1654 Bijlage 4 Samenwerkingsovereenkomst Ludens-Veur 10-2-21-final

10 februari 2021

CONCEPT SAMENWERKINGOVEREENKOMST Stichting Theater Ludens en Stichting Het Veur Theater

INLEIDING Beide theaters stemmen positief in met het uitwerken van een samenwerkingsovereenkomst met het oogmerk van het Raadsbesluit van oktober 2019, gericht op het behoud van beide podia. De samenwerking is publieksgericht in toegankelijkheid over en weer, brede programmering en gastvrijheid. Er is geconcludeerd dat samenwerking op gebied van programmering en pr niet of nauwelijks zal leiden tot efficiencywinst. Omdat dit wel voordelen kan hebben voor de inwoners van onze gemeente zijn de beide theaters bereid hier een samenwerking over aan te gaan. Beide partijen erkennen dat Theater Ludens de culturele hotspot is en blijft, en vanuit die rol leidend is in het ontwikkelen van het maatschappelijk aanbod in samenwerking met partners binnen de gemeente. Deze samenwerking wordt afgesproken voor de komende vier jaar en loopt van 1 mei 2021 tot 1 mei 2025. Tweemaal per jaar zullen Theater Ludens en Het Veur Theater aan de gemeente rapporteren over de uitvoering van de gemaakte afspraken. Theater Ludens en Het Veur Theater komen in 2021 tot een samenwerking op de volgende gebieden: 1. Cultureel-maatschappelijke activiteiten (de hotspotfunctie) 2. Publiciteit en promotie 3. Kaartverkoop Deze samenwerking is een nadere uitwerking van hetgeen in februari/maart 2020 door beide theaters al is afgesproken.

PROGRAMMERING THEATERVOORSTELLINGEN De theaterprogrammering van beide theaters is complementair. Overlap wordt afgestemd door beide theaters. Ook de impresariaten en artiesten waken voor dubbeling. Verdere samenwerking op dit vlak levert geen (efficiency)voordeel op en achten beide theaters niet nodig.

2

1. CULTUREEL MAATSCHAPPELIJKE ACTIVITEITEN (HOTSPOT) Beide theaters spreken de intentie uit om in Het Veur Theater meer cultureel-maatschappelijke activiteiten te organiseren dan nu al het geval is (Theater Ludens organiseert op dit moment al schoolvoorstellingen in Het Veur Theater). Door het cultureel-maatschappelijke aanbod ook in Het Veur Theater te ontwikkelen krijgen ook de inwoners van Leidschendam toegang tot meer cultureelmaatschappelijke activiteiten. De samenwerking rondom de cultureel-maatschappelijke activiteiten zal aan de volgende voorwaarden verbonden zijn: 1. Theater Ludens is verantwoordelijk voor de cultureel-maatschappelijke activiteiten in de gemeente Leidschendam-Voorburg, die door de gemeente worden gesubsidieerd via de subsidietafel B&T: cultuurmenu, jeugdtheaterschool en POP-café/POP- activiteiten 2. Theater Ludens gaat deze activiteiten deels in Het Veur Theater organiseren. In de periode t/m 2023 zijn dat voornamelijk activiteiten die nu al in Theater Ludens plaatsvinden1. Zie ook bijlage 1 (Intentie verdeling Hotspotdagdelen). Na 2023, als de subsidietafels niet meer bevroren zijn, wordt nieuw aanbod niet uitgesloten. 3. Bestaand en nieuw aanbod wordt in overleg met Het Veur Theater geprogrammeerd. Hiertoe zullen beide theaters in overleg met elkaar bepalen welke activiteiten, hoeveel dagdelen per week/maand etc.) plaats gaan vinden. 4.

Beide theaters spreken af regelmatig het cultureel-maatschappelijke aanbod door te nemen met als doel in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen, ideeën en behoeften vanuit de lokale samenleving. Op deze wijze wordt kennis van Het Veur Theater gebruikt in de ontwikkeling van een passend aanbod. Theater Ludens houdt Het Veur Theater geïnformeerd over de ontwikkelingen aan de subsidietafels. 5. Vanuit deze rol is Theater Ludens de aangewezen organisatie die: a. De benodigde financiën regelt. b. De jaar- en activiteitenplannen maakt. c. Vanuit deze hotspotfunctie van de theaters deelneemt aan de desbetreffende subsidietafel(s) (nu de subsidietafel 2; Basisvaardigheden & Talentontwikkeling). d. Afspraken en plannen maakt met de benodigde culturele en maatschappelijke partners. e. Het aanspreekpunt is voor gemeente, fondsen en andere, externe partijen. f. Conform de voorwaarden van de subsidietafel(s) wordt het gebruik (lees: zaalhuur) van de beide theaters gedekt door de exploitatiesubsidie die beide theaters ontvangen. g. Bij verplaatsing van een deel van de maatschappelijke activiteiten van Theater Ludens naar Het Veur Theater zorgt Het Veur Theater voor de benodigde, reeds aanwezige, faciliteiten, om niet. Deze verplaatsing van activiteiten mag voor Theater Ludens niet tot meer kosten leiden dan het geval was geweest bij uitvoering van die activiteit in Theater Ludens. h.

Beide theaters willen, mits de omstandigheden dit toelaten, ook de kern Stompwijk in deze activiteiten te betrekken (Dorpspunt). 1 Tot en met 2023 (bevriezen Subsidietafels) gaat het om de volgende activiteiten: Theaterdeel Cultuurmenu,

Popactiviteiten en de Jeugdtheaterschool.

3

Door deze wijze van organiseren blijft financiering, coördinatie en organisatie: - Mean and lean (slank en slagvaardig), conform de Notitie Berenschot - Transparant (één aanspreekpunt) - Eenduidig (eenzelfde activiteitenaanbod in beide kernen Leidschendam en Voorburg)

2. PUBLICITEIT Beide theaters zien het nut van samenwerking op gebied van publiciteit en promotie. Ook hier wordt voortgeborduurd op de samenwerking die in 2020 startte (gebruiken van elkaars website, gezamenlijke advertenties en buitenbord-posters, overleg omtrent lanceren kaartverkoop etc.). Publicitair zien beide theaters twee voordelen: - Efficiency - Het bedienen van de theaterbezoekers uit de gemeente Leidschendam-Voorburg. Informatie die centraal wordt aangeboden is immers makkelijker vindbaar.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ad 1.

Mogelijke samenwerkingsterreinen: Gezamenlijke brochure (vanaf seizoen 21-22) Gezamenlijke website Wederzijdse ticketverkoop Gezamenlijke krantadvertentie Gezamenlijke digitale nieuwsbrief Gezamenlijke, interne publiciteit UITmarkten Gezamenlijke brochure Beide partijen erkennen het nut van het gezamenlijk aanbieden van hun informatie. Beide theaters aarzelen in het uitbrengen van een papieren jaaroverzicht (duur in maken en verspreiding). Beide theaters hebben afgesproken in 2021 een goedkopere en efficiëntere manier hiertoe te ontwikkelen (digitaal, maand-/kwartaalfolders ed.). Uitgangspunt blijft het gezamenlijk aanbieden van informatie over hun voorstellingen en activiteiten. Beide theaters blijven zichtbaar in hun eigenheid.

Ad 2. Gezamenlijke website Beide theaters hebben een eigen website. In 2020 hebben beide theaters elkaars activiteiten op de website vermeld. Dit heeft geleid tot verwarring bij de bezoekers en is voor seizoen 21-22 niet aan te bevelen. Bij enkele voorstellingen, die in beide theaters plaatsvinden zal verwijzing plaatsvinden naar de voorstelling in het andere theater, bijvoorbeeld als voorstellingen zijn uitverkocht. Ervan uitgaande dat makkelijk bereikbare informatie/ticketverkoop voor onze bezoekers (en dus voor beide theaters) een pré is, zou er een aparte overkoepelende gezamenlijke website ontwikkeld 4

moeten worden waarbij er doorgelinkt wordt naar de voorstellingspagina’s van het betreffende theater of een geheel nieuwe website voor beide theaters. Voor seizoen 2022-2023 spreken de theaters af: - Een programma van eisen op te stellen voor een nieuwe website. - Te onderzoeken of een overkoepelende of geheel nieuwe website financieel, praktisch en organisatorisch haalbaar is. Voor de financiering zal uitdrukkelijk naar fondsen gekeken moeten worden. - Op de website een doorverwijzing te plaatsen naar het andere theater. Ad 3. Wederzijdse ticketverkoop Uitgangspunt: de bezoekers van onze theaters zijn erbij gebaat zijn dat beide theaters elkaars kaarten verkopen (fysieke en online kaarten). Dit bevordert de klantgerichtheid. Beide theaters beschikken echter over verschillende, niet aan elkaar te koppelen ticketsystemen. De theaters willen wellicht overgaan tot het wederzijds verkopen van tickets. Hiertoe moet één van beide partijen het systeem van de ander overnemen. Voor seizoen 2022-2023 spreken de theaters af: - Een programma van eisen op te stellen voor één kaartverkoopsysteem - Te onderzoeken of één kaartverkoopsysteem financieel, praktisch en organisatorisch haalbaar is. Ad. 4 Gezamenlijke krantadvertentie Simpel realiseerbaar omdat beide theaters deze samenwerking al hebben, met name in Het Krantje waar beide theaters één pagina vullen.

Voor seizoen 2021-2022 en verder spreken de theaters af: - Deze samenwerking voort te zetten. Ad. 5 Gezamenlijke, digitale nieuwsbrief Beide theaters publiceren één wekelijkse, digitale nieuwsbrief. De theaters kiezen ervoor, om dezelfde verwarring te voorkomen zoals bij de website en omdat uit privacy redenen de emailadressen van bezoekers niet zomaar gezamenlijk gebruikt mogen worden, om gedurende de periode dat er geen nieuwe (overkoepelende) website is, gescheiden nieuwsbrieven te handhaven. Voor seizoen 2021-2022 spreken de theaters af: - Onderaan de digitale nieuwsbrief een duidelijke doorverwijzing te plaatsen naar het andere theater. - Bij enkele voorstellingen, die in beide theaters plaatsvinden te verwijzen naar de voorstelling in het andere theater, bijvoorbeeld in het geval van uitverkochte voorstellingen. Voor seizoen 2022-2023 spreken de theaters af: - Een gezamenlijke nieuwsbrief op te nemen in het programma van eisen m.b.t. de gezamenlijke website.

Ad.6 Gezamenlijke, interne publiciteit Om de bezoeker in informeren over de programmering in beide theaters verdient het aanbeveling om een week- of maandposter te maken die in beide theaters (en daarbuiten) hangt. 5

Daarnaast verzorgen beide theaters hun eigen interne publiciteit. De theaters werken al samen m.b.t. narrowcasting door elkaars voorstellingen te tonen. Bekeken moet worden of beide theaters kunnen overgaan op één narrowcastingsysteem. Voor seizoen 2021-2022 spreken de theaters af: - In elk theater komt een maandposter te hangen met de voorstellingen van het andere theater. - De theaters zorgen afzonderlijk van elkaar voor de vormgeving, drukwerk en levering van de posters Voor seizoen 2022-2023 spreken de theaters af: - Een narrowcasting systeem op te nemen in het programma van eisen m.b.t. de gezamenlijke website en een afzonderlijk systeem te onderzoeken. Ad. 7 Beide theaters staan op de lokale en regionale Uitmarkten (Voorburgs Cultureel Zomerfestival, Strandwalfestival, Vlietdagen etc.). Beide theaters hebben al eerder afgezien van deelname aan de Haagse Uitmarkt. Voor 2021 gaan beide theaters zien of een gezamenlijke stand haalbaar/wenselijk is.

CULTUREEL ONDERNEMERSCHAP Beide theaters trekken gezamenlijk op om hun commerciële potentieel te versterken door: - Wederzijdse kennisoverdracht - Gezamenlijk optrekken in acquisitie (denk aan digitale en papieren campagnes) - Doorverwijzen naar elkaars organisatie in geval een commerciële activiteit bij de ander beter ‘past’.

Getekend voor akkoord, Leidschendam, 10 februari 2021

Voorburg, 10 februari 2021

Ron van der Meer Voorzitter Stichting Het Veur Theater

Ernst Ford Voorzitter Stichting Theater Ludens

Bijlage: Verdeling hotspotdagdelen

6