Vastgesteld besluit bij RV 22.0019 Informatie- en communicatievoorzieningen voor politieke ambtsdragers

RAADSVOORSTEL Rv. nr.: 22.0019

Presidium d.d.: 25 februari2022

Naam programma: Bestuur en Dienstverlening

Onderwerp: I

nformatie- en comm unicatievoorzieningen voor politieke am btsdragers

Aanleiding: Op 1 januari 2019 is nieuwe wetgeving, het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (verder: Rpb), in werking getreden. Tegelijkertijd is het oude Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden komen te vervallen. Als het gaat om de informatie- en communicatievoorzieningen t.b.v. raads- en commissieleden is het conform het nieuwe Rpb niet langer mogelijk om lokaal beleid te voeren m.b.t. het beschikbaar stellen aan raads- en commissieleden van lnformatie- en communicatievoorzieningen. Deze ICT-bepalingen zijn namelijk aangepast aan het huidige fiscale regime: informatie en communicatievoorzieningen worden voor de duur van het ambt door het college verstrekt, daarbij inbegrepen de abonnementen, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van dat ambt. De regels zijn bekrachtigd voor de overgangsfase in de huidige raadsperiode en voor de toekomstige raadsperiodes. Voorheen werd conform Leids beleid, op aanvraag van een raadslid een vergoeding voor een computer beschikbaar gesteld via de fractiebijdrage.

Doel: Het doel van dit raadsvoorstel is om te bepalen in welke mate de |CT-voorzieningen niet alleen verstrekt worden door het college, maar ook gebruikt gaan worden door de raadsleden, duoleden en andere commissieleden (politieke ambtsdragers). Daarnaast wordt met dit raadsvoorstel een voorstel gedaan op welke wijze de kosten gedekt worden.

Kader: Als gevolg van het nieuwe Rpb is de (gewijzigde) Verordening Geldelijke Voorzieningen raads- en commissieleden Leiden door de raad vastgesteld op I 1 juli 20191 en geldt deze met terugwerkende kracht sinds 1 januari2019. De verordening volgt het beleid zoals vastgelegd in het Rpb. Nieuw beleid per 1 ianuari2019 en overoanqsreqelino: - Het college van burgemeester en wethouders stelt ten laste van de gemeente aan een raadslid,

-

wethouder of de burgemeester voor de duur van de uitoefening van zijn functie de noodzakelijke informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Dit geldt ook voor commissieleden (i.c. duoleden, leden van de Referendumkamer en leden van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp). Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt verstaan één smartphone en één computer met de daarbij behorende (internet)abonnementen. Een computer is een desktop, laptop, tablet- of minicomputer. Een smartphone is niet te kwalificeren als computer. De verstrekking van informatie en communicatievoorzieningen zoals hierboven geregeld, is met de inwerkingtreding op 1 januari 2019 van het nieuwe Rpb landelijk vastgelegd. Het is niet meer mogelijk daarvan op lokaal niveau af te wijken, door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van een bedrag waarmee de benodigde voorzieningen kunnen worden aangeschaft. Voorheen werd op aanvraag van een raadslid (en commissieleden) een vergoeding voor een computer beschikbaar gesteld. Er kon per raadsperiode,

1RV 19 0069 Verordeninq qeldelijke voorzieninq raads- en commissieleden 2019(notubiz.nl) Pagina í van 5

per raads- of commissielid, één keer gebruik worden gemaakt van deze mogelijkheid. De hoogte van de vergoeding werd aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium. Voor de periode 20í82022 is door het presidium een plafondbedrag van €700,- per persoon vastgesteld. Eventuele kosten boven dit bedrag dienden door het lid zelf te worden betaald. ln 2018 is er net als in eerdere raadsperiode voor gekozen deze vergoeding ten laste te brengen van de fractiebijdrage (o.b.v. artikel 11 van de oude verordening) zodat fracties zelf de keuze hadden hiervan gebruik te maken en op welke wijze. Wel diende er te worden gekozen voor een computer die de door de gemeente gehanteerde programma's kan ondersteunen. De nieuwe regeling is (met terugwerkende kracht vanaf 1 januari2019) toegepast voor nieuwe raadsleden en nieuwe commissieleden die vanaf 1 januari 2019 benoemd zijn. Dus ook voor toekomstige raadsperiodes. Hoewel het Rpb uitgaat van in commissie benoemde duoleden, worden in de praktijk de ICT-middelen ook ter beschikking gesteld aan duoleden die niet in een commissie benoemd zijn (maar 'slechts' als woordvoerder aan de commissie verbonden zijrr). Op deze rttattier worden alle (duo)leden

gelijk behandeld. ln de verordening is in artikel6 opgenomen dat nieuwe raads- en commissieleden een bruikleenovereenkomst tekenen waarna voor hen ten laste van de gemeente voor de duur van de uitoefening van de functie, informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking worden gesteld (die aan het einde van het lidmaatschap weer worden teruggegeven).

Overwegingen: De wetgeving op het gebied van het verstrekken van informatie- en communicatievoorzieningen is dus helder: het is de gemeente niet langer toegestaan om een financiële vergoeding te verstrekken en/of daar lokaal beleid voor te ontwikkelen. Dit beleid is één op één overgenomen in de Verordening geldelijke voorzieningen raad- en commissieleden. Er is eenduidig omschreven wat onder de informatie- en commu nicatievoorzieningen wordt verstaan.

Er zijn nog wel twee zaken waarover de raad een besluit wordt voorgelegd. Dat is ten eerste de vraag in welke mate de benodigde ICT-voorzieningen ook afgenomen en gebruikt gaan worden door de leden. Ten tweede de vraag of de fractievergoedingen aangepast worden naar aanleiding van de wetgeving en verordening. Om te komen tot een antwoord op de eerste vraag wordt uitgegaan van de punten zoals beschreven bij a. en b. Om te komen tot een antwoord op de tweede vraag wordt bij c. en d. een afweging beschreven: a. De regels rondom informatiebeveiliging en privacy b. Digitaal vergaderen en ervaringen gebruikers voorzieningen.

c. Aanbod en kosten voorzieningen d. Gevolgen voor de fractievergoeding Ad.a. De regels rondom informatiebeveiliging en privacy De cybercriminaliteit is de afgelopen jaren enorm toegenomen, een bekend voorbeeld is de gijzeling van

complete systemen van o.a. overheidsorganisaties waar men na het betalen van een fiks bedrag weer toegang krijgt tot het systeem. Een ander voorbeeld is de datalekken van vertrouwelijke gegevens zoals privacygevoelige gegevens. Om dit soort situaties te voorkomen zijn zowel de ambtelijke organisatie als de raadsleden gebonden aan een aantal regels en afspraken. Wat betreft SP71/lCT werkt men conform het normenkader van de Baseline lnformatiebeveiliging Overheid (BlO)2 Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), in dat kader zijn lokaal diverse maatregelen genomen om aan deze wet te voldoen, voor de raadsleden is bijvoorbeeld het gemeenteraadleiden account voor veilig e-mail verkeer ingesteld.

2

Baseline informatiebeveiliqinq Overheid lnformatieveiligheid - Diqitale Overheid

Pagina 2 van 5

ln de Gedragscode raadsleden en duoleden van de gemeente Leiden 20183 is onder andere in artikel 6 vastgelegd dat een raadslid/duolid ervoor zorgt dat vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn, daarnaast gaat een raadslid/duolid verantwoord om e-mail en internet faciliteiten van de gemeente.

Ad. b. Digitaal vergaderen en eruaringen gebruikers voorzieningen De afgelopen twee jaar heeft het digitale vergaderen als gevolg van de Coronapandemie een razendsnelle ontwikkeling doorgemaakt en mede dankzij de tijdelijke noodwet is het voor de raden mogelijk om digitaal te stemmen. Een goed beveiligde digitale werkomgeving, een snel internet en hands-on ondersteuning vanuit SP71 zijn vooruvaarden om deze digitale vergaderingen zo soepel en veilig mogelijk te laten verlopen. Met enige regelmaat is tijdens de vergaderingen gebleken dat de leden problemen ondervonden als gevolg van het vastlopen van hun device of een slechte internetverbinding. Door het gebruik van de door de gemeente aangeboden voorzieningen kan SP71/lCT nog betere ondersteuning bieden en is men zeker van een goed beveiligd apparaat. Sinds 1 januari 2019 hebben alle nieuwe (duo)leden een computer en een mobiele telefoon via de gemeente Leiden aangeboden gekregen + abonnementskosten, daarnaast hebben alle commissievoorzitters een computer ontvangen om de vergaderingen zo ongestoord mogelijk te leiden. Bij het aanbod van deze voorzieningen hoort ook een dienstverlening door de gemeente voor onderhoud en gebruik van de aangeboden voorzieningen.

Een aantal leden heeft aangegeven geen aangeboden computer te willen gebruiken omdat men of de voorkeur geeft aan een ander merk of omdat men via werk en privé al een computer heeft en een 3e apparaat als een extra belasting wordt gezien. Dit argument wordt vaker gebruikt voor het niet gebruiken van de mobiele telefoons. Alle leden gebruiken op dit moment het gemeenteraadleiden-account voor het e-mail verkeer. Regelmatig zenden leden ook berichten via andere e-mailaccounts. Sommige leden vinden het onhandig om ook het raadsaccount nog te moeten beheren. Een gevolg van het niet gebruiken van de aangeboden voorzieningen is dat de dienstverlening door SP71 niet (goed) kan worden geboden aan deze leden en er risico's ontstaan rond informatiebeveiliging . Op basis van de overwegingen zoals beschreven onder a. en b. wordt het volgende advies voorgelegd aan de raad: Gelet op alle regels rond informatiebeveiliging en gezien de gevoelige informatie waar een raadslid mee te maken krijgt, is het advies aan de raad om alle leden het dringende advies te geven om gebruik te maken van de voorzieningen die door de gemeente beschikbaar worden gesteld en de daarbij behorende dienstverlening. De wetgeving en de verordening verplichten het beschikbaar stellen van de voorzieningen door het college, maar verplichten niet het gebruik door de leden.

Dat heeft echter meer te maken met het budgetrecht van de gemeenteraden dan dat de wetgever dit dringende advies niet zou ondersteunen. De raad kan het gebruik ook niet verplichten aan de individuele leden, maar het is wel goed als de raad de intentie om deze |CT-middelen te gaan gebruiken uitspreekt.

Ad. c. Aanbod en kosten voorzieningen Voor de leden wordt als basis uitgegaan van de KantoorTl-werkplek (image) die de ambtenaren gebruiken in de Leidse Regio. Dit om de basis van de werkplekken zo veel mogelijk gelijk te houden. Daardoor wordt voldaan aan de vereiste basisbeveiliging. Er zijn voor de leden logischerwijs wel beperkingen aangebracht in rechten voor toegang tot de gemeentelijke netwerkschijven en daarnaast gebruiken leden minder applicaties Op dit moment en in de komende jaren wordt als computer de Microsoft Surface aangeboden en een Samsung als mobiele telefoon. Voor beide voorzieningen wordt een 4G-abonnement aangeboden. De Surface is voorzien van Microsoft 365 en alle bijbehorende Office-applicaties, Onedrive en TEAMS. Het is 3Vastqesteld beslu 2018 (notubiz.nl)

Pagina 3 van 5

daarnaast mogelijk om gecontroleerde apps te installeren. Het is op de beheerde Surfaces niet mogelijk om zelf software te downloaden en te installeren. Dit om te voorkomen dat er gebruik gemaakt van applicaties die ongewenst informatie naar ongecontroleerde cloudoplossingen sturen. Mochten bepaalde apps noodzakelijk zijn voor uitvoering van de (raads)werkzaamheden kunnen deze in overleg met SP71 worden toegevoegd, hier zijn criteria voor opgesteld. De mobiele telefoon is voorzien van dual sim, zodat ook een andere sim-kaart gebruikt kan worden met hetzelfde toestel. Op deze telefoon zit ook software waardoor ook bijvoorbeeld de e-mail en TEAMS hierop gebruikt kunnen worden. De jaarlijkse kosten voor deze beide voorzieningen en bijbehorende dienstverlening voor gebruik en

onderhoud bedragen per persoon ca. 1500 euro voor de computer en ca. 400 euro voor de mobiele telefoon (prijspeil 2022). Deze kosten zijn iets lager dan de kosten voor dezelfde voorzieningen per medewerker van de gemeente. Een kostenpost die er nog bij komt en ook per persoon wordt verrekend, is de ondersteuning door de servicedesk ICT voor de leden tijdens hun werkzaamheden en vergaderingen in de avond op werkdagen. De kosten bedragen ca. 300 euro per jaar. ln totaal komen de kosten dan op ca. 2200 euro per persoon per jaar. ln totaal gaat het om ca. 75 personen (39 raadsleden, ca. 25 duoleden, 7 leden Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp en 4 leden Referendumkamer) en daarmee dus om ca 165.000 euro per iaar, Deze kosten zullen door het eollege gedekt worden in de begroting, zoals direct volgt uit de wetgeving en verordening. Het college wordt verzocht hiertoe bij de eerstvolgende voortgangsrapportage in 2022 structureel middelen beschikbaar te stellen. ln 2020 is voor de overgangsfase in de huidige raadsperiode een structureel bedrag van 33.000 euro per jaar beschikbaar gesteld bij de tweede bestuursrapportage in dat jaar. Dat bedrag, dat nu op de begroting van de raad staat, kan worden overgeheveld naar het college.

Ad.d. Gevolgen voor de fractievergoeding en budget voor ICT middelen Voor de raadsperiode 2018-2022 is door het presidium een plafondbedrag van €700,- per persoon vastgesteld. Er is destijds voor gekozen deze vergoeding ten laste te brengen van de fractiebijdrage (artikel 11 van de oude verordening) zodat fracties zelf de keuze hadden hiervan gebruik te maken en op welke wijze. Wel diende er te worden gekozen voor een computer die de door de gemeente gehanteerde programma's kan ondersteunen. Sinds de aanpassing van de wetgeving en de lokale verordening in 2019 moeten de |CT-voorzieningen voortaan beschikbaar gesteld worden door het college en is geen andere vergoeding meer mogelijk. De fractievergoedingen (of zoals artikel 10 van de verordening zegt: Elke fractie in de raad ontvangt een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie) zijn sinds 2019 niet aangepast op de nieuwe situatie. Dit omdat de leden die voor 1 januari 2019 lid waren geworden nog wel gebruik konden maken van de aangeboden vergoeding van 700 euro. Aangezien de vergoeding nu niet meer mag lopen via de fractievergoeding wordt voorgesteld de

fractievergoedingen vanaf de komende raadsperiode aan te passen en deze te verminderen met een bedrag van 43,75 per raadslid per kwartaal, dat optelt tot een bedrag van 700 euro per raadslid in een raadsperiode. Dit totaalbedrag komt terug op de begroting van de raad en kan ingezet worden voor de dekking van andere meerkosten die door Rpb ontstaan of voor opleidingskosten voor de gehele raad gedurende de raadsperiode.

Financiën: Zie voorstel

Evaluatie: Niet van toepassing

Bijgevoegde informatie: Niet van toepassing.

Pagina 4 van 5

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden: Gezien het voorstel van het presidium (Raadsvoorstel RV 22.0019 van 25 februari 2022), mede gezien het advies van de commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid, BESLUIT:

1. Conform het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening geldelijke voorzienÍngen raads- en commissieleden 2019 het college van burgemeester en wethouders te verzoeken voor de duur van de uitoefening van hun functie, de raads- en duoleden de noodzakelijke informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking te stellen en daartoe bij de eerstvolgende

voortgangsrapportage de benodigde middelen ter beschikking te stellen voor de dekking van de jaarlijkse kosten.

2. Vanaf de komende raadsperiode de fracties een lagere financiële bijdrage krijgen als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. Deze vermindering bedraagt 43,75 euro per raadslid

per kwartaal.

3. Alle raadsleden, duoleden en commissieleden dringend te adviseren gebruik te maken van de ICTvoorzieningen die beschikbaar worden gesteld en de daarbij behorende dienstverlening vanwege alle regels rond informatiebeveiliging en gezien de gevoelige informatie waar een raadslid mee te maken krijgt.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 10 maarl2022, de Griffier,

de Voorzitter,

híl dhr

.F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

Pagina 5 van 5