1654 Raadsvoorstel Theaters in LV

Aan de raad van de gemeente LEIDSCHENDAM-VOORBURG

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Onderwerp Raadsvoorstel 1654 Theaters in LV 2021-2025 Portefeuillehouder Wethouder Van Eekelen Behandeld door M Daal

1. Gevraagd raadsbesluit De raad besluit: - In te stemmen met voorliggend (samenwerkings-)voorstel voor de toekomst van de theaterfunctie in Leidschendam-Voorburg, zoals uitgewerkt onder punt 5. - Een structurele ophoging van het budget voor de theaterfunctie van € 45.000 te verwerken in de kadernota 2022-2025. - Een eenmalige subsidie van € 50.000 te verstrekken aan het Veur Theater voor het achterstallig onderhoud. Dit bedrag wordt gedekt uit de in Q4 2020 ontvangen Noodsteun culturele sector Zuid-Holland. 2. Waarom wordt de raad dit besluit voorgelegd? (In welke context, bijv. vanwege wet- en regelgeving of nieuw initiatief en wat komt hierna nog)  Bij raadsbesluit van 8 oktober 2019 (1247) heeft de raad inzake de theaters in Leidschendam-Voorburg ingestemd met het voorkeursscenario 3: samenwerking, twee podia vanuit één organisatie.  Op 11 januari 2020 werd de raad voor het laatst geïnformeerd (1564) over het proces rond de uitvoering van dit raadsbesluit. De intentie was om in 2020 met de kwartiermaker te komen tot een plan, met uitgebreide financiële onderbouwing, dat als basis zou dienen voor de subsidieaanvraag 2021, conform amendement kwartiermakerstructuur Theaters (ID 98). De oplevering van dit plan is door de coronacrisis vertraagd.

 Eind 2020 heeft Berenschot een eindnotitie opgeleverd, met als conclusie dat samenvoegen van beide theaters in één organisatie niet haalbaar is. Naar aanleiding van deze notitie is in dit voorstel een alternatief scenario richting de toekomst geschetst. 3. Aan welk doel (van de doelenboom in de begroting) draagt het voorstel bij?  Hoofddoel: Een levendige leefomgeving met passende voorzieningen en activiteiten.  Subdoel: Inwoners ontdekken en ontwikkelen hun talenten en vaardigheden. 4. Welke argumenten zijn er voor de raad om het besluit te nemen? (Inhoudelijke uitleg, voor- en nadelen, financieel gevolg en risico’s) 1

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Pagina 2/7

4.1 Het vertrekpunt Scenario 3 uit het raadsbesluit van 8 oktober 2019 (1247) kende de volgende uitgangspunten en beoogde opbrengsten: 







Beide kernen - Leidschendam en Voorburg – hebben elk een levendig theater, waar ruimte is voor zowel landelijk als lokaal talent, waar cultuurmaatschappelijke partners een plek voor presentatie en bijeenkomsten vinden en die ook commercieel aantrekkelijke locaties aanbieden. Beide podia bieden een complementaire cultuurprogrammering en combineren maatschappelijke en (semi)commerciële activiteiten met een horecaondersteuning. Beide podia worden geëxploiteerd door één organisatie die efficiënt werkt op het gebied van programmering, contractering, PR, aansturing van vrijwilligers en gastvrijheid. De organisatie is voor beide podia deelnemer aan de subsidietafels voor partners en gemeente om gezamenlijk ambities uit het Sociaal Kompas en het Kompas voor de Leefomgeving te behalen, o.a. op het gebied van talentontwikkeling, maar ook om lokaal invulling te kunnen geven aan de Cultuurankermethode uit het Regioprofiel Cultuur.

De structurele jaarlijkse kosten van dit scenario werden in genoemd raadsvoorstel van oktober 2019 geschat op € 300.000. De theaters werd bovendien nadrukkelijk gevraagd om expliciet uit te werken wat de invulling van de culturele hotspot voor de dan beschikbare subsidie zou zijn. 4.2 Het proces 2019  In de laatste maanden van 2019 is vooral ingezet op de inrichting van de kwartiermakers-organisatie en de selectie van een extern adviseur om het beoogde samenvoegingsproces te begeleiden.  Eind 2019 werden afspraken gemaakt om de beide organisaties voor 2020 financiële zekerheid te bieden en alle rollen en taken van betrokken partijen helder te hebben.  Op basis van een motie van de raad is er een onafhankelijke voorzitter van de kwartiermakers-organisatie ingezet. De theaters zagen een belangrijke inhoudelijke adviseursrol voor deze beoogd voorzitter, dhr. Vinkenburg van Berenschot, weggelegd in de begeleiding van het verdere proces 2020 Organisatiestructuur Na goed inhoudelijk overleg in het voorjaar tussen beide theaters liep het proces door de ontwikkelingen en maatregelen in verband met het coronavirus in Nederland vervolgens enige vertraging op.

In oktober leverde Berenschot na wederom een aantal gezamenlijke gesprekken en op basis van bestudering van documenten en functieomschrijvingen van beide theaters een voorstel voor een mogelijke organisatiestructuur op (Bijlage 1). In dit document werd ingegaan op de volgende vragen en onderwerpen: 2

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Pagina 3/7



Arbeidsverdeling: hoe wordt de taak van de organisatie verdeeld in kleinere taken voor de onderdelen?  Besluitvorming: wie neemt welke besluiten?  Coördinatie: hoe worden de onderdelen aan elkaar geknoopt? Naast een concreet voorstel voor een nieuwe theaterorganisatie, geeft dit document goed inzicht in de werkvelden, functies en rolverdeling binnen de huidige theaters. Drie sporen Na bespreking van het document met beide organisaties over de organisatiestructuur, bleken beide theaters een Ja, mits uit te spreken. In gezamenlijkheid werden drie sporen benoemd ten aanzien waarvan nog vragen of twijfels bestonden en die vroegen om een nadere uitwerking. De drie sporen betroffen financiën, programmering en coördinatie. De uitkomsten van de inventarisatie op de drie sporen en het gezamenlijke proces leidden volgens Berenschot tot de volgende conclusies: de kosten en de offers van de samenvoeging liggen hoog. Er werd op alle drie sporen geen overeenstemming bereikt. Bovendien levert samenvoeging ook voor de gemeente geen financiële voordelen op (Bijlage 2). 4.3 De conclusie In de door Berenschot opgestelde eindnotitie wordt geconstateerd, dat beide theaterbesturen het afgelopen jaar regelmatig overleg gevoerd hebben en een aantal zaken samen hebben opgepakt.

Ook hebben beide besturen meegewerkt aan deze verkenning, genoeg informatie aangeleverd en zich ingespannen om oplossingen en keuzes te onderzoeken, op weg naar één organisatie. Toch zijn de organisaties onvoldoende tot elkaar gekomen om samen als één organisatie verder te gaan. Na grondige afweging van de gespreksverslagen, standpunten zoals verwoord in overleggen en bijgevoegde rapportages is de eindconclusie bij alle betrokkenen van dit proces dat het niet langer wenselijk is te blijven aansturen op één nieuwe theaterorganisatie. De nadelen wegen niet op tegen de voordelen, ook financieel gezien. De nieuwe organisatie - zoals uitgewerkt in het voorstel van Berenschot heeft, om tot een sluitend exploitatieresultaat te komen, door de professionele inzet bij die nieuwe organisatie, een structurele subsidie van € 365.000 nodig. Daarmee past het niet binnen de huidige financiële kaders. Veel voorwerk was verzet door de besturen van Veur Theater en Theater Ludens zelf. Met de inzet van een onafhankelijke verslaglegger in 2020 vonden beide theaters al in onderling overleg een ‘modus vivendi’ anders dan de door de raad gewenste samenvoeging. In dit overleg is de basis gelegd voor de samenwerkingsovereenkomst, zijn de functies en werkvelden aangegeven en zijn de financiële (on)mogelijkheden uitgewerkt.

De rol van Berenschot is van groot belang geweest bij het formuleren van de conclusie. Met name het bestuur van Theater Ludens heeft bij de analyse van Berenschot een aantal kanttekeningen geplaatst, die overigens aan de conclusie van Berenschot, dat de oplossing in samenwerking ligt, niets afdoen. 5. Hoe verder? Met deze conclusies ontstaat een nieuwe situatie. De gemeente kan nu een nieuw besluit nemen over de te volgen koers en de ter beschikking te stellen middelen. 3

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Pagina 4/7

Hierin wordt niet langer gestreefd naar samenvoeging, maar wordt gezocht naar de beste invulling van genoemd raadsbesluit door in te zetten op samenwerking. Het sluiten van het Veur Theater, hetgeen ook een afweging is geweest, is beleidsmatig geen passend scenario gebleken. Dit zou namelijk haaks staan op de huidige beleidskaders en de bedoeling van het Raadsbesluit uit 2019 met als uitgangspunt beide podia te behouden. Ook de financiële consequenties van dit scenario zijn hierin meegenomen. De gemeente zou dan de huuropbrengsten van het Veur Theater mislopen en indien er geen nieuwe huurder gevonden zou worden, komen daar de kosten voor een leegstandsbeheerder bij. Vandaar dat is ingezet op samenwerking. Berenschot stelde voor dat de theaters zelf een samenwerkingsovereenkomst opstellen waarin afspraken komen over programmering, benutting van ruimtes en de financiën. De samenwerking komt zodoende niet door druk van buitenaf tot stand en de gemeente kan middels deze samenwerkingsovereenkomst sturen door de overeenkomst te koppelen aan de subsidieverlening. Een belangrijke vraag die resteert na deze conclusie, is hoe de subsidies van de gemeente voor de theaterfunctie in de toekomst moeten worden verdeeld, op een manier die recht doet aan de onder punt 4.1 genoemde uitgangspunten van het raadsbesluit uit 2019.

Samenvoeging was immers de vorm waar de voorkeur naar uitging, maar benoemde doelen kunnen ook op een andere wijze bereikt worden. 5.1 Het IGLO-model Om hierin een afweging te kunnen maken kan het IGLO-model worden gehanteerd. Berenschot heeft dit model ontwikkeld waarmee de publieke financiering voor theaters en andere culturele instellingen kan worden gekoppeld aan drie vormen van bestedingen. Het IGLO-model draait om het maken van onderscheid binnen de begroting naar:

Het model is een hulpmiddel om meer transparant te maken wat de gemeente nu eigenlijk financiert middels het verlenen van de verschillende subsidies. Op dit moment financiert de gemeente voor het Ludens Theater deel A en een groot gedeelte van deel B (via de subsidietafel B&T). Het Veur Theater heeft geen plek aan de subsidietafel en voert ook geen programmering of activiteiten uit waar structureel gemeentelijke subsidie voor beschikbaar gesteld wordt. Opgemerkt moet worden dat het Veur Theater enerzijds geacht wordt volledig de eigen exploitatiekosten te dragen, anderzijds is in het huurcontract met de gemeente vastgelegd dat het Veur Theater slechts in beperkte mate commerciële activiteiten mag ontplooien en dat dit niet ten koste mag gaan van de maatschappelijk culturele hoofdfunctie van het gebouw. 4

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Pagina 5/7

5.2 Voorstel Samenvattend behelst het voorstel: - Het huidige subsidiebedrag van € 275.000 voor Theater Ludens te bestendigen onder de huidige subsidievoorwaarden; Ludens blijft de culturele hotspot en is vanuit die rol leidend in het ontwikkelen van het maatschappelijk aanbod in samenwerking met partners binnen de gemeente. Als extra voorwaarde wordt in de subsidiebeschikking vastgelegd dat Theater Ludens zich vanaf nu moet houden aan de afspraken zoals die zijn vastgelegd in de door beide theaters opgestelde samenwerkingsovereenkomst voor de komende vier jaar, welke zullen worden bewaakt en besproken in een halfjaarlijks overleg tussen de gemeente en beide theaters. Bij de jaarlijkse verantwoording zal deze extra voorwaarde meegenomen worden in de toetsing en beoordeling. - Een structurele subsidie van € 40.000 voor het Veur Theater vrij te maken ten behoeve van de huisvestingslasten voor het pand aan de Damlaan. - Een structurele subsidie van € 20.000 voor het Veur Theater vrij te maken ten behoeve van onderhoud aan en afschrijvingen van het pand aan de Damlaan. - De subsidies worden aan het Veur Theater verstrekt onder de volgende condities: a. Openstelling (om niet) van het podium voor de huidige maatschappelijke activiteiten die door de gemeente worden gesubsidieerd via de subsidietafel B&T: cultuurmenu, jeugdtheaterschool en POP-café/POPactiviteiten; b.

Organisatorische en inhoudelijke samenwerkingsafspraken met Theater Ludens over een evenwichtige verdeling van onder a. genoemde activiteiten over beide kernen, vertegenwoordiging aan de subsidietafel en de verdere ontwikkeling en vernieuwing van de culturele hotspotactiviteiten, zoals vastgelegd in bijgevoegde door beide theaters opgestelde samenwerkingsovereenkomst; c. Het opstellen van een meerjarig onderhoudsplan en deze meenemen in de eigen begroting. Berenschot heeft berekend dat met een structurele subsidie van € 60.000 de huisvestingslasten, inclusief onderhoud en afschrijvingen, worden gedekt. Het Veur betaalt € 40.000 aan huur aan de gemeente, de resterende € 20.000 kan gebruikt worden voor een jaarlijkse reservering voor onderhoud. Het Veur Theater komt vanaf nu dan ook niet meer in aanmerking voor eenmalige onderhoudsbijdragen, hetgeen een besparing is voor de gemeente aan de kostenkant. - Het eenmalig beschikbaar stellen van € 50.000 voor achterstallig onderhoud in het Veur Theater vanuit de noodsteun die de gemeente heeft ontvangen vanuit de Provincie voor het in standhouden van de culturele infrastructuur. Het ligt immers niet in de verwachting dat het Veur Theater gezien de crisis deze onderhoudsachterstand op korte of middellange termijn zelf alsnog kan inlopen, temeer daar zij voorheen geen exploitatiesubsidie ontvingen.

Door nu het achterstallig onderhoud op te pakken, kan de nieuwe situatie met een schone lei worden aangevangen. Onderbouwing 5

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Pagina 6/7

De inhoudelijke kaders voor de toekomst van de theaters in LV, zoals geformuleerd in het raadsbesluit uit oktober 2019, blijven van kracht en vormen de basis voor de voorgestelde samenwerking van beide theaters. De gemeentelijke Cultuurvisie en het Regioprofiel Cultuur, dat werd opgesteld voor de regio Haaglanden, zijn hierbij leidend voor de komende jaren. Het huurcontract tussen de gemeente en het Veur Theater voor het pand aan de Damlaan 44 is reeds gekoppeld aan het speerpunt ‘versterken woonklimaat buurten, wijken en kernen’ uit de Cultuurvisie. Belangrijkste uitgangspunt blijft dat er zowel in Leidschendam als in Voorburg een hoogwaardige theatervoorziening is met een eigen identiteit en gevarieerde programmering waar alle inwoners toegang toe hebben. Het is een realiteit dat, gezien de lokale context, de beoogde maatschappelijke waarde en de prijs voor artistieke kwaliteit, het in kleine en middelgrote gemeenten in Nederland vrijwel onmogelijk is om een theater volledig commercieel te exploiteren. Dit wordt bevestigd door de analyse van Berenschot. Toch vragen steeds meer gemeenten dat theaters een maatschappelijk aanbod bieden dichtbij de eigen bewoners. De landelijke trend waarbij er – bijvoorbeeld via de methodiek van Cultuurankers - een brug wordt geslagen tussen cultuur en het sociaal domein, zal zich doorzetten en verder ontwikkelen.

Juist in deze Covid-crisis kan gezocht worden naar manieren om via cultuur en theater bewoners en jongeren te blijven verbinden en betrokken te houden bij de samenleving. Ook in Leidschendam-Voorburg hecht de gemeente eraan dat in Leidschendam – naast het Ludens Theater in Voorburg - een podium beschikbaar is waar ruimte is voor zowel landelijk als lokaal talent, waar cultuurmaatschappelijke partners een plek voor presentatie en bijeenkomsten vinden. Het ligt daarom in de rede om als gemeente bij te dragen aan het beschikbaar zijn van de voorziening (deel A), maar om de personele inzet en de programmering (deel B) door het Veur te laten terugverdienen door middel van (semi)commerciële activiteiten met een horeca-ondersteuning (deel C). Met dit voorstel wordt beide theaters financiële rust geboden ten aanzien van de instandhouding van de voorziening (deel A), waardoor ruimte en lucht ontstaat voor innovatie van het maatschappelijke aanbod (deel B) en cultureel ondernemerschap (deel C). Op basis van de doorrekening van Berenschot kan verwacht worden, dat het voorstel een duurzame oplossing biedt. De samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan voor vier jaar en de uitwerking in praktijk zal halfjaarlijks met gemeente en beide theaters worden besproken en geëvalueerd. De theaters zullen samenwerking aangaan op de volgende gebieden: 1.

Cultureel-maatschappelijke activiteiten (de hotspotfunctie) 2. Publiciteit en promotie 3. Kaartverkoop Het college kan zich vinden in de inhoud van de overeenkomst. 6. Wat zijn de financiële gevolgen van het besluit?

6

Datum 19 februari 2021 Nummer 1654 Pagina 7/7

In de gemeentebegroting is voor de theaterfunctie vanaf 2021 het structurele budget een bedrag van € 291.472 opgenomen. Daarnaast is voor 2021 een eenmalig extra bedrag opgenomen van € 45.000 ten behoeve van de uitwerking en/of uitvoering van het raadsbesluit. Voor 2021 is hiermee al voldoende dekking om voorliggend voorstel te effectueren, namelijk een bedrag van € 275.000 voor de exploitatiesubsidie aan het Ludens Theater en € 60.000 ten behoeve van de huisvestingslasten, inclusief onderhoud en afschrijvingen voor het Veur Theater. Vraag aan de raad is het eenmalige bedrag van € 45.000 vanaf 2022 structureel in de begroting op te nemen, waarmee deze verdeling structureel gemaakt kan worden. Dekking hiervoor kan op de volgende manier worden gevonden: - € 25.000, nadelig effect op het structurele begrotingssaldo, te verwerken in de Kadernota 2022-2025. De raad besloot al eind 2019 dit bedrag, in afwachting van het verloop van de samenwerking, structureel op te voeren bij de Kadernota 2021-2025. Gezien de vertraging dat dit proces (mede door het coronavirus) opliep in 2020 werd dit raadsbesluit nog niet geeffectueerd. - € 20.000 wordt gevonden binnen Programma “Sport, cultuur en recreatie” door een deel van het structurele budget te verschuiven en structureel voor de theaterfunctie te bestemmen.

- € 50.000 incidenteel voor het achterstallig onderhoud van het Veur Theater, te dekken uit de in Q4 2020 beschikbaar gestelde en ontvangen Noodsteun culturele sector Zuid-Holland, die voor medio april 2021 bestemd dient te zijn. Dit fonds is bedoeld voor de instandhouding van vitale culturele instellingen in ZuidHolland die schade hebben ondervonden als gevolg van de uitbraak en maatregelen in het kader van corona.

Burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg,

A. van Mazijk secretaris

K. Tigelaar burgemeester

Bijlagen bestemd voor de raad: Nummer Onderwerp 1 Organisatiestructuur theaters LV door Berenschot 2 Notitie drie sporen theaters LV door Berenschot 3 Conclusies verkenning theaters LV door Berenschot 4 Samenwerkingsovereenkomst theaters LV door beide theaters

7