Vastgesteld besluit bij RV 22.0013 Vaststelling bestedingen, opgebouwde reserves en eventuele terugvordering fractievergoedingen 2017 tot en met 2020

R/MDSVOORSTEL Rv. nr.: RV 22.0013

PoÉefeuillehouder: H. Lenferink

Naam programma: 01 Bestuur en dienstverlening Onderwerp: Vaststelling bestedingen, opgebouwde reserves en eventuele terugvordering fractievergoedingen 2017 lot en met 2020

Aanleiding: Elke fractie in de raad ontvangt een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. ln de Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden staat waarvoor de fracties deze tegemoetkoming mogen inzetten en dat de fracties hun uitgaven jaarlijks dienen te verantwoorden. De voorzitter van de raad legt deze verantwoording ter controle voor aan de interne accountant en rapporteert daarna aan de raad. De rolvan de raad is om op basis van dit rapport de bedragen vast te stellen van:

1. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de tegemoetkoming (met in begrip van eventuele reserve en rente) bekostigd zijn; 2. het verschil tussen de onder L genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, 3. voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Voor zover terug te vinden, heeft de raad deze rol niet eerder vervuld. Voorgesteld wordt dit wel te gaan doen. Daartoe wordt een inhaalslag gemaakt met ingang van de huidige raadsperiode. Vanwege deze inhaalslag heeft de voorzitter namens de raad vier rapporten van de interne accountant in ontvangst genomen:Allereerst de rapporten 2018 Q2- Q4, 2019 en 2020 over de huidige raadsperiode. Daarnaast ook het rapport 2017-2018 Q1. Dit betreft het laatste jaar van de vorige raadsperiode en biedt daardoor de informatie die nodig is om de beginsaldi van de huidige raadsperiode vast te stellen. Om de huidige raadsperiode in zijn geheel af te sluiten, zullen de huidige fracties nog hun uitgaven in 2021-2022 Q1 verantwoorden. De interne accountant zal hier apart over rapporteren, waarna de nieuwe raad op basis daarvan de bedragen vast kan stellen van de uitgaven, reserves en eventuele terugvorderingen.

Doel: Met bijgevoegd raadsbesluit stelt de raad de bedragen vast voor de jaren 2017 tol en met 2020, om zo verantwoording af te leggen over de gedane fractie-uitgaven, transparantie te verschaffen, een inhaalslag tot op heden te maken en het proces goed vorm te geven in aanloop naar de nieuwe raadsperiode.

Pagina 1van7

Kader: Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015 Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2019

lnleiding: De interne accountant heeft vier rapporten naar aanleiding van de verantwoording in de afgelopen jaren opgesteld. Hij constateert hierin een aantal zaken die voor de raad van belang zijn voor het vaststellen van bovengenoemde bedragen. Hieronder worden de constateringen daarom kort langsgelopen inclusief eventuele acties die naar aanleiding van de constatering zijn ondernomen. Een eerste constatering betreft Leefbaar Leiden. Deze fractie heeft de fractie-uitgaven niet verantwoord. Voor Leefbaar Leiden kan daardoor, ondanks diverse verzoeken om de verantwoording alsnog aan te leveren, niet worden vastgesteld of er kosten zijn gemaakt en zo ja, waarvoor. a

a

Voor alle andere fracties kan welworden vastgesteld welke kosten zij hebben gemaakt. Wel ontbreekt het op onderdelen aan een juiste onderbouwing. Soms zijn er geen bonnen en voor een aantal fracties geldt dat er geen (actuele en/of getekende) overeenkomsten inzake fractiemedewerkers, vrijwilligers, duo's cn assistenten zijn aangeleverd. De interne accountant heeft gedurende zijn werkzaamheden geen zaken waargenomen die er op wijzen dat de uitgaven onjuist zijn besteed. De interne accountant benoemt het aanleveren van goede onderbouwing in gesprek met de griffie echter wel als aandachtspunt voor de komende raadsperiode. Daarbij heeft hij de suggestie gedaan dat de fractievoorzitters voor de afgelopen periode een verklaring kunnen tekenen waarin staat dat de uitgaven naar eer en geweten in lijn met de bepalingen in de verordening zijn gedaan. Deze suggesÍie is overgenomen. Atte fractievertegenwoordigers hebben deze verklaring getekend. Verder zijn de concept-rapporten van de interne accountant over 201 7 en 2018 bij de griffie blijven liggen en kreeg de uitvraag voor de verantwoording over 2019 pas weer een vervolg in 2021. De oorzaak hiervoor was gelegen in onderbezetting bij de griffie. lnmiddels is de bezetting bij de griffie op orde waardoor het proces van verantwoording weer de nodige aandacht kan krijgen.

Om het verantwoordingsproces inzichteliiker te maken en te vereenvoudigen, heeft de griffie het proces de afgelopen maanden met de interne accountant tegen het licht gehouden en op onderdelen al aangepast. Daarbiiwees de interne accountant nog wel op de eigen verantwoordelijkheid van fracties om de verantwaording tiirlig aan te leveren.

Pagina 2van7

De raad stelt de uitgaven vast die in het vorige kalenderjaar uit de tegemoetkoming

1

(met in begrip van eventuele reserve en rente) bekostigd zijn; ln de vier rapporten van de interne accountant staan per fractie, per jaar de uitgaven die de fracties hebben gedaan. Deze uitgaven zijn, voor zover die door de interne accountant vastgesteld konden worden, een op een overgenomen in onderstaande tabel. De uitgaven van Leefbaar Leiden ontbreken, omdat deze niet vastgesteld kon worden. De voorzitter stelt de raad voor om de bedragen in de tabel vast te stellen.

Uitgaven CDA CU

D66 GroenLinks

2017

2018 Q1

2018 Q2-4

2019

€ 12.182.38 € 6.573.66 € 20.861,89 € 10.348,03

€3.448,71 €352,44

€7.272,96 € 802,56

€ 6.842,53 € 277.12

€ 4.485,80

€ 1.031,75

€ 11.169.62 € 10.555.22

€ 4.018.37

€ 4.419,61 € 7.898,04

€ 19.847.81 € 10.547,71 € 5.169,24 € 10.390,06 €6.225.14 €9.887.74 € 11.935.02

Partij Sleutelstad PvdA PvdD SP

WD Leiden Participeert

€ 17.783,58 €.7.214.55 € 10.355,64 € 13.863.96

€2.046.26

€2.326,94

€ 3.870,51 €7.039,22

€ 11.783,43 € 6.019,38

2020 € 5.394,23 € 691,50

€ 18.795,41 € 17.324.48 € 5.404.57

€ 11.302.26 € 6.096,23 € 8.426,69

€ 10.302,70 € 0,00

2. De raad stelt het verschiltussen de onder í. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot ln de vier rapporten van de interne accountant staat per fractie, per jaar het ook verschil tussen de uitgaven die de fracties hebben gedaan en wat zijals voorschot aan

fractievergoeding hebben ontvangen. Dit verschil is de reserve die de fracties hebben opgebouwd. Tijdens de raadsperiode mogen fracties die reserves meenemen naar het volgende jaar. Na afloop van een raadsperiode dient een reserve in totaliteit teruggestort te worden als de fractie niet wordt herkozen. Komt een fractie wel terug in de gemeenteraad, dan mag de reserve worden meegenomen, zo lang deze niet hoger is dan 30o/o van het voorschot dat de fractie gedurende de afgelopen raadsperiode heeft ontvangen. Het deel van de reserye dat daar bovenuit komt, het surplus, dient te worden teruggestort. Van de acht fractiesl zijn er begin 2018 vier met een surplus: CU € 5,34; Groenlinks € 894,18; D66 € 6.984,03 en SP € 5.3í8,03. De reserves in de rapporten van de interne accountant zijn een op een overgenomen in onderstaande tabel.

1

Groep Kok heeft in 2OL7 afscheid Benomen van de raad en wordt daarom niet in dit rapport genoemd De financiële afwikkeling van Groep Kok is destijds afgerond. Pagina 3 vanT

31-3-2018

Reserve

D66

€ 6.306.93 € 4.964,87 € 39.900,50

GroenLinks

€ 13.005,26

CDA CU

31-12-2018 € 5.192,97

31-12-20't9 €6.562,71

31-12-2020 € 10.188,48

€ 7.303,31 €26.282,71

€ 11.214,19 €24.107,95 € 1.261,15 € 0,00 €8.242.07 € 12.404.59 € 8.183,14

€ 15.034,69 € 32.173,96 €27.079,47 € 2.057,58 € 0,00 € 1 1 .165,84 € 12.997,90 € 13.664,46 € 564,00

PvdA

€ 0,00

€ 16.148.04 € 230,39 € 0,00

PvdD

€2.123,05 € 19.704.76 € 1.210.54

€ 14.080,33 € 5.874,16

Partii Sleutelstad

SP

WD

€6.255,21

€ 26.710,90

Leiden Participeert De voorzitter stelt de raad voor om de bedragen in de tabel vast te stellen

3. De raad stelt de hoogte vast van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Er zijn twee redenen op grond waarvan een voorschot teruggevorderd kan worden. Deze worden hieronder toegelicht onder a. en b.

a. tn artikel 11 van de verordening staat waaraan fracties hun voorschot mogen uitgeven. Als een fractie in strijd handelt met artikel 11, dan kan de raad

- al dan niet op voorstel

van de voorzitter - bestuiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie. Leefbaar Leiden. Gezien de constateringen van de interne accountant, zou de raad een dergelijk besluit kunnen nemen vanwege het ontbreken van verantwoording door Leefbaar Leiden. Gezien het feit dat het gaat om de vorige raadsperiode, er destijds wel diverse aanmaningen zijn geweest maar er vervolgens geen besluit is voorgelegd aan en genomen door de raad met betrekking tot eventuele terugvordering, Leefbaar Leiden sindsdien niet meer in de gemeentepolitiek zit en de komende raadsperiode niet zal terugkeren, stelt de voorzitter voor aan de raad om van deze kan-bepaling geen gebruik te maken. Ontbreken oncjerbouwinq. Daar waar oncjerbouwing ontbreeki, sieit de accountant niei vast dat fracties in strijd handelen met artikel 11. Wel vraagt hij aandacht voor het verbeteren van de wijze van aanleveren en de eigen verantwoordelijkheid van de tracties op dat punt. Mede gezien de door de fractievoorzitters getekende verklaringen, stelt de voorzitter voor om ook hier geen gebruik te maken van de kan-bepaling, waarbij het belang van een transparante, complete onderbouwing hier wel wordt benadrukt.

b. tn artiket 16 lid 2 van de verordening staat dat restitutie van een eventueel surplus aan het eind van de zittingsperiode plaatsvindt door inhouding op de eerstvolgende period ieke betal ing(e n).

Doordat het rapport over 2017-2018 Q1 in concept is blijven liggen, zijn de fracties met een surplus niet over hun surplus geïnformeerd en heeft er ook geen inhouding plaats gevonden. Omdat de 'eerstvolgende periodieke betaling(en)'van destijds nu niet meer ingehouden kunnen worden, is het voorstel om af te wijken van artikel 16 lid 2 van de verordening en te besluiten dat de restitutie van de surplus niet in deze periode plaatsvindt, maar meeloopt Pagina 4van7

met de afroming van de surplus aan het eind van de huidige raadsperiode. Daarbij rekenschap gevend van het feit dat het om fractievergoeding gaat waar de fracties in aanleg recht op hadden, dat het surplus nog steeds alleen in lijn met de verordening besteed mag worden en dat het surplus net als de afgelopen periode wellicht opnieuw tot een surplus aan het eind van de huidige raadsperiode leidt, waarna alsnog restitutie plaatsvindt. Het tijdig bekend maken en vaststellen van de reserves door de raad, maakt onderdeel uit van de verbeteringen die de griffie heeft doorgevoerd.

Financiën: De kosten van dit raadsvoorstelzijn budgetneutraal

lnspraaUparticipatie Niet van toepassing

Evaluatie: Niet van toepassing

Bijgevoegde informatie: 1a Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2017 - 2018 Q1 1b Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2018 Q2 - Q4 1c Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 2019 1d Rapport van feitelijke bevindingen IAF - Verantwoordingen fractiebijdrage 202O 2 Verklaringen uitgaven fractievergoedingen

Pagina 5 van 7

RAADSBESLUIT De raad van de gemeente Leiden

Gezien het voorstel van de voorzitter van de gemeenteraad van Leiden (Raadsvoorstel RV 22.0013), gezien de rapporten van de interne accountant (2017-2020), gezien de verklaringen van de fractievoorzitters, mede gezien het advies van de commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid op 24 januari2022, BESLUIT

1) Onderstaande tabel met fractle-ultgaven 2017 tot en met 2020 vast te stellert: 2017

20í8 Q1

2018 Q2-4

2019

2020

CDA

€ 12j82,38

€3.448,71

CU

€ 6.573,66 € 20.861,89

€ 6.842,53 € 277,12

€ 5.394,23 € 691,s0

€ 4.485.80

€7.272,96 € 802,56 € 11.169,62

GroenLinks Partii Sleutelstad

€ 10.348,03

€ 1.031.75

€ 10.555.22

€ 19.847,81 € 10.547,71

€ 4.419.61

€ 5.169.24

PvdA

€ 17.783,58 €.7.214,55 € 10.355,64 € 13.863,96

€ 7.898.04 €2.326,94 € 11.783,43 € 6.019,38

€ 10,390,06 €6.225,14 €.9.887.74 € 11.935,02

€ 18.795,41 € 17.324,48 € 5.404,57 € 11.302,26 € 6.096,23 € 8.426,69 € 10.302,70 € 0,00

Uitgaven

D66

PvdD SP

WD

€352,44

€ 4.018,37

€2.046,26 € 3.870,5í €.7.039,22

Leiden Participeert

2) Onderstaande tabel met het verschil tussen de fractie-uitgaven en tegemoetkoming fractievergoeding 2017 tot en met 2020 vast te stellen: 31-12-2020

Reserves

31-3-2018

31-12-2018

CDA

€ 6.306,93

€.5.192,97

31-12-2019 €6.562,71

CU

€4.964,87 € 39.900,s0 € 13.005.26

€ 7.303,31

€ 11.214,19

€ í0.188,48 € 15.034,69

€26.282,71

€.26.710,90

€32j73.96

€ 16.148,04

€24.107,95

€.27.079,47

D66 GroenLinks PvdA

€ 0,00

PvdD

e2123,05 € 19.704.76 € 1.210,54

SP

WD

€)n475'9'

E )2,n 2,O

Clar+ii Qlar r+ala+aÁ I ql trl 9r9wr9rorqv

€ 0.00 €8.255,21

€ 0,00 €.8.242.07

€ 14.080,33 € 5.874,16

€.12.404,59

€ 0,00

€ 1 1 .105,84 € 12.997,90 € 13.664,46 € 564,00

€ 8.183,14

Leiden Participeert

3a) Geen gebruik te maken van de mogelijkheden die de Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden biedt om de fractievergoeding aan Leefbaar Leiden in raadsperiode 2014-2018 terug te vorderen.

Pagina 6 van 7

3b) Af te wijken van artikel 16lid 2 van de Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden in zoverre dat het afromen van de surplus na afloop van raadsperiode 20142018 niet meer apart zal plaatsvinden. Voor zover nog beschikbaar, zullen de surplus meelopen bij het vaststellen en afromen van de surplus na afloop van de huidige raadsperiode.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 10 maart2O22,

de Griffier

de Voorzitter,

Wq dhr

F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

Pagina 7 vanT