2. VRH Accountantsverslag 2023 finaal concept

Concept Accountantsverslag Veiligheidsregio Haaglanden Boekjaar 2023

Aan het bestuur van de Veiligheidsregio Haaglanden

ONDERWERP: Accountantsverslag 2023

Geacht Bestuur,

In overeenstemming met de opdracht tot de controle van de jaarrekening 2023 van de Veiligheidsregio Haaglanden, zoals overeengekomen in onze opdrachtbevestiging d.d. 6 juli 2023, bieden wij u hierbij het accountantsverslag zoals bedoeld in artikel 2:393 BW aan.

Indien en voor zover de jaarrekening niet door het algemeen bestuur wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring.

Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor uw gebruik en mag daarom zonder onze toestemming niet aan derden ter inzage worden verstrekt. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten.

Wij machtigen u om op XX maart 2024 onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw financieel verslag over boekjaar 2023.

Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. R. Buitenhuis RA Partner Audit

Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven. Zoals verwoord op pagina 17 is heden de gemeentewet aangepast aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. Het BBV en de BADO zijn nog niet aangepast. In de huidige concept jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording op een passende wijze opgenomen. Deze situatie leidt tot onduidelijkheid over de standaardtekst van de controleverklaring .In afwachting van duidelijkheid is uitsluitend om die reden het accountantsverslag nog in concept en de controleverklaring nog niet verstrekt.

2

Inhoudsopgave

Management samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

3

Management samenvatting

Management samenvatting Management samenvatting Baten 2023: 2022:

122,3 114,6

Lasten Niveau 2023: 2022:

119,8 111,4

Mutatie reserves 2023: 2022:

+ 2,1 + 0,4

Resultaat in % baten 2023: 2022:

OPDRACHT SCOPE EN UITKOMSTEN  De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken en omvat de jaarrekening 2023 van de Veiligheidsregio Haaglanden  De gehanteerde materialiteit bij het uitvoeren van de jaarrekeningcontrole is € 1.100.000. Bij het rapporteren van de afwijkingen is een rapportagedrempel van € 55.000 gehanteerd. De gehanteerde materialiteit en rapportage drempel zijn lager dan de maximaal toegestane drempel conform het controleprotocol van de VRH.  Wij machtigen u om onze goedkeurende controleverklaring op te nemen onder de overige gegevens in uw jaarrekening over boekjaar 2023. FINANCIËLE POSITIE  De FLO uitkeringen voor boekjaar 2023 zijn sterk gestegen ten opzichte van boekjaar 2022 (zowel baten als lasten). Oorzaak is de pensioengevendheid van de werkgeversbijdrage NFST (Netto FLO Spaartegoed) en de RVU-heffing van 52% (met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2022).

BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN  Functioneel Leeftijdsontslag (FLO)  Rechtmatigheidsverantwoording  Voorziening Groot Onderhoud  Controle SiSa verantwoordingen  Controle WNT  Materiële vaste activa  Lijstwerk t.b.v. controle

SCHATTINGEN Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening betreffen;  Voorziening groot onderhoud; Wij hebben geen bijzonderheden geconstateerd in de schattingspost en beoordelen deze als voorzichtig.  Waardering Materiele vaste activa; Wij constateren dat de schattingspost correct in de jaarrekening is verwerkt.

3,8% 3,1%

Aantal medewerkers 2023: 2022:

914 899

5

Management samenvatting controle 2023 Conclusies jaarrekeningcontrole 2023 Kernpunt

Uitkomst

Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Wij zijn voornemens bij de jaarrekening over boekjaar 2023 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken ten aanzien van getrouwheid.

Rechtmatigheidsverantwoording

1 januari 2023 is het boekjaar waarop VRH voor het eerst dient te rapporteren in het kader van de Rechtmatigheidsverantwoording. Wij constateren dat VRH deze verantwoording heeft opgenomen in de jaarrekening en de bevindingen heeft toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Wij concluderen dat deze verantwoording een getrouw beeld geeft. U heeft geen materiële rechtmatigheidsbevindingen.

Geen bevindingen ten aanzien van de WNT-verantwoording

Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2023 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

Geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage

Op grond van ons onderzoek naar de SiSa-bijlage van de jaarrekening hebben wij geen bevindingen geconstateerd.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Wet Open Overheid

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen (BBV) is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de Gemeenschappelijke Regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Wet op de gemeenschappelijke regeling en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Het controleteam heeft vastgesteld dat de Veiligheidsregio Haaglanden voldoet aan de Wet Open Overheid. In het financieel verslag is een passende passage opgenomen in relatie tot deze nieuwe wet. 6

Management samenvatting controle 2023 Conclusies jaarrekeningcontrole 2023 Kernpunt

Uitkomst

Interne beheersing

Wij hebben de processen van interne beheersing in het kader van de verantwoording van de jaarrekening beoordeeld. In z’n algemeenheid zijn wij van mening dat de interne beheersmaatregelen binnen de VRH voldoende zichtbaar zijn vastgelegd en dat deze maatregelen ook als zodanig bestaan en werken.

Automatiseringsomgeving

Wij hebben de automatiseringsomgeving getoetst in het kader van de jaarrekeningcontrole. Hierbij zijn enkele verbetermogelijkheden geïdentificeerd.

Financiële positie

Het eigen vermogen bedraagt per ultimo boekjaar € 6.865.000. Het resultaat over het boekjaar 2023 betreft € 4.641.000. Een deel (€ 1.656.000) van het resultaat boekjaar zal worden ingezet als bestemmingsreserve ter verlaging van de gemeentelijke bijdrage in 2026. Een deel (€ 1.078.000) van het resultaat boekjaar zal worden ingezet als bestemmingsreserve voor de niet bestede BDUR. Op basis van het voorstel om € 56.000 vanuit het voordelig resultaat toe te voegen aan de algemene reserve komt de ratio van het weerstandsvermogen ultimo boekjaar 2023 op 1 uit. Verder zal een post van € 195.000 niet in rekening gebracht worden bij de in de GR deelnemende gemeenten. En het overige deel van het resultaat boekjaar zal terugbetaald worden aan de gemeenten. De financiële positie die je hieruit kan afleiden kwalificeren wij gezien het constante karakter van de bedrijfsvoering en het lastenniveau als voldoende. De weerstandscapaciteit is ultimo 2023 van de gelijke omvang als de algemene reserve.

Voorziening groot onderhoud

De VRH werkt met een duurzaam meerjarig onderhoudsplan (DMJOP). Het DMJOP is op basis van een schouw in boekjaar 2020 tot stand gekomen, met ingang van boekjaar 2021 wordt de organisatie aangestuurd op dit plan. De dotatie is overeenkomstig vaststelling in de herziene begroting 2023 – 2026, waarin rekening is gehouden met de eenmalige jaar-dotatie voor 2022 van 9,9% indexatie door hoge inflatie. Veiligheidsregio Haaglanden is voornemens in 2024 een nieuwe schouw te laten plaatsvinden en vanaf 2025 te werken met een vernieuwde MJOP. Over de afgelopen boekjaren is de besteding (onttrekking voorziening) significant lager geweest dan de gebudgetteerde jaarplanning voor wat betreft onderhoud.

Europese aanbestedingen / Rechtmatigheid

Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen die de materialiteit overstijgen. In dit rapport volgt een nadere uiteenzetting van de uitgevoerde werkzaamheden en conclusies inzake de spendanalyse en bijbehorende toets op rechtmatigheid. Het controleteam kan zich verenigen met de opgenomen conclusies inzake rechtmatigheid in de bestedingenrapportage over 2023.

7

Opdracht Scope en uitkomsten

Opdracht, scope en uitkomsten Een goedkeurende verklaring over getrouwheid en rechtmatigheid

Opdracht scope en uitkomsten

De door ons geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen inzake getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties. Daarom geeft onze controleverklaring de volgende oordelen: - Getrouwheid Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden inzake de jaarrekening hebben wij de goedkeuringstolerantie gehanteerd in overeenstemming met het Besluit Accountscontrole Decentrale Overheden (BADO). U heeft geen lagere marge vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd. Hieruit volgt dat wij voor de jaarrekening een tolerantie voor afwijkingen van € 1.100.000. (1% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves) hebben gehanteerd (In de praktijk zijn we uitgegaan van € 1.000.000) en een voor onzekerheden een tolerantie van € 3.300.000 (3% van de totale lasten inclusief dotaties in reserves). Wij hebben de materialiteit naar beneden afgerond om voldoende diepgang in onze werkzaamheden te hebben. In dit accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetolerantie van € 275.000 (conform het controleprotocol 25% van de goedkeuringstolerantie) overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw bestuur gerapporteerd.

In de praktijk is het controleteam uitgegaan van € 55.000 (conform interne richtlijnen 5% van de vastgestelde materialiteit). De controle is derhalve met voldoende diepgang uitgevoerd.

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het BBV De directie en het bestuur hebben in de jaarrekening 2023 de voorschriften van het BBV gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd. Daarnaast zijn naar onze mening gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de Wet op de gemeenschappelijke regelingen is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. WNT Verantwoording Wij hebben de WNT-verantwoording van de VRH gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen. In onze controleverklaring is een specifieke alinea opgenomen ter benadrukking van aangelegenheden. Deze bepaling komt terug in alle controleverklaringen met betrekking tot de WNT 2023 omdat de cumulatiebepaling met betrekking tot beloning van topfunctionarissen door accountants niet controleerbaar is.

9

Opdracht, scope en uitkomsten Opdracht scope en uitkomsten

Administratieve Organisatie en Interne Beheersing In het kader van de controle van de jaarrekening 2023 hebben wij onder meer de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (hierna te noemen: AO/IB) beoordeeld. Hierbij is tevens de geautomatiseerde gegevensverwerking betrokken, voor zover van belang voor de jaarrekeningcontrole. Tijdens de uitvoering hebben wij ons gericht op het onderzoeken, beoordelen en toetsen van de AO/IB. In het hoofdstuk bevindingen interne beheersing hebben wij de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van deze werkzaamheden opgenomen. Geautomatiseerde gegevensverwerking Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de accountantscontrole van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. Voor een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, bevindingen en conclusies inzake de geautomatiseerde omgeving bij de VRH verwijzen wij naar het hoofdstuk ‘’Bevindingen IT-beheersing’’.

10

Financiële positie

De financiële positie van de VRH Resultaat nader besproken Het gerealiseerd resultaat over het jaar 2023 bedraagt € 4.641.000 voordelig ten opzichte van het een begroot resultaat van nihil. Hieronder hebben wij de verschillen tussen de herziene begroting en realisatie weergegeven.

Afwijking (afgerond) (x € 1.000)

Tabel resultaat 2022 ten opzichte van de gewijzigde begroting (x € 1.000)

Herziene Begroting

Jaarrekening

Verschil

Totale lasten

117.225

119.738

-2.513

Totale baten

115.114

122.268

7.154

Totaal saldo van baten en lasten

-/- 2.111

2.530

4.641

Mutatie in de reserves

2.111

2.111

0

Gerealiseerd resultaat

0

4.641

4.641

Voordelig

1. Leveringsproblemen materiaal & dienstverlening

2.300

2. Extra Bdur-gelden

1.100

3. Extra inkomsten

700

4. Beheer meldkamer (LMS)

500

Totaal

Nadelig

4.600

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht in paragraaf 1.3 van de jaarrekening. De belangrijkste en meest opvallende posten welke leiden tot het gerealiseerde resultaat zijn hiernaast weergegeven. Wij hebben geanalyseerd of de begrotingswijzigingen en het positieve resultaat tijdig aan het bestuur zijn gecommuniceerd. Uit onze analyse blijkt dat de belangrijkste voordelen ten opzichte van de herziene begroting in de bestuurlijke marap gedurende boekjaar 2023 zijn besproken met het dagelijks bestuur en met het algemeen bestuur.

12

De financiële positie van de VRH Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2023 is gevoerd. De gewenste weerstandscapaciteit bedraagt € 1,74 miljoen, de beschikbare weerstandscapaciteit welke gelijk is aan de algemene reserve. De VRH heeft op basis van een risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 1,74 miljoen (2022: € 1,64 miljoen). De grootste door uw Gemeenschappelijke Regeling geïdentificeerde risico’s zijn: − Invoering WNRA: € 503K − Instroom vrijwilligers: € 315K Ten opzichte van voorgaand jaar is sprake van een lichte stijging van de gekwantificeerde risico’s met € 56.000. Conform toegelicht in de jaarrekening is het beschikbare weerstandsvermogen per 31-12-2023 te laag en wordt voorgesteld om € 56.000 toe te voegen vanuit het voordelige resultaat over boekjaar 2023. Daarmee komt het weerstandsvermogen uit op 1.

13

Belangrijkste bevindingen

Belangrijkste bevindingen Belangrijkste bevindingen

Vanuit onze controle van de jaarrekening van de Veiligheidsregio Haaglanden hebben wij een aantal onderwerpen en/of bevindingen die wij specifiek aan u willen melden. Deze onderwerpen zijn het meest significant geweest voor onze controle.

Onderstaand is een uiteenzetting van deze onderwerpen opgenomen.

Onderwerp Functioneel Leeftijdsontslag (FLO)

Voor boekjaar 2023 heeft het controleteam diverse werkzaamheden uitgevoerd op de FLO verantwoording, bij het uitvoeren van deze werkzaamheden zijn geen bevindingen geconstateerd. De hogere lasten zijn een gevolg van dat met ingang van 2023 op grond van het pensioenreglement van het ABP de werkgeversbijdrage NFST (Netto FLO spaartegoed) pensioengevend is. Daarnaast is over de werkgeversbijdrage NFST met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2022 RVU-heffing verschuldigd. Naast de pensioengevendheid leidt de RVU-heffing van 52% tot een extra kostenstijging, waardoor het fundament onder het ontstaan van de werkgeversbijdrage NFST als opvolger van de werkgeversbijdrage Levensloop is weggevallen.

Zichtbaarheid Vastlegging AO/IB Maatregelen

Het controleteam heeft geconstateerd dat de VRH in aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording veel werk heeft verricht op het gebied van administratieve organisatie en interne beheersing. Het controleteam heeft tijdens de interim-controle veel reviews uitgevoerd op de verschillende dossiers als onderdeel van de interne beheersing inzake de rechtmatigheid van de bestedingen. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat de VRH op een aantal deelonderwerpen verbeterslagen kan doorvoeren in met name de vastlegging van het uitgevoerde werk. De verbeterslagen zien toe op: - Zichtbaarheid & Tijdigheid van het uitgevoerde werk; - Een vastlegging van de kwalificatie van risico`s; - Interne toetsing en vastlegging van rollen en rechten in relevante IT applicaties; - Het vastleggen van een ratio over de frequente van uitgevoerde interne controle werkzaamheden op de verschillende dossiers. Het controleteam heeft op de bovenstaande onderwerpen uitgewerkt en separaat gedeeld met de VRH. Het controleteam complimenteert de VRH voor de leergierige houding en de bereidwilligheid om de vastlegging van intern controlewerk te verbeteren. Voor boekjaar 2024 zal het controleteam toetsen of de besproken verbeterslagen in de praktijk tot uitdrukking zijn gekomen.

15

Belangrijkste bevindingen Onderwerp Rechtmatigheid Belangrijkste bevindingen

In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2023 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Wij hebben geen onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van onze werkzaamheden op het gebied van Europese aanbestedingen die de materialiteit overstijgen. Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden op de spend-analyse 2023 hebben wij geconstateerd dat de aanwezigheid van documentatie, de aanwezige interne controle en de bijbehorende bestedingenrapportage van goed niveau zijn. De VRH laat met deze werkwijze zien op dit onderwerp ‘’in control’’ te zijn. De bestedingsanalyse bevat de diepgang die noodzakelijk is om te concluderen dat de werkelijke uitgaven passen binnen de contractueel overeengekomen afspraken met de betreffende leverancier. Door de vastlegging van de relevante financiële contractuele afspraken per leverancier in de analyse van de inkoopuitgaven is het mogelijk de werkelijke inkoopuitgaven binnen aanbestede contracten per leverancier te monitoren. Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2023, hebben wij vastgesteld begrotingsrechtmatigheid getrouw is.

De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. In de kadernota is opgenomen dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. In de toelichting op de staat van baten en lasten is een analyse van de overschrijdingen opgenomen.

De overschrijdingen zijn toereikend toegelicht en passen binnen het bestaande beleid of worden gecompenseerd door hogere baten binnen het programma. Het dagelijks bestuur stelt uw algemeen bestuur voor genoemde overschrijdingen te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2023. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid.

16

Belangrijkste bevindingen Rechtmatigheidsverantwoording In het jaarverslag 2023 is door het VRH verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de baten en lasten. Deze verantwoording bestaat uit: − De rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening; en − De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering Door een wijziging van de gemeentewet in 2023 is deze verantwoording een verplichting voor uw organisatie. Het jaarverslag wordt opgesteld conform de BBV. Deze verslaggevingstandaard is nog niet geactualiseerd naar de ‘nieuwe’ gemeentewet, waardoor het conform de BBV nog niet verplicht is deze verantwoording toe te voegen aan de jaarstukken. Ook de BADO is nog niet aangepast. De organisatie heeft er voor gekozen om de rechtmatigheidsverantwoording desondanks toch op te nemen in het jaarverslag en toe te lichten in de paragraaf ‘bedrijfsvoering’. Wij willen u erop wijzen dat, vanwege deze wijziging van de gemeentewet, het oordeel in de controleverklaring niet meer toeziet op de rechtmatigheid. De conclusies inzake rechtmatigheid zijn toegelicht door het VRH op pagina 13 van het jaarverslag. De rechtmatigheidsverklaring is opgenomen in bijlage 9 van het jaarverslag.

Wij hebben, als onderdeel van de controle op de jaarrekening, de getrouwheid van deze verklaring gecontroleerd en geconcludeerd dat deze verantwoording een getrouw beeld geeft. U heeft geen materiële rechtmatigheidsbevindingen. .

Horizontaal toezicht Eind boekjaar 2022 heeft de VRH een nieuwe overeenkomst gesloten met de Belastingdienst inzake het horizontaal toezicht. Om te komen tot het nieuwe convenant heeft de VRH een strategische fiscale strategie uitgewerkt alsmede een risico matrix opgemaakt. Het controleteam heeft de VRH gedurende dit proces voorzien van feedback en adviezen als het gaat om de benodigde dossier vastlegging. Tijdens de interim controle over boekjaar 2023 heeft het controleteam vastgesteld dat de VRH gestart is met een standaard vastlegging van interne controle procedures. De vastlegging van deze controles was nog niet op alle onderdelen zichtbaar en tijdig. Hoewel de VRH flinke stappen gezet heeft is de documentatie van interne controles voor verbetering vatbaar. Het controleteam adviseert de VRH voor boekjaar 2024 te monitoren op de vastlegging van interne controlemaatregelen. In het gedeelde plan met de Belastingdienst staan voor 2024 diverse steekproefcontroles op de jaarplanning. Deze steekproeven zien met name toe op de juiste fiscale behandeling van BTW en sociale premies. Wij adviseren de VRH pro actief contact te zoeken met de tax specialist om tijdig de werkzaamheden uit te voeren en te documenteren.

Kaders De kaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn vastgesteld door het bestuur in de vorm van gewijzigde controleverordening en financiële verordening alsmede het interne controleplan. Ter verbetering van de kaders adviseren wij u de koppeling van normenkader naar toetsingskader naar controleplan nader te concretiseren. Uitvoering Door VRH zijn uitgebreide werkzaamheden verricht. Voor de belangrijkste bevindingen hieromtrent zie pagina 15. Een samenvatting van de bevindingen is gerapporteerd aan en besproken met het MT. Wij geven u ter overweging dit ook aan het DB te rapporteren ter onderbouwing van de afgegeven rechtmatigheidsverantwoording.

17

Belangrijkste bevindingen Onderwerp

Belangrijkste bevindingen

Voorziening Wij hebben geconstateerd dat ten tijde van de controle van de jaarrekening 2023 een interne analyse beschikbaar was van de Groot Onderhoud verantwoorde groot onderhoudsuitgaven. Wij hebben geconstateerd dat de kwaliteit van de onderbouwing van de onderhoudsvoorziening alsmede de analyse van de onttrekkingen over boekjaar toereikend waren. Net als in voorgaande jaren is er in 2023 minder uitgegeven aan groot onderhoud dan gepland in de DMJOP. De jaarschijf over 2023 bevatte op het totale gebudgetteerde plan € 3,2 miljoen aan geplande onderhoudsuitgaven, echter stelt het controleteam wel vast dat ‘slechts’ € 794 aan werkelijke onttrekking heeft plaatsgevonden. Het controleteam constateert dat er over de afgelopen jaren structureel minder wordt uitgegeven dan gepland. Hieronder is een overzicht opgenomen met een vergelijking tussen budget en realisatie:

Voor boekjaar 2023 is de belangrijkste oorzaak voor het achterblijven van onderhoud de problematiek in de toelevering van materialen en de beschikbaarheid van marktpartijen om het werk uit te voeren. In de berekening van de jaar-dotatie is eenmalig voor 2022 gerekend met 9,9% indexatie, om als organisatie de kosten voor toekomstig onderhoud te kunnen blijven dekken om op het gewenste onderhoudsniveau 3. De jaar-dotatie 2023 ligt in lijn met 2022. Door de achterblijvende bestedingen is de VRH van mening dat de schouw niet altijd toereikend is (geweest), ook omdat onderhoud moet worden uitgevoerd dat niet in de MJOP staat. VRH heeft ervoor gekozen om een nieuwe schouw te plannen in 2024 en vanaf 2025 te werken met een nieuwe MJOP. Het controleteam adviseert nadrukkelijk prioriteit te stellen bij het uitvoeren van een goede schouw in 2024 om voor de komende jaren te werken met een betrouwbare schatting voor onderhoudskosten.

18

Belangrijkste bevindingen Onderwerp

Belangrijkste bevindingen

SiSa Verantwoording

De SiSa verantwoording over boekjaar 2023 bestaat uit 2 regelingen (2022: 3 regelingen). De Sisa verantwoording bestaat uit de regeling die toeziet op de coördinatie van de opvang voor vluchtelingen uit Oekraïne en de regeling BDUR (Brede Doeluitkering Rampenbestrijding). De bestedingen in boekjaar 2023 inzake de opvang voor vluchtelingen uit Oekraïne hebben betrekking op de huurkosten van de Broodfabriek en zijn € 0.1 miljoen. De bestedingen BDUR bedragen € 10.9 miljoen. Op grond van ons onderzoek naar de SiSa verantwoording in de jaarrekening hebben wij geen bevindingen geconstateerd.

WNT

Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd. Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Wij hebben de juistheid en volledigheid van de WNT toelichting zoals opgenomen in hoofdstuk 9 in de jaarrekening gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

19

Belangrijkste bevindingen Onderwerp Materiele vaste activa Belangrijkste bevindingen

In de jaarrekening vindt een presentatiecorrectie plaats m.b.t. MVA op het gebied van juiste categorisering van de activa. Het totaalsaldo van MVA sluit aan met de jaarrekening, alsook de afschrijvingen. Dit wordt veroorzaakt doordat categorisering in grootboek niet aansluit met de categorisering in het activaregister. Dit hangt samen met de overgang van een activa-registratie in Excel naar een geïntegreerde activaregistratie in Unit 4. Wij adviseren om: • Beginstand en eindstanden MVA te corrigeren (qua presentatie) overeenkomstig categorisering in het activaregister; • Het grootboek qua categorieën aan te laten sluiten met het activaregister; • Bij voorbereiding van de controle van de jaarrekening 2024 een aansluiting inzichtelijk te maken tussen het grootboek en het activaregister; • Verder de mogelijkheden te verkennen om het activaregister zodanig in te richten, dat het inzicht geeft in de kapitaalslasten voor de toekomstige boekjaren (t.b.v. begrotingsdoeleinden). Verder hebben wij een tweetal constateringen: • Wij hebben vastgesteld dat er (nagenoeg) geen documentatie beschikbaar is m.b.t.

het activeringsmoment van investeringen, wij adviseren om de overwegingen bij het wel of niet activeren van investeringen (rondom balansdatum) te documenteren, aangezien pas in het volgende boekjaar afgeschreven wordt op activa; • Wij hebben vastgesteld dat in 2022 (of eerder) sprake was van versnelde afschrijving, omdat de levensduur van de tankautospuiten verkort waren. Echter, in de activamodule van Unit4 zijn de resterende afschrijvingen verlaagd doordat de afschrijvingsduur gelijk is gebleven. Wij adviseren u om in de toekomst bij een versnelde afschrijving rekening te houden met de afschrijvingsduur, om zo te waarborgen dat de afschrijvingslasten nauwkeurig worden berekend.

20

Belangrijkste bevindingen Management schattingen Belangrijkste bevindingen

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de directie belangrijke schattingen en licht deze toe in de jaarrekening. Wij hebben de schattingen die het management heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2023 beoordeeld en gecontroleerd. De belangrijkste schattingen in de (geconsolideerde) jaarrekening betreffen; Schatting

Beoordeling 2023

Beoordeling 2022

Toelichting

Voorziening Groot Onderhoud

De gemaakte schatting met betrekking tot de voorziening groot onderhoud is voorzichtig. De afgelopen jaren is er door de VRH structureel minder uitgegeven dan begroot. De kosten voor onderhoud zullen naar verwachting in de komende jaren gerealiseerd worden (doorschuiven van kosten). Wij adviseren de VRH een nieuwe schouw op te laten stellen.

Waardering materiele vaste activa

Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de materiële vaste activa een evenwichtig beeld geven van de waardering van uw materiële vaste activa.

21

Bevindingen IT-beheersing

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Algemeen

Bevindingen interne beheersing

IT General Controls Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden, worden geregistreerd door middel van automatisering. Daarbij zijn diverse interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd in softwarepakketten. Wij onderzoeken daarom de beheersing van uw IT omgeving en rapporteren daarover in deze management letter. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in oktober t/m december 2023 hebben wij onze inschatting van de kwaliteit van uw IT systeem en/of applicaties opgenomen. Hierbij hebben wij de volgende onderverdeling gemaakt om de kwaliteit weer te geven:

Onderwerp

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Bij het toetsen van ‘wijzigingsbeheer’ ofwel change management wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor uw organisatie heeft wijzigingsbeheer ten doel om te voorkomen dat applicaties zich niet gedragen zoals u verwacht na een wijziging in de software, resulterend in, wellicht niet opgemerkte, (financiële) gevolgen.

Continuiteït en beveiliging

Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in uw beheersing van risico’s gericht op continuïteit van uw bedrijfsvoering. Hierbij kan discontinuïteit worden veroorzaakt door menselijk of technisch falen, maar ook door interne of externe kwaadwillenden. Voor continuïteit zijn met name het punt in de tijd aan tot waar u gegevens bij discontinuïteit kunt herstellen en de tijd die het kost om tot een normale bedrijfsvoering te komen bij discontinuïteit van belang.

Benodigd verbetering op (korte) termijn Adviespunt, verdere aanscherping mogelijk

Bij het toetsen van ‘toegangsbeveiliging’ wordt onderzocht of de inrichting van de ITomgeving de authenticiteit van de gebruiker van een gebruikersaccount borgt. Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden voor het ‘steunen’ op autorisaties en de processen rondom het verstrekken, muteren en ontnemen van autorisaties binnen de omgeving. Wanneer de randvoorwaarden hiervoor voldoende aanwezig zijn, kunnen wij in de controle gebruik maken van ingerichte functiescheiding in het systeem. Een adequate inrichting kan preventief risico’s voor uw organisaties beperken en tegelijkertijd efficiency voordelen opleveren in de controle.

Op dit moment voldoende

Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij gekeken naar de algemene onderwerpen rondom de beheersing van uw IT omgeving zoals in de tabel rechts opgenomen. Op de navolgende pagina’s zullen wij onze bevindingen rapporteren.

Adviespunten zonder directe impact

Het is van ons van belang om inzicht te krijgen in de verantwoordelijkheden die binnen de organisatie zijn ingericht – of met andere organisaties overeen zijn gekomen (uitbesteding) – ten aanzien van de beheersing van de IT omgeving. Hierbij kijken wij naar beleidsstukken ten aanzien van IT strategie, beveiliging en functiescheiding. Ook de interne beheersingsmaatregelen die al dan niet zijn ingericht binnen de IT omgevingen zijn onderdeel van onze scope. Indien maatregelen periodiek worden uitgevoerd kunnen wij hier gebruik van maken in de jaarrekeningcontrole. Deze adviespunten hebben niet een directe impact op onze controlewerkzaamheden, maar zijn wel wenselijk.

23

Bevindingen interne beheersing IT- Beheersing: Toegangsbeveiliging en wijzigingsbeheer De conclusies die wij op basis van onze werkzaamheden trekken over de algemene inrichting van IT bij uw organisatie, delen wij op deze pagina met u. Bevindingen interne beheersing

Authenticatie Door middel van authenticatie wordt geborgd dat een gebruiker zichzelf kan identificeren binnen een geautomatiseerde omgeving. Kort gezegd: de gebruiker toont aan dat hij/zij inlogt met een eigen persoonsgebonden account en daarmee is wie hij/zij claimt te zijn. Wij scharen onder dit onderwerp m.n. de wachtwoordvereisten. Autorisatie Op het gebied van autorisatie zijn verschillende vormen van diepgang te definiëren. Wat wij onderzoeken en aan u rapporteren als het gaat om de randvoorwaarden rondom autorisatie, zijn de rechten die de mogelijkheid bieden om autorisatiestructuren te wijzigen en of deze rechten belegd zijn bij functionarissen met een onafhankelijke positie ten opzichte van de jaarrekening. Dit geldt voor zowel voor rechten op applicatie- als databaseniveau voor applicaties in scope van onze controle. Daarnaast is een effectieve vaste werkwijze voor het toekennen van rechten noodzakelijk om gedurende een periode te kunnen steunen op het feit dat rechten adequaat beperkt zijn. Wijzigingsbeheer Bij het doorvoeren van wijzigingen in softwareomgevingen ontstaan risico’s voor de bedrijfsvoering van uw organisatie. Wij verwachten daarom dat het proces voor wijzigingen een proces doorloopt, waarmee de risico’s die gelopen worden, zijn ingeschat, worden geadresseerd en dat hierop maatregelen genomen worden.

Authenticatie Autorisatie Wijzigings- Omgeving beheer

Netwerk

UNIT4

Authenticatie De ingestelde wachtwoordeisen van de KPN werkplekken en UNIT4 zijn van voldoende niveau, gebaseerd op basis van de Baker Tilly best practice. Het verhoogde risico op onrechtmatige toegang via deze accounts is daarmee beperkt voor de jaarrekening controle. Autorisatie Er zijn processen en procedures ingericht in het kader van autorisatiebeheer. Binnen UNIT4 zijn administrator rechten toegekend aan medewerkers van de financiële afdeling. Dit is niet wenselijk. Er is een deels geformaliseerde procedure voor gestructureerd wijzigen van toegangsrechten middels een ticketsysteem met periodieke controles Daarnaast is het risico op ongeautoriseerde handelingen deels gemitigeerd middels logging van mutaties die zijn doorgevoerd inrichting binnen UNIT4. Gezien de afhankelijkheid van IT bij de controlestrategie, is de logging op de autorisatiewijzigingen vastgesteld, om te beoordelen of de autorisaties adequaat zijn ingericht Wijzigingsbeheer Op basis van interview is vernomen dat de leverancier Capgemini van UNIT4 de updates aanlevert. De applicatiebeheerders nemen hiervoor de releasebeschrijving door, als er geen onwenselijke wijzigingen in de release zitten wordt aan de leverancier het akkoord gegeven om de release door te voeren. De resultaten van doorgevoerde updates binnen UNIT4 zijn vastgelegd in releasenotes.

Middels de beoordeling van releasenotes hebben wij de impact van wijzigingen bepaald en geconcludeerd dat er geen wijzigingen plaatsgevonden met significante impact op de controle. 24

Bevindingen interne beheersing IT-beheersing: Regiefunctie, continuiteïtsmaatregelen en beveiliging

Bevindingen interne beheersing

Let op: de onderwerpen volgen uit interviews en hierop zijn door ons over het algemeen geen testwerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen dat de IT-omgeving is ingericht zoals ons voorgesteld is. Dit beperkt de zekerheid die u kunt ontlenen aan de door ons beschreven aandachtspunten.

Verantwoordelijkheden en regiefunctie VRH beschikt over een Informatiebeveiligingsplan uit 2021 waarin de strategie en uitgangspunten ten aanzien van de inzet van IT & Security staan beschreven. Dit document is geldig tot 2025. Daarin hebben wij de opzet van procedures en processen vernomen ten aanzien onder andere management & organisatie, wijzigingsbeheer, configuratiebeheer en informatiebeveiliging. De hoofdleverancier van het netwerk is KPN. Wij hebben middels interview eind 2023 vernomen dat er een nieuwe SLA is afgesloten.

Continuïteitsmaatregelen Recovery Point objective (RPO): De RPO is het punt in de tijd tot waar men minimaal de gegevens moet kunnen herstellen. Het is dus de acceptabele hoeveelheid aan dataverlies uitgedrukt in tijd. Back-ups: De back-up procedure is vastgelegd in de SLA met KPN werkplekken. Er wordt dagelijks een back-up gemaakt. Gebruikers kunnen zelf verwijderde of aangepaste bestanden terug halen middels de ‘restore procedure’.

Recovery Time Objective (RTO): Een RTO is de tijd waarna een proces/middel na een onderbreking moet teruggebracht zijn op een aanvaardbaar niveau, om een onacceptabele impact op de organisatie te vermijden. Recovery: Er wordt door KPN Werkplek tests uitgevoerd teneinde ook het opnieuw in de lucht brengen van data te testen. Daarnaast is er sprake van een dubbel uitgevoerd datacenter. Uitwijk: Een uitwijklocatie is ingericht en deze wordt periodiek getest, zie hiervoor ook bovenstaand.

Beveiliging Beveiliging De beveiliging van de IT-omgeving delen wij op in verschillende aspecten, welke wij hieronder hebben weergegeven. Fysieke beveiliging: Middels interview hebben wij vastgesteld dat fysieke toegangsbeveiliging tot het gebouw van VRH is geborgd doordat enkel geautoriseerde personen toegang krijgen. Onderdelen van het gebouw zijn afgesloten door middel van elektronische authenticatie. Inzake de fysieke toegangsbeveiliging bij KPN is assurance beschikbaar in de vorm van een ISO27001 certificaat beschikbaar. Remote access: Voor het extern inloggen via KPN werkplekken wordt gebruik gemaakt van extra beveiligingsmaatregelen in de vorm van een two-factor authenticatie. Hiermee wordt het risico op het ongeautoriseerd toegang krijgen tot het netwerk verlaagd. Monitoring: Kwetsbaarheidsscans worden uitgevoerd bij KPN, waardoor verschillende cyber risico’s ten aanzien van de applicaties binnen KPN werkplekken worden gemitigeerd. 25

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen Fraude en naleving wet- en regelgeving Overige onderwerpen

De directie is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het management gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.

Bevestiging onafhankelijke positie Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

Kwaliteitsborging Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om haar onafhankelijkheid en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners, professionals en ondersteunende stafdiensten; • Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten • In- en extern kwaliteitsonderzoek • Twee registeraccountants betrokken bij wettelijke controleopdrachten • Reviews door partners die niet betrokken zijn bij de opdracht ter waarborging van een deugdelijk / deskundig oordeel.

27

Overige onderwerpen Naleving wet- en regelgeving en overige Wij informeren het algemeen bestuur over illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke nietnakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het algemeen bestuur in staat is haar taken te vervullen.

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht die toezien op deze risico`s: − Detailcontrole op de vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed. − Door middel van een steekproef de VRH ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bevindingen voortgekomen.

Corruptie en omkopingsrisico’s Uw organisatie maakt onderdeel uit van de publieke sector waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren (vastgoed, constructie, infrastructuur et cetera). Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen uw gemeenschappelijke regeling te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. De Veiligheidsregio Haaglanden beschikt over beschreven procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoop- en aanbestedingsbeleid aangevuld met trainingen voor de juiste mindset van de medewerkers. Zichtbare monitoring op de werking en naleving van dit beleid, is een aandachtspunt voor uw organisatie.

28

Overige onderwerpen Environmental Social and Governance rapportage In april 2021 heeft de Europese Commissie de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gepubliceerd. Als gevolg van deze richtlijn worden grote bedrijven verplicht om met ingang van het boekjaar 2024 te rapporteren over hun impact op milieu- en sociale zaken. De richtlijn heeft tot doel de kwaliteit van de gerapporteerde informatie met betrekking tot ESG-aangelegenheden te verbeteren, met als uiteindelijk doel de transformatie naar een duurzamere economie te ondersteunen in lijn met de klimaatverbintenis van Parijs. De volgende informatie is o.a. vereist om in de ESG-rapportage op te nemen: −

− − −

welke duurzaamheidstrends en -ontwikkelingen een materiële impact kunnen hebben op de onderneming (bijv. tekort aan middelen, bedrijfsonderbrekingen door slechte weersomstandigheden enz.); welke materiële impact de onderneming heeft op haar omgeving (mens en milieu); informatie over lange termijn doelstellingen van de onderneming met betrekking tot ESG en de geboekte vooruitgang daarin; informatie over immateriële activa (bijv. sociaal kapitaal).

Momenteel is de rapportage over duurzaamheid alleen van toepassing voor grote bedrijven. Maatschappelijk staat duurzaamheid echter hoog op de agenda en dat betekent dat in de toekomst mogelijk ook een rapportageverplichting voor u als gemeenschappelijke regeling gaat gelden. Wij gaan graag met u in gesprek over hoe ESG binnen de gemeenschappelijke regeling is vormgegeven en hoe ontwikkelingen hierover worden gemonitord. Wij kunnen u ondersteunen bij de uitwerking van uw duurzaamheidsstrategie, het adviseren omtrent te nemen acties omtrent uw duurzaamheidsstrategie en u te ondersteunen bij de bewaking van de realisatie van de strategie door middel van KPI’s en dashboarding.

29

Bijlagen

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2022 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door de VRH samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2023 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

Brede doeluitkering Rampenbestrijding (BDuR)

-

-

-

Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio`s

-

-

-

Nummer

Specifieke uitkering

A2 A18

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Goedkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

302

Bijlage B – Reikwijdte van de controlewerkzaamheden Op grond van het Bado stelt het algemeen bestuur de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. De goedkeuringstolerantie is vastgesteld door het algemeen bestuur en vervolgens ter besluitvorming gebracht van het algemeen bestuur en opgenomen in het controleprotocol. Ten opzichte van voorgaand jaar zijn er geen wijzigingen aangebracht in de te hanteren percentages. Op grond van de jaarrekening 2023 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 1.100.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 3.300.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door het algemeen bestuur bepaald op € 275.000 (25% van de goedkeuringstolerantie). Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

Verantwoordelijkheid Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 van de VRH gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol en het controleprotocol Wet normering topinkomens 2023 vallen. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Bevestiging bij de jaarrekening Wij hebben het algemeen bestuur gevraagd om een bevestiging bij de jaarrekening. Er zijn geen aanvullende bevestigingen toegevoegd aan de bevestiging bij de jaarrekening.

31

Bijlage C – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van VRH De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol. Vanaf 1 januari 2014 is op alle assurance-opdrachten onder Nederlands recht de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van toepassing. Een aantal belangrijke punten uit de ViO, die wij hieronder hebben opgenomen betreffen: − langdurige betrokkenheid − samenloop van dienstverlening − geschenken en giften Een strikte scheiding tussen controle- en adviesdiensten was al van kracht voor OOB’s (organisaties van openbaar belang) vanaf 1 januari 2014 en kantoorroulatie is verplicht voor financiële jaren van OOB’s vanaf 2016. Daarnaast kent de Europese verordening vanaf controlejaar 2016 striktere onafhankelijkheidseisen, maar ook nadere bevestigingen over onafhankelijkheid ter communicatie aan interne toezichthouders. Op 17 juni 2016 is een gewijzigde ViO van kracht geworden vanwege de implementatie van Verordening (EU) nr. 537/2014 van het Europees Parlement en het algemeen bestuur van 16 april 2014 betreffende specifieke eisen voor de wettelijke controles van financiële overzichten van organisaties van openbaar belang.

Wij bevestigingen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de VRH in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit het afgelopen jaar niet is aangetast.

Langdurige betrokkenheid Om alle schijn van afhankelijkheid te vermijden, kunnen de externe accountant en (senior) managers in het team maximaal zeven achtereenvolgende jaren in het team actief zijn. Daarna zullen zij intern roteren. Onze betrokkenheid in jaren laat het volgende beeld zien: − drs. R. Buitenhuis RA (partner) betrokken bij VRJ accountant sinds de controle van de jaarrekening 2017. Samenloop van dienstverlening Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals de VRH, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: − subjectief of niet-routinematig is of; − een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of − leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging. Wij verrichten geen non-assurancediensten bij de VRH. Geschenken en giften Zoals met u is overeengekomen, informeren wij u hierbij over de door ons ontvangen respectievelijk verstrekte geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid boven € 100.

Wij bevestigen u dat dergelijke geschenken niet door ons verstrekt zijn dan wel ontvangen.

32

Bijlage D – Geconstateerde controleverschillen Ongecorrigeerde controleverschillen De hieronder opgenomen tabel met ongecorrigeerde controleverschillen is verstrekt aan het bestuur en is als bijlage bij de Bevestiging bij de jaarrekening gevoegd. Geconstateerde verschillen zijn, indien mogelijk, gecorrigeerd in de definitieve versie van de jaarrekening. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet gesaldeerd worden. Fouten Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Totaal fouten

Rechtmatigheid -

-

-

-

Onzekerheden Aard van de controleverschillen (x € 1.000)

Getrouwheid

Rechtmatigheid

-

-

-

Totaal onzekerheden

-

-

33

Bijlage E – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Daarnaast gaan wij in de volgende paragrafen van deze bijlage nog nader in op de samenwerking met de andere accountants en de ingeschakelde experts. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2023 onderkend: − schattingen en toelichtingen in de jaarrekening, met name waar het de voorziening groot onderhoud betreft; − Het niet voldoen aan aanbestedingsregels; − Onrechtmatige betalingen.

Significante schattingsposten De belangrijkste schattingsposten binnen de jaarrekening van de VRH betreffen: − waardering van uw materiële vaste activa; − nauwkeurigheid en volledigheid van de voorzieningen. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van de VRH beoordelen wij deze door het bestuur gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door het bestuur aanvaardbaar zijn.

34

Contactgegevens drs. Robert Buitenhuis RA Partner Audit r.buitenhuis@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Churchillplein 5D

Postbus 85745 2517 JW Den Haag

+31 70 358 90 00