Vastgesteld besluit bij RV 21.0138 Aanbevelingen Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp rapport 'De informatiepositie van de raad bij verbonden partijen'

RAADSVOORSTEL

Rv. Nr.:21.0138 Naam programma: 1. Bestuur en Dienstverlening

Onderwerp: Aanbevelingen Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp over rapport'De informatiepositie van de raad bij verbonden partijen'. Aanleiding: De Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp heeft onderzoek gedaan naar de informatiepositie van de raden van Leiden en Leiderdorp bijverbonden partijen. Voor Leiden betreft het een zogenaamd doorwerkingsonderzoek van het in 2017 gedane onderzoek over hetzelfde ondenverp. Er is gekeken op welke wijze en in hoeverre opvolging is gegeven aan de aanbevelingen van dit onderzoek. ln Leiderdorp is dit onderzoek nu voor de eerste keer gedaan. Het onderzoek had twee doelen: 1. lnzichtelijk maken hoe de gemeenteraden van Leiden en Leiderdorp in staat zijn gesteld om zich te verdiepen en te verhouden tot de verbonden partijen in de afgelopen drie jaar en hoe dit samenhangt met de eerdere aanbevelingen aan de gemeenteraad van Leiden; 2. De blik op de toekomst richten over de positie van de raden ten opzichte van verbonden partijen.

Doel: Het vastleggen van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp.

Kader: Verordening gemeentelijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2O17 . Raadsbesluit2O.O022: Terugkoppeling over de uitvoering en afdoening van aanbevelingen Rekenkamercommissie.

Overwegingen: Op 11 oktober 2021 heeft de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp het onderzoeksrapport'De werking van samenwerking'aan de raden van Leiden en Leiderdorp aangeboden, inclusief bijbehorende rekenkamerbrief met aanbevelingen. Het gaat om een onderzoek naar de informatiepositie van de raden bijverbonden partijen. Het onderzoek is onder begeleiding van de Rekenkamercommissie uitgevoerd door het onderzoeksbureau PROOF Adviseurs. De resultaten van het onderzoek zijn neergelegd in het feitenrapport 'De informatiepositie van de raad bij verbonden partijen'.

De Rekenkamercommissie heeft naar aanleiding van de bevindingen uit het feitenrapport de rekenkamerbrief 'De werking van samenwerking' opgesteld. De conclusies en aanbevelingen hebben betrekking op de informatievoorziening voor de raad en de prioritering van de sturing op samenwerkingsverbanden. De Rekenkamercommissie concludeert, samengevat, dat: - De informatievoorziening relevanter kan voor raadsleden; - De onderzoekers geen vaste lijnen in de besluitvorming konden ontdekken;

Raadsleden behoefte hebben aan regelmatige en toegankelijke informatie over alle samenwerkingsverbanden; Raadsleden ervoor kunnen kiezen om te prioriteren in de sturing op samenwerkingsverbanden.

Be stu u r I ij ke re act ie col I ege

Het college is na de aanbieding van de rekenkamerbrief en het feitenrapport in de gelegenheid gesteld om een bestuurlijke reactie te geven. Op22 november 2021 heefl het college een bestuurlijke reactie op het rekenkameronderzoek en de aanbevelingen naar de raad gestuurd (deze is als bijlage opgenomen bij het raadsvoorstel), om te kunnen betrekken bijde inhoudelijke behandeling. Het college gaat in op de drie aanbevelingen die zijn gedaan m.b.t. informatievoorziening, het Leids model voor regionale samenwerking en prioritering. Daarnaast geeft het college aan m.b.t. de aanbeveling van de RKC over het rapporteren door het college over de voortgang van de uitvoering van de maatregelen aan de raad in 2O22 dal aanbevelingen I Vm 5 alleen in samenwerking met de raad kunnen worden opgepakt. En dat het daarnaast wellicht beter is om na de gemeenteraadsverkiezingen, na de installatie van de nieuwe raad, deze aanbevelingen op te pakken, waardoor een rapportage in 2023 wellicht realistischer lijkt. Bevindingen commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid op 16 december 2021 De aanbevelingen aan raad en college van de Rekenkamercommissie gaan over de onderwerpen - lnformatievoorziening: een betere informatiepositievan raadsleden

-

Prioriteringsturing samenwerkingsverbanden lmplementatieaanbevelingen De aanbevelingen aan de raad zijn opgenomen in het raadsbesluit, onder beslispunt 2. Onder beslispunt 3 zijn de aanbevelingen aan het college opgenomen, waar de raad het college kan verzoeken deze over te nemen. De commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid stelt voor de aanbevelingen aan de Leidse raad van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp over te nemen, met daarbij de volgende twee

wijzigingen: - De raad verzoekt het college om de aanbeveling aan het college om voor de zomer van 2022 een aangevuld of geactualiseerd Beleidskader Verbonden Partijen naar de raad te sturen (dit is verwerkt in beslispunt 3.1);

-

De raad verzoekt het college om in 2023ie rapporteren aan de raad over de voortgang van de

aanbevelingen in de rekenkamerbrief van 1 1 oktober 2021 (dit is verwerkt in beslispunt 4). Opvolging en monitoring aanbevelinge n De raden van zowel Leiden als Leiderdorp hebben ingestemd met het verzoek van de Rekenkamercommissie om jaarlijks te spreken over de opvolging van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp. Het betreft raadsvoorstel RV 20.0022 dal op 23 april2020 is vastgesteld in Leiden en raadsvoorstelZl20l1014801199474 dat is vastgesteld in Leiderdorp op 13

iuli 2020.1n deze besluiten is vastgelegd dat in de raadsvoorstellen over de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de besluiten waarbij het college zal rapporteren over de voortgang en de punten die de raad zelf zal bewaken. Dit gebeurt

jaarlijks bij de Jaarrekening.

Financiën: Niet van toepassing

1

Evaluatie: Niet van toepassing. I

nspraak/partici patie:

Niet van toepassing op dit raadsvoorstel.

Bijgevoegde informatie: 1. Rekenkamerbrief 'De werking van samenwerking' d.d. 11 oktober 2021 2. Onderzoeksrapport 'De informatiepositie van de raad bijverbonden partijen'van PROOF Adviseurs, 27 september 2021 3. Bestuurlijke reactie college - Reactie op rekenkamerrapport'De werking van de samenwerking' d.d.22 november 2021

2

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden Gezien de rekenkamerbrief, het feitenrapport, en gezien het advies van het College B&W d.d. 22 november 2021 en gezien het voorstel van de commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid (Raadsvoorstel 21 .0138 van 16 december 2021),

BESLUIT ln te stemmen met de conclusies van het onderzoeksrapport "De informatievoorziening van de

Raad bijverbonden partijen" en de brief van de Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp "De werking van dooruverking" van 11 oklober 2021;

2. ln te stemmen met de in de rekenkamerbrief van 1 I oktober 2021 vermelde aanbevelingen voor de gemeenteraad van Leiden, te weten: 2.1. Bepaal aan welke tafel raadsleden, griffie, college en ambtelijke organisatie elkaar

periodiek ontmoeten voor het gesprek over het samenwerken als zodanig:wat komt er op ons af, wat betekent dat voor de raad en welke informatie is gewenst? 2.2. Bespreek hoe de raad de vertaalslag gaat maken van de informatiestromen naar politieke en maatschappelijke keuzes. Peíl daarbij op een raadssensitieve wijze de

informatiebehoefte, los van de bestaande voorschriften en procedures. Zorg voor regelmatige en toegankelijke informatie aan de raad die uitdaagt en verleidt tot het nemen van de rol die de raad in deze discussies dient te nemen. 2.3. Kies op basis van risico en maatschappelijke impact welke samenwerkingen de

komende raadsperiode bijzondere aandacht vragen en geef aan die verbanden prioriteit in tijd, op agenda's en in politieke energie.

2.4.Overweeg om bijde geprioriteerde samenwerkingsverbanden te gaan werken met twee raadsrapporteurs die het samenwerkingsverband volgen. De raadsrapporteurs nemen kennis van zienswijzen van andere gemeenten en brengen gevraagd en ongevraagd 'neutraal'advies uit aan de raad.

2.5.Zet het gesprek over verbinding met raadsleden van andere gemeenten voort.

3. Het college te verzoeken de aanbevelingen vermeld in de rekenkamerbrief van 1 oktober 1

2021 gericht aan het college over te nemen, te weten:

3.1. Maak een actueel en beknopt gemeentelijk kader voor de samenwerking, bijvoorbeeld via een aanvulling of actualisering van het huidige Beleidskader Verbonden Partijen. Geef aandacht aan de vraag: op welk moment en met welke informatie wordt de raad bij de samenwerking betrokken. Wat mogen raad, college, ambtelijke organisatie, griffie en samenwerkingsverbanden van elkaar op welk moment venvachten, zodat ieder zijn rol goed kan vervullen. Formuleer dit'positief', vanuit de wensen en mogelijkheden. De raad verzoekt

3

het college om dit beleidskader voor de zomer van 2O22 naar de raad de sturen

3.2. Zie erop toe dat de voorstellen aan de raad helder en eenduidig verwijzen naar dit eigen kader. Gebruik in ieder geval ondubbelzinnige terminologie: het eigen gemeentelijk kader voor Leiden is iets anders dan de beleidskaders of de kadernota van een verbonden partij zelf , of regionale afspraken over de financiering van verbonden partijen dan wel wettelijke kaders die voor een samenwerkingsverband gelden.

3.3. Zet de raadsvoorstellen met betrekking tot de financiële stukken van verbonden partijen strakker en eenduidiger op: de kadernota en een voorlopige jaarrekening zijn ter informatie, en bij de ontwerpbegroting kan een zienswijze worden gegeven. Beschikt de raad daarnaast nog over andere 'positieve' mogelijkheden, bijvoorbeeld op grond van een eigen gemeentelijk kader of regionale afspraken, vermeld dit dan eveneens in het voorstel en gebruik hiervoor een eenduidige taal.

4. Het college te verzoeken om in 2023 te rapporteren aan de raad over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen in de rekenkamerbrief van 11 oktober 2021.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 2l december 2021

de

dhr

F.C. Van Leiden

drs. H.J.J. Lenferink

4