1960 Bijlage 3 -raadsbrief - Offerteaanvraag Locatieonderzoek - 20012021.pdf

OFFERTEAANVRAAG Aanleiding offerteaanvraag In de gemeente is een participatietraject opgestart over de toekomst van de bibliotheek. De gemeente ziet een bruisende toekomstbestendige bibliotheek voor zich waar de inwoners graag en veel gebruik van maken en die een bijdrage levert aan de verbeeldingskracht van de inwoners en een onmisbare schakel is in de vitale samenleving. Hoe die bruisende bibliotheek er precies uit kan zien, waar hij moet staan en hoe invulling kan worden gegeven aan de vijf wettelijke functies wordt samen met de inwoners en de maatschappelijke partners vormgegeven. In het voorjaar vanl 2021 zal de gemeenteraad een aan de hand van de participatieresultaten een besluit nemen over deze toekomst. Het participatietraject bestaat uit de twee fases. De eerste fase is bijna afgerond. Momenteel worden de resultaten geanalyseerd. In deze eerste fase zijn de inwoners bevraagd over de gewenste invulling van de vijf (wettelijke) bibliotheek functies: Deze functies zijn hierna weergegeven:

De tweede fase bestaat uit het vertalen van de wenselijk invulling van de vijf functies naar de ruimtelijke consequenties. Om deze functies goed te kunnen vertalen naar de ruimtelijke consequenties is deze opdracht, een locatieonderzoek, uitgevraagd. Het resultaat van het locatie onderzoek is een (concept) afwegingsnotitie. Gewenst resultaat Deze uitkomst van de locatiestudie, een afwegingsnotitie, moet 1 februari 2021 opgeleverd worden zodat het meegenomen kan worden bij de duidingssessie en besluitvorming over de toekomst van de bibliotheek.

De locatiestudie omvat 10 locaties in de gemeente Leidschendam (bijlage 1) en de beantwoorden van de onderstaande drie vragen: 1) Kan een bibliotheek gevestigd worden op deze locatie? 2) Is het een geschikte locatie, in relatie tot de omgeving, voor een bibliotheek? Voor de eerste twee vragen zijn in bijlage 2 criteria opgenomen die in ieder geval meegewogen moeten worden. 3) Voor welke variant(en) is het een geschikte locatie? De varianten zijn: -

Centrale Bibliotheek 3500m2

-

Wijkbibliotheek 1500-2000m2

De 10 locaties moeten, rekening houdend met de drie vragen, tegen elkaar afgewogen worden. Het resultaat van deze opdracht is een afwegingsnotitie met de meest geschikte locaties voor de twee varianten centrale bibliotheek en wijkbibliotheek. In deze afwegingen hoeft geen rekening te worden gehouden met omgevingsplan/ bestemmingsplannen. Het eigendom is van de locaties is in bijlage 1 opgenomen. Aanbieding Uw offerte dient te bestaan uit: -

De totaalprijs voor het uitvoeren van de verkenning. In uw totaalprijs zijn de benodigde uren en de uurtarieven van de adviseur en overige in te zetten medewerkers opgenomen. Uw aanbieding is een fixed prijs inclusief alle kosten, zonder toeslag achteraf, waaronder reis-, verblijf- en administratiekosten, overheadkosten, algemene kosten winst- en risico en afschrijvingskosten.

-

Een plan van aanpak waarin u omschrijft hoe te komen tot het gewenste resultaat, rekening houdend met de gemeentelijke doelstelling en de minimale vereisten, inclusief een voorlopige planning.

-

Twee referenties voorzien van een korte beschrijving van 2 vergelijkbare producten, bij voorkeur voor een overheidsinstelling uitgevoerd.

Overig -

Uw offerte dient u 2 maanden gestand te doen. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

-

De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Leidschendam-Voorburg zijn van toepassing. Levering, betaling- en andere voorwaarden van opdrachtnemer zijn uitdrukkelijk uitgesloten.

-

Aan het uitbrengen van een offerte zijn voor de gemeente Leidschendam-Voorburg geen kosten verbonden, ongeacht of de offerte tot het sluiten van een overeenkomst zal leiden.

-

Mondelinge mededelingen, toezeggingen of (nadere) afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze door beide partijen schriftelijk zijn bevestigd.

-

U dient volledige geheimhouding te betrachten naar derden met betrekking tot informatie die betrekking heeft op deze offerteaanvraag. De gedurende deze offerteaanvraag verkregen informatie mag uitsluitend ten behoeve van de realisatie van het uitbrengen van een offerte worden gebruikt. Leverancier verzendt afzonderlijk per deelnemende gemeente de factuur aan Opdrachtgever Facturen worden digitaal verzonden aan: postbus.digifact@leidschendam-voorburg.nl. Dit email adres is uitsluitend bestemd voor het inzenden van facturen. Andere correspondentie wordt niet gelezen. De factuur zelf voor de gemeente Leidschendam-Voorburg moet voldoen aan een juiste adressering: Gemeente Leidschendam-Voorburg T.a.v. Financiële Administratie Postbus 1005 2262 BA Leidschendam Facturen vermelden minimaal de volgende gegevens: 

betreffende vakteam c.q. sector



een door de Opdrachtgever aan te geven projectnummer en Projectomschrijving



een door de Opdrachtgever aan te geven verplichtingennummer. Indien het verplichtingennummer ontbreekt, vindt geen betaling plaats en zal de factuur worden geretourneerd.



de daadwerkelijk geleverde aantallen en soorten producten of diensten



afzonderlijke bedragen, alsmede het totaalbedrag de datum van levering



het BTW bedrag



BTW-nummer (indien van toepassing)



KvK-nummer (indien van toepassing)



IBAN nummer



Alle door de Belastingdienst voorgeschreven vereisten aan een factuur (www.belastingdienst.nl)



Op de factuur staat aangeven dat de factuur digitaal is aangeleverd in het format van een pdf-bestand.

BIJLAGE 1 LOCATIES: 

Huidige bibliotheek Leidschendam;



Huidige bibliotheek Voorburg;



Koningin Julianaweg 44;



Mall of the Nederlands;



De mogelijk nieuwe locatie Maria Bernadetteschool;



Ludens / Forum Kwadraat;



KJ plein e.o. bv ook theater;



Stationsplein Voorburg in leegstaand of leegkomende gebouwen icm park;



Fluitpolderplein 12;



Zijdepark.

BIJLAGE 2 CRITERIA

Bereikbaarheid langzaam verkeer

Bereikbaarheid langzaam verkeer: mooie plek maar slecht bereikbaar is ook geen goede combi. Ligt het aan een hoofdfietsroute? extra punten. Moeten er veel drukke wegen worden overgestoken? Minder punten.

Veilig en eenvoudig te bereiken voor kinderen vanaf 8 jaar Mogelijkheid fietsparkeren Buitenruimte straatzijde Toegevoegde waarde voor andere functies Flexibele indeling mogelijk Positieve spin-off voor omgeving zichtbaarheid Placemaking Relatie oververtegenwoordigde groep

Fietsparkeren, goede eenvoudig te bereiken stalling is een pre. Buitenruimte straatzijde: biedt buitenruimte ook kansen voor ontmoeting en verblijf? Toegevoegde waarde aan en integreren met andere functies. zoals buurthuis,park, cafe, restaurant, school, theater, sportvoorziening, boerderij, partycentrum, gebedshuizen, weekmarkt. Flexibele indeling mogelijk: kunnen overige functies open blijven als bieb dicht gaat? Aantrekkende werking/ positieve spin-off : kan de bieb een gebied of winkelcentrum versterken en bij waar is de meeste spin off te verwachten. Zichtbaarheid: valt de locatie op, kan architectuur dat versterken? Tijdelijkheid / placemaking: kan een bieb bijdragen aan beeldvorming van een bepaald gebied Relatie met oververtegenwoordigde groep: sluit profiel bieb aan bij omwonenden?

student laaggeletterden leerlingen ouderen Gezinnen jeugd Ov bereikbaarheid Lost een probleem direct op herbestemming nodig Op de looproute van mensen Nabijheid van winkels Aantal verdiepingen (gelijkvloers vs etage) Toegankelijkheid vh gebouw (kinderwagen, scootmobiels, rolator, minder-valide)

Voor bepaalde doelgroepen zeker van belang Bijvoorbeeld leegstand Scheelt hoop gedoe en is m.b.t. duurzaamheid vaak de beste oplossing.