Vastgesteld besluit bij RV 21.0027 Algemeen Controplan 2021 (ACP 2021)

RAADSVOORSTEL Rv. nr.: 21.0027

B en W-besluit d.d.: 06-04-2021 B en W-besluit nr.: 21.0180 !ilililtfl[lttl^llït

Naam programma: I 1 Algemene dekkingsmiddelen

Onderuverp: Algemeen Controleplan 2021

Aanleiding: Jaarlijks wordt door de interne accountant een Algemeen Controleplan (ACP) opgesteld dat via het college ter vaststelling wordt aangeboden aan de raad. Dit ACP vormt de basis voor de intern uit te voeren (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden gedurende het begrotingsjaar. Dit jaar is de komst van de rechtmatigheidsverantwoording en de betekenis hiervan voor de door de intern uit te voeren audits in het ACP venrverkt. Dit heeft niet geleid tot ingrijpende wijzigingen in de opzet en inhoud van het ACP. Naast de audits op de processen (20) gericht op rechtmatigheid en in mindere mate op de getrouwheid -getrouwheid van de jaarrekening is het domein van de externe accountant- zijn in het ACP ook de zogenaamde focusgebieden opgenomen. Deze focusgebieden bestrijken een

breder gebied dan de meer financieel gerichte procescontroles. Voorgesteld wordt voor 2021 vijf focusgebieden te benoemen. Uiteraard is het aan de raad om te bepalen of dit voorstel wordt overgenomen of dat zij andere focus gebieden wil meegeven. Het ACP zal ook ter informatie worden verstrekt aan de externe accountant. Hoewel de externe

accountant geen gebruik maakt van de internal audits voor zijn eigen dossiervorming, vindt in de praktijk nauw overleg met elkaar plaats en wordt informatie uitgewisseld.

Doel: Het ACP 2021 beval de kaders voor Leiden in control en beschrijft de randvoonvaarden voor het college en de ambtelijke organisatie om in control te kunnen zijn. Dit met het oog op h de rechtmatigheidsverantwoording die het college in de jaarrekening 2021 zal opnemen.

Kader: Het ACP wordt opgesteld in navolging van artikel 36 van de Financiële verordening gemeente Leiden (ex artikel 212 cW).

Overwegingen: Leiden in control is een traject dat bijdraagt aan het creéren van een lerende organisatie, zodat adequaat en tijdig kan worden bijgestuurd op wijzigende (interne en externe) omstandigheden en daarmee een wendbare organisatie ontstaat. De reikwijdte hierbij betreft de belangrijkste financiële processen. Belangrijk voor het in control zijn is de opzet, het bestaan en de werking van de in deze processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen.. 1t3

Financiën: N.v.t., de werkzaamheden die op grond van dit AcP 2O2l dienen te worden binnen bestaande budgetten en formatie' I

uitgevoerd passen

nspraak/partici Patie

N.v.t.

Evaluatie: jaar gewijzigd: Het ACP 2021 is op de volgende punten t.o.v' vorig

voor de uit te De komst van de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen hiervan in-controlvoeren audits zijn geïntegreerd in het ACP 2021. Omdat Leiden al een

.

. . .

statementkende,diesterkeovereenkomstenheeftmetde in de rechtmatigheidsverantwoording, heeft dit niet geleid tot wezenlijke veranderingen aangepast' aanpak van de audits. Wel zijn de teksten rondom de in-control-statement 2021 en dit ln Hoofdstuk 1 wordt de inleiding wordt ingegaan op ontwikkelingen voor hoofdstuk verschilt inhoudelijk dus van die uit 2020' nog eens Hoofdstuk 2 over de rechtmatigheidsverantwoording is nieuw. Hierin wordt .-- r^ -^^Lra^+i^hair{arraranhernardiní'! en wat dat betek-gnt VOOf naoereultleggegeveÍlUvtrluElt'Ulll.llldttgllvlwoYvlqlllvYvvlvll cle interne controles, Leiden in control bliift gewoon bestaan. van de hoofdstukken en de bijlagen zijn geactualiseerd en hierin is de komst De overige

als het ACP rechtmatigheidsverantwoording verwerkt, maar kennen dezelfde opbouw behandeld, 2020. Zowordt in hoofdstuk 3 het auditplan van de interne audit functie plek hebben waarbij de significante processen waar rechtmatigheid een rol speelt en waren gekregen. Deze wijken slechts minimaal af van de processen die in ACP 2020 opgenomen.

.

2020

ln Hoofdstuk 4 worden de focusgebieden genoemd. Hierbij is de top 8 uit processen (20) teruggebracht naar een top 5 voor 2021. Door de grote hoeveelheid is het bijna waarop de tnterne Audit functie audits uitvoert opgeteld bij de focusgebieden het eerste jaar van niet mogelijk focus aan te brengen. Ook is audlt capaciteit rrudig voor lnkomende de rechtmatigheidsverantwoording. Bijdrie (WMO-proces, Projectcontrol' rondom de subsidies) van de acht focusgebieden uil2O2O wordt er vanuit de scope Deze 3 gebieden rechtmatigheidsverantwoording reeds audits door de IAF uitgevoerd. Wel zal erover zullen daaro m in 2O21 niet meer terug komen als apart focusgebied' geven. Er worden gerapporteerd als bevindingen vanuit de audits hiertoe aanleiding toe te wordt voor 2021 door de interne audit functie voorgesteld geen nieuw ondenverp voegen.

o ln hoofdstuk 5 worden de principes van Leiden in control behandeld. Dit hoofdstuk is op jaar'

r

een aantal tekstuele aanpassingen gelijk aan dat van vorig Leiden in control ln hoofdstuk 6 worden de (praktische) stappen en afspraken rondom vorig jaar uiteengezet. Ook hier zijn slechts kleine tekstuele wijzigingen t.o.v. doorgevoerd.

Bijgevoegde informatie: Algemeen Controleplan 2021

2t3

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel 21.0027 van 2O21), mede gezien het advies van de commissie Werk en Middelen,

BESLUIT het Algemeen Controleplan (ACP) 2021 - Kaders voor Leiden in control vast te stellen, met de volgende 5 focusgebieden:

i. ii. iii. iv.

Mate in control van proces Europese aanbestedingen Mate in control van misbruik en oneigenlijk gebruik, integriteits- en frauderisico's Mate in control informatiebeveiliging en privacygevoelige informatie Mate in control rondom de gevolgen van de coronamaatregelen voor de rechtmatigheid

v.

Mate in controlvan proces Jeugdhulp (via Tijdelijke Werkorganisatie Holland Rijnland)

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 22 juni 2021,

de Griffier

dhr

C. Van

deV

H.J.J. Lenferink

3t3