd of begrotingswijzigingen tijdig aan het bestuur zijn gecommuniceerd. Uit onze analyse blijkt dat de belangrijkste voordelen in de bestuurlijke marap van oktober 2020 zijn besproken met het dagelijks bestuur en met het algemeen bestuur.

12

De financiële positie van de VRH Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2020 is gevoerd. De gewenste weerstandscapaciteit bedraagt € 1,49 miljoen, de beschikbare weerstandscapaciteit welke gelijk is aan de algemene reserve. De VRH heeft op basis van een risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 1,49 miljoen (2019: € 1,46 miljoen). De grootste door uw Gemeenschappelijke Regeling geïdentificeerde risico’s zijn: − Invoering WNRA: € 467K − Instroom vrijwilligers: € 293K Ten opzichte van voorgaand jaar is sprake van een lichte stijging van de gekwantificeerde risico’s met € 30.000.

13

Rechtmatigheid Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijkt dat voor enkele inkooptrajecten achteraf boven de Europese aanbestedingsdrempel liggen. Deze opdrachten zijn intern bekend. De initiële verwachting voor deze opdrachten was dat de opdrachten kleiner zouden zijn. Op basis van onze controle komt naar voren dat deze inkopen niet als onrechtmatig zijn aangemerkt. Verbeteringen in documentatie van de spendanalyse Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden op de spendanalyse hebben wij geconstateerd dat de documentatie niet de gewenste diepgang bevat. Wij stellen vast dat de documentatie geen onderdeel bevat waarbij de werkelijke uitgaven wordt vergeleken met de contractueel overeengekomen afspraken per leverancier. De huidige documentatie van de cumulatieve uitgaven per leverancier bevat wel de analyse of de huidige besteding boven de aanbestedingsgrens valt en of er een contract is gesloten met de leverancier. Wij adviseren u een verdiepingsslag welke gedurende het controletraject over boekjaar 2020 gezamenlijk tot stand is gekomen toe te voegen aan de huidige documentatie.

Door de vastlegging van de relevante financiële contractuele afspraken per leverancier in de analyse van de inkoopuitgaven is het mogelijk de werkelijke inkoopuitgaven binnen aanbestede contracten per leverancier te monitoren. In het kader van de (voorbereiding op) de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang dat de VRH deze stappen neemt in haar interne beoordeling van de Europese aanbestedingsrechtmatigheid.

Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de gemeentewet en moeten door de algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is een analyse van de overschrijdingen opgenomen. De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het dagelijks bestuur stelt uw algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2020. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

14

SiSa-bijlage en WNT SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: − € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; − 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; − € 125.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

WNT verantwoording Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.

Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

Wij hebben de juistheid en volledigheid van de WNT toelichting zoals opgenomen in bijlage 5.5 in de jaarrekening gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

De SiSa-bijlage dient door uw Gemeenschappelijke Regeling samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening opgenomen SiSa-bijlage.

De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden.

In bijlage A bij dit rapport zijn deze bevindingen in de voorgeschreven tabel opgenomen. U kunt deze tabel hanteren ten behoeve van verzending naar het CBS.

15

Interne beheersing 16

Interne beheersing Algemeen Bij de planning en uitvoering van de controle van de jaarrekening 2020 van de VRH hebben wij de interne beheersmaatregelen, welke onderdeel uitmaken van de administratieve organisatie van de VRH in onze overwegingen betrokken. Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen onderzocht, voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing te geven. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole. Bevindingen interne beheersing In onze tussentijdse rapportage, uitgebracht in januari 2021, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2020 opgenomen. Hieruit blijken op meerdere vlakken verbetermogelijkheden. In z’n algemeenheid zijn wij van mening dat de interne beheersmaatregelen binnen de VRH voldoende zichtbaar zijn vastgelegd en dat deze maatregelen ook als zodanig bestaan en werken.

Fraude en naleving wet- en regelgeving Zowel het algemeen bestuur als de directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving. Het is van belang dat de directie, onder toezicht van de algemeen bestuur, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraude hebben ontdekt.

Automatisering Wij hebben vastgesteld dat de automatiseringsomgeving binnen de VRH voldoet aan de daaraan te stellen eisen waardoor gesteund kan worden op uitgevoerde controles in het systeem. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

17

Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording

Voorbereiding rechtmatigheisverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het boekjaar 2021 moet een gemeenschappelijke regeling een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar de gemeenschappelijke regeling. De belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: Positionering van de (verbijzonderde) interne controle in de organisatie; Afstemming reikwijdte met de bestuur; Juiste opzet normenkader en toetsingskader; Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen; Opzetten controle-plan inclusief uitwerking risicoanalyse; Wij hebben begrepen dat de VRH momenteel bezig is met het verder op orde brengen van deze punten. Op de volgende slide hebben wij aanvullende toelichting opgenomen aangaande de rechtmatigheidsverantwoording en de invulling van het three lines model dat hiervoor gebruikt kan worden. Hierbij wordt vanuit de visie van het dagelijks bestuur invulling gegeven aan de controle.

Three lines model Wij rapporteren via de 3 lines model. Dat willen zeggen dat wij binnen de processen nagaan op welk niveau in de organisatie de interne beheersmaatregelen worden ondervangen. De volgende niveaus worden hierbij onderkend: -1e lijn: in het primaire proces, onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. -2e lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren. -3e lijn: in uw verbijzonderde interne controle achteraf. Indien de beheersmaatregelen in de 1e en/of 2e lijn adequaat zijn ingericht dan is de organisatie optimaal in control en is een voornamelijk systeemgerichte controleaanpak mogelijk. Indien dit niet het geval is kan dit gecompenseerd worden door de gegevensgerichte werkzaamheden van de VIC. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording dient in ieder geval de 3e lijn (VIC) toereikend te zijn. Wij hebben geen specifiek onderzoek gedaan naar het functioneren van het 3lines model. Op basis van de onze algemene kennis van de VRH en de verkregen documenten hebben wij wel een beeld kunnen vormen over de invulling hiervan. Uit onze analyse komt naar voren dat wij nog niet optimaal op de processen kunnen steunen maar in samenwerking met de VIC een gegevensgerichte aanpak hanteren. De inrichting van de 3e lijn is momenteel onderwerp van gesprek binnen de VRH.

Wij stellen vast dat de wijze van de inrichting van de 3e lijn nog niet bepaald is. Wij bespreken uiteraard graag met u de mate van beheersing en uw gewenste ambitieniveau

19

Bijlagen 20

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door de VRH samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer

Specifieke uitkering

A2

Brede doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR)

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

-

-

-

22

Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie is vastgesteld door het algemeen bestuur en vervolgens ter besluitvorming gebracht van het algemeen bestuur en opgenomen in het controleprotocol. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn er geen wijzigingen aangebracht in de te hanteren percentages. Op grond van de jaarrekening 2020 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 1.091.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 3.275.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op € 272.500 (25% van de goedkeuringstolerantie). Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2020 van de VRH gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het controleprotocol Wet normering topinkomens 2020 vallen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Bevestiging bij de jaarrekening Wij hebben het algemeen bestuur gevraagd om een bevestiging bij de jaarrekening. Er zijn geen aanvullende bevestigingen toegevoegd aan de bevestiging bij de jaarrekening.

23

Bijlage C – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van VRH De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance-opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die wij hieronder hebben opgenomen betreffen: − langdurige betrokkenheid − samenloop van dienstverlening − geschenken en giften

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: − drs. R. Buitenhuis RA (director) betrokken als verantwoordelijk accountant sinds de controle van de jaarrekening 2018. − S. Turenhout RA (director) betrokken als manager sinds de controle van de jaarrekening 2016.

Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s (organisaties van openbaar belang) vanaf 1 januari 2014 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders.

Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals de VRH, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: − subjectief of niet-routinematig is of; − een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of − leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging.

Op 17 juni 2016 is een gewijzigde ViO van kracht geworden vanwege de implementatie van Verordening (EU) nr. 537/2014 van het Europees Parlement en het algemeen bestuur van 16 april 2014 betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang. Wij bevestigingen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de VRH in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit het afgelopen jaar niet is aangetast.

Wij verrichten geen non-assurancediensten bij de VRH. Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100. Wij bevestigen u dat dergelijke geschenken niet door ons verstrekt zijn dan wel ontvangen.

24

Bijlage D – Geconstateerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Geconstateerde verschillen zijn, indien mogelijk, gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

-

-

-

Totaal fouten

-

-

Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

-

-

-

Totaal onzekerheden

-

-

25

Bijlage E – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2020 onderkend: − schattingen en toelichtingen in de jaarrekening, met name waar het de voorziening groot onderhoud betreft; − Het niet voldoen aan aanbestedingsregels; − Onrechtmatige betalingen. Significante schattingsposten De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van de VRH betreffen: − −

waardering van uw materiële vaste activa; nauwkeurigheid en volledigheid van de voorzieningen.

Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de VRH beoordelen wij deze door het bestuur gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door het bestuur aanvaardbaar zijn.

26

Contactgegevens drs. Robert Buitenhuis RA Director r.buitenhuis@bakertilly.nl drs Stefan Turenhout RA Director s.turenhout@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Scheveningseweg 80-82 Postbus 85745 2517 KZ Den Haag +31 70 358 90 00

27